契約管理とは？その重要性と体制構築・システム化のメリットを徹底解説

企業活動において、契約は取引の根幹を成す要素です。しかし、締結した契約書を単にファイルキャビネットやフォルダに保管するだけでは十分ではありません。契約管理（契約書管理とも呼ばれます）とは、契約の発生から終了に至るライフサイクル全体、すなわち、作成、審査、承認、締結、保管、履行管理、更新、終了までの一連のプロセスを組織的に統制し、管理する活動を指します。その本質は、契約上の権利と義務を正確に把握し、リスクを最小限に抑えながら効率的に契約を運用することにあります。

近年、コンプライアンス意識の高まり、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進、ビジネスの複雑化、グローバル化、そしてリモートワークの普及といった環境変化に伴い、企業が扱う契約の量と種類は増加し、その内容はますます複雑になっています。このような状況下で、適切な契約管理は、企業の健全な成長と持続可能性を支える経営基盤として、その重要性を増しています。

本記事では、特に契約管理システムの導入を検討されている企業の管理部門や決裁者の皆様に向けて、契約管理の基本的な定義から、その重要性、具体的な業務内容、企業が講ずべき措置、そしてシステム化によるメリット、システム選定のポイントまでを網羅的かつ要点を絞って解説します。自社の契約管理体制を見直し、強化するための一助となれば幸いです。

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契約管理の重要性：なぜ企業に不可欠なのか？

契約管理体制の整備は、もはや単なる事務作業の効率化を超え、企業経営における最重要課題の一つとなっています。その理由は、契約管理が企業のリスク管理、コンプライアンス遵守、業務効率化、そして経営判断に直結する多面的な価値を持つからです。

1. リスク管理の強化

契約には、取引条件、納期、支払い義務、秘密保持、損害賠償責任といった、事業運営の根幹に関わる事項が定められています。これらの管理を怠れば、契約不履行による取引停止や損害賠償請求、訴訟といった深刻な法的リスクに発展しかねません。また、契約内容の誤解や見落としによる不利な条件での契約締結、更新期限の失念による重要契約の失効なども重大な経営リスクです。適切な契約管理は、これらのリスクを未然に防ぎ、企業の損失を最小限に抑える防波堤となります。

2. コンプライアンス遵守の徹底

企業活動は、会社法、下請法、個人情報保護法、独占禁止法など、多岐にわたる法令によって規律されています。契約内容がこれらの法令に準拠しているかを確認し、遵守することは企業の社会的責任であり、信用の基盤です。また、社内規程や承認フローを遵守した契約プロセスを確保することは、内部統制やガバナンス強化の観点からも不可欠です。不適切な契約管理は、不正行為の温床となり、企業のリピュテーションを著しく損なう可能性があります。

3. 業務効率化と生産性向上

契約書の検索に時間がかかる、承認プロセスが滞る、期限管理が煩雑であるといった非効率な状態は、担当者の本来業務を圧迫し、生産性を低下させます。契約管理体制を整備し、後述するシステム化を進めることで、これらの課題を解消し、業務のスピードアップとコスト削減を実現できます。

4. 経営判断への貢献

契約データは、単なる記録ではなく、重要な経営情報です。取引先ごとの契約条件、取引額、契約期間などのデータを分析することで、取引状況を可視化し、リスクの高い取引や収益性の低い取引を特定したり、より有利な条件での交渉材料としたりすることが可能になります。

このように、契約管理は守り（リスク管理、コンプライアンス）の側面だけでなく、攻め（業務効率化、経営判断への貢献）の経営戦略にも活用できる重要な要素です。管理部や決裁者層は、投資対効果（ROI）を判断する上で、これらの重要性を十分に認識し、体制整備やシステム導入を検討する必要があります。

契約管理の具体的な業務：契約ライフサイクル全体を把握する

契約管理は、契約書がその役目を終えるまでの一連の流れである契約ライフサイクル全体を管理する活動です。このプロセスを理解することは、効果的な管理体制を構築する上で不可欠です。主なフェーズとその内容は以下の通りです。

1. 契約書の作成・レビュー

契約の必要性が生じると、まず契約書を作成するか、相手方から提示された案をレビューします。自社で作成する場合は、標準ひな形（テンプレート）の活用や過去の類似契約の参照が効率的です。法務部門や弁護士によるリーガルチェックは、法的なリスクを回避し、自社に不利な条項がないかを確認するために極めて重要です。

2. 社内承認・稟議

作成またはレビューされた契約書案について、社内規程に基づいた承認プロセス（ワークフロー）を経ます。関係部署や役職者の承認を得て、契約締結権限を持つ人物が決裁します。誰がどの段階で承認するのかを明確に定義しておくことが、内部統制上重要です。

