オンライン秘書が中小企業におすすめの理由とは？　活用方法や導入手順を解説！

オンライン秘書は、オンラインで秘書業務やさまざまな業務に対応してもらえるサービスのことです。個人事業主から大企業まで幅広く利用されているサービスですが、中でも中小企業は、オンライン秘書導入によって現在抱えるさまざまな課題を解決できる可能性があります。中小企業がオンライン秘書を導入すると、どのような効果が期待できるのでしょうか。

本記事ではオンライン秘書に依頼できる業務内容や中小企業にオンライン秘書がおすすめな理由、中小企業がオンライン秘書を活用する方法、導入までの流れを解説します。オンライン秘書の利用を検討している企業の担当者の方は、本記事を参考にして自社でのオンライン秘書の活用にお役立てください。

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オンライン秘書に依頼できる業務内容

オンライン秘書は秘書業務はもちろん、企業で発生するさまざまな業務に対応しています。サービスによって対応してもらえる業務内容は差がありますが、一般的に依頼できる業務内容は以下の通りです。

秘書業務	スケジュール調整・管理、電話・メール対応、航空券やホテルなどの手配、各種問い合わせ対応、翻訳・通訳
経理業務	請求書・見積書・決算書・事業計画書などの作成、仕訳入力、経費精算、売上管理
人事・総務業務	採用活動のスケジュール調整、応募者管理、応募者・内定者への連絡、セミナー・研修の準備、勤怠管理、給与計算
一般・営業事務	データ入力、書類・資料作成、発注業務、アポイント取得代行、データ集計、契約書などの確認
マーケティング業務	リサーチ、SNSアカウント管理・運用
Web関連業務	ECサイトの運用管理、受注管理、バナー制作、ランディングページ制作、動画制作

中小企業にオンライン秘書がおすすめな理由

オンライン秘書は多くの中小企業が抱えやすい課題の解決につながるサービスです。中小企業にオンライン秘書がおすすめな4つの理由をご紹介します。

採用にかかる手間を省ける

中小企業にオンライン秘書がおすすめな理由の一つは、採用にかかる手間を省けるからです。

人材を採用するためには、求人広告を出し、応募書類に目を通した上で、面接や選考を複数回行う必要があります。1人採用するだけでもかなりの時間と労力、コストがかかる上、採用した人材がミスマッチだったり早期離職したりしてしまうケースも少なくありません。

オンライン秘書であれば依頼したい業務に合わせて、サービス提供会社が最適な人材を選定し、素早く手配してくれます。採用にかかる手間はもちろんのこと、採用活動にかかるコストも抑えられる点は、中小企業にとって大きなメリットと言えるでしょう。

育成に時間を取られない

育成に時間を取られないことも、中小企業にオンライン秘書がおすすめな理由の一つです。

自社に合う人材をスムーズに採用できたとしても、スキルが十分でなければ育成に時間をかけなければなりません。

しかし、オンライン秘書ならすでに高いスキルを持った人材を手配してもらえるため、育成に時間がかからないのがメリットです。前述した通り、スピーディーに手配してもらえるので、急な離職や休職で人手が足りなくなりそうなときも、即戦力として活用できるでしょう。

人件費を最適化できる

人件費を最適化できることも、中小企業にオンライン秘書がおすすめな理由です。

自社で人材を雇用した場合、固定費として人件費がかかります。社会保険料や通勤手当なども含めると、一人採用するだけでも固定費の負担は増大してしまうでしょう。

しかしオンライン秘書なら、業務量に合わせて時間制でスタッフを手配してもらえます。「繁忙期だけ依頼する」「特定の業務にだけ代行してもらう」と必要に応じた利用が可能なため、コストに無駄が発生しづらいのが特徴です。

ノンコア業務を依頼できて職場全体の生産性が上がる

ノンコア業務を依頼することによって職場全体の生産性が上がることも、中小企業にオンライン秘書がおすすめな理由です。

前述した通り、オンライン秘書に依頼できる業務の多くは、ノンコア業務です。ノンコア業務は売上には直結しないいわゆる雑務と呼ばれる業務ですが、事業を運営するには欠かせない業務のため、ないがしろにはできません。しかし社員がノンコア業務に時間を取られてしまうと、コア業務が滞ってしまい、売上に影響が出てしまうでしょう。

