介護ソフトとは？　導入のメリットや機能、選び方を紹介

介護の現場では、介護を必要とする利用者の介護業務以外にも介護事務業務が職員の負担となっているケースが多く見られます。介護職員の負担を減らすための方法として導入が進んでいるのが、介護ソフトです。従来人の手で行われていたデータ記録などをソフトで実行することで業務工数削減やデータ活用、介護品質向上などが期待できます。

本記事では、介護ソフトの基本やメリット、選び方を解説します。

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介護ソフトとは？

介護の現場では、要介護者の介護をするだけが業務ではなく、それに伴うケアプランの作成や介護事務業務、介護報酬請求など多くの付随業務があります。介護職員が介護業務に加えて介護事務業務を担当するとなると、業務負担が大きくなりかねません。

介護ソフトは、これらの介護に関わる事務業務を効率化するためのソフトです。従来の介護ソフトは、介護報酬請求で利用されている程度でしたが、近年は介護業務全般をカバーできる機能や施設の種類に応じたソフトが登場するなど、介護の現場で求められる便利な機能が搭載された介護ソフトが登場しています。

介護ソフトの需要の高まり

介護の現場では高齢化に伴い、介護を必要とする高齢者は増加の一途をたどっています。さらに人員不足が問題となっていることからも、一人ひとりの職員にかかる負担を軽減するための方法として、介護ソフトの需要が高まっています。

高齢労働省でも、2021年の介護報酬改定時に介護現場向けのデータベース「LIFEの活用を推進するために、加算手当を新設しました。LIFEを活用するために介護ソフトを導入するために、厚生労働省では介護ソフト導入のガイドブックも公表しています。

※参考：厚生労働省.「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集」. https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/001124428.pdf,（参照2024-12-01）.

介護ソフトのメリット

介護ソフトを利用すると、介護の現場で必要となる業務の効率化による以下のようなメリットがあります。

事務業務の工数を削減できる

介護ソフトの利用により、介護事務に関わる業務の効率化が実現します。詳しい機能は後述しますが、例えば人の手で行っていた介護報酬や計算や請求作業なども、データを入力すればソフトが自動的に行ってくれるので、これまで作業に費やしていた工数を削減可能です。

複雑な計算もソフトが行ってくれることに加え、同時に複数の作業やデータ管理も可能となるので、工数を減らせるだけではなくミスを減らせるメリットもあります。また、居宅介護事業所と介護事業所との間のやり取りが必要となるケアプランも、データを共有すれば郵送やFAX対応の作業もなくせるなど、介護ソフトの利用で従来事務業務にかかっていた工数を削減ができる点は大きなメリットです。

人件費の削減につながる

介護ソフトは事務作業を効率化することにより、業務にかかる時間を短縮してスムーズに進められるようになります。これまで介護職員が行っていた作業の手間や時間を短縮できるため、結果的に人件費の削減にもつながるでしょう。

特に、全て人の手で事務作業を行っていた事業所では、多くの業務を介護ソフトで遂行できるようになるため、大幅な作業効率化による人件費削減効果が期待できます。

データを活用できるようになる

介護ソフトはさまざまなデータを入力して利用するものなので、入力したデータはさまざまな方面で活用できます。サービス利用者のデータを請求処理に連携させられる他、介護報酬請求のためのデータを経営状況や財務管理に活用したり、利用者の介護データを管理・分析したりすることなども可能です。

介護データは、ケアプランやモニタリング、アセスメントを作成して可視化できる点もメリットです。前述したように、離れた場所で情報の共有が必要となるケアプランの共有も、介護ソフトのデータ活用で容易になります。入力したデータを元に、自動的にケアプランを作成できる機能を搭載している介護ソフトもあります。

介護やケアの品質向上につながる

上記のように、介護ソフトは介護に関するデータを活用が容易になります。蓄積されたデータを分析することによって、より良い介護サービスの提供が可能となり、介護やケアの品質向上にも寄与するでしょう。

