【人事向け】履歴書の保管期間・方法は？管理方法を工夫して採用工数を削減しよう

企業では、採用活動の際に応募者から受け取った履歴書を一定期間にわたり保管する義務があります。実際に採用を担当している方は、どれくらい保管するか、どのように保管するかで迷うこともあるでしょう。

本記事では、企業の人事担当者に向けて、履歴書の保管期間、保管方法などを解説します。履歴書のデータ保管に関する課題や、おすすめの解決方法、採用工数削減のポイントにも触れるので、参考にしてください。

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採用活動における履歴書の保管期間

採用活動において、履歴書は個人情報を含む重要な書類です。採用者には、一定期間にわたる履歴書の保管が義務付けられています。

履歴書を保管する理由は、廃棄によって個人情報の漏洩を防ぐだけではありません。履歴書には応募者の学歴・職歴をはじめとするさまざまな情報が記載されています。こうした掲載情報が、後になって採用した従業員とのトラブル解決のために必要になることもあり、一定期間の保管義務につながっているのです。

なお履歴書の保管期間は、採用者と不採用者とで異なります。以下では、採用者と不採用者に分け、それぞれの履歴書の保管期間に付いて解説します。

採用者の履歴書の保管期間

採用者の場合、雇用形態や雇用期間にかかわらず、履歴書の保管期間は「退職後5年間」であることが労働基準法第109条で定められています。

（記録の保存）

第百九条　使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。（※1）

労働基準法は2020年に改正が行われており、改正前の保管期間は「退職後3年間」でした。改正後、経過措置として「当分の間は3年間」（※2）との発表もありましたが、経過措置の終了を見据えて5年間の保管にできるだけ早く対応すべきでしょう。

履歴書を保管する5年間には、在籍期間が含まれません。つまり従業員を採用したときから在職期間を経て、退職後5年に至るまでの保管が必要です。また退職者には保管義務があることを伝え、保管期間後には履歴書の原本と併せて、履歴書データも削除する必要があります。

※1　引用：e-GOV法令検索. 「労働基準法」. https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049 , （参照2024-07-16）.

※2　出典：厚生労働省基準局. 「改正労働基準法等に関するＱ＆Ａ」. 令和２年４月１日, https://www.mhlw.go.jp/content/000617980.pdf , （参照2024-07-16）.

不採用者の履歴書の保管期間

不採用者の場合、履歴書の保管は義務付けられていません。しかし、一般的にはすぐに破棄をせず、3～6カ月程度は保管しておく企業が多くみられます。

これは、応募者の中で不採用となった場合、履歴書を返却してもらいたいと連絡してくる人がいるためです。履歴書の返却は、不採用連絡後すぐに求められるとは限りません。不採用になった後、離れて暮らす家族の意向などで数カ月経ってから返却を求めてくる人もいるのが実情です。

したがって、不採用になった人の履歴書もすぐに破棄するのではなく、半年程度は保管しておくと良いでしょう。

履歴書の保管が必要な理由

履歴書をなぜ保管しておかなければならないのか、疑問に思う担当者の方もいるかもしれません。履歴書を保管する理由は、総じて大きなトラブルになるのを避けるためであると言えるでしょう。

以下では、履歴書を保管するいくつかの理由についてそれぞれ解説します。

法律で定められているため

先述のとおり、履歴書の保管は労働基準法109条で義務付けられています。ごく単純に、「法律で定められているから保管する」と考えても問題はありません。

また、履歴書には応募者の住所や経歴など多くの個人情報が含まれているため、履歴書そのものが個人情報保護法の対象となっています。個人情報保護法によって保管義務や返却義務が定められているわけではありません。しかし、履歴書の不適切な取扱や紛失が判明すると、個人情報保護法に基づいて安全管理義務違反が問われてしまいます。原因調査を指示されたり、認定個人情報保護団体への報告が行われたりと、問題が大きくなることもあるでしょう。

返却希望者へ対応できるようにするため

採用面接や書類選考後、不採用となった応募者から履歴書を返却してほしいと言われる可能性があります。この場合、不採用者にも丁寧に対応すべきと考えるならば、求めに応じて返却できるよう、履歴書を社内で保管しておいた方が良いでしょう。