3. 契約締結

承認後、契約相手方との間で最終的な合意に至り、契約を締結します。締結方法は、従来の書面への押印・捺印に加え、近年では電子署名を用いた電子契約が急速に普及しています。電子契約は、効率化やコスト削減、コンプライアンス強化に貢献します。

4. 保管・検索

締結された契約書は、原本であれ電子データであれ、適切に保管され、必要な時に迅速に検索できる状態にしておく必要があります。保管場所、命名規則、保管期間、アクセス権限などを明確に定めたルールが必要です。特に電子データの場合は、検索性（全文検索、メタデータ検索）が重要になります。

5. 履行状況モニタリング

契約は締結して終わりではありません。契約期間中は、定められた義務（例：支払義務、納品義務）が履行されているかを継続的にモニタリングする必要があります。特に重要な契約や長期契約では、定期的な確認が求められます。

6. 期限管理（更新・終了）

契約には有効期限が定められていることが多く、更新や解約に関する通知期限も設定されている場合があります。これらの期限を正確に把握し、適切なタイミングで更新するか終了するかを判断し、必要なアクション（通知、交渉など）を取ることが重要です。期限の見落としは、大きな損失につながる可能性があります。

7. 契約終了・破棄

契約期間が満了した場合や解約合意に至った場合、契約は終了します。終了後も一定期間の保管義務が定められている場合や、秘密保持義務などが継続する場合があるため、終了後の手続きや書類の破棄についてもルールに従って適切に行う必要があります。

これらの各フェーズを漏れなく、効率的に、そして統制された形で管理することが、契約ライフサイクルマネジメントの核心です。

放置できない契約管理の課題とリスク

多くの企業では、契約管理に関して依然として様々な課題が存在し、これらを放置することは深刻な経営リスクにつながります。特に以下のような課題が典型例として挙げられます。

属人化とブラックボックス化

契約交渉の経緯や契約内容の詳細を特定の担当者しか把握しておらず、担当者の異動や退職によって業務が滞ったり、過去の経緯が不明になったりするリスクがあります。情報共有が不足し、組織としての管理が機能しない状態は、内部統制上の重大な欠陥です。

契約書の紛失・検索困難

紙ベースでの保管や体系的なファイリングが行われていない場合、電子データであってもフォルダ管理が徹底されていない場合、必要な契約書を見つけ出すのに膨大な時間を要したり、最悪の場合紛失してしまったりすることがあります。これは、監査対応や訴訟対応時に致命的な問題となり得ます。

契約期限の見落とし

更新期限や解約通知期限の見落としは、深刻なリスクです。特に自動更新条項のある契約では、意図せず契約が更新され、不要なコストが発生し続ける可能性があります。逆に、有利な契約の更新機会を逃したり、解約通知期限を過ぎてしまい、不本意な契約延長を強いられたりするケースも多く、直接的な金銭的損失につながります。

コンプライアンス違反リスク

承認フローが形骸化していたり、最新の法令に対応していない古いひな形を使い続けたりすることで、意図せず法令違反を犯してしまう可能性があります。これは、企業の信用失墜や行政処分、訴訟リスクにつながります。

非効率なアナログ管理手法

紙ベースでの契約書のやり取り、押印のための出社、Excelによる管理台帳の限界（入力ミス、更新漏れ、共有の難しさ、検索性の低さ）、手作業による情報入力などは、担当者の業務負荷を増大させ、本来注力すべきコア業務への時間を奪い、生産性を著しく低下させます。

企業が構築すべき契約管理体制：具体的なステップ

場当たり的な対応ではなく、組織として実効性のある契約管理体制を構築するためには、以下のステップを着実に実行することが求められます。

ステップ1：現状把握と課題分析

まず、自社でどのような種類の契約がどれくらいの量存在し、それらがどこにどのように保管・管理されているのか、現状を正確に把握します。契約の作成から終了までのプロセスに関与する人物、手順を可視化します。その上で、前述したような課題（属人化、検索困難、期限管理、コンプライアンスリスク、非効率性など）が自社のどの部分に存在しているのかを具体的に洗い出し、分析します。

ステップ2：管理ルールの策定と文書化

現状分析に基づき、契約管理に関する社内ルールを明確に策定し、文書化します。具体的には、以下のような項目を定めます。

• 契約書の種類ごとの標準ひな形
• 契約書の命名規則
• 保管場所（物理的、電子的）と保管方法
• 保管期間
• アクセス権限の設定基準
• 契約内容の重要度に応じた承認フロー（ワークフロー）

このルールは、全社的に周知徹底される必要があります。

ステップ3：担当部署・責任者の明確化

契約管理を主管する部署（例：法務部、総務部、事業部）や担当者を明確に定めます。その役割と責任範囲を定義し、契約に関する問い合わせ窓口を一元化することも有効です。

ステップ4：管理台帳の整備

最低限管理すべき契約情報をリストアップし、管理台帳を作成します。Excelやスプレッドシートで始めることも可能ですが、以下の情報を一元管理できるようにします。

• 契約相手方
• 契約名称・種類
• 契約締結日
• 契約開始日・終了日（期間）
• 契約金額
• 更新日・解約通知期限
• 担当部署・担当者
• 契約ステータス（レビュー中、承認済、締結済など）

