オンライン秘書とは？　依頼できることや利用するメリット、利用時の注意点を解説

近年人手不足を解消する手段として、オンライン秘書を利用する企業が増えてきています。オンライン秘書とはどのようなサービスで、利用するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。

本記事ではオンライン秘書の概要や依頼できる業務、利用するメリットや利用に適した企業の特徴、利用する際の注意点などをご紹介します。人手不足にお悩みの方や業務効率化や生産性向上を目指したい企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、オンラインでさまざまなノンコア業務を代行してくれるサービスのことです。

オンライン秘書という名称が一般的ですが、オンラインアシスタントや事務代行と呼ばれることもあり、対応してくれる業務は秘書業務にとどまりません。人手が足りない業務を代行してもらうことで、コストを抑えながら業務効率化や生産性向上を図れます。

多くのオンライン秘書サービスでは、専門知識やスキルを持った人材を採用しています。業務に応じて適切な人材をアサインしてもらえるので、採用や教育の手間を省きながら、高品質な業務代行を行ってもらえるのが特徴です。個人事業主から中小企業、大手企業まで、事業規模にかかわらず利用が増加しています。

オンライン秘書に依頼できること

前述した通り、オンライン秘書にはさまざまなノンコア業務を依頼できます。オンライン秘書サービスによって依頼できる業務内容は異なりますが、ここではオンライン秘書に依頼できる代表的な業務をご紹介します。

秘書業務

オンライン秘書に依頼できる代表的な業務は秘書業務です。

主に以下のような業務に対応してもらえます。

• スケジュール管理
• アポイントメント調整
• 資料作成
• メール対応・管理
• お礼状作成
• ホテル・航空券予約
• 会食予約
• 翻訳　など

秘書業務では、担当する役員や社員のスケジュール管理や業務を行うために必要なさまざまな雑務を行ってくれます。オンライン秘書に依頼すれば、スケジュールやアポイントメントの調整には先方との細かなやり取りを任せられるため、コア業務に専念しやすくなるでしょう。

一般事務

オンライン秘書の多くは、一般事務にも対応しています。

一般事務で依頼できる主な業務は以下の通りです。

• データ入力
• 書類作成
• 電話・メール対応　など

一般事務は専門的なスキルや知識が求められる業務は少ないものの、さまざまな業務範囲に対応しなければならず、業務量も膨大になりやすい傾向にあります。オンライン秘書に依頼すれば、円滑に業務が行えるように、きめ細やかなサポートを行ってもらえるでしょう。

営業事務

オンライン秘書には、営業事務を依頼することも可能です。

主に以下のような業務を依頼できます。

• アポイント調整
• 資料作成
• 契約書・見積書・注文書作成
• 顧客管理
• 顧客対応
• 営業データ管理　など

営業活動は企業の売上に直結する重要な業務ですが、それにまつわるさまざまなノンコア業務に手を取られてしまうと、営業活動に集中できません。オンライン秘書に営業事務を依頼すれば、営業周りで発生する業務を支援してもらえるため、効率的な営業活動が行えるようになります。

人事

人事業務もオンライン秘書に依頼可能な業務です。

主に以下のような業務に対応しています。

• 求人媒体の選定・申し込み
• 求人広告作成
• 応募者管理
• 選考日程の調整
• 入社・退社手続き
• セミナー・研修手配
• 資料作成
• 勤怠管理
• 人事記録管理　など

オンライン秘書には、新卒・中途採用に関する業務から既存社員に関する業務まで、幅広い人事業務の依頼が可能です。企業を支える人材を管理する人事業務は、専門的な知識や期日を管理しながら迅速に業務を遂行する能力が求められますが、オンライン秘書なら人事業務経験が豊富なスタッフをアサインしてもらえます。

経理

オンライン秘書には、経理業務を依頼することも可能です。

主に以下のような業務を依頼できます。

• 仕訳入力
• 帳簿への記帳
• 請求書作成
• 請求書管理
• 売上管理
• 入出金管理
• 経費精算
• 給与計算　など

お金にまつわるさまざまな業務に対応する必要がある経理業務は、豊富な知識と経験が求められる業務です。経験者の人材確保に苦戦しやすい上、人材育成にも時間がかかりやすいため、人手不足に陥っている企業も少なくありません。また月末や年度末など、特定の期間に集中して業務負荷が増える傾向にあります。

