オンライン秘書でコスト削減！　得られる効果や活用例とは？

リモートワークの普及や働き方改革の推進などにより、オンライン秘書を導入する企業が増加傾向にあります。一方で、オンライン秘書の導入を検討しつつも、利用にかかるコストがネックになって、導入をためらっている企業も少なくありません。

しかしオンライン秘書を導入すれば、コスト削減につながる可能性が高いです。オンライン秘書を導入すると、具体的にどのようなコストを削減できるのでしょうか。

本記事では秘書の採用にかかるコストの内訳や、オンライン秘書の導入で得られる効果、オンライン秘書を利用したコスト削減の活用例を解説します。オンライン秘書を導入すると、コスト削減に加えて、さまざまな効果が期待できます。サービスの利用を迷っている方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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秘書の採用にかかるコストの内訳

まず自社で秘書を採用する場合、どのようなコストがかかってくるのかを見てみましょう。

求人広告費

秘書を採用する際にかかるコストの一つが求人広告費です。

人材を採用する際は、自社が求人を行っていることを求職者に知らせるために求人広告を出すことになります。その際にかかってくるのが求人広告費です。

どの程度の費用がかかるかは、掲載する媒体にもよりますが、知名度の高い求人サイトに掲載するとなると、数十万円から数百万円かかることも珍しくありません。また求人広告を一度出したからといって必ずしも求める人材が集まるとは限らず、何度も費用がかかってしまうこともあります。

これに加え、広告管理や応募者管理などを行うために人件費がかかる他、人材紹介会社を利用する場合は手数料もかかってきます。説明会の実施や採用案内のパンフレット制作を行う場合は、さらにコストが必要になるでしょう。

選考・面接にかかる費用

秘書を採用する際は、選考・面接にも費用が発生します。

選考・面接で主にかかる費用は採用担当者の人件費です。既存の社員が行うため、新たにコストが発生するというわけではありませんが、通常業務に加えて採用活動に必要な業務が発生します。業務負担が増大して残業の必要が出てくることも珍しくないので、残業代が発生してしまうこともあるでしょう。

教育にかかる費用

秘書を採用する場合、教育にもコストが発生します。

教育にかかる費用は採用人数や採用方法、採用した人材のスキル、実施する研修内容などによっても異なりますが、自社の即戦力として活躍してもらうためには、ある程度まとまった費用の発生を見込まなければなりません。十分な教育を行わないと、早期離職につながる可能性も高くなってしまいます。

採用失敗の損失

費用をかけて秘書を採用できても、採用に失敗すると損失が生じてしまいます。

人材の採用は企業の運営に欠かせない投資の一つです。しかし採用しても期待する働きをしてもらえなかったり早期離職になったりしてしまうと、採用するまでにかけた費用は損失となります。加えて、再度人材を確保しなくてはならなくなるため、さらにコストがかかってしまいます。

オンライン秘書を導入すると得られる効果

オンライン秘書を導入して得られる3つの効果をご紹介します。

コスト削減につながる

オンライン秘書を導入して得られる効果の一つは、コスト削減効果です。

前述した通り、秘書を採用するには多くの費用がかかります。加えて、採用後は給与や手当などの人件費も発生します。

しかしオンライン秘書なら、採用にかかるコストや人件費は必要ありません。利用料金はかかりますが、必要に応じて利用でき、無駄なコストが発生しないので、大幅なコスト削減を実現しやすいです。

主業務に集中できる

オンライン秘書を導入すると、社員が主業務に集中できる効果も期待できます。

オンライン秘書は、秘書業務だけでなく総務や経理、人事など、各部署のノンコア業務への対応が可能です。これまで社員が行っていたノンコア業務をオンライン秘書に任せることで、各社員は主業務に注力できるようになるため、業務効率や生産性向上が期待できます。

教育の手間がない

教育の手間を省けることも、オンライン秘書導入によって得られる効果の一つです。

人材を採用して教育を行う際、費用だけでなく時間や労力もかかってきます。しかしオンライン秘書を導入すると、依頼した業務に合わせて一定のスキルを持った人材を手配してもらえるので、自社で教育を実施する必要がありません。

自社の方向性などの情報共有や、依頼する業務内容のすり合わせに時間をかける必要はありますが、社員の人材育成を行うのと比べると、大幅に時間も手間も削減できるでしょう。

オンライン秘書を利用したコスト削減の活用例

オンライン秘書の導入はコスト削減につながる可能性が高いですが、具体的にどのようにコスト削減につなげられるのかイメージできない方もいるでしょう。ここからはオンライン秘書によるコスト削減の活用方法を、具体例を挙げながらご紹介します。

秘書業務

秘書業務をオンライン秘書に依頼する場合、スケジュール調整やアポイントメント管理の他、出張時のホテル予約や航空券手配、会食会場の予約などを任せられます。加えて、お礼状やお詫び状の作成、贈答品の手配といったさまざまな雑務を依頼することも可能です。

日々発生するノンコア業務をオンライン秘書に依頼することで、役員や社員は自身が行うべき主業務に専念できるでしょう。

総務業務

総務業務をオンライン秘書に依頼する場合、書類のデータ整理や備品管理、会議の手配、社内報の作成、役所関係の手続きや申請書類の作成などを任せられます。

総務は企業が円滑に事業を運営するために必要な細々した業務を行わなくてはならず、対応する範囲も広いため、担当者の負担が大きくなりやすいです。オンライン秘書を活用することで、手が回っていないノンコア業務を代行してもらえるので、社員は重要度が高い業務に集中できるでしょう。

経理業務

経理業務をオンライン秘書に依頼する場合、請求書作成や帳簿の記帳、会計ソフトへの入力、売上管理、入金管理、支払い確認、経費精算などを任せられます。

専門性が求められる経理を行う人材は、人材確保が難しい傾向にあります。コストを抑えてスキルや知識が豊富な人材を確保できるオンライン秘書は、経理業務での活用に適していると言えるでしょう。

また正確性が求められる一方で、業務量が膨大になりやすい傾向があります。一人の社員の負担が大きくなるとミスも発生しやすくなりますが、オンライン秘書を利用して社員の負担を軽減すると、ミスが起こりづらくなり、生産性向上も期待できます。

人事業務

人事業務をオンライン秘書に依頼する場合、採用時の応募者対応や、面接・選考日程の調整、研修・セミナーの手配、資料作成、勤怠管理、入社・退社時の社会保険の手続きなど、あらゆるノンコア業務を代行してもらえます。

人事業務は期日が厳格に決まっている業務が多いため、ある程度の労働力が必要です。しかし経験や知識も欠かせない業務なので、人材の確保に苦戦してしまう企業は少なくありません。

オンライン秘書を利用すれば、経験豊富でノウハウも熟知した人材が即戦力として業務代行を行ってくれるため、業務効率化につながり、コスト削減が目指せるでしょう。

まとめ

社員や派遣社員を採用するには、採用から人材育成まで多くの費用がかかる上、採用に失敗するとさらなる損失が発生してしまいます。オンライン秘書は利用料金がかかるものの、採用や人材育成にかかるコストも採用失敗による損失も抑えることができるため、コスト削減につなげやすいです。コストを抑えながら業務効率化や生産性向上を目指したい企業の担当者の方は、オンライン秘書の導入も検討してみてはいかがでしょうか。

こちらのページではオンライン秘書サービス10選の比較や、オンライン秘書導入時の注意点などを詳しく解説しています。オンライン秘書の導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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