介護ソフトのデータは、介護職員や居宅介護事業所以外にも利用者の家族との共有もできるので、情報共有がスムーズになりサービス向上にもつなげられます。

介護ソフトの種類

介護ソフトは、主に3種類に分けられます。それぞれ使い方や機能、導入コストなどが異なるので、介護ソフトを選ぶ際はまず以下の3種類から選択しましょう。

インストール型

インストール型とは「パッケージ型」とも呼ばれる、パソコンに直接インストールして使用するタイプのソフトです。使用できるのはソフトをインストールしたパソコンのみとなるため、複数台のパソコンで使用したい場合は、その分のソフトを購入しなければなりません。法改正時などのソフトのバージョンアップ時には、更新に費用がかかる場合もあります。

ソフトそのものの費用がかかる一方で、インストール型はパソコンのみにデータを保存するため情報漏えいのリスクが低いといえます。

なお、インストール型でも一部の機能を後述するクラウド型として提供しているソフトがあり、サーバー設置型で使用されるソフトもこちらのインストール型です。

クラウド型

「ASP型」とも呼ばれるクラウド型とは、オンライン上にあるソフトで、現在介護ソフトの主流となっているタイプです。インターネットが使用できる環境であれば使用でき、複数台での使用が可能です。ソフトによっては、スマートフォンやタブレット端末で外出先からも操作できます。

システムの保守・メンテナンスは、ソフトの提供会社が行います。アップデートもソフト側で自動的に行われ、常に最新の状態で使用できるので、導入・管理費用が低コストで済む点がメリットです。

ただし、クラウド型はインターネット経由でソフトにアクセスするため、インターネット環境がない場所では使用できません。

サーバー設置型

サーバー設置型とは、介護施設内にサーバーやシステム、通信回線を設置する、インストール型のソフトを使用するタイプです。

自施設内にあるサーバーのみで処理が行われるため外部にデータを送信する必要がなく、高いセキュリティ性があります。使用するソフトによってはカスタマイズ性が高く、施設の種類や状況に応じて使用できます。

サーバー設置型は、ソフトを動かすために必要なシステムを全て構築しなければなりません。ソフトアップデートやサーバー維持費などもかかるため、他の種類と比較すると導入・維持費用が高額です。

介護ソフトの主な機能

介護ソフトの機能は、介護業務をはじめとして介護施設で働く介護職員の勤怠管理など、介護施設での幅広い業務に便利な機能も含まれます。介護ソフトに搭載されている主な機能と内容例は、以下の通りです。

請求機能	売上・入金管理 請求書作成 介護報酬請求処理
介護記録機能	ケア内容管理 申し送り事項共有 日誌や報告書連携 予約・送迎管理 利用者の予約管理
ケアプラン機能	ケアプラン作成・管理 モニタリング作成・管理 アセスメント作成・管理
勤怠管理機能	勤怠管理 シフト管理 給与管理
その他の機能	利用者情報の管理 LIFE連携 事業所の統計データ作成・管理 現状分析・経営状況のレポート作成

上記はあくまでも基本的な機能で、全ての介護ソフトでこれらの機能を全部搭載しているわけではありません。

介護ソフトの選び方

現在、介護ソフトの種類は多数あります。介護ソフトは、前述した種類に加えて使用できる機能や操作感などソフトによって大きく異なるため、介護事業所によって適したソフトも異なります。では、どのように介護ソフトを選べばいいのか、介護ソフト導入前にチェックしておきたいポイントを解説します。

誰でも使いやすいか

介護ソフトには便利な機能が備わっていますが、ソフトを操作する職員が使いこなせなければ意味がありません。日常的にデータを入力する必要も出てくるので、利用方法が複雑で覚えにくく使いにくいソフトを導入してしまうと使いこなすまでに時間がかかり、非効率的になってしまいます。このような理由から、ソフトの操作性はまず確認しておきたいポイントです。

