介護ソフトを導入する7つのメリットとは？　効率化できる業務やデメリットも解説

介護施設での業務は利用者の介護だけではなく、介護業務に付随する事務作業も発生します。介護施設における事務作業は介護職員の負担になることがあるばかりか、給与に関わる加算にも大きく関わるものです。決して簡単な作業ではない介護施設の事務作業を効率化するためには、介護ソフトの使用がおすすめです。

そこで本記事では、介護ソフトのメリット・デメリットに加えて、介護ソフトで効率化できる業務について解説します。

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介護ソフトを活用できる業務内容

介護ソフトは、従来人の手で行われていた介護に関わる業務を効率化できる機能が備えられています。ソフトを活用することによって、時間をかけて行われていたさまざまな業務や作業が代替でき、業務負担の軽減につなげられます。

介護ソフトで代替できる介護業務は幅広く、主に以下の4種類に分けられます。

• 記録業務：介護記録、利用者情報登録など
• 請求業務：介護保険請求、給与管理など
• 管理業務：利用者情報管理、送迎管理、介護職員のシフト管理など
• 計画業務：ケアプラン、アセスメント、サービス計画書、サービス予定作成・管理など

もちろん、完全にこれらの機能が自動的に介護業務に取って代わるものではなく、必要な情報の入力やデータ管理は人の手で行わなければなりません。そのため、導入時にデータ入力・移行などの作業が必要となりますが、介護ソフトの機能を活用すれば従来全て人の手で時間をかけて行われていた複雑な計算や処理も、入力データを元に一部自動化が可能となります。

介護ソフトを導入する7つのメリット

介護ソフトは、従来介護施設内で行われていたさまざまな業務を管理したり自動化したりすることで、介護の現場で大きくなりがちな業務負担の軽減につなげられます。具体的にどのようなメリットがあるのか、介護ソフト導入で得られる7つのメリットをご紹介します。

事務作業を効率化できる

介護ソフトのメリットとしてまず挙げられるのが、事務作業の効率化です。介護施設で働く介護職員の業務には利用者の介護だけではなく、介護に付随する事務作業も含まれます。日常的に発生する業務なので、介護をしながら事務作業も行うとなると介護職員にかかる負担が大きくなってしまうでしょう。

そこで介護ソフトを導入すれば、事務作業を効率化できるので、介護職員への業務負担を軽減できます。正しいデータを入力できれば正確な処理や集計の自動化が可能となり、ミスを減らせる点もメリットです。

また、介護施設で働く職員のシフト作成やスケジュール管理などを実行できる介護ソフトもあります。給与計算と連動する機能を使用できれば、給与計算の手間も削減できます。

法改正にスムーズに対応できる

介護に関わる法律は、比較的頻繁に改正されます。法改正が行われると書類作成や申請方法などに変更が生じ、介護事業所で必要となる事務作業の内容にも大きな変更が起こり得ます。ミスの発生を防ぐために、法改正に対応しながら業務を進めていくと、通常よりも作業に時間がかかってしまうでしょう。このような法改正後の法律に対応する作業は、介護の現場での業務負担が増える要因です。

介護ソフトは、アップデートで迅速に法改正に対応できるのがメリットです。オンラインで使用するクラウド型の介護ソフトの場合は、自動的にバージョンアップされるためインストールの必要がありません。頻繁に起こる法改正ごとに変更された内容を覚える必要もないので、介護ソフトを使用していればスムーズな対応が可能となります。

情報共有をしやすくなる

介護施設での業務は、外部との連携が必要不可欠です。施設内で全て完結することはほぼなく、利用者の家族や職員間、居宅介護事業所などとやり取りが必要となります。このような外部との連携時にも、介護ソフトが役立ちます。

利用者の状況や利用料などの情報を介護ソフトに入力しておけば、利用者の家族への情報発信や業務引き継ぎ時の申し送り、居宅介護事業所とのケアプランの共有などが容易になり、手間なく情報共有が可能です。

介護サービスの質が上がる

介護職員への負担となっていた介護以外の業務に割く時間が介護ソフトの導入によって減らせれば、その分介護サービスへかける時間が増えます。介護職員が利用者一人ひとりに向き合った介護がしやすくなるため、介護サービスの質向上が期待できます。

また、ケアプラン作成をAIにおまかせできる介護ソフトも登場しています。利用者の記録やアセスメント、ビッグデータを元にした最適なケアプラン作成を自動的に行ってくれるので、介護ソフトに利用によって質の高い介護を提供できるようにもなるでしょう。

