更新日：2024/09/18
【人事向け】企業側の面接日程メールの書き方や注意点とは？テンプレートも紹介
【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬
人材を採用するためには、さまざまな準備や調整が必要です。企業が面接を行う際は、応募者に対して面接の日程や場所、持ち物などを伝えるメールを送ります。
本記事では、面接日程メールのマナーや書き方、注意点を解説します。人事担当者に向けて、役立つテンプレートも用意していますので、ぜひご活用ください。
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この記事の目次はこちら
面接日程の連絡をメールにする理由
急ぎの連絡は電話を使うケースもありますが、面接の日程調整はメールで行うのが基本です。面接日程の連絡をメールにする理由として、次の3つが挙げられます。
- 内容を文章に残してトラブルを回避するため
- 面接の日程や場所などを何度でも確認できるため
- 必要な情報を一度にまとめて送れるため
もっとも避けるべきは、応募者との間で「言った言わない」のトラブルに発展することです。電話のやりとりでは「午後5時だと聞いていたのに、実際は15時だった」という認識のズレも発生しやすくなります。
メールで連絡を行うことで、面接の日程や場所などが何度でも確認でき、トラブルを回避しやすくなります。必要な情報を一度にまとめて送れるのも、メールを利用するメリットです。記録を残す、正しい情報を共有するために、面接日程の連絡はメールで行いましょう。
企業側が面接日程メールを送るときのマナー
人事担当者は、企業の顔として適切な対応を心掛けなければなりません。採用プロセスの中で応募者に不快感を与えてしまうと、優秀な人材を確保しづらくなります。ここでは、企業側が面接日程メールを送るときのマナーを解説します。
件名は分かりやすく簡潔に
面接日程メールの件名は、分かりやすさと簡潔さを意識します。全体の文字数は20文字程度に収め、件名には必ず「面接」という文字を入れましょう。
「株式会社○○からのお知らせ」のように曖昧な件名にしてしまうと、見落とされたり、削除されたりするリスクが高まります。文字数を少なくするために、株式会社を「（株）」と表記する場合は、「㈱」「㍿」「㊑」などの環境依存文字の使用は避けてください。
宛名は個人と複数の場合で変える
宛名は個人宛てのメールか、複数の人へ送るメールかで書き方が変わります。新卒採用の個人宛てにメールを送る場合は、「大学名・学部名・学科名＋氏名＋敬称」で宛名を作成します。中途採用の個人に送るときは、「氏名＋敬称」が基本です。氏名はフルネームで記載するのがビジネスマナーとなります。学部名や学科名、氏名は間違えやすいポイントになるため、送信前のチェックを徹底しましょう。
複数の人に一斉送信するときは、「学生のみなさま」「皆様」「各位」などの表現が使えます。「各位」にはすでに敬称が含まれているため、「応募者のみなさま」の意味で用いるときは、「応募者様各位」ではなく「応募者各位」が適切です。ただし、「お客様各位」など、広く定着している表現であれば、マナー違反に該当しないといった考え方も存在します。
面接日程の候補は企業側が提案
面接では、企業側が日時を指定するのがマナーとされています。面接の日程を固定してしまうと、応募者に対する配慮や敬意がないと判断される可能性があるため、候補日は3つ程度用意しておくのがおすすめです。面接日程は企業側がリードして調整するべきですが、企業本位な印象を与えないよう心掛けてください。
1日に複数人面接する場合には、前後の時間に余裕を持たせてスケジュールを組みましょう。隙間なくスケジュールを組んでしまうと、面接が長引いたときに、他の人にも影響が出てしまいます。面接開始時間になっても入室できなかったり、当初の予定より面接時間が短かったりすると、企業に対するイメージが悪化する恐れがあるため注意しましょう。
箇条書きで見やすく
面接日程メールにはさまざまな情報を記載するため、伝え方を工夫することが大切です。例えば、文章ではなく箇条書きにすることで、見やすさは向上します。箇条書きが適している項目としては、面接日程、面接場所、持ち物などが挙げられます。適宜改行を入れたり、項目ごとに段落を分けたりしながら、メール全体に余白を持たせることを意識しましょう。
また、スマートフォンでの見え方を意識すると、さらに効果的なメールが作成できます。スマートフォンの場合、1行に表示できる文字数が少なくなるため、できるだけ文章を短くするのがポイントです。
面接場所の住所・地図を添付
面接場所を記載する際は、住所や地図を添付しておくと丁寧な印象となります。オフィス名やビル名だけを記載している場合、応募者自身が住所や地図を調べなければなりません。特に、新卒採用では何十社も受けている学生が多いため、少しでも負担を減らす工夫が求められます。
メールに地図が添付されていなくてもマナー違反ではありませんが、他社の対応と比べられてしまう恐れがあります。「エリア内に複数のオフィスがある」「間違えやすいビルがある」といった場合は、応募者が面接会場にスムーズにアクセスできるよう、注意点として記載しておきましょう。
