販売管理システムのメリット・デメリットを解説

企業の情報を一元管理して生産性を向上させるには、メリットの多い販売管理システムの導入がおすすめです。販売管理システムをうまく運用すると、コストの削減やエラーの抑制にもつながるため、近年、多くの企業が導入を検討しています。販売管理システムの導入によって企業が得られるメリットとデメリットには、どのようなポイントがあるのでしょうか。

本記事では、販売管理システムの導入を検討している企業の担当者の方に向けて、販売管理システムのメリットやデメリットを紹介します。本記事を読んで、メリットをより享受できる効果的なシステムの導入と活用を目指しましょう。

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販売管理システムとは？

販売管理システムとは、企業が扱う商品とお金の流れを一元的に管理するシステムです。企業がこのシステムを導入すると、企業活動の受注から入金まで、一連の流れを可視化して把握できるようになります。

例えば、販売管理システムを導入すると、顧客から受けた注文の在庫状況を即座に確認し、出荷指示を出せます。また、請求書の発行や売上の集計なども、システム上で自動処理が可能です。そのため、経営者は月次や年次の売上推移を簡単に確認できるようになり、商品ごとの利益率を把握して経営判断に生かせます。さらに、販売管理システムには、在庫や仕入れ管理の機能も備わっているため、適切な在庫水準の維持や、効率的な発注計画の立案も可能です。

このように、販売管理システムは、企業の業務効率化と収益性向上に大きく貢献できるツールです。

販売管理システムのメリット

企業が販売管理システムを導入すると、さまざまなメリットが得られます。ここでは、販売管理システムを導入するメリットを4つ見ていきましょう。

販売管理業務の効率化

販売管理システム導入のメリットの一つは、販売管理業務が効率化できることです。

従来の販売管理業務は、担当者が手作業で情報を管理していました。この業務には日々さまざまな伝票処理やデータ入力が伴うため、担当者は作業に膨大な時間を費やしていました。

しかし、販売管理システムを導入すると、商品情報や価格、在庫状況などをシステムに登録しておくだけで、必要な時に必要なデータを呼び出せるようになります。そのため、伝票や請求書、複雑な書類作成などの事務作業が効率化され、担当者の業務負担を軽減してくれます。また、書式やフォーマットも自動で統一されるため、事務作業が簡単に効率よく行えることも大きなメリットです。

ヒューマンエラーの防止

担当者の入力ミスや記入漏れなどのヒューマンエラーを防止できることも、販売管理システムを導入するメリットの一つです。

担当者の手作業でデータの入力や管理を行うとヒューマンエラーが起こりやすく、間違ったデータが保存されたり、取引内容のエラーによって顧客の信頼関係を損なったりするケースも少なくありませんでした。

しかし、販売管理システムを導入すると、システムが自動でデータ処理や管理、照合作業などを行ってくれます。具体的には、システムが在庫数と発注数の管理を一元化して過剰発注や在庫切れを防ぐなど、数字の整合性を保ちながらエラーを防いでくれます。

このように、販売管理システムを導入すると、ヒューマンエラーによるミスを防ぐだけでなく、業務の質の向上も期待できるでしょう。

コストの削減

効果的なコスト削減ができることも、企業が販売管理システムを導入するメリットの一つです。

従来の販売管理体制では、繁忙期に事務作業が増加して残業が増えるなど、人件費のコストが増加していました。

しかし、販売管理システムを導入すると、情報のデータ化や業務の自動化により、事務作業の負担が大きく軽減され、人件費の削減が可能になります。さらに、システムが商品の需要・在庫予測を行うことで、商品の保管コストを削減し、適切な在庫水準を保ちやすくなる効果も期待できます。

そのため、企業は人的・在庫コストの両面から販売管理システムのメリットを享受できるでしょう。

データの有効活用

企業が販売管理システムを導入するメリットには、データの有効活用ができることも含まれます。

従来の販売管理方法では、販売データの入力や管理は、紙や自社内のプラットフォームを利用して行われていました。担当者が手作業で入力や管理を行うので、データの集計に時間がかかりやすく、タイムリーなデータの活用が難しいことが課題でした。

販売管理システムを導入すると、その日の売り上げデータや在庫情報などをリアルタイムに可視化できます。そのため、企業全体で情報を素早く共有でき、スピード感ある経営判断と企業活動が可能になるでしょう。

販売管理システム導入のデメリット

メリットの多い販売管理システムですが、デメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、企業が販売管理システムを導入するデメリットを3つ見ていきましょう。

導入に一定のコストが必要

販売管理システムの導入のデメリットの一つに、一定のコストが必要なことがあります。

販売管理システムの導入方法には大きく分けて2つの方法があります。一つ目はベンダーが提供するサーバーをオンラインを介して使用する「クラウド型」で、二つ目は自社でサーバーやネットワークを構築して使用する「オンプレミス型」です。

クラウド型の導入費用は月額費用のため比較的安価ですが、オンプレミス型は初期の導入コストが高額になりがちです。しかし、どちらを選んだ場合も、システムの導入には一定のコストが必要なため、企業の従業員数や長期的なコスト試算も視野に入れ、予算に合ったシステムの選定を行いましょう。

業務の流れが大幅に変わる

業務の流れが大幅に変わる可能性があることも、販売管理システムを導入するデメリットの一つです。

販売管理システムを導入する際は、混乱を防いで早くシステムの活用に慣れるためにも、新しい業務の流れを従業員に周知しておくことが大切です。新しい業務マニュアルを配布したり、必要に応じてトレーニングを行ったりするなど、従業員の理解度に合わせた対応を行いましょう。

そのため、サービスを選定する際は、操作性が優れているシステムや、ベンダーの手厚いサポートを受けられるシステムを選ぶと安心でしょう。

システムを管理できる人材が必要

システムを管理できる知識を持った人材が必要なことも、販売管理システムを導入するデメリットの一つです。

企業に販売管理システムを導入すると、運用やメンテナンスの管理が必要です。特に、オンプレミス型のシステムを導入した場合、システムの不具合や、設定変更に対応できる知識を持つIT担当者を設置しておく必要があります。自社内にITに詳しい従業員がいない場合、将来的なシステムの維持や管理が困難になり、運用に影響が出てしまう可能性も少なくないでしょう。

このデメリットを払しょくする選択肢の一つが、クラウド型システムの導入です。クラウド型は、システムの導入時に自社で機器やソフトウェアを購入したり、設置したりする必要がありません。また、定期的なシステムメンテナンスや障害発生時の復旧作業などは、クラウドサービスのベンダーが対応してくれます。そのため、自社内にIT担当者を設置しなくても、効果的な販売管理システムの活用が可能です。

まとめ

販売管理システムを導入するメリットには、販売管理業務の効率化や、ヒューマンエラーの防止、人件費や倉庫保管費のコストの削減などがあります。他にも、データの有効活用によるスピード感ある経営判断や、企業活動の実現が可能です。

企業に販売管理システムを導入する際は、導入コストや業務の流れの変化、システムの管理者の設置をするか否かなどを検討しながら、総合的な導入判断を行うことが大切です。そのため、システムの選定を行う際は、無料体験サービスや資料請求などを行い、自社に合ったサービスの比較・検討を行いましょう。販売管理システムサービスを複数比較したい方は、こちらの記事を参考にするのもおすすめです。

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