採用管理システムのメリット7選！デメリットと導入で得られる効果を徹底解説

採用活動において、応募者情報のExcel管理や煩雑な日程調整に追われていませんか。多くの企業が同様の課題を抱える中、採用管理システム（ATS）が解決策として注目されています。しかし、「導入するメリットが具体的にわからない」「費用対効果は本当にあるのか」といった疑問も多いでしょう。この記事では、採用管理システムの導入で得られるメリットを多角的に解説し、その効果を最大化する方法を探ります。

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そもそも採用管理システムとは？

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）とは、応募者の募集から採用決定までの一連の採用プロセスを一元管理し、業務を自動化・効率化するためのツールです。従来、多くの企業ではExcelやスプレッドシートを用いて応募者情報を管理していましたが、情報の散在、更新漏れ、担当者間の共有の難しさといった課題がありました。採用管理システムは、これらの課題を解決するために開発されました。候補者データの集約、選考ステータスの可視化、面接日程の自動調整、求人媒体との連携といった多彩な機能を持ち、採用担当者の工数を大幅に削減します。これにより、担当者は単純作業から解放され、候補者とのコミュニケーションや採用戦略の立案といった、より本質的な業務に集中できるようになるのです。

【担当者別】採用管理システム導入で得られる7つのメリット

採用管理システムを導入するメリットは、単に採用担当者の業務が楽になるだけではありません。その効果は、面接官や経営層、さらには応募者本人にまで及び、会社全体の採用力を向上させる力を持っています。応募者への迅速な対応は候補者体験を向上させ、スムーズな情報共有は面接官の負担を軽減します。また、蓄積されたデータを分析することで、経営層はより戦略的な採用計画を立てることが可能になります。ここでは、こうしたメリットを「誰が享受できるのか」という担当者別の視点から、7つに分類して具体的に解説していきます。

メリット①【担当者向け】：採用業務の工数を大幅に削減できる

採用担当者は、日々多くのノンコア業務に時間を費やしています。採用管理システムを導入する最大のメリットの一つは、これらの定型業務を自動化し、担当者の工数を劇的に削減できる点です。例えば、各求人媒体からエントリーされた応募者情報を自動でシステムに取り込む機能や、候補者との面接日程をシステム上でスムーズに調整する機能があります。これにより、これまで手作業で行っていたデータ入力や、何度も往復していたメールのやり取りが不要になり、業務全体の効率化が図れます。創出された時間で、候補者のフォローや採用ブランディングといったコア業務に注力できます。

メリット②【担当者向け】：情報の一元管理で対応漏れやミスを防ぐ

Excelや複数のツールで応募者情報を管理していると、誰がいつ、どの候補者に、どのような対応をしたのかが分かりにくくなりがちです。採用管理システムのメリットは、すべての応募者情報を一つのプラットフォームに集約し、一元管理できることです。各候補者のプロフィール、履歴書、選考の進捗状況、面接の評価などが時系列で記録されるため、担当者間の情報共有が円滑になります。これにより、「連絡が遅れてしまった」「他の担当者が対応済みだった」といったヒューマンエラーや対応漏れを未然に防ぎ、採用活動の品質を高いレベルで維持することが可能になります。

メリット③【面接官向け】：選考状況の共有がスムーズになる

採用活動は、採用担当者だけでなく現場の面接官との連携が不可欠です。採用管理システムは、面接官にとっても大きなメリットをもたらします。面接官はシステムにアクセスするだけで、担当する候補者の履歴書や過去の選考評価を事前に簡単に確認できます。面接後も、評価やフィードバックをシステムに直接入力できるため、評価シートをメールで送受信する手間が省け、迅速な情報共有が実現します。これにより、評価の回収漏れを防ぎ、次の選考ステップへの移行をスピーディーに進めることができるため、選考プロセス全体の質と速度が向上します。

メリット④【候補者向け】：候補者体験（CX）が向上し、辞退率が低下する

候補者体験（Candidate Experience）の向上は、近年の採用活動における重要なテーマです。採用管理システムの導入は、この候補者体験の向上というメリットにも直結します。システムによる迅速かつ丁寧なコミュニケーションは、候補者に「大切にされている」という良い印象を与えます。例えば、応募後の自動返信メールや、マイページを通じたスムーズな選考案内は、候補者の不安を和らげます。質の高い候補者体験は、企業のブランドイメージを向上させ、選考途中での辞退率低下や内定承諾率の向上に貢献するため、優秀な人材の獲得競争において大きな強みとなります。

メリット⑤【経営・管理者向け】：採用データを活用し、戦略的な採用活動が実現する

採用管理システムの大きなメリットは、採用活動に関するあらゆるデータを蓄積・分析できる点です。どの求人媒体からの応募が採用に結びついているか、選考プロセスのどこにボトルネックがあるか、といった点を客観的なデータに基づいて可視化できます。管理者はこれらのレポート機能を活用することで、勘や経験に頼るのではなく、データに基づいた戦略的な意思決定が可能になります。例えば、効果の高い求人媒体に広告費用を集中させたり、離脱率の高い選考段階の改善策を講じたりすることで、採用活動全体の費用対効果を最大化することができます。

