請求書の保管期間はいつまで？　保管方法や保管するときのポイントを解説

商取引を行う際に発生する請求書には、法律で定められた保管期間があることをご存じでしょうか。請求書の保管期間は法人か個人事業主かによっても異なり、電子帳簿保存法の改正によって請求書の保管方法にも一部変更が出ています。経理に携わるなら、正しい保管方法を理解しておくことが大切です。

そこで本記事では請求書の保管期間や保管期間の数え方、保管方法、請求書を保管する際に注意したい電子帳簿保存法について、保管の際のポイントなどを解説します。請求書は取引の証明となる重要な書類です。万が一税務調査が入った際に提示を求められる可能性も高いので、本記事を参考にポイントを押さえた請求書の保存を行いましょう。

【2024年最新】おすすめの請求管理ツール比較1３選

請求書は保管義務がある？

請求書は取引の証明となる重要な「証憑（しょうひょう）書類」の一つです。請求書を含め、契約書や納品書などの証憑書類は、お金の流れの真実性や正当性を証明する書類のため、法人税法や所得税法で一定期間の保管義務が定められています。

請求書を大きく分けると「取引先から受け取った請求書」と「自社が発行した請求書」に分けられます。このうち、取引先から受け取った請求書は、原則として原本を一定期間保管しなければなりません。

一方、自社が発行した請求書には、法律上の保管義務はありません。ただし請求書を発行した際に「請求書の控え」を作成したのであれば、受け取った請求書と同じように保管義務が発生します。請求書の控えは作成義務がないので、作成しなかった場合は問題ありません。

また2023年10月からインボイス制度が始まりましたが、課税事業者として適格請求書や適格簡易請求書を発行する場合は注意が必要です。課税事業者の場合、受け取った適格請求書・適格簡易請求書はもちろん、発行した適格請求書・適格簡易請求書の控えも一定期間保管しなければなりません。

※参考：国税庁.「消費税の仕入税額控除の方式として インボイス制度が開始されます」. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/300416.pdf ,（参照2024-07-18）.

請求書の保管期間

請求書の保管期間は法人か個人事業主かで変わります。また雑所得があるか、課税事業者かによっても保管期間が異なるので注意が必要です。

それぞれの保管期間について見ていきましょう。

法人の場合は7年

法人の場合、請求書などの証憑書類の保管期間は原則として7年間です。法人税法施行規則第67条の2で定められています。

ただし赤字分を次の事業年度に繰り越す「欠損金の繰越控除」を利用する場合、請求書は10年間保存しなければなりません。2018年4月1日以前に開始した事業年度までは、保管期間は9年となっていたため、間違えないように注意しましょう。

欠損金の繰越控除を利用しなかった事業年度と利用した年度で請求書の保管期間が異なると管理が複雑になってしまうので、できれば全ての請求書を10年間保存しておくことをおすすめします。

※参考：e-GOV 法令検索.「法人税法施行規則（昭和四十年大蔵省令第十二号）」. https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=340M50000040012 ,（参照2024-07-18）.

※参考：国税庁.「No.5930 帳簿書類等の保存期間」. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm ,（2023-04-01）.

個人事業主の場合は5年

個人事業主の場合、請求書の保管期間は原則5年間です。個人事業主は白色申告事業者と青色申告事業者が選択できますが、どちらの場合でも5年間保存しなければなりなればなりません。

ただし、個人事業主は前々年度の課税売上高が1,000万円を超えると、消費税課税事業者になります。この場合、消費税法に基づいて7年間請求書を保管しなければなりません。

消費税課税事業者かどうかにかかわらず、青色申告事業者の場合、帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）や決算関係書類（損益計算書・貸借対照表など）、現金預金取引関係書類（領収書・預金通帳など）の保管期間は7年となっています。また白色申告の場合も、収入金額や経費を記載した帳簿は7年間保管しなければなりません。

帳簿などと合わせて請求書の保管も7年間に統一して保存しておいた方が、間違いが起きにくいでしょう。

※参考：国税庁.「記帳や帳簿等保存・青色申告」. https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm ,（参照2024-07-18）.

※参考：国税庁.「No.6501 納税義務の免除」. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6501.htm ,（2023-10-01）.

※参考：国税庁.「No.6625 適格請求書等の記載事項」. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm ,（2023-10-01）.