加算を取得しやすくなる

介護職員の給与に関わるのが、処遇改善のために導入されている介護職員処遇加算です。加算を受けるためには要件を満たした上で都道府県などへ届け出なければなりませんが、この手続きを進めるには介護ソフトは必須ではないものの、加算に大きく関わるケアの効果や成果を客観的に測定・評価するアウトカム評価は、アナログな方法で進めるには労力がかかりすぎてしまいます。介護ソフトを使用していれば、評価内容を可視化して分かりやすくできるので、介護職員の負担軽減が期待できます。

また、2021年から導入された科学的介護情報システム「LIFE」の活用で加算が上乗せされるため、LIFEに対応した介護ソフトを利用すれば、より加算を取得しやすくなるのもメリットです。

セキュリティを強化できる

介護施設では、利用者などの多くの個人情報を取り扱うこととなります。アナログな方法で業務を行っていると、個人情報の紛失や情報漏えいのリスクが懸念されます。

介護ソフトでも同様に、情報漏洩のリスクが高いと思われがちです。しかし、基本的に介護事業所向けの介護ソフトは強固なセキュリティ体制が整っています。使用者のIDやパスワードの管理の他、電子証明書や認証などの仕組みが整っているソフトが多いので安心して利用でき、施設内で書類を保管するよりもセキュリティを強化できるメリットがあります。

ソフトを使用することによって操作した際のログも記録できるため、アナログな方法よりも高いセキュリティ性を保てるでしょう。

情報を検索できるようになる

業務に関わる情報を全て紙ベースで管理していると、記録した情報を得るには書類などを手作業で探さなければならないため、情報を探すだけでも時間がかかり労力が大きくなってしまいます。介護ソフトには検索機能が備わっているので、膨大なデータを蓄積していたとしても、必要な情報のキーワードや条件を指定するだけで瞬時に検索できるのがメリットです。

介護施設の空き状況を管理できる機能を活用すれば、空き室常用を即座に確認できます。条件を指定すれば、その条件に応じた部屋の検索もすぐに可能なので、急な問い合わせを受けた際でもスピーディーに空き室情報を提供できます。

介護ソフトを導入するデメリット

事務業務を効率化でき、介護職員の給与に関わる加算取得にも役立つ介護ソフトは、介護職員の業務負担軽減にもつながる便利なツールです。前述したように多くのメリットがある一方で、特に介護ソフト導入時にはいくつかのデメリットがあることも把握しておくべきでしょう。

操作に慣れる必要がある

介護ソフトは活用できれば便利なツールですが、活用できるようになるまでには操作方法を覚えて慣れる必要があります。これまでの業務と大きく異なる作業を導入することになることが多いため、慣れるまでに時間がかかることが介護ソフト導入のデメリットの一つです。

介護ソフトはパソコンやスマートフォン、タブレット端末などで使用しますが、これらのデバイスの操作に慣れていない場合は操作を覚えるまでにさらに時間がかかるでしょう。

操作に慣れるまでには一般的に導入後3ヵ月程度かかるといわれますが、複雑な請求業務をこなすには半年から1年かかることもあります。

データ移行に手間がかかる

介護ソフト導入時は、必要なデータを入力しなければなりません。このデータ移行作業に、手間と時間がかかってしまいます。データを活用するために必須の作業で、導入時にデータを入力しておけば、以降は一から入力する必要はないものの、作業にまだ慣れていない導入時点でデータ移行を行わなければならないため、余計に労力がかかる点がデメリットです。

将来的に介護ソフトを変更する場合も、古いソフトから新しいソフトへのデータ移行が必要で、その際に手間がかかることもデメリットとなります。

コストがかかる

介護ソフトを利用するには、コストがかかります。利用するソフトや介護施設の規模、ソフトを使用する端末の台数などによってかかる費用は異なりますが、安いもので年間数万円、高いものは月額で数十万円かかるソフトもあります。

ソフト活用によって業務負担を削減した分、コスト削減を実現できることもありますが、いずれにしても介護ソフトの導入・利用にはコストがかかり、その費用は安くはありません。紙ベースのアナログな方法で業務を進める場合と比較すると、どうしても費用が高いと感じられる点が、介護ソフトのデメリットといえます。

まとめ

介護ソフトには、介護職員の業務負担となっていた事務作業に役立つ機能が数多く搭載されています。導入時にコストがかかり、操作方法などを覚えるなどの手間やデメリットがあることは確かです。しかし、介護ソフトの機能を活用できれば介護施設での事務作業にかかる負担を減らせるので、結果的にコスト削減や介護の質向上などの良い効果が期待できます。

介護ソフトの導入を検討している、または現在使用中の介護ソフトに不満があったり乗り換えを検討していたりする場合は、介護ソフトを比較検討して適したソフトを選びましょう。

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