介護施設における車両管理システム導入のメリットとは？選び方のポイントも解説

介護施設の送迎業務を効率化すべく、車両管理システムについて調べている担当者の方も多いのではないでしょうか。

介護施設の送迎業務を効率化させるには、車両管理システムの導入をおすすめします。送迎計画・ルートを自動作成したり、リアルタイムで送迎状況を把握したりすれば、空いた時間を利用者のケアに充てられます。また、危険運転を検知し、事故を未然に防げるでしょう。

介護施設での車両管理システムの導入には多くのメリットがあります。本記事では、介護施設における車両管理システム導入のメリットや選び方のポイントを解説します。

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車両管理システムとは？

車両管理システムとは、業務で使用する車両を効率的に管理し、管理担当者やドライバーの業務負担を軽減するシステムです。

介護施設の場合、業務を支援する以下のような機能が求められます。

• 送迎計画の自動作成
• 最適な送迎ルート作成
• 車両情報の管理
• ドライバーの運転傾向の分析
• 危険運転の検知

車両管理システムを導入すれば、車両を管理する担当者や運転手の業務効率を大幅に改善できる可能性があります。特に、送迎業務を支援する機能は、適切な送迎ルートの検討や送迎状況の把握、必要な車両台数の配備に役立ちます。

運転傾向の分析・管理もできるため、安全性の向上に役立つところも魅力です。

介護施設で車両管理システムを導入するメリット

介護施設で車両管理システムを導入する具体的なメリットは、以下の通りです。

• 交通事故の防止
• 送迎計画・スケジュール作成の効率化
• リアルタイムでの送迎状況の把握
• 利用者への満足度の向上
• 社員の満足度の向上

上記の通り、多くのメリットがあります。

交通事故の防止

車両管理システムを導入すると、速度やブレーキを計測・検知し、運転データとして記録に残せるため、危険運転の改善と日常的な安全運転を目指せます。

交通事故が起きると、社員や利用者、家族への損害賠償を請求される可能性があります。実際に、デイサービスの送迎車が電柱に衝突した事故では、約2,460万円の損害賠償が請求されました。

車両管理システムには、ドライバーが法定速度で走行しているか確認したり、急加速・減速した場合に注意したりする機能があります。管理者は運転データを活用して、社員に安全運転指導を実施できます。

利用者の自宅の位置や送迎ルートをマップ上でリアルタイムで確認できれば、運転に集中でき、事故防止につながるでしょう。

送迎計画・スケジュール作成の効率化

車両管理システムを導入すれば、効率よく送迎計画・スケジュールを作成できます。

一般的な介護施設では、利用者の自宅同士が離れていたり、曜日によって利用者が異なったりするため、毎日ルートを考えるのは時間がかかるものです。車両管理システムを導入すれば、必要な情報を入力するだけで最適な送迎計画を立てられるため、社員の負担を減らし、計画を作る時間の削減につながります。

また、送迎計画は利用者や送迎の距離以外にも、発着時間や送迎者の台数など、考慮すべき項目が多いため、主に土地勘や経験のある社員が作成します。対して、車両管理システムを活用すれば、送迎計画を立てた経験がない社員でも、簡単に送迎ルートを作成できるでしょう。

リアルタイムでの送迎状況の把握

車両管理システムを使えば、リアルタイムで送迎状況を把握できます。車両に搭載したGPSによって車両の位置を把握できるため、仮に災害や事故に遭った場合も迅速に場所を取得し、対応できるでしょう。

また、送迎業務では、当日の送迎キャンセルや交通遅延は避けられません。しかし、運行管理システムを導入すると送迎状況や現在地が電話なしで把握でき、不測の事態に陥った際にもスピーディーに対応できます。

さらに、多くのシステムで、送迎キャンセルが発生した場合の通知機能や、ドライバーや利用者へのリマインダー機能も搭載されています。送迎状況は端末上にメッセージや音声で通知されるため、運転を妨げず、安全に送迎業務を遂行できます。

利用者への満足度の向上

車両管理システムを活用し、効率よく送迎することで、利用者の満足度も上げられるでしょう。

送迎業務を効率化すると、空いた時間をレクリエーションの準備や職員ミーティングに充てられるため、サービスの質の向上につながります。効率的な送迎ルートによって利用者が必要以上に送迎車に乗らずに済む上に、ケアの時間を増やせるのです。

さらに、送迎システムを活用すれば各利用者の意向に配慮しながら送迎できます。例えば、座席区分や隣席条件、同乗者の有無を設定すれば、利用者の希望に沿った車内空間を作れるため、効率的な送迎をしつつ、利用者の都合にも配慮できます。

社員の満足度の向上

車両管理システムの導入によって業務が効率化されると、社員の満足度も上がります。システムをうまく活用すれば社員の業務量を削減でき、土地勘がない社員や新人社員の研修時の負担も軽減できるためです。

また、車両管理システムは、送迎実績表や運転日報を自動作成してくれます。今まで手書きで行っていた作業が自動化されるため、ドライバーの負荷が軽減されます。社員の残業時間を削減し、満足度を向上させる効果が期待できるでしょう。

介護施設で使う車両管理システムを選ぶときに確認すべきポイント

介護施設に車両管理システムを導入する場合のポイントは、以下の通りです。

• 詳細な条件を指定して送迎計画を作成できるか
• どのようにドライバーと連絡を取れるか
• 担当者が端末を操作できるか
• 車両情報・ドライバー情報・送迎記録の見える化ができるか
• 介護ソフトと連携しているか
• 無料トライアルができるか
• 長期的に利用できる料金か