ただし、不採用者への履歴書の返却は企業としての義務ではありません。不採用が決まったら履歴書を破棄する場合や返却不可能な運用をしている場合は、選考の際にあらかじめ伝えておくとトラブル防止につながります。

採用者の経歴を確認するため

採用後に採用者の経歴を確認する必要が生じた場合は、履歴書を参照する必要が出てくるかもしれません。

例えば、資格や学歴および職歴などの経歴詐称、あるいは虚偽の申告が発覚した場合には、事実確認が必要です。採用時、詐称された経歴で採用試験を突破していたのであれば、採用自体を見直す可能性もあるでしょう。

また従業員の保有資格や経歴を配属の参考にしたい場合にも、履歴書が用いられることがあります。

履歴書の管理・保管にはデータ化がおすすめ

履歴書はデータで管理・保管すると便利です。

履歴書は、採用活動の際に応募者が手書きの紙媒体で持参することが多くあります。このような場合、紙の履歴書をパソコンに取り込んでデータ化したものを管理に回すと、紙のまま保管するよりも多くのメリットを得られるでしょう。

あるいは、採用システムやE-mailを活用し、採用者に履歴書をデータで送付してもらうこともできます。これなら最初から紙の履歴書がないため、データ化する手間が掛かりません。

データで履歴書を管理すると、紙の保管スペースが不要で紛失する心配も減り、いざというときには検索もできます。データで保管する場合は、ファイルの拡張子（.pdf）やファイル名のルール、データのパスワード設定など、保管する上でのルールを決めるのがおすすめです。

なお、不採用者の履歴書は返却する可能性があるため、一定期間は紙のままで保管しておく方が良いでしょう。

履歴書をデータで管理・保管するメリット

履歴書をデータで管理・保管するメリットについて、もう少し詳しくみてみましょう。データ化が面倒と感じることもあるかもしれませんが、得られるメリットは大きく、総合的にみて手間が大きく削減できると言えます。

以下では、履歴書のデータ化で得られるメリットをそれぞれ解説します。

保管スペースの節約になる

紙の管理に比べて、データで管理すると、紙の履歴書を保管していたスペースが不要になり、スペースの節約ができます。

履歴書を紙で管理する場合、履歴書を保管するためのキャビネットを設置しなければなりません。履歴書の保管期限は先述のとおり退職後5年にわたるため、全社に在籍している社員に加えて、5年以内に退職した社員全員の履歴書を保管するためにはある程度のスペースが必要です。

データでの保管に切り替えれば、紙の履歴書を保管する場所は不要になり、今あるスペースには別のものを保管できます。ファイリングに伴う作業コストも削減でき、採用活動では母集団（＝自社に応募した求職者）の人数が多くても対応が楽になるでしょう。

検索・情報管理がしやすくなる

履歴書をデータ化しておくと、検索や情報の管理がしやすくなります。

デジタルデータは、キーワード検索やフォルダ分類などの機能を活用して素早く情報を見つけられるのがメリットです。

検索ができると、特定のスキルや職歴を持つ社員の履歴書を抽出するなど、効率的な管理が可能になります。特定のプロジェクトや作業に際して適任者や資格保持者を見つけたいときなどに、大いに役立つでしょう。

また万が一、特定の社員の経歴について調査が必要になった場合は、氏名などで検索するとすぐ該当の履歴書を見つけられます。これも、紙媒体の履歴書では一枚ずつ探すことになってしまうでしょう。

セキュリティ対策になる

デジタルデータは、紙媒体のデータに比べてセキュリティ対策がしやすいのがメリットです。

紙媒体の履歴書は、誰かがファイルごと持ち出す、内容を参照したまま戻し忘れるといった理由で、ふとしたときに紛失してしまうことがあります。意図的に持ち出されればデータ流出にもつながりかねません。

デジタルデータの場合は、物理的に持ち出すということがないため紙媒体のようになくす心配がなく、さらに定期的にバックアップを取ることで情報の逸失を防げるでしょう。パスワードや暗号化などのセキュリティ対策をすれば、個人情報保護の強化にもつながります。

