買掛金とは？　売掛金との違い・会計処理手順や仕訳方法など分かりやすく解説

買掛金とは帳簿に記載する勘定科目の一つです。企業が商品を掛取引で仕入れ、取引先に対する未払いの代金が発生した際に買掛金の勘定科目が用いられます。企業が買掛金を正確に管理できていないと、代金の支払いが遅れてしまう原因となり、取引先からの信頼を失うリスクがあります。安定して事業を続けるには買掛金を適切に会計処理し、しっかりと把握しなくてはなりません。

本記事では買掛金とは何か、売掛金・未払金・未払費用などの似た用語との違い、会計処理の手順などを解説します。併せて具体的な買掛金の仕訳例、買掛金を適切に管理するポイントを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

買掛金とは

買掛金とは勘定科目の一つで、仕入れの掛取引に使われます。掛取引とは代金が後日支払われる取引です。取引の度に代金の清算をしていると事務負担が増える要因となります。掛取引なら支払いがまとめられて自社・取引先の双方で管理が簡単になります。

商品やサービスの引渡しと代金の支払いにタイムラグが生じる掛取引は、信頼関係によって成り立っているといえるでしょう。買掛金を適切に管理できていないと取引先への代金未払いが生じる原因となり、信用を損なうリスクがあります。買掛金は仕入債務の性質を持った勘定科目です。支払手形も買掛金と同様に仕入債務に該当しますが、買掛金なら手形と呼ばれる書面が必要なく利便性が高い点で使い分けられています。

貸借対照表での買掛金は貸方（左側）の負債における流動負債に属します。流動債務とは原則として支払期限が1年以内の債務です。貸借対照表における負債の部は流動負債と固定負債で構成されています。買掛金は一般的に支払期間が短く設定されているため流動負債に区分されています。

併せて知っておきたい勘定科目と買掛金との違い

買掛金について理解する際に、併せて知っておきたい勘定科目は下記のとおりです。

• 売掛金
• 未払金
• 未払費用

それぞれの特徴や買掛金との違いを解説します。

売掛金

売掛金は買掛金と同様、掛取引で用いられます。売掛金は買掛金と対になる勘定科目です。買掛金は商品を仕入れた側が、後から代金を支払わなければならないという債務です。一方、売掛金は商品を販売した側が、後から代金を受け取れるという債権を指します。

貸借対照表での売掛金は借方（右側）の資産における流動資産に属します。ただし、資産という区分ではありますが、売掛金が高額になればなるほど回収が不可能となった場合のリスクが高い点には注意しなくてはなりません。売掛金が回収できないなら貸倒損失という勘定科目で処理することになります。

売掛金の回収が遅れると収支のバランスが崩れる原因となります。安定した経営のためには売掛金と買掛金の適切な管理が必要です。もしも資金繰りが計画的に進められていないと、資金が不足し経営破綻につながる可能性があります。

未払金

未払金は買掛金と同様、後日支払う必要がある債務です。買掛金は仕入れによって生じる費用ですが、未払金は仕入れに関連しない点で異なっています。似た勘定科目に後述する未払費用がありますが、未払金は一時的な取引、未払費用は継続的な取引に用いられます。

土地建物や機械設備、車両などの固定資産、有価証券、備品、消耗品などを購入し、代金を後日支払う場合の勘定科目が未払金です。例えば業務で使用するパソコンや事務用品を購入した費用は未払金に該当します。

また、サービスを外部依頼した際にかかる費用の勘定科目も未払金です。例えば、既に掲載が終了した広告宣伝費は未払金に該当します。ただし、取引が継続的であれば勘定科目は未払費用です。

貸借対照表での未払金は買掛金と同様、貸方（左側）の負債に属します。支払期日が1年以内なら未払金として流動負債の部に、1年を超えるなら長期未払金として固定負債の部に計上されます。

未払費用

未払費用は買掛金と同様に後日支払う必要がある債務ですが、仕入れに関連しない費用に用いられる勘定科目です。土地建物の賃借料や機械設備・車両などのリース代、水道料金や電気料金、通信費、借入金の利息などに未払費用が用いられます。従業員への給与も勘定科目は未払費用です。

仕入れに関連しない点で未払費用は未払金と似ていますが、未払費用は役務提供が完了していない継続的な取引にのみ使われます。例えば掲載が続いている広告宣伝費は未払費用に該当しますが、掲載が終了した広告宣伝費は未払金に該当します。