面接の前日にリマインドメール
応募者が面接の予定や日時を再確認できるよう、リマインドメールを送ることも重要です。リマインドメールの送信により、応募者の勘違いによるトラブルや面接当日のキャンセルを防げます。
リマインドメールは、面接の前日や数日前に送るケースが多いですが、複数回に分けて送信することも可能です。面接まで期間が空いてしまう場合は、1ヵ月前や2週間前などにリマインドメールを送るなど、臨機応変な対応を心掛けましょう。
返信は24時間以内を意識する
優秀な人材を獲得するためには、応募者から選ばれる企業になる必要があります。特に、人材不足が深刻化している昨今、「応募者が集まらない」という悩みを抱えている企業は少なくありません。
採用活動においても、「誠実で信頼できる企業なのか」がチェックされていると考え、真摯な対応を心掛けましょう。例えば、応募者からのメールは24時間以内の返信を意識するのがおすすめです。ビジネスの場では、メールの返信は24時間以内（1営業日以内）がマナーだとされています。返信が遅いと、「入社後の働き方に不安を感じる」「他の予定が調整できなくて困る」など、応募者からの印象が悪くなってしまう可能性があります。面接日程を早めに調整するためにも、極力24時間以内の返信を目指しましょう。
ただし、早朝や深夜を避けるなど、メールを送る時間帯には注意が必要です。
企業側が面接日程メールを送るときの注意点
面接日程メールは、記載する内容以外にも覚えておきたいポイントがあります。ここでは、企業側が面接日程メールを送るときの注意点を解説します。
深夜・早朝の時間帯は避ける
メールは応募者のタイミングで確認できる連絡方法ですが、深夜や早朝の時間帯に送信するのは避けましょう。メールを時間指定で送ったとしても、自社の業務環境に不安を持たれてしまう可能性があります。
また、メールの返信は24時間以内というビジネスマナーがあるため、「深夜・早朝でも急いで返信した方がいいのか？」と応募者を悩ませてしまう要因にもなります。面接日程メールは、基本的に終業時間内に送ることを心掛けてください。急ぎの連絡であっても、21時以降になりそうな場合は、翌日に持ち越しましょう。
メールのやり取り回数を少なくする
メールのやり取りは、応募者と人事担当者双方に負担が掛かるため、極力回数を減らすことが大切です。例えば、企業が面接の候補日を複数提示するだけでも、メールの回数は減らせます。
全体的な効率化を考えるなら、システムの導入もおすすめです。採用活動を管理できるシステムを導入することで、個別のやり取りが少なくなり、返信漏れや伝達ミスなどのトラブルも回避しやすくなります。
返信がないときは電話連絡をする
面接の日程調整はメールで行うのが基本ですが、応募者から返信がない場合は、電話を掛けて確認しましょう。返信が来ない理由として多いのは、主に次の4つが考えられます。
- メールが届いていない
- メールを見落としている
- 迷惑メールフォルダに振り分けられている
- 応募者が予定を調整中で面接の日程が決まらない
登録しているメールアドレスに間違いがあると、「エラーで送信できない」「メールが届かない」といった事態が発生します。メールが届いたとしても、「応募者が見落としている」「迷惑メールフォルダに振り分けられている」といったケースもあります。また、他社の選考との兼ね合いで、「面接日程が決まらず、返信できない」といった可能性も考えられます。
電話連絡をする際は、応募者側に何らかの事情があることを考慮し、相手を責めるような言葉は控えましょう。複数回電話をしても応募者からの反応がなければ、選考参加の意思がないと判断するのが妥当です。
面接日程メールの書き方・ポイント
次に、企業が面接日程のメールを送るときの具体的な書き方や意識したいポイントを紹介します。項目ごとに段落を分けたり、箇条書きを取り入れたりしながら、見やすく分かりやすいメールの作成を目指しましょう。
件名
件名には、誰からどのような要件で送られたメールかを簡潔に記載します。面接日程の場合、会社名とともに「面接」の文字を入れましょう。具体的な、OK例・NG例は次のとおりです。
OK例
【○○株式会社】面接日程のご連絡
○○株式会社 一次面接のご案内NG例
【○○株式会社】お問い合わせの件
○○株式会社からお知らせをお送りしますNG例のように「面接」の文字がないと、応募者に見落とされてしまう可能性が高まります。面接に関するメールだとひと目で分かるよう、件名を考えていきましょう。
宛名
宛名は、送信先によって書き方が異なります。以下では、「個人（新卒採用）」「個人（中途採用）」「複数（新卒採用）」「複数（中途採用）」という4パターンの書き方を紹介します。
個人の場合
（新卒採用） ○○大学 ○○学部 ○○学科 ○○ ○○様
（中途採用） ○○ ○○様複数の場合
（新卒採用） 学生のみなさま
（中途採用） 各位大学名や学部名などは略称を用いず、正式名称で記載します。宛名の間違いは大きなマイナスポイントとなるため、誤字脱字がないようしっかりと確認することが大切です。
