【人事向け】内定者フォローとは？内定辞退・早期離職防止に役立つ取り組み方法を紹介

​昨今では採用活動の一環として、内定者フォローの重要性が高まっています。しかし内定者フォローとは何か、なぜ内定者フォローが必要なのか、といった認識が社内で定まらず、必要なフォローがなかなかできないこともあるでしょう。

この記事では内定者フォローについて、必要な理由や具体的な方法などを解説します。スムーズな採用に役立ててください。

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内定者フォローとは

内定者フォローとは、内定が決まった人を対象に行う、入社までのガイド的な取り組みのことです。多くは、就活で内定を出した学生に対して実施されます。過去の就活においては、学生に内定を出した後は内定式の案内を行い、10月頃に内定式を済ませてから事前の研修や入社式の案内をする、といったプロセスが取られてきました。

しかし、現在は内定の早期化が進んでいるため、入社が確定するまでに内定辞退者が出てしまう可能性があります。そこで、内定辞退を防ぎ、人材確保に努めるため企業が行っているのが、内定者フォローです。

内定者フォローの目的

内定者フォローの目的には、内定辞退の防止とともに、入社後の早期離職の防止も含まれます。学生が多様な選択肢を得られるようになった現代、内定辞退と同様に早期離職も大きな問題になっているためです。

以下では、それぞれについて詳しく解説します。

内定辞退の防止

内定辞退があると、さらに採用を続けるか、人手不足のまま営業を続けるかといったことになるため、コスト面でも負担が増えることになります。内定者フォローの第一の目的は、内定者に自社の魅力を適切に伝え、期待と希望をもって入社できるようにサポートし、内定辞退を防ぐことです。

新卒採用の場合は内定から入社までの期間が長く、入社する気持ちが変わってしまう可能性も否定できません。中には内定を承諾した後も就活を続け、他社への入社を決めてしまうようなケースも見受けられます。

そこで必要とされるのが内定者フォローです。継続的に内定者とコンタクトを取り、社の一員として扱うことで、自社への入社のモチベーションを落とさないよう工夫します。

早期離職の防止

入社前から内定者との接点を保ち、入社へのモチベーションを高めておくことは、早期離職の防止にもつながります。

早期離職とは、入社した社員が3年以内に退職してしまうことです。新入社員には、どの企業もコストを掛けて研修・育成を行います。そもそも採用時にも採用コストが掛かっており、離職すれば次の採用も視野に入れなければならないため、企業にとっては損失が大きいと言えるでしょう。

早期離職の原因は、仕事が自分に合わないことに加え、仕事先の人間関係、健康上の理由といったものも多く挙げられます。内定者フォローを通して入社前から仕事について知り信頼関係を築いておけると、ストレスで健康を損なうリスクを下げられます。さらに内定者フォローとして研修を実施することで、スムーズに業務へ移行することにも役立つでしょう。

内定者フォローが重要視される理由

近年、内定者フォローが重要視されるようになった理由には、採用難で人手不足であること、採用において学生の主導権が明確化していることなどが挙げられます。少子化が進み、採用が売り手市場に傾いている現在、内定者フォローは避けて通れないとも言えるでしょう。

それぞれの理由について、以下で詳しく解説します。

採用難の時代だから

新卒であるか、既卒であるかを問わず、就職市場においては明白な採用難の時代が到来しています。とりわけ近年は、前例がないほどの売り手市場です。企業にとって新卒の学生を採用することが非常に難しい時代になっていると言えるでしょう。

採用難の大きな原因は、まず若い労働力人口の減少があります。女性と高齢者の多くが労働参加し始めたことで、全年齢の労働力人口は10年前よりも増加しています。ただし、24歳以下の若手に限れば2019年、25～34歳は2012年以前から減少が続いているのが実情です。

また、転職を是とする風潮も高まりを見せているため、採用できたとしても3年以内に離職する人が増えています。そこで企業は人材確保のための手段の一つとして、内定者フォローを重視せざるを得なくなっているのです。

※出典：総務省統計局.「労働力調査（基本集計）2022年（令和４年）平均結果の要約 」.https://www.stat.go.jp/data/roudou/sokuhou/nen/ft/pdf/index1.pdf ,（参照2024-07-12）.