貸借対照表では未払い分を明確に記載するため、決算で未払費用の勘定科目が用いられます。決算をまたぐ費用では当期分（決算日以前に発生したもの）、来期以降分で分けて当期分のみを計上しなくてはなりません。

買掛金の会計処理手順

買掛金の会計処理をする際の手順は下記のとおりです。

1. 商品の注文
2. 商品の仕入れ
3. 請求書の受け取り
4. 代金の支払い
5. 買掛金残高の確認

それぞれの手順を解説します。

1.商品の注文

まずは取引先に商品を注文します。買掛金は掛取引で商品を購入する際に生じる勘定科目です。商品を注文したタイミングではまだ会計処理をする必要がありません。注文時点では取引先から商品を引き渡されておらず、自社に代金を支払う義務が生じていないためです。

2.商品の仕入れ

取引先に注文した商品を実際に仕入れたタイミングで、仕入れと掛取引の会計処理が必要です。仕入れが完了したとみなす基準には下記の3種類があります。

• 発送基準
• 入荷基準
• 検収基準

発送基準とは取引先から商品が出荷された時点で仕入れが完了したとみなす考え方です。取引先による発送日が計上日となり、3種類の基準で最も計上のタイミングが早くなります。商品を受け取る前に計上するため、商品が予定通り届かなかったり不備があったりすると、後から計上を修正する必要があります。商品の取り扱い数が多い取引で用いられる傾向です。

入荷基準では自社が商品を受け取った時点で仕入れ完了とみなします。受取基準と呼ばれる場合もあります。商品を受け取ってから計上するため、現物と帳簿を連携させやすい点が特徴です。仕入れ完了の基準として一般的に用いられています。

検収基準は自社が商品の検収を終えた時点で仕入が完了したとみなす考え方です。商品がきちんと届き不備がないことを確認してから計上します。そのため、3種類の基準で最も計上のタイミングが遅くなります。商品の品質が重視される取引で用いられる傾向です。

3.請求書の受け取り

後日取引先より請求書が送られてきます。請求書の金額、期日を確認しておきましょう。会計処理のタイミングは実際に買掛金を支払ったときなので、取引先からの請求書を受け取った段階での会計処理は必要ありません。

買掛金の管理や請求書の管理が適切でないと、期日までの支払いを忘れてしまうリスクがあります。支払いが遅れると取引先からの信頼を失う原因となるため、支払い期日はしっかりと把握しておいてください。日頃から仕入れに関する請求書をきちんと確認し整理しておくことが重要です。

4.代金の支払い

請求書の期日までにその代金の支払い処理をしましょう。支払い方法は現金払いか預金口座からの振込が一般的です。支払い処理をしたタイミングで支払った分の買掛金は消滅するため、会計処理では買掛金の勘定科目として計上していた金額からその分を減らす処理をします。

5.買掛金残高の確認

支払いをした金額の分を買掛金から減らす処理をしたら、買掛金残高を確認しましょう。取引先に支払った代金と、会計処理で消し込んだ金額、買掛金の残高に矛盾が生じていないを照らし合わせて、ミスがないかチェックします。

もし、支払いした金額に誤りがあればすぐに取引先に連絡を入れて謝罪し、正しい金額の支払いになるように調整しなければなりません。金額の相違があれば信用にも影響し、取引先にも迷惑をかけてしまうことになるため注意しましょう。

また、会計処理にミスがあると決算時など後々ずれが発覚した場合に調査が大変になります。会計処理の度に資金の動きと帳簿上の数字に誤りがないかを細かく確認しましょう。

買掛金の仕訳例

買掛金の具体的な仕訳例として、商品を掛けで仕入れた場合と値引きや返品が発生した場合を紹介します。

商品を掛けで仕入れた場合

20万円分の商品を掛けで仕入れ、買掛金が生じた場合の仕訳例を紹介します。商品を仕入れたタイミングでは取引先への代金を支払っていないため、未払いの費用を買掛金として処理します。商品を仕入れた際の仕訳では借方が仕入、貸方が買掛金です。

【仕入れ仕訳】

借方		貸方
仕入	200,000	買掛金	200,000

仕訳のタイミングは前述したとおり発送基準・入荷基準・検収基準の3種類です。どの基準を採用するかは企業によって異なります。業態や商品の性質によって適した基準を採用するとよいでしょう。

取引先へ未払いの代金を支払ったタイミングで、その分の買掛金が消滅するため、買掛金から支払い分を減らす会計処理が必要です。これを消込（けしこみ）と呼びます。未払いの代金を当座預金から支払い、買掛金を消込する際の仕訳では借方が買掛金、貸方が当座預金です。

