ペーパーレス会議の導入でよくある7つの失敗とは？　導入を成功させるためのポイントも解説

近年、ITが急速に発展していることもあり、多くの企業がペーパーレス会議を導入しています。ペーパーレス会議によって業務の効率化やコスト削減が期待できると、利益率の向上なども目指せるでしょう。とはいえ、ペーパーレス会議の導入には多くの企業が問題を抱えており、成果につながらないと感じている方もいます。ペーパーレス会議を有効活用するためには、どのような失敗が生じやすいのかを事前に把握しておき、成功のコツを理解しておくのがおすすめです。

そこで今回は、ペーパーレス会議の導入でよくある失敗例を7つ紹介します。導入を成功させるためのポイントも紹介しているので、ペーパーレス化を検討している方や課題を感じている方はぜひ参考にしてください。

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ペーパーレス会議の導入でよくある7つの失敗

ペーパーレス会議を導入するとコストの削減や業務の効率化を実現できる一方、思ったほど成果を感じられない方も多いでしょう。ここでは、ペーパーレス会議の導入でよくある失敗例を7つ紹介します。起こり得る失敗を事前に把握しておき、システム導入に役立ててください。

従来のやり方を変えられない

1つ目は、ペーパーレス会議を導入したにもかかわらず、従来のやり方を変えられないことです。今まで紙を使っていた方の中には、ペーパーレス化に抵抗を感じる方もいます。特に従来のやり方に慣れている従業員は、ペーパーレス化への移行に賛同できない可能性もあります。またデータをオンラインで管理することに慣れず、資料を印刷して会議に参加する方もいるでしょう。その結果、ペーパーレス会議を導入した意味がなくなり、失敗するケースがあります。

かえって業務効率が落ちてしまう

2つ目は、業務効率が落ちることです。ペーパーレス会議の導入によってペーパーレス化できると業務効率化が見込めるものの、視認性や一覧性の低下によりかえって効率が落ちる場合もあります。例えば小さなモニターで複数の資料をチェックする場合、紙に印刷した方が確認しやすいと感じる方もいます。特にデスクから離れて作業する機会の多い方や資料を見比べたい方は、紙媒体を好む傾向にあるでしょう。ペーパーレス会議の導入によってオンライン上での資料確認を強いられると業務効率が落ち、結果的に従業員の負担が大きくなります。

想定より導入コストがかかってしまう

3つ目は、想定よりも導入コストがかかってしまうことです。ペーパーレス会議を導入すると資料を紙に印刷する機会が減り、コストの削減につながります。その一方、システムの導入費や周辺機器の購入費などが発生するため、想定以上の予算が必要となるケースがあります。またシステムを導入した直後はペーパーレス化に多くの作業が発生し、人的コストや時間的コストもかかりやすいでしょう。その結果、導入コストが増大してペーパーレス会議の失敗につながりやすくなります。

機能を十分に使いこなせない

4つ目は、ペーパーレス会議の機能を十分に使いこなせないことです。従業員のITリテラシーが不足していると、コストに見合うほど活用できないケースがあります。例えば機能が充実したシステムの場合、操作方法を理解できずに会議が止まってしまうことも考えられます。作成した資料をうまく配布できないと、紙に印刷して乗り越えようと考える方もいるでしょう。その結果、従来のやり方に戻ってしまい、ペーパーレス化が浸透しない場合があります。

電子化できない書類が多い

5つ目は、ペーパーレス化できない書類が多いことです。企業が扱う書類にはさまざまな種類があり、中にはペーパーレス化できないものも存在します。ペーパーレス化できない書類が多いと電子データと紙媒体の二通りで書類を保管しなければならず、管理の手間が増えるでしょう。するとペーパーレス化に反対する声も広がりやすくなり、導入が失敗するケースがあります。

既存の取引先とやり取りしにくい

6つ目は、既存の取引先とやり取りしにくいことです。近年は業務のオンライン化が進んでおり、ペーパーレス化に対応可能な企業が増えています。しかし中には紙媒体での対応を求める企業もあり、既存の取引先とのやり取りに困難さが生じるケースがあります。例えば契約書や発注書などは紙媒体での提出を求められ、結局はデータを印刷しないといけないケースも考えられるでしょう。

また既存の取引先がペーパーレス化を理解していても、具体的なツールや操作方法に違いがあるとデータ形式が合わなかったり、ファイル共有ができずにトラブルにつながったりといった問題も生じやすいです。業務効率化を目指してペーパーレス会議を導入したものの、新たな手間やトラブルが発生しやすくなることもあります。

