事務職の採用は適性検査SPIでミスマッチを減らそう

事務職は営業職や企画職などをサポートし、書類や請求書の作成を行う職種です。手がける業務は企業によって異なりますが、基本的には幅広く、正確性が求められます。

また、事務職は残業が少なくプライベートを充実させられることから、人気の職種でもあります。応募者が集まりやすい一方で、自社に適した人材が見つからないと悩む方もいるでしょう。そこでおすすめなのが、適性検査SPIです。

本記事では事務職の業務内容から、事務職の採用に役立つ適性検査SPIについて解説します。

事務職は営業や企画などをサポートする職種

事務職は営業や企画など、売上や営業に関する書類作成や処理などを行う職種です。手がける業務は企業によっても異なりますが、基本的には幅広く、仕事をスムーズに回せるように裏でサポートする役割を担っています。事務職は総合職や専門職よりも仕事の責任が軽いと思われがちですが、仕事を円滑に進めるためにはなくてはならない職種です。

事務職は人気が高い職種でもある一方で、自社の募集要項を満たす人材がなかなか見つからないと悩んでいる企業も多いかもしれません。中途採用であれば、即戦力となりうる人材を採用したいと考えるケースもあるでしょう。採用活動の際は、自社の事務の仕事や求める能力について、人事担当者がしっかり理解しておく必要があります。

事務職でも種類はさまざま

事務職といっても、一般事務や営業事務のようにさまざまな種類があります。求めている人材を見つけるためには、まずは各事務職についてしっかりと理解しておく必要があります。代表的な事務職として、以下のものがあります。

一般事務	事務職の中でも基本的な職種。オフィス内でパソコンを使用して、書類処理、データの作成を行うのが主な業務。電話対応、郵便物の仕分けなど、手がける業務は幅広いのが特徴。
営業事務	営業担当者のサポートをする仕事。請求書や社内会議の資料作成、受注データの入力などを行う。パソコンスキルやコミュニケーションスキルが求められる。
人事事務	採用や給与支払い、労務管理などを行う人事部をサポートする職種。具体的には入社手続きや退所手続き、給与計算などの業務を手がける。社内で働いている従業員の業務がメイン。
経理事務	会社で扱うお金の管理をする職種。基本的に仕事はオフィス内で行い、会社の管理や部門ごとの人件費、経費精算を行い、幅広い業務に取り組む。 ほとんどの会社では経理事務と会計事務が一緒になっている。
その他の事務職   ・総務事務 ・法務事務 ・貿易事務 ・学校事務 ・医療事務　など	業務内容はそれぞれ大きく異なるものの、基本的には書類作成や処理を行う。

事務職の業務内容

事務職は、基本的に以下の内容の業務を行います。

• 書類・請求書の作成
• データ入力
• 顧客対応
• 備品管理
• その他

事務職の基本的な業務である上記5つの業務について、詳しく解説します。

書類・請求書の作成

1つ目は書類や請求書の作成があります。パソコンを用いて書類作成をすることがほとんどなので、Word・Excelのパソコンスキルは必須です。書類・請求書の内容に間違いがないよう作成したり、分かりやすくファイリングして保管したりします。正確性はもちろん単純作業ではないため主体性や自分で考える力が求められる場面も多いです。

データ入力

2つ目はデータ入力です。書類やアンケートなど紙のデータを、パソコンに用意されたフォーマットに入力します。電話対応をしながら問い合わせ内容などをパソコンに入力することもあります。管理系部門であれば社員の個人情報の入力も行うことも。どのようなデータを記入するかは業界や携わる部門によって大きく異なりますが、速さと正確性、加えてブラインドタッチのスキルは必要です。

顧客対応

3つ目は顧客対応です。営業職や企画職は業務でオフィスにいないことが多々あります。不在の際に来客があったときは、事務職が代わりに用件を聞いたり会議室に案内したり臨機応変に対応します。顧客対応は会社のイメージに直結するため、基本的なビジネスマナーや社会人としての一般常識が必要になります。

備品管理

4つ目は備品管理です。主に社内で使用するペンやコピー用紙などの消耗品の在庫を切らさないように管理します。定期的に在庫を確認し、不足しないように発注します。また備品について社内から問い合わせがあれば対応します。