履歴書のデータ保管には採用管理システムが便利

履歴書をデータで保管するためには、採用管理システムが役立ちます。

採用管理システムとは、採用活動に関連する一連の作業を一元化し、デジタル的な処理や管理を担うことのできるシステムです。主な機能としては、履歴書の受領・管理はもとより、求職者の募集から応募管理、採用関連のスケジュール管理、選考の進捗管理や選考結果連絡の管理、採用者データの管理などがあります。

履歴書のデジタル化はすべて採用管理システムの機能でカバーできるため、採用管理システムを導入することで保管スペースの削減、履歴書データの検索機能の実装、セキュリティ対策といったメリットが得られるでしょう。

採用管理システムの中にはWeb上で送られてくる履歴書を選別する機能を持つものもあり、これまで人事などの採用担当者が行ってきた作業の一部を代わりに担い、煩雑な採用のプロセスを効率化してくれるツールとして注目を集めています。

採用管理システムを活用して採用工数を減らすポイント

採用管理システムは、採用工数を減らして効率的に採用活動をサポートしてくれるツールでもあります。採用管理システムの利用で応募者が増える、良い人材に出会えるといったことも期待できるでしょう。

この項では、採用管理システムによってどのようなことができるのか、その機能を詳しく解説します。

母集団形成

採用管理システムは、精度の高い応募者の母集団形成に役立ちます。

採用における母集団とは、採用候補者、つまり応募者のことです。採用を成功させるポイントには、応募者の「量」と「質」を意識した母集団形成が挙げられます。「量」は、応募者の数と言い換えても良いでしょう。たくさんの応募者がいれば、採用に至る人材に出会える可能性が高くなります。同時に「質」、つまり応募者が自社の理念や風土に親和性を持っているかどうかも重要なポイントです。

採用管理システムには求職者に向けて自社の特徴をアピールする機能が備わっています。こうした機能を活用して企業風土や求める人材について公表することで、自社の風土を「合っている」と感じる人材や、理念に共感する人材から母集団を形成することが可能です。

質の良い母集団が形成されると、面接の段階に進んでもミスマッチが起こりにくくなります。採用後のミスマッチも予防できるため、採用活動に掛かる経費のロスが削減できるのもメリットです。

採用広報

採用広報とは、企業が母集団形成を視野に入れて実施する広報活動です。採用PRと呼ばれることもあります。

採用広報で実際に行われているのは、自社における働き方や企業風土といったものの求職者に対するアピールです。オウンドメディアやSNSを用いて、平たくいえば「自社で働くとどのようなメリットが得られるか」を、楽しさ、やりがい、エンゲージメントなどさまざまな面から公表します。

採用管理システムでは自社でのメディア運営やSNS連携、応募希望者とのコミュニケーションまでも可能になるため、採用広報の効率化が期待できます。

採用イベント

採用管理システムを使うと、採用イベントに関連する事務処理も簡単に実施できます。

採用イベントとは、企業の説明会、セミナー、職場訪問、インターンシップやミーティングなど、採用に関連するイベント全般のことです。

こうした採用イベントを行うには、事務方で多くの作業が必要となります。例えば、採用イベントへの日時公表や内容の広報、参加者のデータ管理や応募連絡への返信、当日の準備に関する連絡、開催後のアフターフォローなどです。採用イベントを効率化するには、イベントに付随する事務連絡などをいかに短縮するかがポイントとなります。

採用管理システムがあれば、日程調整や参加者へのメールの一斉送信などにより、採用イベントの大幅な効率化が可能です。

書類選考

適性検査を含む書類選考は、採用プロセスの中でも対象となる応募者が多く、手間や時間が掛かる傾向にあります。採用管理システムを使うことで書類選考の工数を減らし、効率化が図れるでしょう。

書類選考を効率化するには、一定の作業を自動化することが欠かせません。例えば履歴書の内容を判別して指定した条件を満たしているかどうかを判断したり、適性検査の点数から選考を通過した人をピックアップしたりする作業は、自動化されたシステムを使う方がミスなく、早く作業を終えられます。