学生が主導権を持つから

企業が就活で学生に内定を出しても、必ず入社してもらえるとは限りません。最終的にその企業へ入社するかどうかの決定権は学生が持っています。

一般的に学生の間でも、内定を受諾した後に「違和感があって入社を決められない」「他の企業への就職を決めた」などの理由で内定を辞退するのは、マナー違反であるとされています。しかしそれでも、一度受諾した内定の辞退は違法ではありません。まして、内定を出しても学生に保留されたり、受諾することなく辞退されたりすることもあります。

社会人生活や仕事に対して学生が抱く不安を払拭し、企業に対する期待感を高めるためにも、内定者フォローで学生とのつながりを強固にしておくことが重要です。

内定辞退を防ぐためのポイント

内定受諾後の辞退は企業にとってダメージが大きく、できるだけ防ぐ必要があります。内定者フォローでは、内定辞退を防ぐポイントを押さえた対処が必要です。

ここでは内定辞退されることを防ぐために、企業ができる取り組みとポイントについて解説します。

企業への理解度・志望度を高める

学生に内定を出したとしても、志望度が高くないために内定を辞退されてしまう可能性があります。面接の際は第一志望であると述べていた場合も、就活を続けるうちに志望順位が変わってしまうこともあるため、注意したいところです。

志望度が下がることを防ぐため、学生には自社に対する理解度を深めてもらい、「入社して働きたい」と感じさせる施策を打ち出す必要があります。

入社意欲につながるものは、企業の方針や仕事の内容だけではありません。一緒に働く上司や同僚が魅力的な人であるかどうか、円滑な人間関係が築けそうかどうか、福利厚生や将来性といった部分も理解してもらえるような働き掛けが望ましいでしょう。

内定者と定期的に連絡を取る

内定者とのつながりを維持するために、連絡は定期的に行うことが大切です。

いったん内定が出たといっても、学生は自分が企業に歓迎されているのかどうか常に不安を抱いています。そこで長期間連絡のない状態が続くと、内定者が他の企業に魅力を感じて入社意欲を失ってしまうリスクがあるでしょう。

一方、企業から定期的に連絡することで、内定者に安心感を与えられます。不安に感じていることはないか、入社に際して困っていることはないかなど、ヒアリングを兼ねて継続的に連絡することをおすすめします。

社員と交流する機会を設ける

内定辞退を防ぐには、新入社員同士で、また先輩社員と交流する機会を設けることも大切です。内定者の疑問や不安を取り除き、安心して入社するためにも役立ちます。

内定者は、入社後にどのような人と仕事をすることになるか、大いに気に掛けているものです。入社後の居心地は、一緒に働く「人」に掛かっていると言っても良いでしょう。そのため、一緒に入社する仲間や、既に働いている先輩の人となりが事前に分かるのは大変心強いと言えます。

また、人と人とのつながりを作っておくことで、内定辞退をしにくくなることもメリットです。先輩社員を通して、内定者へ企業情報を積極的に提供することも効果的でしょう。

内定者フォローの取り組み方法とポイント・注意点

ここでは、内定者フォローで実際に行われることが多い取り組みを具体的に解説します。

内定者フォローは「交流」と「研修」によって行われることがほとんどです。交流は個別の面談やイベントによって行われ、インターネットを使ってつながりを持つ企業も少なくありません。一方、入社を前に研修をすることで入社後に役立てようという流れもあります。

以下ではよく行われる内定者フォローについて、それぞれの内容を詳しく解説します。

チューター・メンターと面談

内定者フォローでは、チューターやメンターと呼ばれる先輩社員との面談がよく行われます。

チューターとは、業務上の必要事項を指導する社員のことです。業務のことを分かっている必要があるため、多くは同じ部署の社員が就任し、入社後に新入社員が担当する業務の内容について指導をします。

一方、メンターは社会人としての総合的な指導にあたる存在です。新入社員のメンタル面やマインド、モチベーションを維持する方法、キャリアアップの方向性にいたるまで相談に乗ります。新入社員と同じ業務を担う必要はないため、別部署の社員であることも多いでしょう。

いずれにしても入社後の不安を払拭するという点では、先輩社員と交流しつながりを持つことは大切です。

フォロー面談

フォロー面談は、内定者面談と呼ぶこともあります。内定者と人事などの担当者が面談を行い、現状に不安がないか、あるとすればどのような部分か、また将来的なキャリアをどう描いているかなどを話し合う面談です。

内定者が企業に対する疑問点を持っているようであれば、担当者が解説を行いサポートできます。また面談では、企業の現状や仕事内容について、社風や社内で行われているイベントについてなど、担当者からさまざまな説明をすることも可能です。

