経理のBPOサービスとは？　種類や導入のメリット、選び方を解説

人材不足に悩み、経理業務を外部に委託したいと考えている担当者も多いのではないでしょうか。経理業務を外部に委託するなら、BPOサービスがおすすめです。

国がデジタル化を推進していることもあり、担当者の負担軽減やマンパワー不足を補う手段としてBPOを活用するケースが増えつつあります。とはいえ、「BPOとはどういったものか」「本当に役立つのか」など、お悩みの方もいるでしょう。

本記事では、BPOの概要や導入するメリット、活用事例、選び方などについて詳しく解説します。導入ステップも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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そもそもBPOサービスとは？

BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略称で、会社の業務プロセスを外部の専門業者に委託することを指します。煩雑で時間を取るノンコア業務を委託することで、社員を重要なコア業務にあてられる点がメリットです。また、委託した業務を代行してもらうだけでなく、BPO事業者によっては業務フローの改善や効率化のサポートなどを受けられる場合もあります。

サービスは、大きくIT系と非IT系に分けられます。IT系BPOはクラウドサービスやデータセンターなどを活用し、社内業務に必要なシステムの運用を外部委託することです。

非IT系BPOは、それ以外の業務を委託するケースを指します。たとえば、経理や財務、人事などのバックオフィス系などです。カスタマーサポートや営業を委託するケースもあります。

経理BPOは基本的に非IT系に分類されますが、最近はITツールを活用するケースも少なくありません。たとえば、クラウド会計サービスを活用するケースなどです。

なお、一般に「アウトソーシング」というのは、一時的・部分的に外部委託するケースを指します。特定の部門の業務をまるごと委託したり、課題解決支援を含めたりするBPOとは委託の範囲が異なるため、混同しないように注意しましょう。

経理業務のBPOサービスの種類

経理業務のBPOサービスにはいくつかの種類があり、それぞれ対応範囲や特徴が異なります。自社に最適なサービスを選ぶためにも、どのような種類があり、どう違うのかを把握しておくことが大切です。

ここでは、BPOサービスの主なタイプとそれぞれの特徴について解説します。違いを把握し、よりニーズに即したものを選んでください。

センター型BPO（オフサイト型）

センター型BPOはオフサイト型とも呼ばれ、BPO事業者のスタッフが発注企業のオフィスではなく、自社が有するセンターで仕事をする形態です。多くの事業者は、地方や海外にセンターを構えています。

システムを使う業務だけでなく紙ベースの作業にも対応可能です。専門性の高いスタッフによる高い品質の業務が期待できるでしょう。また、自然災害や事故が起こったときの被害を最小限に抑えるBCP対策としても有効です。

ただし、細かな作業のみ依頼したい場合にはあまり向いていません。常にセンターにスタッフを抱えておく必要があるため、コストがかかる傾向にあります。

常駐型BPO（オンサイト型）

常駐型BPOはオンサイト型とも呼ばれ、BPO事業者のスタッフが発注企業のオフィスに常駐して仕事をする形態です。

BPOスタッフが同じオフィスにいるため緊密な連携が可能で、質の高い仕事が期待できます。また、機密情報の社外持ち出しリスクが低くなる点も、メリットと言えるでしょう。

ただし、常駐するスタッフのためにスペースを確保したり、BPO業務のために環境を整備したりする必要があります。また、一部の業務のみを依頼するケースにはあまり向いていません。

オンライン経理代行

リモート環境下でデジタル化した経理業務を代行する形態です。発注した企業とサービスの事業者はオンラインでやり取りをおこないます。

オンラインで進めるため、打ち合わせのために出社するといった無駄が発生することはありません。リモートワークが浸透している企業ほど、なじみやすい形態です。

ただし、委託できるのはデジタル化した業務のみで、紙ベースの作業には対応していません。ほかに比べて新しい事業形態のため、実績もまだ少なめです。

税理士への委託など

顧問契約している税理士や会計事務所に、記帳代行などの経理業務の一部を委託する形態です。従業員10名程度までの小規模な企業に向いています。

税理士は税務関係のプロのため、経理業務の一部代行以外に税務関係書類の作成などをお任せすることも可能です。

ただし、経理業務である請求書作成や経費精算業務などを代行してもらうことはできません。また、業務フローの最適化やシステム導入のサポートなどを相談することも難しいでしょう。

経理業務のBPOサービスの活用例

経理業務の内容は多岐にわたります。すべての業務が外部に委託できるわけではありません。経理業務のBPOサービス活用を検討している場合、どういった業務を依頼するとよいのかを把握しておくことが大切です。