採用管理システムでは、このような自動化の作業に加えて、選考書類や検査結果のデータ管理・共有、採用者への連絡などを簡単に実施できるため、大変便利です。

面接

面接でも、採用管理システムが活躍します。従来は煩雑な連絡が多く行われていましたが、採用管理システムがあれば大幅に業務を効率化できるでしょう。

採用活動における面接のプロセスは、ただ応募者と面接をするだけではありません。面接の前に応募者とメールや電話で連絡を取り合い、面接の日時を調整した上で当日を迎えます。面接が終了したら担当者同士で意見をすり合わせながら選考を行い、選考結果を応募者に連絡するといった作業が待っています。

採用管理システムでは、日程調整のやり取りも含めた応募者への連絡がシステム上でできるため、相互に連絡をとる手間を削減できます。また社内の担当者同士で応募者の選考進捗の共有なども可能です。

内定者フォロー

内定者フォローとは、特に新卒採用において、内定が決まった応募者を対象に実施される入社までのサポート活動です。

新卒採用では、内定が出てから実際に入社式が行われるまで数カ月の間が空くため、その間に応募者が心変わりしてしまい内定辞退に至ることがあります。しかしこれだと企業は予定した数の人材を補充できず、それまでに掛かった採用コストも回収できないため、継続的に内定者をフォローして内定辞退を防がなければなりません。

内定者フォローでは、定期的な内定者への連絡や、自社について理解を深める内定者向けニュースレターの発行、内定者を招いたイベントなどが行われます。いずれもメールの一斉送信や日程調整、出欠確認などが必要ですが、これらの作業を採用管理システムに委ねることで工数の削減が可能です。

採用工数の削減で得られるメリット

どの業界でも生産性の向上が叫ばれる中、企業において採用工数を削減することには大きなメリットがあります。採用の高効率化を実現するなら、採用管理システムの導入は欠かせないでしょう。

採用工数の削減によって得られるメリットには、次のようなものがあります。

採用業務を効率化できる

採用管理システムを導入すると、採用に関するさまざまな作業工数が自動化・効率化されます。応募者からデータ化された履歴書が届くため、自社でデータ化を行う必要がありません。履歴書の管理も楽にでき、さらに内容の振分けまでをシステムが行います。決まった内容を含む応募者への連絡や日程調整は自動化できるため、工数の削減が可能です。

したがってコストパフォーマンスが向上し、採用担当者は人の手で行わなければならないことに集中できます。連絡漏れなどの人為的ミスを減らす効果もあり、思わぬトラブルを極力避けられるでしょう。

データの可視化・共有ができる

採用管理システムを使ってデータを社内で共有することで、情報の属人化を防止できます。データを共有できれば、採用担当者以外の管理者などが採用の状況を確認したいときに、担当者に報告を求めるまでもなく情報の閲覧が可能です。結果として採用担当者の工数と負担減につながり、選考に集中できる環境を整えられるでしょう。

採用管理システムでは、選考の進捗をリアルタイムで確認できることも特徴です。採用担当者は採用活動の全体を常に把握できるため、混乱なく採用を進められるようになります。

ミスマッチを防げる

採用管理システムでは、客観的なデータや数値によって、将来にわたって有望な人材を判断できます。自社で求める人材を的確に見抜き、ミスマッチを減らすことが可能です。

また、採用管理システムによって適切な採用広報ができることも、ミスマッチの削減につながるでしょう。自社の広報ができていれば、経営理念や企業風土を求職者にアピールできるため、応募者の側からも自分に合った企業であるかどうかが判断しやすくなるメリットがあります。

採用管理システムで履歴書の保管も採用工数の削減も実現可能！

履歴書は法的に保存義務のある書類ですが、個人情報が含まれており、紙媒体のままで管理すると紛失や情報漏えいのリスクがあります。そこで、履歴書をデータ化すれば管理が簡単です。可能であれば求職者に、データ化された状態で履歴書を送ってもらい、社内でもデジタル的に管理を行うのがおすすめです。

採用管理システムは、履歴書データの保管に役立つだけでなく、採用の工数を大きく削減し効率化を実現します。書類選考、応募者への連絡、日程調整など、採用に関わる作業を採用管理システムで自動化し、ぜひスムーズな採用活動を実現しましょう。

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