フォロー面談の目的は、内定者の入社意思をあらためて確認しつつ、入社への意欲を高め、内定辞退を防止することにあります。

一方、フォロー面談が頻回になったり、面談の中でライバル企業など他社を蔑む言動があったりすると、かえって入社意欲を損なうこともあるため注意が必要です。また、内定者から内定承諾をまだもらえていない場合は、承諾を急がせるような言動も避けるべきでしょう。

内定者・内々定者の懇親会

内定者・内々定者の懇親会は、新入社員を中心とした社員の交流を目的とする会合です。もちろん新入社員だけで行うのではなく、企業の上層部や先輩社員も出席します。

懇親会の目的は、出席者がお互いに交流を行い、入社後にお互いが仲間意識をもって仕事に取り組めるような関係性を構築することです。また懇親会の中で企業の理念や企業風土に対する理解を深めます。懇親会によってチームとしての自覚をもち、入社前にお互いがコミュニケーションを取れる状態を作れるでしょう。

懇親会では、お互いの自己紹介、企業としてのビジョン紹介、グループディスカッションやゲームの時間などを取り、質疑応答が行われます。

内定者は緊張感をもって懇親会に参加しますが、まだ社会人としては半人前であることも多く、懇親会での立ち居振る舞いをあまり細かくチェックするのは好ましくないでしょう。

座談会

内定者の座談会は、内定者同士がそれぞれ自分のことについて発表し、お互いを知り合うためのイベントです。また座談会には先輩社員も参加し、企業について話したり、質問に回答したりするコーナーを設けることが多いでしょう。

好きなことを好きなように語り合うというよりも、司会を兼ねた担当者の案内でお題に沿った発表を行う例が多く見られます。とはいえ内定者同士は同期になるため、発表者に質問をしたり、感想を言ったり、お互いに話しながら進めるのが一般的です。

また、お互いが自由に発言する時間や、気になる先輩社員に話を聞きに行く時間も設けられますが、この場合は孤立者が出ないように、担当者が調整する必要があります。

社内イベント

内定者フォローの社内イベントは、学生をメインとしたイベントではなく、社内で日常的なスケジュールに沿って行われているイベントです。例えば、フットサルなどのスポーツイベントや、クリスマス会などのパーティー系イベント、社内の表彰式など、社員同士で開催されるものに新入社員となる予定の内定者も参加してもらいます。

社内イベントに内定者を参加させる場合は、内定者でも気楽に参加できるイベントを選ぶことがポイントです。イベントだからこそ社内の人間関係がリアルに分かり、また先輩社員との交流が生まれることで入社前から絆を育むことができます。

反対に、内定者と先輩社員が交流を持てないようなかしこまったイベントでは逆効果になることがあるため、注意が必要です。

内定式

内定式とは、入社式の前に行われる、内定を明示するための式典です。内定式では内定者が集められ、内定通知が渡されます。また式典の一つとして社長をはじめとする役員が参列し、訓示を行ったり、企業の理念等について解説を行ったりすることもあるでしょう。

内定式の目的は、内定をもらったことを学生に実感させ、入社意欲を高めることです。内定式を経ることで一種の責任感が生じるため、内定辞退の抑制につながる可能性もあります。もちろん、内定者とのコミュニケーションを取り、入社前に企業理解を深めてもらうことも一つの目的です。

内定式では内定者に自己紹介をしてもらうこともありますが、その場合は事前に準備を促しておくと親切です。また式典の中で、内定者に「楽しそうだな」という期待感を持たせられるよう意識すると良いでしょう。

通信教育・eラーニング

通信教育やeラーニングでは、ビジネスマナーやパソコンの基本的な操作を学習できます。新入社員に学習させておきたいことを、目的や課題に合わせたものから選べるのがメリットです。

入社前の事前研修には一定のメリットがあるため実施する企業は多いですが、自社で行う研修と違い、通信教育やeラーニングは内定者が自宅で、自分のペースで受講できるという利点があります。学業で忙しかったり、入社前の出社が負担に感じられたりする可能性を考慮すると、オンラインでできる研修は自宅で企業からのサポートを感じ取れる、利便性を兼ね備えた内定者フォローだと言えるでしょう。

ただし、だからといって多くの課題を出しすぎて内定者の負担になりすぎないよう注意してください。

事前研修

事前研修とは、内定者を対象に入社式前に行う新入社員研修です。入社前研修と呼ばれることもあります。

事前研修の内容は、企業によって異なります。中には既に解説した内定者懇親会や座談会を事前研修のメニューとして含めている企業もあるでしょう。また入社が近づくと、ビジネスマナー研修や、実際に業務で必要とするスキルを身に付ける実践的な研修を行う例が多く見られます。