挨拶
宛名に続いて一言挨拶を入れると、企業に親しみを持ってもらいやすくなります。採用担当の名前や、応募してくれたことへの感謝の気持ちなどを記載してみましょう。
- 初めまして。株式会社○○人事部で新卒採用を担当している○○と申します。
- この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、ありがとうございます。
- 先日は一次面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
挨拶文は、「エントリーシート送付後」「一次面接後」「最終面接前」など、メールを送るタイミングによって適宜変更しましょう。
面接日程・要件
面接日程メールでは、「面接日程・要件」「面接場所・使用ツール」「面接時の持ち物」がもっとも伝えたいポイントです。面接の日程はいくつか候補を用意し、所要時間も記載すると応募者がスケジュールを調整しやすくなるでしょう。
あらかじめ返信の期限をメールに記載したり、「予定の調整が難しい場合はご連絡ください」といった一文を添えたりすることで、催促のメールを送る手間が減らせます。
面接場所・使用ツール
面接場所の項目では、面接会場の住所だけでなく、受付の場所や内線番号、アクセス方法などを記載すると親切です。Googleマップのリンクとともに、「○○駅より徒歩約○分」のようなコメントを挿入するのもおすすめです。
オンライン面接の場合は、使用するツールとURL、パスコードを記載してください。当日の流れやツールの使い方などを添付ファイルとして用意しておくと、安心して面接に臨んでもらいやすくなります。
面接時の持ち物
面接時の持ち物としては、「筆記用具」「履歴書」などがあります。企業によっては、自己PRのスライドやポートフォリオの準備をお願いすることもあるでしょう。面接日程メールでは、一般的な持ち物だとしても、必ず記載してください。
持ち物は、「面接日程・要件」「面接場所・使用ツール」と体裁を合わせると、分かりやすいメールに仕上がります。
面接担当者名と緊急連絡先
メールの最後には、採用担当者の部署名と氏名、連絡先を記載します。緊急連絡先は、電話番号とメールアドレスの2つを用意すると、応募者が状況によって使い分けられます。
緊急連絡先に指定した電話番号は、必ず誰かが出られるようにしておきましょう。メールアドレスは、複数の人が対応できるグループアドレスを記載するのがおすすめです。
企業側が面接日程メールを送るときのテンプレート
ここでは、企業側が面接日程メールを送るときに使えるテンプレートをケース別に用意しました。オンライン面接やリマインドメールの例文もありますので、ぜひご活用ください。
面接日程を提案するメール
メール本文の記載項目
- 挨拶
- 面接候補日
- 面接場所
- 持ち物
- 返信期限
- 問い合わせ先
- 締めの挨拶
- 署名
件名：【株式会社○○】面接日程のご案内
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○○ ○○様
初めまして。株式会社○○人事部で新卒採用を担当している○○と申します。
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、ありがとうございます。
書類選考の結果、○○様にはぜひ面接にお越しいただきたく、日程のご連絡をさせていただきました。
下記の日程で一次面接を予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
―――――――――――――――――――
【面接候補日】
1.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
2.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
3.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
所要時間は○○分程度を予定しています。
ご都合がつかない場合は、再度日程を調整いたしますのでご連絡ください。
【面接場所】
株式会社○○
（住所）東京都○○区○○ ○－○－○
【持ち物】
・筆記用具
―――――――――――――――――――
お忙しい中恐縮ですが、ご希望の日程を○月○日までにご返信いただけますと幸いです。
また、ご不明点などがありましたら、人事部の○○（電話番号・メールアドレス）までお気軽にお問い合わせください。
それでは引き続き、よろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○
（部署名）
（担当者名）
（電話番号）
（メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━また、下記のような返信用フォーマットを作成すると、応募者の負担が軽減できます。必要に応じて、本文内への追加を検討してみましょう。