メリット⑥【経営・管理者向け】：採用コストの最適化につながる

採用活動には、求人広告費や人材紹介手数料、そして担当者の人件費など、多くのコストが発生します。採用管理システムの導入は、これらの採用コストを最適化するという金銭的なメリットをもたらします。前述のデータ活用によって費用対効果の低い広告出稿を見直せるほか、業務効率化によって担当者の残業代といった人件費を抑制できます。また、候補者体験の向上やリファラル採用の活性化機能などを通じて、高額な人材紹介手数料に頼らない採用チャネルを強化することも可能です。長期的な視点で見れば、システム導入はコスト削減に大きく貢献する戦略的投資と言えるでしょう。

メリット⑦【会社全体】：セキュリティ強化とコンプライアンス遵守

応募者の履歴書や職務経歴書は、機密性の高い個人情報です。これらの情報を紙や個人のPCで管理することは、情報漏洩のリスクを伴います。採用管理システムを導入するメリットとして、セキュリティレベルの向上が挙げられます。システム上で情報を一元管理し、アクセス権限を適切に設定することで、不正な持ち出しや閲覧を防ぎます。また、個人情報保護法などの法律を遵守したデータ管理が可能となり、企業のコンプライアンス体制を強化します。採用における情報管理の徹底は、企業の社会的信用を守る上で不可欠な要素です。

知っておくべき採用管理システムのデメリットと対策

これまで採用管理システムの多くのメリットを紹介してきましたが、導入を成功させるためには、事前にデメリットとなりうる点を理解し、対策を講じることが重要です。メリットの裏には、コストや導入の手間といった課題が存在します。これらの課題を軽視してしまうと、せっかく導入したシステムが十分に活用されず、期待した効果が得られない可能性があります。ここでは、主なデメリットを3つ挙げ、それぞれに対してどのような対策を考えられるかを具体的に解説します。自社の状況と照らし合わせながら、導入計画を立てる際の参考にしてください。

デメリット①：導入・運用にコストがかかる

採用管理システムを利用するためには、初期費用や月額の利用料といったコストが発生します。特に、多機能なシステムや手厚いサポートが付属するプランは高額になる傾向があります。このコストが、導入の障壁となるケースは少なくありません。対策としては、まず自社の採用課題を明確にし、必要最低限の機能を備えたシステムから検討を始めることが重要です。無料トライアル期間を活用して操作性を試したり、複数のサービスを比較して費用対効果を慎重に見極めたりすることで、無駄な投資を避けることができます。コストを単なる出費ではなく、将来の生産性向上や採用力強化への投資と捉える視点が求められます。

デメリット②：システムの導入・定着に時間と手間がかかる

新しいシステムを導入する際には、初期設定や既存データの移行、そして社内担当者への利用方法の周知とトレーニングが必要です。特に、これまでアナログな方法で管理していた場合、新しい業務フローに慣れるまでに時間がかかり、一時的に現場の負担が増加する可能性があります。このデメリットへの対策として、導入サポートが手厚いベンダーを選ぶことが有効です。また、導入目的やメリットを事前に社内で丁寧に共有し、関係者の協力体制を築いておくことが不可欠です。一部の部署からスモールスタートし、成功事例を作りながら全社に展開していく方法も、スムーズな定着を促す上で効果的です。

デメリット③：自社に合わないと逆に非効率になる可能性も

採用管理システムは多種多様であり、各システムで得意なことや機能の特色が異なります。自社の採用フローや企業規模に合わないシステムを選んでしまうと、機能が複雑すぎて使いこなせなかったり、必要な機能が不足していたりして、かえって業務が非効率になるリスクがあります。このミスマッチを防ぐためには、導入前に自社の採用プロセスを可視化し、どの業務をシステムで効率化したいのかを明確にすることが最も重要です。その上で、複数のシステムを比較検討し、自社の課題解決に直結する機能を備えたツールを選ぶようにしましょう。カスタマイズ性の高さや、他システムとの連携のしやすさも選定の際の重要な判断基準となります。

デメリット	主な対策
①導入・運用にコストがかかる	・自社の課題を明確にし、必要な機能を見極める<br>・複数のサービスを比較し費用対効果を検討する<br>・無料トライアルを活用する
②導入・定着に時間と手間がかかる	・導入サポートが手厚いベンダーを選ぶ<br>・導入目的やメリットを社内で事前に共有する<br>・スモールスタートで成功事例を作る
③自社に合わないと逆に非効率になる	・導入前に自社の採用フローを可視化する<br>・課題解決に直結する機能を持つか確認する<br>・カスタマイズ性や連携性をチェックする

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まとめ：採用管理システムのメリットを理解し、導入を成功させよう

本記事では、採用管理システムの導入がもたらす7つのメリットと、事前に知っておくべき3つのデメリットを解説しました。採用業務の圧倒的な効率化、データ活用による採用戦略の高度化、そして候補者体験の向上は、企業の採用力を根幹から支える大きなメリットです。一方で、コストや導入の手間といった課題も存在するため、自社の課題を明確にした上での慎重な製品比較が成功の鍵となります。まずはこの記事で紹介したメリット・デメリットを参考に、自社が採用管理システムを導入することでどのような効果を得たいのかを整理することから始めてみてはいかがでしょうか。

【2025年最新比較表あり】おすすめ採用管理システム(ATS) 比較18選！ 特徴や機能を一覧で紹介