スキルの高いオンライン秘書に依頼すれば、ノンコア業務を正確かつ迅速に行ってくれるので、社員はコア業務に集中できます。ノンコア業務による負担を軽減して業務効率化を実現できれば、社内全体の生産性が向上するため、業績アップも目指せるでしょう。

中小企業がオンライン秘書を活用する方法

事業が成長する一方で、さらなる拡大を目指した事業展開を行っている中小企業では、メインとなる事業の効率を上げ、安定性を高める必要があります。またそれと同時に、新たな製品開発に向けた資源配分や顧客満足度向上に向けた取り組みに注力することも大切です。

これを実現するには、今以上に社員がコア業務に集中できる環境を構築する必要があるでしょう。

中小企業がオンライン秘書を活用し、社員がコア業務に集中できる環境づくりを行う方法の一例をご紹介します。

• 書類作成や資料作成、発注業務などの営業支援をオンライン秘書に依頼し、営業担当は営業の質を向上させ、アポイントメントに注力できるようにして売上を伸ばす
• オンライン秘書に顧客アンケートの集計やデータ分析を依頼し、顧客満足度向上に向けたカスタマーサービスの改善に活用する

中小企業がオンライン秘書を導入するまでの手順

中小企業がオンライン秘書を導入するまでには、どのような手順を踏めばいいのでしょうか。導入までの流れをご紹介します。

依頼したい業務内容を精査する

オンライン秘書を導入するには、まず依頼したい業務内容を精査することが大切です。

コストを無駄にせず、効率良く業務を代行してもらうには、どのような業務をどの程度依頼したいのかを明らかにしておく必要があります。オンライン秘書サービスによって、得意とする業務も異なるため、ミスマッチを防ぐためにも、依頼したい業務内容や予想される工数の精査は欠かせません。

依頼したい業務が複数ある場合は優先順位を付け、優先度が高いものを依頼すれば、コストを抑えつつ業務効率化を実現できます。

オンライン秘書サービスを調べる

依頼したい業務内容を精査したら、オンライン秘書サービスを調べましょう。

オンライン秘書サービスによって特徴や強みが異なります。依頼したい業務が特定の業務の場合はその業務に強みを持つサービス、さまざまな業務を依頼したい場合は幅広い業務内容に対応してくれるサービスを選ぶと良いでしょう。

またサービスによって料金プランや業務品質、セキュリティの高さなども異なるので、それらも考慮した上で、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。

オンライン秘書サービスの会社と契約を交わす

利用するオンライン秘書サービスが決定したら、サービス提供会社と契約を交わします。

契約を交わす際は、契約期間やプラン内容・料金、守秘義務などをしっかりと確認しましょう。イレギュラーな業務が発生したときに対応可能かどうかも確認しておくと、万が一の際でも安心です。

オンライン秘書と業務内容のすり合わせを行う

契約が完了して手配されるオンライン秘書が決まったら、業務内容のすり合わせを行いましょう。

スムーズに業務に対応してもらうためには、業務を行う目的や流れ、業務に使用するツール、納期など、業務遂行に必要な情報をしっかりと共有しておく必要があります。情報共有が不十分では、求める対応と異なる対応をされてしまったり、業務が滞ったりする可能性もあるので、丁寧に業務内容をすり合わせしてください。

依頼する業務の性質によっては、定期的にミーティングを実施したり、進捗状況を報告してもらうように依頼したりすることで、スムーズに業務を進めてもらいやすくなります。

オンライン秘書の導入を開始する

業務内容のすり合わせが終わったら、いよいよオンライン秘書の導入開始です。

適宜オンライン秘書とコミュニケーションを取りながら、業務を進めてもらいましょう。円滑に業務を行ってもらうには、オンライン秘書の提案に耳を傾け、お互いが気持ち良く仕事をできるように配慮することも大切です。

まとめ

オンライン秘書は、採用や人材育成にかかる時間や労力の削減、人件費の最適化が図れるサービスです。オンライン秘書を中小企業が導入すれば、社員がコア業務に集中できるようになり、自社の生産性を向上させることができます。人手不足を解消したい企業、業務効率を高めたい企業の担当者の方は、オンライン秘書の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

こちらのページでは、おすすめのオンライン秘書の比較や、導入のメリット・注意点などを詳しく解説しています。人材不足にお悩みの中小企業の担当者の方は、ぜひ参考にして、オンライン秘書の導入をご検討ください。

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