オンライン秘書サービスが怪しいって本当？自社に適した選び方を解説

テレワークの普及やITツールの多様化、また人手不足の現状から「オンライン秘書」を導入する企業は増加傾向にあります。一方で「オンライン秘書は怪しいのでは？」という意見もあり、導入をためらっている企業も多いでしょう。

結論をいえば、オンライン秘書は怪しいサービスではありません。しかしポイントを押さえてしっかり選ばなければ、期待する効果が得られず損失になるケースも考えられます。

この記事では、オンライン秘書がどのようなサービスか、また概要と選び方のポイントを解説します。サービス選びの参考にしてください。

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オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、秘書業務をオンラインで依頼できるサービスのことです。別名、「オンラインアシスタント」「事務代行」などとも呼ばれています。

秘書といえばスケジュール管理や、出張・会議などのセッティングが主な仕事だと思われがちです。しかしオンライン秘書の場合は、従来の秘書業務に限定せず、さまざまなバックオフィス業務を引き受けてもらえます。

例えば、データ入力や書類作成などの一般事務、一般的な問い合わせ電話やメールの対応、営業事務などもオンライン秘書の業務のうちです。

オンライン秘書が怪しいといわれる理由

前項で解説したように、オンライン秘書の仕事は一般的な事務仕事に近いものばかりです。にもかかわらず、オンライン秘書が怪しいといわれてしまうのは、なぜなのでしょうか。その理由には次のようなものがあります。

新しいサービスで漠然とした不安があるから

オンライン秘書はサービスとしての歴史が浅く、注目されつつあるとはいえ認知度はまだ高くありません。また、評判や口コミを調べても、信頼性の不明なサイトやSNSの偏った意見が多く見られるため、実態の分からない不安感から「なんとなく怪しいかも」というイメージになっている可能性があります。

実際には、オンライン秘書は怪しいサービスではありません。口コミは参考程度にして、トライアルの利用などで事前の不安を解消しておくことをおすすめします。

スキルがある人がアサインされるか分からないから

オンライン秘書を契約する際は、事前にスタッフのスキルチェックができません。従って残念ながら、スタッフのスキルが期待するほどではなかった、ということもあるのが現実です。

実際に利用した企業が「満足度が低かった」と判断した場合、怪しいサービスだと思われているかもしれません。こうしたミスマッチは、希望する業務に適したスキルを保有する人材が在籍するサービスを利用することで回避できます。トライアルでスキルや相性をチェックすることも大切です。

オンライン秘書に依頼できる業務

オンライン秘書サービスでは、さまざまな業務を依頼できます。その範囲は従来の秘書業務を超え、オンラインで完結する多くの業務をカバーしています。

以下はオンライン秘書サービスで利用できる業務の一覧です。

	特徴	業務例
秘書	従来どおりの秘書業務。経営者、役員のサポート業務が主な仕事。	・スケジュール管理 ・出張時の交通機関・宿泊先の手配 ・電話・メール対応 ・各種問い合わせ ・会食の手配
一般事務	各部署で発生する基本的な事務作業。オンラインでできることに限られるが、業務内容は多岐にわたる。	・データ入力・集計・整理 ・資料作成 ・在庫管理 ・電話・メール対応 ・受発注業務
営業事務	顧客リサーチやアポイントメントなどの、営業に関連する細かな業務。 営業の中でも雑務をアウトソーシングすることで、自社の社員が営業活動に注力できる。	・営業リスト作成 ・商談調整 ・顧客リサーチ、分析 ・KPI管理 ・契約確認
総務	企業運営が滞りなく行われるための環境整備に該当。 オンライン秘書に依頼する仕事は、属人性が少なくアウトソーシングしやすいものを選ぶとスムーズ。	・名刺作成 ・データ入力 ・備品手配 ・物品管理 ・社内報作成
経理	オンライン秘書の中で特に需要が高まっている。専門知識や資格保有者が在籍しているサービスもあり、外注するメリットも大きい。	・請求書、見積書の作成 ・経費精算 ・売上管理 ・決算書・事業計画書の作成 ・財務支援業務
人事・採用	採用活動に関わるさまざまな業務をオンライン秘書に依頼可能。 アウトソーシングにより業務効率化や人件費削減が目指せる。	・求人票の作成 ・応募者対応 ・人事評価のフォーム作成 ・入社手続き ・育成セミナー研修
マーケティング	SNS運用やWebマーケティングなどの専門知識を持ったスタッフが対応。 マーケティング会社よりも気楽に依頼できる。	・SNS運用代行 ・ECショップ運用管理 ・Webデザイン ・広告運用 ・画像編集

オンライン秘書を利用するメリット

オンライン秘書の利用には、次のようなメリットがあります。

採用コスト・人件費を削減できる

専門のスキルや知識を持ったオンライン秘書に依頼すると、自社で資格や知識を保有する人材を採用・育成するコストがかかりません。

繁忙期だけオンライン秘書を利用することで、人件費を最適化できるなど、自社にあわせた利用が可能です。

コア業務に注力できる

事務作業や雑務をアウトソーシングすることで、自社の従業員がコア業務に集中できるようになります。

オンライン秘書に依頼することで、雑務に追われて本来の業務に時間を割けない、といったような課題を解消し、より効率良く業務を振り分け、高い生産性を維持できるようになるでしょう。