オンライン秘書に依頼すれば、経験豊富な人材にスポット的に業務を依頼することもできるので、コストを抑えながら業務効率化が図れるでしょう。

マーケティング

オンライン秘書サービスの中には、マーケティング業務に対応しているサービスも多いです。

主に以下のような業務を依頼できます。

• リサーチ
• データ分析
• 顧客調査
• トレンド調査
• SNS運用
• 広告運用
• 資料作成　など

マーケティングに関する業務も専門的な知識が必要不可欠です。マーケティング代行会社に依頼する方法もありますが、オンライン秘書の方がコストを抑えやすい傾向にあります。

オンライン秘書を利用するメリット

オンライン秘書を利用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。4つのメリットをご紹介します。

本業に集中して取り組める

オンライン秘書を利用するメリットの一つは、本業に集中して取り組めることです。

企業では日々さまざまなノンコア業務が発生します。ノンコア業務は利益に直結しないものの、企業が円滑に事業を行い、売上を伸ばすためには欠かせません。しかし人手が足りずにノンコア業務に追われていると、本来行うべきコア業務に集中できなくなってしまうため、業績が悪化したり伸び悩んだりしてしまう可能性が高いです。

オンライン秘書を利用すれば、さまざまなノンコア業務を代行してもらえるので、社員が本業にしっかりと専念できます。業務効率化や生産性向上につながり、企業としての成長も促進できるでしょう。

オフィス秘書と比べて人件費を抑えられる

オフィス秘書と比べて人件費を抑えられることも、オンライン秘書を利用するメリットです。

オフィス秘書を雇用する場合、毎月の給与に加えて手当や社会保険料などの人件費が固定で発生します。業務量が時期によって変動する場合、閑散期にも一定の人件費がかかるため、無駄なコストが発生しやすいです。

オンライン秘書なら業務量に応じて依頼できるので、コストの無駄なく人材を確保できます。スポットでの依頼が可能なサービスもあるため、繁忙期など一時的な業務負担の増加にも対応可能です。

オンライン秘書の利用を検討しつつも、コストがネックになっている方もいるかもしれませんが、トータルで見るとコスト削減につながる可能性が高いでしょう。

採用・教育にかかる時間を削減できる

採用・教育にかかる時間を削減できることも、オンライン秘書を利用するメリットの一つです。

オンライン秘書を依頼すると、依頼した業務に応じて、一定のスキルを持ったスタッフをアサインしてもらえます。オンライン秘書サービスによりますが、スタッフの採用に厳格な基準を設け、高度な専門知識を持ったスタッフや大手企業での勤務経験を持つスタッフのみを採用しているサービスも多いです。

採用活動から人材育成までには膨大な時間と手間がかかりますが、オンライン秘書ならそれらを削減して業務を進められます。当然採用・教育にかかるコストの削減にもつながるため、人件費の削減と合わせて大幅なコスト削減が実現する可能性もあるでしょう。

業務の属人化を防げる

業務の属人化を防げることも、オンライン秘書を利用するメリットです。

人手不足に陥っている企業は、担当者が一人で業務を進めなければならないことが多く、業務の属人化が起こりやすいです。また経理や人事、マーケティングのように、専門性が求められる業務も、属人化が起こりやすい傾向にあります。

担当者がいる間は問題なく業務が進められるため、属人化が起こっていることに気付かないケースも多いです。しかし担当者が離職してしまうと、その業務に関するノウハウなども全て失われるので、業務に支障が出てしまい、最悪の場合は大きな損害を被ってしまうこともあります。

オンライン秘書に依頼すれば、業務が属人化してしまう恐れはありません。万が一担当していたスタッフが業務を離れる場合でも、適切に引き継ぎが行われるため、継続して業務を依頼できます。

オンライン秘書の利用に適した企業

ここからはオンライン秘書の利用が特に適している企業の特徴をご紹介します。

スタートアップ企業・ベンチャー企業

スタートアップ企業やベンチャー企業は、オンライン秘書の利用が適しています。

人材が限られているスタートアップ企業やベンチャー企業は、人材不足に陥りやすい傾向があり、一人の社員がさまざまな業務に対応しなければならないことも多いです。バックオフィス業務を行う人材を採用するにしても、採用活動や人材育成まで手が回らないケースも多いでしょう。