ここでは、経理業務でBPOサービスを活用する具体的な例を挙げて解説します。依頼する際の参考にしてください。

請求書作成・発送

請求書の作成・発送はBPOされることが多い業務の1つです。商品・サービスの販売データや納品データから請求書を作成し、印刷・封入して宛名書きをして投函する一連の作業には思いのほか時間がかかります。BPOサービスを活用することで業務時間の大幅な削減が可能です。

ただし、電子帳簿保存法が改正されたことで各種帳票類が電子化する流れになっているため、紙の請求書を発送する業務は今後減っていくことが予想されます。

伝票・仕訳入力

取引した金額を会計ソフトに記入する伝票・仕訳入力も、外部委託されることが多い業務の1つです。経理に必須の基本業務ながら、作業自体は請求書などに記載されたデータを入力すればよく、委託しやすい内容だからです。

ただし、近年は自動入力可能な社内システムを整えている企業が増えてきたため、単純な伝票入力だけを依頼するケースは減っています。

支払代行

BPO事業者に、取引先への支払情報の作成業務を依頼するケースもよくあります。請求書の内容を確認して処理し、振込金額を確かめ、支払先の口座などの支払情報を作成するといった作業を依頼します。

「支払代行」とはいえ、セキュリティの観点から、BPO事業者には支払情報の作成までお願いして振込や送金は自社でおこなうことが一般的です。

入金消込

入金消込もBPOが活用されることが多い業務の１つです。入金消込とは、企業が取引先や顧客から入金を受けた際に、帳簿と照合させて対応する売掛金を消込処理する作業を指します。

年間を通して業務を委託する場合と、繁忙期のマンパワー不足を補うため、入金が集中する月末から月初にかけてのみ業務を委託する場合があります。

決算業務

決算書類の作成など、決算に関する業務をBPOするケースも少なくありません。とくに、連結決算が必要な企業で子会社に経理社員が不足している場合は、決算開示をスムーズにおこなうためにBPOサービスを利用することがあります。

また、制度が改正したときは、適切に決算業務を遂行するのに一定の専門知識が必要です。専門知識をカバーするためにBPO事業者に依頼するケースもあります。

経理業務のBPOサービスを利用するメリット

経理業務をBPOすると、具体的に何が良いのか気になっている担当者も多いでしょう。外部に委託するため一定のコストはかかるものの、BPOサービスの活用は企業にさまざまなメリットをもたらします。

ここでは、主なメリットを3つ挙げて解説します。BPOを利用するか悩んでいる担当者の方は、ぜひどのような利点があるのか把握しておきましょう。

人材不足を解消できる

BPOを導入するメリットの１つが、経理部門の人材不足を補える点です。そもそも、水準の高い経理業務を正確に遂行するためには、優れた専門知識と一定の経験が必要です。そこまでの人材を育成するには時間がかかるため、リソース不足に悩まされている企業は少なくありません。

BPOサービスを利用すればすぐに必要な人材がそろいます。現場の負担も大幅に減るでしょう。

コスト削減につながる

長期スパンで見たときに、コスト削減につながる点もBPOを活用するメリットです。経理部門の仕事には、繁忙期と閑散期があります。繁忙期に合わせて人員を採用すると、閑散期には不要なコストが発生してしまうことになりかねません。

そこで、繁忙期に必要な人材をBPOで補う形にすれば、閑散期に余分なコストをかけずに済みます。また、社員を高度な経理業務ができる人材にするために教育するコストも発生しません。

コア業務に集中できる

経理部門の担当者が重要なコア業務に集中できるようになる点も、外せないメリットです。経理の仕事は、本来は予算管理や資金繰りです。ところが、伝票の入力や請求書の作成・発送といった煩雑なノンコア業務が多く、コア業務になかなか時間を割けないケースは珍しくありません。

コア業務から外れた作業をBPOにお願いすることで、社員が本来するべき重要な業務に注力しやすくなります。

ブラックボックス化を解消できる

BPOにより外部の目が入ることのメリットとして、経理業務のブラックボックス化が防げる点も挙げられます。経理業務はわかる社員が少なく、属人化するケースが少なくありません。それだけに、ミスの隠蔽や不正が発生しやすい環境といえます。

業務の一端を外部に委託すると、自社で行なっている業務フローがわかるように手順書を作成することが一般的です。業務が外から見える形になり、不正を抑制する副次的な効果が期待できます。

経理のプロに業務を任せられる

経理を担当するBPOのスタッフは、優れた専門知識や経験があります。そのため、質の高い経理業務をおこなうことが可能です。ミスや業務遅延の心配も少なく、安心して作業を任せられます。