雑所得を得ている方は5年

副業をしている方などで雑所得を得ている方のうち、前々年の該当する業務で300万円以上の収入があった場合、請求書や領収書といった現金預金取引等関係書類を5年間保存しなければなりません。この場合の300万円は、経費を差し引いた金額ではなく、売上金額のことです。

雑所得とは、以下のいずれにも該当しない所得を指します。

• 利子所得
• 配当所得
• 不動産所得
• 事業所得
• 給与所得
• 退職所得
• 山林所得
• 譲渡所得
• 一時所得

副業でフードデリバリーやせどり、アフィリエイト、ハンドメイド作品の販売などを行っている場合、雑所得に該当します。平日の夜間や休日などを使って、アルバイトとして雇用されて副業を行っている場合、給与所得になるため、請求書を保管する義務はありません。

※参考：国税庁.「記帳や帳簿等保存・青色申告」. https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm ,（参照2024-07-18）.

適格請求書は7年

インボイス制度に対応した適格請求書や適格簡易請求書の場合、7年間保管しなければなりません。

先ほど個人事業主の請求書保管期間は原則5年とお話ししましたが、適格請求書や適格簡易請求書を受け取った、もしくは発行した課税事業者の場合、個人事業主であっても7年間の保管が必要です。

前述した通り、請求書を発行する場合、控えを作成しなければ一般的な請求書であれば保管義務はありません。しかし適格請求書や適格簡易請求書の場合、法人であっても個人事業主であっても発行した請求書の控えを保管する義務があります。発行した適格請求書や適格簡易請求書の控えの保管義務も7年間です。

※参考：国税庁.「No.6625 適格請求書等の記載事項」. https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm ,（2023-10-01）.

請求書の保管期間の数え方

請求書の保管期間は、確定申告の提出期限の翌日を起点として数えます。

法人の場合、決算月をいつに設定しているかで保管期間を数える起点が変わってくるため、注意してください。確定申告の提出期限は事業年度が終了した日の翌日から2カ月以内です。例えば決算月が3月の場合、5月31日が申告期限となるので、翌日の6月1日が保管期間を数える起点となります。

個人事業主の場合、確定申告の提出期限は原則3月15日です。そのため、請求書の保管期間を数える起点は翌日の3月16日となります。

請求書が発行された日から数えるわけではないので、間違えないようにしましょう。

※参考：国税庁.「C1-1 法人税及び地方法人税の申告（法人税申告書別表等）」. https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/shinkoku/01.htm ,（参照2024-07-18）.

※参考：国税庁.「印刷した申告書等の提出方法・提出期限」. https://www.keisan.nta.go.jp/r5yokuaru/cat1/cat16/cat162/cid591.html ,（参照2024-07-18）.

請求書の保管方法

請求書の保管方法は、紙での保管と電子データでの保管のいずれかです。それぞれの保管方法について見ていきましょう。

紙での保管

紙で受け取った請求書は、紙でそのまま保管しても問題ありません。

取引先や税務署などから問い合わせがあった際、すぐ提示しやすいように分かりやすく保管しましょう。取引先が多い場合は取引先別、少ない場合は月別で保管しておくと、比較的管理が容易です。分類には手間がかかりますが、丁寧に分けておいた方が、万が一の際にスムーズな対応ができます。

紙での保管は後述する電子データでの保管と比べて、定められている要件が少ないです。

電子データでの保管

請求書は条件を満たせば、電子データでの保管も可能です。

電子データで保管するには「真実性」と「可視性」を確保しなければなりません。真実性とは電子署名やタイムスタンプなどを付けることで、保存する電子データに改ざんが行われていないことを証明することです。可視性は誰でも簡単に電子データの検索や確認ができるようにすることを意味します。

紙で受け取った請求書も、スキャンで電子データに変換して保管できます。ただし、紙で受け取った請求書を電子データにする場合は、要件が細かく決められているため、それに沿って保存しなければなりません。

請求書を保管する際は電子帳簿保存法に注意

請求書を保管する際に注意したいのが、電子帳簿保存法です。

従来は電子データで受け取った請求書は、紙に印刷して保存することが可能でした。しかし2022年に電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日からは電子取引した請求書を含むデータは、電子データでの保存が義務化となっています。前述した通り、紙で受け取った請求書であれば紙のまま保存しても問題ありませんが、電子データを紙で保存することができなくなったため、保管方法がバラバラになると混乱が生じてしまう可能性が高いです。

以前は電子データでの保管に関して、事前承認制度が設けられていましたが、改正によって廃止になっています。またタイムスタンプや検索の要件も緩和されたので、比較的電子データでの保存が容易になりました。保存方法を統一すれば全ての請求書を分かりやすく管理できるため、この機会に電子データでの保存への統一を検討してみるのもおすすめです。

電子データで保存する場合も、請求書の保管期間に変更はありません。

※参考：国税庁.「電子帳簿保存法が改正されました」. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf ,（参照2023-07-18）.