【買掛金の消込仕訳】

借方		貸方
買掛金	200,000	当座預金	200,000

買掛金を当座預金からの入金ではなく現金で支払った場合は、借方が当座預金の代わりに現金となります。商品代金の支払い方法に応じて借方を設定してください。

値引きや返品が発生した場合

商品を仕入れた後に3万円分の値引き、または返品が発生した場合の仕訳例を紹介します。値引きや返品が発生し仕入れ金額が減るなら、連動して買掛金を減らさなくてはなりません。値引きや返品が発生した際の仕訳では借方が買掛金、貸方が仕入です。

【掛取引における値引き・返品の仕訳】

借方		貸方
買掛金	30,000	仕入	30,000

買掛金と仕入れを相殺する他には、仕入戻しや仕入値引などの勘定科目を用いて仕分けする方法もあります。

買掛金を適切に管理するポイント

前述したように買掛金の適切な管理は、取引先と安定して信頼関係を築く上で重要となります。買掛金を適切に管理するポイントは下記のとおりです。

• 請求書の受領を確認する
• 仕入先ごとに買掛金を管理する
• 債権管理システムを利用する

それぞれ解説します。

請求書の受領を確認する

買掛金を適切に管理する上では請求書の確認が重要です。取引先から商品を仕入れた後に請求書を受領した際は、記載された内容にしっかりと目を通しましょう。請求書の金額と自社で認識している買掛金の金額が一致しているかチェックする必要があります。

もしも自社と取引先で支払い額の認識に不一致があっても、自社で請求書をこまめに確認していれば早期にズレを解消してトラブルを防げます。取引先から請求書の交付が遅れているなら、双方のためにも放置してしまわずに請求書の発行を催促しましょう。後からでも確認できるよう請求書は整理して保管しておき、いつでも取り出せる状態にしておくのが望ましいでしょう。

仕入先ごとに買掛金を管理する

買掛金の管理は仕入先ごとに分ける必要があります。買掛金を仕入先にかかわらず一括で管理していると金額の増減は分かっても、どの仕入先にいくらの買掛金が残っているかが把握できません。仕入先ごとに買掛金が分かっていれば、仕入先が認識している売掛金と金額が一致しているかの確認が簡単です。買掛金の支払漏れを防止でき、取引における信頼の維持につながります。

仕入先ごとに買掛金を管理するなら買掛金元帳の作成がおすすめです。買掛金元帳とは各仕入先の買掛金を把握するための補助簿です。仕入先元帳とも呼ばれます。

会計ソフトを利用すれば買掛金元帳の作成や更新に手間がかかりません。会計ソフトとは収支を把握し、決算書や貸借対照表などの帳簿を作成できるツールです。会計ソフトによっては仕入れの情報を入力すると自動で買掛金元帳に反映させてくれるものもあります。

債権管理システムを利用する

買掛金の適切な管理には債権管理システムが役立ちます。債権管理システムとは企業の取引で生じる債権・債務を一括で管理できるツールです。買掛金や売掛金、受取手形などの管理、債権回収のサポート、債権にかかわる書類作成などの機能が搭載されています。

債権管理システムがあれば買掛金の管理を効率化できます。買掛金をはじめとする債務・債権の管理を全て人の手で行っているとミスが生じる場合もあるでしょう。債権管理システムによってデータ入力や計算などの作業を自動化でき、債務・債権に関するヒューマンエラーを減らせます。

買掛金の管理は取引先との金銭を介したやりとりにかかわるため、ミスが大きなトラブルや信用の喪失につながります。買掛金の把握漏れや支払い期日の遅れを防止し、取引先との良好な関係を維持するためにも債権管理システムの導入がおすすめです。

まとめ

買掛金は仕入債務の性質を持った勘定科目で、貸借対照表では貸方の負債に属します。掛取引は取引先との信頼関係によって成り立っているため、円滑な取引を続けるためにも買掛金は適切に管理する必要があります。支払いの際に金額を確認することはもちろん、定期的に滞りなく支払いをしているか、会計処理に誤りがないかを確認しましょう。

買掛金にかかわるミスを減らし適切に管理するためには、請求書を受領したら内容をしっかり確認すること、買掛金を仕入先ごとに管理すること、債権管理システムで一元管理することがポイントです。債権管理システムにはさまざまなタイプがあるため、搭載されている機能やサービスの対応範囲、初期費用・月額費用などを比較して、自社に合ったものを選びましょう。

SFAは活用されてこそ意味がある