以下、希望日程返信用フォーマット
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
第一希望 ○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
第二希望 ○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
第三希望 ○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━オンラインの面接日程を提案するメール
メール本文の記載項目
- 挨拶
- 面接候補日
- 使用ツール
- 持ち物
- 問い合わせ先
- 返信期限
- 締めの挨拶
- 署名
件名：【株式会社○○】オンライン面接のご案内
○○ ○○様
お世話になっております。
株式会社○○人事部採用担当の○○と申します。
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
書類選考の結果○○様には、ぜひ面接に進んでいただきたく、オンライン面接の日程に関するご連絡をさせていただきました。
恐れ入りますが、内容をご確認の上、ご返信くださいますようお願い申し上げます。
―――――――――――――――――――
【面接候補日】
1.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
2.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
3.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
所要時間は○○分程度を予定しています。
ご都合がつかない場合は、再度日程を調整いたしますのでご連絡ください。
【使用ツール】
（ツール名）を使用したオンライン面談を実施いたします。
面接当日は、下記のURLからアクセスし、パスコードを入力してください。
（URL）
（パスコード）
※ツールの使い方や当日の流れは添付ファイルにまとめております。事前にご確認ください。
※URLには10分前からアクセスいただけます。開始時刻の前にパスコードまで入力いただき、お待ちください。
【持ち物】
・筆記用具
・自己PRのスライド
―――――――――――――――――――
ご希望の面接日程については、○月○日（○）までにお返事いただけますと幸いです。
ご不明点・ご要望などがありましたら、人事部の○○（電話番号・メールアドレス）までご連絡ください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○
（部署名）
（担当者名）
（電話番号）
（メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━オンライン面談では、安定した通信環境やカメラ付きのパソコンなどが必要となります。当日になって「アクセスできない」「電波状況がよくない」といった事態に陥らないよう、添付ファイルなどに推奨する環境を明記しておきましょう。
面接日程の確定を伝えるメール
メール本文の記載項目
- 挨拶
- 面接日時
- 面接場所
- 受付場所
- 持ち物
- 緊急連絡先
- 締めの挨拶
- 署名
件名：【株式会社○○】一次面接日程確定のご連絡
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○○ ○○様
お世話になっております。株式会社○○人事部の○○と申します。
面接日程についてのご返信ありがとうございました。
つきましては、下記の日程でお時間を頂戴できれば幸いです。
―――――――――――――――――――
【面接日時】
○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
【面接場所】
株式会社○○
（住所）東京都○○区○○ ○－○－○
（受付場所）本社1階エントランス
（アクセス方法）○○駅より徒歩約○分
（地図URL）Googleマップ
※本社1階エントランスの受付にて入館手続きを行っていただきます。受付の担当者に、面接時間とお名前をお伝えください。
【持ち物】
・筆記用具
【当日の緊急連絡先】
当日トラブルが発生した場合は、下記までご連絡ください。
（担当者名）
（電話番号）
（メールアドレス）
―――――――――――――――――――
当日○○様にお会いできるのを楽しみにしております。
ご不明点などありましたら、人事部までご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○
（部署名）
（担当者名）
（電話番号）
（メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━面接日程の確定メールでは、面接場所だけでなく、受付の方法についても具体的に記載します。緊急連絡先に指定した電話は、確実に出ることができるよう、複数人で管理するなど運用を工夫しましょう。
面接前日に送るリマインドメール