セキュリティリスクが高まってしまう

7つ目は、セキュリティリスクが高まることです。ペーパーレス会議はコストの削減や業務効率化が期待できるものの、サーバー攻撃やシステム障害へのリスクが高まる点に注意しなければいけません。セキュリティリスクへの理解が乏しいと情報漏えいなどの重大なトラブルに発展しやすくなり、企業の存続にも大きな影響を与えます。

さらにペーパーレス化による依存度が高まると、システム障害やサーバーダウンが発生した際に業務が完全に停止してしまう可能性があります。すると事業にも大きな影響を及ぼし、利益の低下につながる恐れもあるでしょう。

ペーパーレス会議の導入を成功させるためのポイント

ここからは、ペーパーレス会議の導入を成功させるポイントを紹介します。それぞれのコツを押さえておき、業務効率化やコスト削減を目指していきましょう。

導入目的やビジョンを明確にしておく

ペーパーレス会議を導入する際は、導入目的やビジョンを明確にしましょう。ただ闇雲にペーパーレス会議を導入しても失敗を招くリスクが高まり、従業員の不満も募りやすいです。そのため導入前に「なぜペーパーレス会議を利用するのか」「導入によってどのようなメリットを得たいのか」などを具体的に明らかにして、企業全体に浸透させることがポイントです。また導入目的やビジョンを明確にすると、自社に最適なシステムを選定しやすくなります。

トライアル期間を活用する

ペーパーレス会議を導入する際は、トライアル期間を活用しましょう。一度に全ての書類をペーパーレス化すると、ペーパーレス化に抵抗を示す方が増えて従業員からの反感を買いやすいです。段階的に導入していけばペーパーレス化に対応しやすくなり、従業員の受け入れ態勢も整いやすくなるでしょう。またトライアル期間を設けることで、ペーパーレス化に関する問題点や疑問点も明確になるため、より快適な作業環境を構築しやすいのもメリットです。自社内の様子を見ながらペーパーレス化を進めると、よりスムーズにシステムを導入できるでしょう。

なお、トライアル期間中に取引先とコミュニケーションを取り、相手のニーズや業務フローを理解することも重要です。必要に応じて紙とデジタルを併用し、柔軟な体制を構築できると取引先とのトラブルを防ぎながらペーパーレス会議を導入できます。

マニュアル作成や研修を行う

ペーパーレス会議の導入が決まったらマニュアルを作成したり、研修を行ったりしましょう。ペーパーレス会議の導入が失敗する一因に、IT機器への苦手意識が挙げられます。例えば「ペーパーレス会議を導入しても使い方が分からない」「操作方法を覚えられない」といったトラブルは発生しやすいです。その問題を放置しているとペーパーレス会議が浸透せずに、従来のやり方に戻ってしまう可能性が高いでしょう。

そのためペーパーレス会議に関するマニュアルを作成し、誰でも操作できる環境を整えることが大切です。IT機器への苦手意識が高い場合は、研修を通して基礎スキルを身に着けるのも有効策です。少しずつ従業員の意識を変えていけると、ペーパーレス会議への抵抗も感じにくくなるでしょう。

また研修などを通して、ペーパーレス化の必要性を従業員全体に浸透させることも大切です。「なぜペーパーレス化を目指しているのか」を全従業員に説明して、システム導入への理解を得ると失敗を防ぎやすくなります。企業側だけのメリットだけではなく従業員側のメリットも提示して、社内全体でペーパーレス会議を活用しましょう。

セキュリティ対策・教育を徹底する

ペーパーレス会議を導入する際は、セキュリティ対策・教育を徹底してください。ペーパーレス会議はインターネットを活用したやり取りが中心になるため、サイバー攻撃などによる情報漏えいのリスクが高まります。特に社外でペーパーレス会議を活用する場合は、そのリスクはより高まることから従業員のITリテラシーの向上は必須です。例えば情報漏えいが起こる仕組みや、その影響などを理解しておくことも重要といえるでしょう。

そのためペーパーレス会議を導入するときは、サーバーのセキュリティ対策と並行して従業員への教育も徹底的に行うことが重要です。ペーパーレス会議システムを選定する際は、セキュリティ対策の充実度もチェックしておくといいでしょう。

まとめ

ペーパーレス会議を導入すると時間や場所を選ばずに会議を開けるため、生産性の向上を目指せます。対応できる端末を用意するといった負担は生じるものの、従来よりも業務の効率化が期待できるでしょう。しかし無理にペーパーレス会議を導入しても、従業員からの賛同は得にくく失敗につながりやすいです。今回紹介した失敗例や成功させるポイントを参考に、自社に合ったペーパーレス会議の導入を行ってください。

なおペーパーレス会議システムの選び方や比較ポイントは、以下の記事で詳しく解説しています。自社に合ったペーパーレス会議システムをお探しの方は、併せて参考にしてください。

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