中には合宿で研修を実施する企業もありますが、合宿は内定者同士や先輩社員との交流が深まる一方、コストや人手が必要です。費用対効果をよく考えて実施すると良いでしょう。

SNS・Webサイト

SNSツールやWebサイトを内定者フォローに活用する方法もあります。

内定者フォローツールと呼ばれるシステムを使えば、自社だけのSNS環境を簡単に構築できます。内定者同士のコミュニケーションはもちろんのこと、自社の情報を掲載して企業理解につなげてもらうことも可能です。

内定者専用ではなく、一般的なSNSを使ってグループを作り、管理を行う方法もあるでしょう。例えばLINEグループ機能や、Facebookのグループ機能などを使用できます。ただし一般的なSNSで会社とのつながりを持ちたくない内定者がいたり、情報漏えいに細心の注意を払う必要があったりするため、可能であれば専用ツールを使った方が良いでしょう。

また、SNS型の内定者フォローでは、なかなか発言できない人がいることも考慮し、輪に入れない人が出ないよう管理に気を配る必要があります。

内定者フォローを行う際の注意点

内定者フォローを行う際は、いくつかの注意点があります。

そもそも内定者フォローは、内定者が内定を辞退せず、安定して長期勤務してもらうための施策です。しかし、内定者フォローのやり方によっては、かえって内定者の不安をあおったり自信を失わせたりして、入社意欲を損なってしまうことがあります。

せっかくの内定者フォローが逆効果にならないよう、以下のような点に留意すると良いでしょう。

内定者の負担にならないよう注意する

意外に多いのが、内定者フォローのための企画が内定者の負担になってしまうケースです。特に内定者を参加させるイベントの頻度や、時間の長さに注意を払いましょう。

イベントが多すぎると、内定者に「入社後も負担を掛けられるのではないか」と不安を与えてしまう可能性があります。対面イベントだけでなく、通信教育やeラーニングの課題が多すぎても「大きな負担を強いてくる会社」とみなされてしまうかもしれません。

また学生は、卒業が近くなると論文の作成や卒業旅行などで多忙になるケースも多いため、内定者のスケジュールにも配慮が必要です。

内定者研修は給与が発生する場合もある

内定者はまだ正式な社員ではありませんが、研修への参加を強制する場合は給与を支払わなければならないこともあります。

判断基準としては、「内定者研修が入社後の業務に必要であるかどうか」「強制参加であり、時間や場所が決められているか」がポイントです。例えば、内定者同士の懇親会や社内で行われるパーティーへの参加などは業務に必要なわけではなく、強制参加でもなければ、内定者フォローの一環であっても通常は給与が発生しません。しかし、入社後に必要なスキルを学ぶために行う強制参加の研修は、業務に直接関係しているため給与が発生します。

研修の内容や状況によっても判断は異なるため、迷う場合は専門家への相談がおすすめです。

内定者フォローには採用管理システムが便利！

内定者フォローを効率的に行うなら、採用管理システムを導入すると良いでしょう。

採用管理システムは、採用関連業務の効率化を実現するためのシステムで、内定者フォローツールを備えています。詳細な機能はシステムによって多少の差がありますが、多くの採用管理システムでは、内定者に向けて自社の情報を発信したり、内定者と先輩社員とのコミュニケーションを図ったりすることが可能です。

また、高度なものでは内定者に対する研修システムを提供できます。ビジネスマナーや資格取得の準備ができ、ツール内で学習状況や成績を管理できるため大変便利です。

単体の内定者フォローツールであれば、こうした内定者フォローしかできませんが、採用管理システムは採用関連のデータ処理も可能で、関連業務の負荷を大きく減らせるでしょう。

まとめ：手厚い内定者フォローで内定辞退や早期離職を防ごう！

内定者フォローは、内定者の内定辞退を防ぐために細心の注意を払って行う必要があります。イベントや研修のやりすぎはかえって内定辞退につながる可能性もあり注意が必要です。しかし、内定者との継続的なコミュニケーションや自社に愛着をもってもらうための工夫は欠かせません。

内定者フォローを効率的に、確実に行うには、採用管理システムの利用がおすすめです。採用管理システムがあれば、応募者管理から採用の進捗、内定者フォローまでを一つのシステムでまとめて行えます。

ただし、採用管理システムは種類も機能もさまざまです。複数社のサービスを比較検討し、自社に合った採用管理システムを選びましょう。ポイントを押さえた内定者フォローで、スムーズな採用をぜひ実現してください。

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