メール本文の記載項目
- 挨拶
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- 持ち物
- 緊急連絡先
- 締めの挨拶
- 署名
件名：【株式会社○○】○月○日（○）の面接に関するご連絡
○○ ○○様
お世話になっております。
株式会社○○人事部採用担当の○○と申します。
面接の日程が近付いて参りましたので、改めてご連絡させていただきました。
―――――――――――――――――――
【面接日時】
○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
【使用ツール】
（ツール名）を使用したオンライン面談を実施いたします。
面接当日は、下記のURLからアクセスし、パスコードを入力してください。
（URL）
（パスコード）
※ツールの使い方や当日の流れは添付ファイルにまとめておりますので、事前にご確認ください。
※URLには10分前からアクセスいただけます。開始時刻の前にパスコードまで入力いただき、お待ちください。
【持ち物】
・筆記用具
・自己PRのスライド
【当日の緊急連絡先】
当日トラブルが発生した場合は、下記までご連絡ください。
（担当者名）
（電話番号）
（メールアドレス）
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面接にて、○○様とお話できるのを楽しみにしております。
ご不明点などありましたら、人事部までご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
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━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━リマインドメールの件名に、会社名と面接日程を記載すると、応募者の見落としが防げます。「リマインド」という言葉は、あえて件名に含める必要はありません。
リマインドメールは、簡潔さが重要ですが、情報が不足していると前回のメールを探す手間が生じてしまいます。応募者の負担を増やさないためにも、リマインドメールには面接の詳細や緊急連絡先を記載しておきましょう。
面接日程の調整は採用管理システムで便利になる！
採用管理システムとは、応募者の情報や採用スケジュールの進行状況を管理できるシステムのことです。面接日程メールに関わる業務も、採用管理システムを利用することで効率化できるでしょう。ここでは、採用管理システムを導入することで得られるメリットについて解説します。
テンプレート作成・自動送信機能がある
面接日程メールに関する業務は、応募者が増えるほど企業側の負担も大きくなります。特に、一斉に採用活動が進行していく新卒採用では、作業の効率化が欠かせません。
テンプレートの作成やメールの自動送信機能がある採用管理システムを導入することで、業務の負担が軽減でき、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。書類選考から面接日程の調整、内定の連絡までのプロセスを一元管理できるのも、採用管理システムを導入するメリットです。
日程調整を自動化できる
採用管理システムでは、面接日程の調整を自動化することも可能です。応募者とのメールのやり取りや日程調整を自動化できるものも多く、効率的な採用活動が実現できます。
オンライン面談を実施する場合は、外部のサービスと連携できる採用管理システムを導入するのがおすすめです。また、面接日程が確定したのち、Googleカレンダーに自動で転記される機能があれば、応募者側のダブルブッキングなども防ぎやすくなります。
スカウトメールが送信できる
優秀な人材を確保するためには、攻めの採用を行う姿勢が求められます。応募者数を増やすには、さまざまな方法がありますが、近年注目が集まっているのが「スカウトメール」です。
ダイレクトスカウト機能を備えたシステムを活用することで、企業のニーズにマッチする人材に直接アプローチできます。採用管理システムの導入をきっかけに、求人広告や求人サイト以外の採用手法も検討してみましょう。
採用管理システムなどを活用して、効率的に面接日程の連絡や調整をしよう
面接の日程調整は、何度でも確認できるメールでやりとりするのが基本です。応募者に良い印象を持ってもらうためにも書き方を工夫し、丁寧な対応を心掛けましょう。
応募者の情報を一元管理し、効率的な採用活動を行いたい場合は、システムの導入を検討してみましょう。採用管理システムは複数社のサービスを比較検討し、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
こちらの記事には、おすすめの採用管理システムとして13種類を紹介しております。それぞれの特長や機能、費用についてもまとめているので、システム選びの参考としてご覧ください。
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