そこでオンライン秘書を利用すれば、ノンコア業務の代行を依頼できるため、社員がコア業務に集中できる環境づくりができます。採用や教育にかかる手間やコストを削減しながら業務を効率化できるので、業績アップも目指しやすいです。

人手が足りない企業

オンライン秘書は人手が足りない企業にも適しているサービスです。

少子高齢化の今、人材不足に悩む企業は少なくありません。人材を採用しようとしても、優秀な人材は引く手数多なため、高い採用コストをかけても、期待する人材が確保できないケースも多いです。

オンライン秘書を利用すれば、すぐに優秀な人材をアサインしてもらえるので、人手不足の解消につながります。長期的に依頼することも可能ですが、スポット対応が可能なオンライン秘書サービスなら必要なときに必要な分だけ依頼できるため、予算が限られている企業でも気軽に利用できるでしょう。

業務効率化のノウハウがない企業

業務効率化のノウハウがない企業にも、オンライン秘書の利用がおすすめです。

業務効率化を行うには、十分な人手に加えてノウハウも必要になります。業務経験が豊富で、専門性の高いスキルや知識を身に付けたスタッフを採用しているオンライン秘書サービスを利用すれば、効率的な業務の進め方を間近で学べるため、自社に業務効率化ノウハウが蓄積しやすいです。

「オンライン秘書を利用すると自社にノウハウが蓄積されない」と言われることもありますが、オンライン秘書と社員が協力して業務を行うことで、自社に業務効率化のノウハウを蓄積させることができるでしょう。

オンライン秘書を利用する際の注意点

最後にオンライン秘書を利用する際に押さえておきたい3つの注意点をご紹介します。

オフライン業務は依頼できない

原則として、オンライン秘書にはオフライン業務は依頼できません。

オンライン秘書という名称の通り、オンライン秘書が対応する業務はインターネットを通して行える業務が基本です。紙の書類整理や郵便物の発送、物理的な商品管理などは行ってもらえないため、これらの業務を依頼したいと考えている場合は注意が必要です。

ただしオンライン秘書サービスの中には、一部のオフライン業務にも対応しています。オンラインで行う業務に加えて、オフライン業務を依頼したい場合は、オフライン対応の可否を確認するようにしてください。

コミュニケーションはオンラインのみになる

オンライン秘書を利用する際は、コミュニケーションがオンラインのみになることを理解しておきましょう。

オンライン秘書との日々のやり取りは、基本的にチャットツールを使って行うことになります。文字だけで必要な情報を正確に伝えなければならないので、慣れていない方は不便に感じてしまうかもしれません。やり取りを行う際は、簡潔明瞭に伝えるよう意識することが大切です。ただし文章でのやり取りは履歴が残せるため、トラブルを防ぎやすい点はメリットと言えます。

必要に応じてビデオ会議などを行ったり、定期的な業務報告を行ってもらったりすれば、認識違いによるミスを防ぎやすくなるでしょう。

デジタルツールの導入が必要になる場合がある

場合によってはデジタルツール導入が必要なことも、オンライン秘書を利用する際に押さえておきたいポイントです。

前述した通り、オンライン秘書とのコミュニケーションはオンラインのみになるため、チャットツールやビデオ会議ツールなどのデジタルツールが必要になります。すでにデジタルツールを導入している場合は、既存のものを使える可能性が高いですが、導入の際はどのようなツールが必要になるかも確認しておきましょう。

まとめ

オンライン秘書を導入すると、社員の負担が軽減できるので、業務効率化や生産性向上につなげやすくなります。人手不足やノウハウ不足にお悩みなら、オンライン秘書の導入を検討してみると良いでしょう。

オンライン秘書はサービスによって対応可能な業務や強みが異なるため、導入する際は、複数のサービスを比較するのがおすすめです。こちらのページでおすすめのオンライン秘書サービス10選を比較してご紹介しているので、サービス選びの参考にしてみてください。

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