誰でも簡単に使えるか、短期間で慣れて使いこなせるかなどの操作性を確認しましょう。スマートフォンやタブレットで直感的な操作ができるソフトは操作がわかりやすく、慣れるまでの時間も比較的速めです。

入力支援機能が充実しているか

介護記録で時間がかかる業務の一つが、日々のケア記録です。手書きでケア記録を行っていると、申し送りや介護日誌などに転記する作業に時間がかかり、非効率的になりがちです。そこで入力支援機能が搭載されている介護ソフトを使えば、入力したケア記録が自動的に申し送りなどに反映されるので、手間を省略できます。

バイタル機器との連携や音声入力に対応した機能を搭載したソフトもあるので、入力や記録にかかっていた時間をより効率化したい場合は、入力支援機能の有無や内容、機能の充実度をチェックしましょう。

必要な機能は搭載されているか

介護ソフトには、主な機能としてご紹介した機能は基本的に搭載されています。しかし、ソフトによって搭載されている詳しい機能は異なるので、使用する介護事業所で必要とする機能の有無は必ず確認しましょう。

例えば、通所介護事業所の場合は利用の際に予約を行うが一般的です。また、利用者が自宅から通って介護を受けることから送迎業務が発生するので、利用予約や送迎予約機能が必要となるので、利用・送迎予約機能が搭載された介護ソフトを選ぶといいでしょう。

介護機器と連携できるか

介護施設で使用されている介護機器と介護ソフトを連携できる機能があると、紙への手書きや端末でデータを入力する手間が省けて効率化できます。

介護ソフトと連携できる介護機器には、バイタル情報をリアルタイムで測定・連携できる体温計やパルスオキシメーターなどの機器、ナースコール、見守り介護ロボットなどがあります。これらの介護機器と連携するとデータが自動作成されるので、記入漏れや記入ミスを防げるのがメリットです。

効率化できる業務範囲はどこまでか

介護ソフトは数多くの種類がありますが、搭載されている機能にもばらつきがあります。基本的な機能を備えていたとしても、本当に必要な機能が搭載されていなければ、業務効率化は実現できません。

介護ソフトに必要な機能が搭載されているかが、効率化できる業務範囲に関わってきます。各介護ソフトの機能をチェックし、どの業務が効率化できるかも確認しておくことも、介護ソフト選びのポイントです。

予算内で収まるか

介護ソフトにかかる費用は、導入費用や毎月のランニングコストなど、ソフトの種類や搭載機能によって大きな差があります。介護ソフトは人件費削減に役立つツールですが、人件費を削減できたとしてもソフトの利用にかかるコストが高くなるとソフト導入の効果は薄れてしまうでしょう。

そのため、どの程度の費用がかかるのか、導入費用やソフトの料金、ランニングコストが予算内で収まるかどうかを介護ソフト導入前に確認しておくべきです。

サポート体制は整っているか

介護ソフトは、日々の介護業務で使用するものです。もし使用方法がわからなくなったりトラブルが発生したりすると事業所内のみで解決できるとも限らず、業務に支障をきたす可能性があります。そのような事態が発生した場合でも、サポート体制が整っている介護ソフトなら疑問に答えてもらったりトラブル解決に導いてもらえたりするので、安心して利用できるでしょう。

介護ソフトのサポート体制はソフトによっても違いが大きいので、サポート時間が長い、土日祝日でもサポートに対応している、チャット対応が可能など、手厚い体制が整っているかどうかがチェックポイントです。

まとめ

介護ソフトは、人の手で行われてきた業務の自動化などの便利な機能を使えるので、人手不足が大きな問題となっている介護の現場で業務効率化に貢献するツールの一つとして期待されています。

現在、介護ソフトは多くの種類が提供されているため、どのソフトを利用すればいいのか悩んでしまうことも多いでしょう。介護ソフトを選ぶ際は今回ご紹介した情報を参考に、利用する介護事業所に適した機能を搭載したソフトを選びましょう。

【2024年最新比較表あり】おすすめの介護ソフトの提供企業11選！　主な機能や選び方についても解説