経理に精通しているプロから業務に関するアドバイスが受けられたり、法改正といった最新の情報を得られたりする点も大きなメリットです。

経理業務のBPOサービスの選び方

経理BPOサービスを提供している事業者はいくつもあり、それぞれ内容や料金体系が異なります。また、質の違いも存在するのが実情です。どの事業者に依頼するかで導入後の成果が大きく変わる可能性があるため、注意しましょう。

ここでは、自社に合っているＢPO事業者を選ぶために、押さえておきたいポイントを紹介します。

実績を確認する

まず重要なのが、実際に経理のBPOサービスをおこなった実績がどのくらいあるかです。実績が豊富な事業者であれば幅広いケースに対応でき、業務に関して適切なアドバイスも得られます。

実績を確かめる際は、件数だけでなく、担当した企業の規模や業種、業務範囲などに注意しましょう。自社と似た企業の案件が多いほど、自社にも合う可能性が高くなります。また、BPOを導入した企業がどういった成果を得たかも確認しておくと、より参考になるでしょう。

依頼したい内容に対応しているか確認する

BPO事業者によって、委託できる業務の内容や範囲はさまざまです。伝票入力や決算業務など自社が委託したい業務を明確にしておき、対応しているかどうかを確かめる必要があります。ニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかも重要です。

また、経理業務に必要な作業だけを依頼できるのか、業務フローの改善提案や業務最適化のアドバイスなどが受けられるのかも確かめておきましょう。

費用対効果を確認する

コストに見合う効果があるかどうかも重要なチェックポイントです。十分に内容や費用対効果を検討せず、料金の安さだけで依頼すると、業務品質が低かったり対応が悪かったりする恐れがあります。BPOを活用したにもかかわらず、業務効率が上がらないということになりかねません。

業務品質の高さやサービスのカスタマイズ性、緊急時に対応してもらえるかなども含め、費用とのバランスがとれているかどうかで判断することが大切です。

セキュリティ対策が徹底しているかを確認する

経理業務では、経営状態や資産の状況、取引先の個人情報といった重要な情報を扱うため、セキュリティ対策が徹底しているかどうかも重要な確認ポイントです。対策が不十分なサービスを利用すると、機密情報の漏洩など多大な被害を受ける恐れがあります。

BPOサービスを利用する際は、守秘義務の締結が必須です。また、プライバシーマークやISO2700の認証などの取得の有無、物理的なセキュリティ対策などについても確かめておきましょう。

経理業務のBPOサービスの導入ステップ

自社に経理業務のBPOサービスを導入する際は、ステップごとに一つひとつ進める必要があります。準備せず、やみくもにBPO事業者に依頼してもスムーズにいかない恐れがあるので注意しましょう。  

ここでは、BPO導入の流れを3つのステップに分けて解説します。各ステップでするべきことを十分に理解し、導入を進めてください。

1.目的の明確化

「○○の業務をすべて依頼し、現場の負担を軽減したい」「繁忙期のマンパワー不足をカバーしたい」など、企業によってBPOを活用する目的はさまざまです。そこで、まずは経理業務を委託する目的を明確にしましょう。

目的を明らかにすることで、どのような事業者にどのような業務を依頼すればよいかがわかりやすくなります。

2.委託する業務内容の選定

次に、委託する業務範囲を確定する作業が必要です。まずは現場の担当者にヒアリングして、必要な業務を細かく洗い出しましょう。そして、社内でやるべき業務と委託できる業務とに分けていきます。その際は、現場の担当者の意見を聞き、反映させることが不可欠です。

「どの業務を」「どこまで」外部に委託するかを明確にすることで、BPO事業者が選びやすくなります。

3.サービス会社の選定

外部委託する業務が決まったら、対応するサービスを提供しているBPO事業者を選びます。まずは、複数の事業者に相談してください。各社から見積もりを取り、それぞれサービスの提案を受け、十分に比較検討することが必要です。

見積もりの金額と受けられるサービスのバランスが適切で、信頼できる担当者のいる事業者を選びましょう。

まとめ

経理のBPOとは煩雑な業務を外注することで、伝票入力や入金消込、決算業務などを依頼するケースが多く見られます。コスト削減や人材不足の解消などさまざまなメリットがあり、BPO事業者によっては業務改革のアドバイスやサポートを受けることも可能です。

ただし、自社に合っていないサービスを導入すると、コストばかりかかって業務効率は上がらないといったトラブルが起こる可能性があります。複数の事業者を比較検討し、BPO導入の目的にマッチしたところを選ぶことが大切です。

以下の記事では、おすすめのBPOサービスを比較し紹介しています。お悩みの方はぜひ参考にしてください。

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