選び方のポイントを押さえ、施設に合ったシステムを選びましょう。

詳細な条件を指定して送迎計画を作成できるか

車両管理システムを選ぶ際には、詳細な条件を指定して送迎計画を作成できるかどうかを確認しましょう。

条件設定は、ルート作成に大きな影響を与えます。車両管理システムで作成した送迎計画を変更する場合、車両管理や送迎計画を担当する社員の業務量が削減できない可能性があります。

利用者の住所や送迎ルートだけでなく、以下の条件も設定できるか見てみましょう。

• 利用者とドライバーの相性
• 車内レイアウト
• 乗降時間
• 危険ルートの回避
• 高速道路・一般道路の優先設定
• 往復設定

上記の他にも、実際の交通情報や道路状況などを考慮した、効率的なルート作成が可能かどうかもご確認ください。

どのようにドライバーと連絡を取れるか

車両管理システムを選ぶときは、ドライバーとの連絡方法も確認しましょう。多くのシステムにはドライバーとの連絡機能が搭載されており、ドライバーにメッセージを送信できます。特に一斉送信機能があるとドライバーと効率的にコミュニケーションが取れるため、送迎業務を円滑に遂行し、迅速に問題を見つけられるでしょう。

また、車両管理システムの中には、スマートウォッチでメッセージを受信でき、音声で返信できるタイプもあります。

担当者が端末を操作できるか

車両管理システムを導入する際には、システムを使う担当者が端末を操作できるかどうかも確認しましょう。社員の年齢層が高い場合、高性能なシステムでも複雑だったり見づらかったりすると、端末操作に不安が出る可能性があります。

車両管理システムや携帯端末を直感的に扱えるか、誰が使っても同じように送迎計画を作成可能かどうかを確認しましょう。操作画面が見やすく、簡単に操作できるシステムが送迎業務に適しています。

車両管理システムを選ぶ際には、実際に操作して使いやすさを判断するのをおすすめします。業務に必要な機能が搭載されつつ、操作がしやすいシステムを選びましょう。

車両情報・ドライバー情報・送迎記録の見える化ができるか

車両管理システムを選ぶポイントとして、車両情報やドライバー情報、送迎記録の見える化ができるかも挙げられます。車両情報とドライバー情報の詳細は以下の通りです。

• 車両情報
  • 車種
  • ナンバー
  • 登録番号
  • 車検・整備
  • 保険
• ドライバー情報
  • 免許の内容
  • ドライバー適性
  • 体調
  • 運転の傾向

送迎記録を見える化すると、送迎計画の改善やルート変更、乗車場所の変更につながる他、車両の稼働率・遅延の回数から車両台数の最適化も可能です。システムによっては、危険運転の頻度や速度超過の割合などを表やグラフで表示できます。

安全運転や事故防止を重視する場合は、ドライバーの運転傾向を分析し、レポートを自動作成や安全運転評価をしてくれるシステムが便利です。

介護ソフトと連携しているか

車両管理システムは、介護ソフトと連携できるサービスがおすすめです。連携できないシステムを導入すると、利用者情報を最初から入力する手間がかかってしまいます。車両管理システムと介護ソフトを連携すれば、利用者状況を入力する労力が省けます。介護ソフトの記録を連携すると、業務効率化や人的ミスの防止にもつながります。

また、介護ソフトと連携していないシステムの導入を検討する場合、利用者情報の登録にどのくらいの時間が必要かを把握しましょう。

無料トライアルができるか

車両管理システムを導入する前に、無料トライアルができるかも確認しましょう。無料体験を利用すると、操作感に問題がないか確かめられます。

無料トライアルでは、操作感と同時に必要な機能が搭載されているかどうかもチェックしましょう。可能な限り複数のシステムを体験利用し、多くのスタッフが使いやすいものを選んでください。

一度システムを導入すると、長期間の利用が想定されます。導入を検討しているシステムを使ってみて、自社に合うかどうかを判断しましょう。また、無料トライアル期間を過ぎると費用が発生するシステムもあるためご注意ください。

長期的に利用できる料金か

車両管理システムの導入に当たっては、長期的に利用できるか料金か確認しましょう。システムによっては、搭載機能や登録台数、利用者の人数などで金額が変わるため、維持コストがかさむ可能性があります。

また、無料のシステムや安価なシステムは使用できる機能が限定的になりがちです。データの保存期間が指定されている場合も多く、バックアップ取得に費用が発生することも珍しくありません。車両管理システムを選ぶ上で導入コストは非常に重要なため、料金の発生条件を忘れずにご確認ください。

まとめ

介護施設に車両管理システムを導入すると、業務の効率化や労働環境の改善につながります。送迎計画・ルートの自動作成やリアルタイムでの送迎状況の把握が可能です。職員の業務負担を減らし、空いた時間を利用者のケアに充てられるため、より質の高いサービスを提供できるようになるでしょう。

また、システムによっては速度超過や急発進・急ブレーキを検知し警告する機能も付いています。各ドライバーの運転傾向や危険挙動が記録され、データを基に安全運転指導も実施できます。

おすすめの車両管理システムに関しては、以下の記事もご覧ください。無料トライアル期間の有無や月額料金、各サービスの特徴、車両管理システムの選び方について、詳しく解説しています。

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