オンライン秘書とオフィス秘書の違いは？　どちらに依頼すべきか解説

【監修】株式会社ジオコード　管理部長
小島伸介

株式会社ジオコード入社後、Web広告・制作・SEOなどの事業責任者を歴任。
上場準備から上場まで対応した経験を生かし、サービス品質の改善を統括する品質管理課を立ち上げ。その後、総務人事・経理財務・情報システム部門を管掌する管理部長に就任。

さまざまな会社がオンライン秘書サービスを提供している今、導入する企業も増えてきました。オンライン秘書の導入を検討している企業の担当者の方の中には、「オンライン秘書とオフィス秘書のどちらにすれば良いのだろうか」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事ではオンライン秘書が注目されている理由やオンライン秘書とオフィス秘書の違い、オンライン秘書に依頼できる業務内容などをご紹介します。オンライン秘書もオフィス秘書もそれぞれ良い点があるため、一概にどちらが良いとは言えません。オンライン秘書の利用が向いている方の特徴とオフィス秘書の利用が向いている方の特徴もまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

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【2024年最新比較表あり】おすすめのオンライン秘書サービス10選！　メリットや選ぶ際のポイントを紹介

この記事の目次はこちら

オンライン秘書が注目されている理由
オンライン秘書とオフィス秘書の違い
- オンライン秘書
- オフィス秘書
オンライン秘書とオフィス秘書どちらにすべき？
オンライン秘書に依頼できること
まとめ

オンライン秘書が注目されている理由

近年オンライン秘書が注目されている理由の一つは、オンライン秘書が人材不足の課題解消につながるからです。

帝国データバンクが実施した「2024年度の業績見通しに関する企業の意識調査」では、業績低迷の原因として39.4％の企業が人手不足を挙げており、原油・素材価格の動向を抑えてトップの原因となりました（※1）。また同社が実施した「人手不足に対する企業の動向調査（2024年4月）」では、正社員不足と感じている企業は51.0％、非正規社員の不足を感じている企業は30.1％という結果になっています（※2）。

このように、人材不足は多くの企業が抱える重要な課題です。しかしスキルの高い人材の雇用は容易ではない上、採用にはコストも労力もかかるため、経験豊富で専門性の高い人材に業務を依頼できるオンライン秘書に注目が集まっていると考えられるでしょう。

また働き方改革やコロナ禍の影響によるリモートワークの普及によって、多様な働き方をする人が増えてきたことも、オンライン秘書が注目されている理由の一つです。出社の必要がないオンライン秘書は子育て中の方や介護中の方でも、経験やスキルを生かして働くことができます。新たな働き方としてオンライン秘書を選択する人が増えたことで、オンライン秘書サービスも続々と登場しています。

人手不足を解消したい企業のニーズと、多様な働き方を実現したい労働者のニーズがマッチしているオンライン秘書は、今後も普及していくと考えられるでしょう。

※1 参考：株式会社帝国データバンク情報統括部.「2024 年度の業績見通しに関する企業の意識調査」.
https://www.tdb-di.com/2024/04/sp20240423.pdf ,（2024-04-23）.

※2 参考：株式会社帝国データバンク情報統括部.「人手不足に対する企業の動向調査（2024年4月）」.
https://www.tdb-di.com/2024/05/sp20240502.pdf ,（2024-05-02）.

オンライン秘書とオフィス秘書の違い

オンライン秘書を利用するか、オフィス秘書を雇用するかを迷っている方もいるのではないでしょうか。自社に合った選択をするために、オンライン秘書とオフィス秘書の違いについて確認しておきましょう。

オンライン秘書

オンライン秘書は、インターネットを介して自社のノンコア業務を代行してもらえるサービスのことです。

秘書という名称が付いていますが、オンライン秘書に依頼できるのは秘書業務だけでなく、一般事務や営業事務、総務業務、経理業務、人事業務など多岐にわたります。オンライン秘書サービスには、企業での勤務経験やさまざまな専門性を持った多くの人材が登録しており、依頼する業務内容に合わせて適切な人材を手配してもらえるのが特徴です。

基本的にはオンラインでできる業務のみ依頼できますが、一部の業務では書類整理や発送手配などのオフライン業務も依頼できます。

オンライン秘書とオンライン事務の違い

オンライン秘書は前述した通り、秘書業務を始めとしたさまざまな業務を代行するサービスです。オンラインアシスタントとも呼ばれます。

一方、オンライン事務は一般事務を中心とした業務代行を行うサービスです。

オンライン秘書とオンライン事務に明確な違いはありませんが、オンライン秘書の方が対応できる業務の幅が広いと考えることができます。ただしオンライン秘書がオンライン事務代行と呼ばれることもあり、同義で使われているケースも多いです。

また一口にオンライン秘書といっても、サービスによって対応可能な業務範囲は異なるため、利用する際はどのような業務に対応しているのかを確認するようにしてください。

オフィス秘書

オフィス秘書とは、オンサイトで企業や個人が円滑に業務を行えるようにさまざまなサポートをするポジションのことです。

スケジュール管理や電話・メール対応、来客対応、出張や会食の手配など、業務範囲は多岐にわたります。企業や担当する個人の窓口となって対応しなければならないため、高いコミュニケーション能力が求められる仕事です。縁の下の力持ちとして企業や担当する個人を支えるので、オフィス秘書にはきめ細やかな配慮も求められます。