請求書を保管するときのポイント

請求書を保管する際は管理しやすいようにポイントを押さえておくことが大切です。請求書を管理するときの3つのポイントをご紹介します。

請求書番号を付ける

請求書を保管する際は、請求書番号を付けるようにしましょう。

膨大な請求書を管理する場合、請求書番号を付けておけば管理が簡単で、必要な請求書をすぐに見つけやすいです。見積書や納品書と番号を合わせて付けておけば、より管理しやすくなるでしょう。

一般的に請求書番号は、取引先コード・請求書発行日・取引番号を組み合わせて付けられることが多いです。例えばA社の取引先コードが「001」で、2024年8月1日に発行され、その取引先に対して初めて請求書を発行した場合、「001-20240801-0001」というように請求書番号を付けると良いでしょう。

ただし請求書番号を付ける義務はないため、番号の付け方にルールは定められていません。前述した採番方法を参考に、管理のしやすさを考えて社内ルールを設けておくと良いでしょう。

入金状況に分けて保管する

請求書は入金状況に分けて保管することも大切です。

未入金の請求書と入金が済んだ請求書が混在して保管されていると、入金漏れが起きたり二重で入金してしまったりというミスが起きやすくなります。

受け取った請求書は支払いが完了するまで、未入金の請求書として簡易的に保管しましょう。保管する前に、請求金額や内容が納品書などと合っているかを確認するようにしてください。内容が間違っている場合、再発行を依頼する必要があります。

入金が完了し、取引先からの入金確認が済んだら、入金済みの請求書として正式に保管しましょう。扱っている請求書の量に応じて、前述したように取引先別もしくは月別に保管すると管理がしやすいです。

自社が発行した請求書も、未入金か入金済みかに分けて保管しておくと入金確認がしやすくなります。受け取った請求書と同じように、未入金の請求書は簡易的に保管し、入金確認ができたら取引先別もしくは月別に保管すると良いでしょう。実際の入金が行われた日も記載して保管しておくと、後々確認が必要になった際も状況が把握しやすいです。

レシートの保存に注意する

経費の証明などでレシートを一緒に保存する際は、保管方法に注意しましょう。

レシートの多くは感熱紙が使われており、時間の経過とともに文字が消えてしまうことがあります。文字が消える原因は、光や熱、水分や油分、アルコールなどです。長期間保管すると何らかの原因で文字が消えてしまいやすく、「確認をしようとしても内容が分からない」という事態に陥ってしまいます。

経費の証明としてレシートを保管する場合、原本でなくても問題ありません。コピーして保存するか、スキャンして電子データとして保存するなどの工夫が必要です。原本に日付や金額を書き足しておくことでも対応できます。

請求書の保管には請求管理ツールの導入も検討しよう

請求書の保管には、請求管理ツールの導入をするのもおすすめです。

請求書は単に定められた期間保存しておけば良いというわけではなく、必要なときにすぐに取り出せるよう分かりやすく管理して保管することが大切です。膨大な請求書を手動で管理するには手間がかかってしまうので、担当者の業務負担が大きくなってしまいますが、請求管理ツールを使えば請求書に関連する業務を一元管理できるため、業務効率化が図れます。誤請求や請求漏れなどの人的ミス防止にもつながり、万が一入金遅延があってもすぐに見つけられるので、迅速な対応が取りやすいです。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した請求管理ツールも多いので、ルールにのっとった請求管理や正しい適格請求書・適格簡易請求書の発行もサポートしてくれます。

まとめ

本記事では請求書の保管期間や保管期間の数え方、保管方法、請求書を保管する際に注意したい電子帳簿保存法について、保管の際のポイントなどを解説しました。

請求書の中には保管が義務付けられているものもあります。法人であれば最長10年の保管が必要となるケースもあり、膨大な量を保管しなければならないため、管理しやすいようにポイントを押さえて保管することが大切です。ご紹介した請求書を保管するときのポイントを参考に、必要な請求書がすぐ取り出せるよう丁寧に分類して保管しましょう。

請求管理にかかる手間を削減したいなら、請求管理ツールを導入するのも一つの方法です。請求管理ツールにはさまざまな種類があり、搭載している機能も異なるので、導入を検討する際は複数のツールを比較し、自社に必要な機能がそろったツールを選ぶようにしましょう。

【2024年最新】おすすめの請求管理ツール比較1３選

SFAは活用されてこそ意味がある