その他

その他にも社員のサポートを通して会社を支える業務は事務職の仕事です。例えば郵便物の発送手配や仕分け、会議資料の作成、押印処理、電話対応などがあります。

事務職に必要な能力

事務職が手がける業務は幅広く、さまざまな能力が求められます。その中でも特に求められるのが、以下の3つのスキルです。

• コミュニケーション能力
• 正確性
• パソコンスキル

それぞれの能力を詳しく解説します。

1. コミュニケーション能力

1つ目はコミュニケーション能力です。事務職は社内外の人と接する機会が多く、人をサポートするのがメインであるためです。どんなに書類の作成ができたとしても、コミュニケーション能力がないと周囲との信頼関係が築けず、円滑に業務を進められません。相手が必要としているものを先回りして提供できるのが理想です。普段から周囲とコミュニケーションをとり、周りを見る力は欠かせません。

2. 正確性

2つ目が正確性です。事務職では書類や請求書の作成をする機会が多く、間違っていると業務に支障をきたし、トラブルになる恐れがあります。単調な作業や責任の軽い仕事だとしても、業務を正確にこなせる事務員は重宝されます。特に事務職の中でも、営業事務や経理事務は正確性が求められる職種です。

3. パソコンスキル

3つ目はパソコンスキルです。一般事務の主な仕事である書類作成やデータ入力は、パソコンでExcelやWordといったソフトを使って行うため、事務職であれば基本操作はできることが前提です。

事務職の採用には適性検査でミスマッチを減らす

事務職の採用には適性検査がおすすめです。適性検査とは、職務を問わず、その人の仕事に必要な能力や人間性を客観的に判断したものです。適性検査は多くの企業で実施されており、近年は、8割以上の企業が適性検査や筆記試験を実施しているともいわれています。

適性検査にはさまざまな種類がありますが、いずれも基礎能力や本人の特性、将来への価値観を総合判断するのが基本です。書類、面談だけでは知るのが難しい特性である、コミュニケーション能力や責任感なども適性検査で把握できます。つまり、事務職の採用でミスマッチが起きている場合、適性検査で改善される可能性があります。

ここでは、適性検査を以下の2つに分けて解説します。

• 能力検査
• 性格検査

能力検査

能力検査とは、個人の知的能力や論理的思考力を検査するものです。事務職として働くにあたって、必要な能力が備わっているかを適性検査で測定します。

測定検査には複数の種類があり、以下のとおりです。

一般能力テスト	論理的思考力や正確さを測定するもの
設問A.B形式	Aでは言語に関する質問を行い、Bでは図形を用いた図形で得意分野を見極める。空間把握の速さや正確さ、判断力の検査
パワーテスト・スピードテスト	パワーテストは1問のボリュームが大きく、時間をかけて解くもの。スピードテストは簡単な問題を短時間で解いていく。高度な能力と作業の速さを測定
客観式・記述式	客観式では能力を測定する。記述式では拡散的思考能力や文章力を測定

どの能力検査を用いるかは、企業によって異なります。例として、正確性と速さを重視するのであれば、パワーテスト・スピードテストの導入がおすすめです。また、リーダーとなる人材を見つけるのであれば、設問A.B形式が適しています。求めている人材に合わせて、導入する能力検査を決めましょう。

性格検査

性格検査とは、本人の特性を把握するものです。性格検査には、以下の種類があります。

質問紙法	設問に対して「はい」と「いいえ」で答える検査方法。情緒面を検査するもの
投影法	曖昧な質問に対して答える検査方法。回答内容で本人の性格や人格を把握するもの
作業検査法	単純な作業を一定時間にわたって繰り返す検査方法。作業効率や集中力を把握するもの

性格検査の結果は一概にいい、悪いと判断できるものではありません。事務職といっても、職場の雰囲気や求めているポジションで求めている能力が異なるためです。また、入社後に本人の特性が変わる可能性は大きくあります。そのため、本人の可能性や職場の雰囲気を踏まえた上で、マッチする人材かを確認しましょう。

事務職の採用で適性検査の導入を検討してみよう

事務職は人気であるため、比較的応募が集まりやすい職種です。ただし、多数の応募が集まったとしても全員が自社に適しているわけではない上、採用できる人数は限られています。また、中にはすでに採用したものの、相性がイマイチと感じるケースもいるでしょう。その場合は、ミスマッチを防げる適性検査SPIを検討してみてください。

また、おすすめの適性検査サービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

【2024年】おすすめの適性検査サービス比較10選