オフィス秘書は、オンラインで対応できる業務はもちろん、オフラインで行う業務も行う必要があります。

オンライン秘書とオフィス秘書どちらにすべき？

オンライン秘書とオフィス秘書はどちらにも利点があるため、一概にどちらが良いとは言えません。

オンライン秘書の利用が向いている方は、必要なときに必要なだけの業務を代行してもらいたい方におすすめのサービスです。繁忙期と閑散期がはっきりしているケースなど、特定の時期だけ人手を確保したい場合は、オンライン秘書を検討すると良いでしょう。データ入力だけ、書類作成だけといったように、特定の業務だけ依頼して、業務効率化を図りたい方にも、オンライン秘書はおすすめです。

また秘書業務以外の業務も依頼したい場合は、オンライン秘書が適しています。前述した通り、オンライン秘書サービスの多くは、秘書業務以外の業務にも対応しているため、自社のニーズに応じて柔軟な対応をしてもらうことが可能です。

加えて、採用や教育にコストや労力をかけられない方も、オンライン秘書の利用が適しているでしょう。オンライン秘書を利用する際、サービス提供会社に依頼したい業務を伝えると、業務に適した人材を手配してもらえます。一定レベルのスキルを持った人を手配してもらえるので、採用にも教育にもコストや労力がかかりません。業務のクオリティは手配された人材次第ですが、オンライン秘書であれば最初からある程度の実務経験がある人材に依頼できる可能性が高く、即戦力としての活躍も期待できます。

一方、オフラインでできる業務も依頼したい場合は、オフィス秘書の方が向いているでしょう。オフライン業務に対応しているオンライン秘書サービスもありますが、その対応業務は限定的です。オンサイトで働くオフィス秘書なら、来客対応を行ってもらえる他、会議や会食への同行も可能で、よりきめ細やかな対応が期待できます。英語が堪能な秘書なら、オンサイトでの通訳を依頼することもできるでしょう。

また秘書業務に専念してくれる人材を確保したいなら、オフィス秘書が適しています。ただし新卒採用や未経験者を採用した場合は、人材育成にはある程度の期間が必要です。

セキュリティ面を重視したい方も、オフィス秘書の方が向いているかもしれません。一概には言えませんが、オフィス秘書の方がリスク管理がしやすい傾向にあります。ただし近年は、セキュリティ対策を万全に整備しているオンライン秘書も増えてきています。

オンライン秘書に依頼できること

お伝えした通り、オンライン秘書が対応している業務内容は多岐にわたります。対応できる業務内容はサービスによって異なりますが、ここでは一般的にオンライン秘書に依頼できる業務について見ていきましょう。

秘書業務

オンライン秘書に依頼できる主な業務の一つが秘書業務です。具体的には、以下のような業務を依頼できます。

スケジュール管理
アポイント調整
メール対応
交通機関やホテルなどの予約手配
会食会場の予約手配
データ入力
議事録作成
資料作成
お礼状・お詫び状作成
お中元・お歳暮・贈答品手配　など

人事業務

人事業務もオンライン秘書に依頼できる業務の一つです。以下のような業務を依頼できます。

求人媒体選定
求人広告・求人票の作成
応募者対応
面接・選考認定の調整
セミナー・研修の手配
セミナー・研修の資料作成
勤怠管理　など

総務業務

オンライン秘書には、総務業務を依頼することも可能です。依頼できる業務の一例は、以下の通りです。

名刺作成
データ入力
備品発注
備品管理
社内報作成　など

経理業務

専門的な知識やスキルが求められる経理業務も、オンライン秘書に依頼できます。以下のような業務の依頼が可能です。

請求書作成
見積書作成
決算書作成
仕訳入力
売上管理
売掛・買掛管理
入金管理
経費精算
給与計算　など

営業のサポート業務

営業のサポート業務も、多くのオンライン秘書サービスが対応しています。依頼できる主な業務内容は以下の通りです。

データ入力
データ集計
問い合わせ対応
見積書作成
契約書作成
資料作成
アポイントメント調整
顧客のアフターフォロー対応
KPI管理
契約確認　など

マーケティング業務

オンライン秘書サービスの中には、マーケティング業務に対応しているサービスも多くあります。具体的に依頼できる業務内容は以下の通りです。

競合調査
市場調査
データ集計
メディア運営
構成作成
記事作成
記事編集
校正
コンテンツ更新
コンテンツ修正
SNS運用
メルマガ配信
レポート作成　など

クリエイティブ業務

専門性やスキルが必要なクリエイティブ業務も、オンライン秘書サービスなら専門知識を持った人材に依頼することが可能です。主に以下のような業務を依頼できます。

Webサイト制作
コーディング
デザイン制作
画像制作
動画制作
バナー制作
ホワイトペーパー制作　など

まとめ

オフィス秘書はオンサイトでさまざまな業務を担当してくれますが、固定費として人件費がかかり、秘書業務以外の業務には対応してもらえません。必要な分だけ業務を依頼したい方や、秘書業務以外の業務も依頼したい方、採用や人材育成にかけるコストや手間を軽減したい方には、オンライン秘書の利用がおすすめです。どのような業務を依頼したいのか、何を重視したいのかを考慮し、自社にオンライン秘書とオフィス秘書のどちらが合っているのかを検討してみましょう。

こちらのページでは、おすすめオンライン秘書サービスの比較やオンライン秘書の導入メリット、導入の際の注意点などを詳しく解説しています。オンライン秘書についてより詳しく知りたい方、利用を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。