導入スピードが速い

人材が必要になった場合、サービスにもよりますが、オンライン秘書なら最短3日程度で導入が可能です。

自社で採用を行った場合は、数週間～数カ月かかってしまいます。さらに即戦力が採用できるとは限りません。知識や技術を持ったスタッフを短期間で導入できるオンライン秘書は「今、人材が足りない」という問題を解決できる手段です。

オンライン秘書を利用するデメリット

オンライン秘書の利用にはデメリットもあります。あらかじめ確認し、対応策を知っておきましょう。

オフライン業務が依頼できない

オンライン秘書は、オンラインで実施可能な業務しか依頼できません。

例えば、書類のファイリング、紙の請求書の処理など、雑務でもオフラインの業務が必要になる場合は、自社へスタッフが出社して業務に当たることになります。即戦力の協力を得たくても、オンライン秘書ではカバーできないのが難点です。

ただし、スタッフが自社へ出社して業務に当たるサービスもあります。

自社にノウハウが蓄積されない

オンライン秘書に依頼する業務に関しては、社内にノウハウが蓄積されないため、自社従業員の知識や経験につながりません。そのまま業務を外注し続けていると、いずれ内製化するときに困ることになるでしょう。

オンライン秘書に依頼する業務については、部分的に社内でも関われるようにする、社内の人材と分担するなど工夫が必要です。

コミュニケーションが取りにくい

オンライン秘書とのやり取りは、基本的にはテキストベースで行われるため、認識の齟齬が生まれたり、細かなニュアンスが伝わらなかったりしやすい面があります。

また、オンライン秘書は自社の従業員ではないため、企業文化や企業風土も伝わっていません。社内でのやり取りと違い、ていねいなコミュニケーションを要する場面も出てくるでしょう。

自社に適したオンライン秘書サービスを選ぶときのポイント

オンライン秘書サービスは、自社や必要としている人材の種類に合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、自社に適したオンライン秘書サービスの選び方を解説します。

業務範囲

依頼したい業務を受けてもらえるかどうかは、必ず確認しなければなりません。そのために、自社では何を依頼したいのかを洗い出しておく必要があります。今オンライン秘書に依頼したい作業だけではなく、幅広い業務に対応可能なサービスでは、今後別の業務を依頼することも可能です。

また、忙しい時期だけ利用したい場合など、ニーズにあった利用ができるかどうかも確認しておいた方が良いでしょう。

セキュリティ対策

オンライン秘書の業務では、機密情報や個人情報を取り扱うこともあるため、セキュリティレベルの確認が欠かせません。プライバシーマークや情報セキュリティマネジメントシステムを取得できているかどうか、チェックしておくと良いでしょう。

その他、アクセス管理やウイルス対策についての規定はあるか、秘密保持契約が締結できるか、外部記録媒体の取り扱いなど、不明な点があれば事前の問い合わせが必要です。

時間外・緊急対応

業務時間外に発生した依頼への対応が可能かどうかは、オンライン秘書サービスによって違います。突発的な業務が発生しやすい場合は、柔軟に対応してもらえるサービスを選ぶ必要があります。

時間外の対応が可能な場合は、追加料金の有無、金額、緊急時の連絡先などを事前に確認しておきましょう。事前の確認が不十分だと、いざというときに連絡がつかない、追加料金が高額化する、といったことも考えられます。

サービス品質

オンライン秘書サービスの品質については、実績や評判などを確認しておくと良いでしょう。業務の正確さだけでなく、レスポンスの速さなど、オンラインならではのポイントにも注目すると判断しやすくなります。

ただし、オンライン秘書サービスの口コミは、必ずしも信頼度が高いとはいえません。可能であればトライアルやお試し期間があるサービスを利用し、感触を確かめてみることをおすすめします。

費用対効果

オンライン秘書の費用や業務内容は、サービスによって異なります。導入時には複数のサービスを比較し、費用の削減や業務内容の効率化といった複数の観点から、期待する効果が得られそうなサービスを利用しましょう。

導入後には、実際にどれくらいの業務効率化につながったか、どの程度の費用削減効果があったかなど、さまざまな効果を測定することも大切です。

稼働の安定性

オンライン秘書として安定的に稼働できるかは、仕事のスムーズな進行に関わる大きな問題です。アサインされたスタッフが急に休んだ場合に、どのような対応をしてもらえるか確認しておきましょう。

例えば、急な休みの際は業務を他のスタッフへ引き継ぐことができるサービスもあります。一方、個人のオンライン秘書の場合、休むと業務が滞る可能性があることも視野に入れておかなくてはなりません。料金も加味しながら条件の合うオンライン秘書を探しましょう。

まとめ

オンライン秘書は、まだ業務効率化の分野では新しいサービスで、怪しいという声も確かにあります。しかし実際には、社内業務の一部を必要なときにアウトソーシングできる、利便性の高いサービスです。上手に利用すれば、社内の人材をコア業務に集中させ、効率化を図ることができるでしょう。

以下のページでは、おすすめのオンライン秘書サービスを複数紹介しています。それぞれの特徴やメリットについて解説があり、自社に必要なオンライン秘書サービスを見つけやすくなっているので、ぜひ参考にしてください。

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