ただし、手作業による限界（ミス、漏れ、共有性、検索性）も認識しておく必要があります。

ステップ5：教育と定着化

策定したルールやプロセスを関係者に教育し、定着を図ります。研修、ワークショップ、マニュアル、FAQなどを整備し、継続的なモニタリングとフィードバックにより改善を図ります。

ステップ6：システム導入の検討

上記ステップを踏まえ、管理レベルの高度化、効率化、リスク低減を目指す上で、契約管理システムの導入が有効かどうかを本格的に検討します。現状の課題、策定したルール、自社のニーズに基づき判断します。

これらのステップを通じて、標準化され、統制の取れた、効率的かつリスクに強い契約管理体制の基盤を築くことができます。

契約管理システム導入のメリット：業務変革と価値向上

手作業やExcelによる契約管理には限界があり、多くの課題を根本的に解決するためには、契約管理システムの導入が極めて有効です。システム導入により、企業は以下のような多岐にわたるメリットを享受でき、業務プロセスを変革し、企業価値向上につなげることが可能です。

契約情報の一元管理と可視化

紙、個人のPC、サーバーなどに散在していた契約書関連情報を、システム上のデータベースに集約し、組織全体で共有し、必要な情報へ迅速かつ容易にアクセスできるようになります。これにより、属人化が解消され、業務の継続性が保たれます。

検索性の大幅な向上

契約相手方、契約期間、契約書本文に含まれるキーワードなど、様々な条件で瞬時に検索可能になります。従来のようにファイルを探し回る手間と時間を大幅に削減できます。監査対応や過去事例の参照などが飛躍的に効率化します。

契約期限管理の自動化とリスク低減

システムに登録された情報に基づき、更新日や解約通知期限などを事前に担当者へアラート通知（メール、ダッシュボード等）します。更新漏れや解約忘れといった人的ミスを確実に防止し、意図しないコスト増や契約失効リスクを大幅に低減できます。

内部統制とコンプライアンスの強化

予め設定された承認フローに従って契約プロセスを進めることで、社内規程の遵守を徹底できます。誰がいつ何を承認したかのログ記録も残るため、監査対応も容易になります。アクセス権限管理機能により、情報漏洩リスクも低減します。

コスト削減とペーパーレス化の推進

紙の印刷、郵送コスト、ファイルキャビネット等の保管スペースを削減できます。電子契約サービスとの連携により、契約プロセス全体のデジタル化が可能となり、ファイリング等の煩雑な作業も不要になります。

テレワーク・リモートワークへの対応強化

場所を選ばずに契約書の確認、承認、契約締結が可能になるため、多様な働き方を支援し、事業継続計画（BCP）の観点からも有効です。

失敗しない契約管理システムの選定ポイント

契約管理システムの導入効果を最大化するためには、自社の状況やニーズに合致したシステムを選定することが不可欠です。システム選定にあたり、特に管理部や決裁者が注目すべき主要なポイントは以下の通りです。

機能の過不足と自社課題との整合性

自社が抱える契約管理上の課題（例：検索に時間がかかる、期限管理ができていない、承認フローが複雑など）を解決できる機能が備わっているか具体的に確認します。全文検索、高度な検索、アラート通知、柔軟なワークフロー設定、レポート機能など、必要な機能を洗い出し、優先順位をつけます。多機能すぎても使いこなせなければ意味がなく、逆に機能不足では課題解決につながりません。

操作性と導入展開のしやすさ

どんなに高機能でも、操作が複雑では現場に定着しません。直感的で分かりやすいインターフェースか、日常業務の中でスムーズに利用できるかを確認します。無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際に操作感を試すことが重要です。また、既存システム（基幹システム、電子契約サービス、グループウェアなど）との連携が可能かも確認しましょう。

セキュリティ対策の堅牢性

契約情報は機密情報や個人情報を含むため、セキュリティは最重要項目です。不正アクセス対策、データの暗号化、通信経路の安全性、アクセスログの管理、バックアップ体制、データセンターの信頼性（ISMS認証など）について、ベンダーに詳細を確認し、信頼できるレベルか厳しく評価します。

サポート体制の充実度

導入時の支援はもちろん、運用開始後の問い合わせ対応、トラブルシューティング、バージョンアップ時のサポートなど、継続的な支援体制が整っているかを確認します。日本語でのサポート品質、対応時間などもチェックポイントです。

費用対効果（ROI）の見極め

初期導入費用、月額・年額ライセンス費用、オプション料金などを正確に把握し、必要な機能とコストのバランスを比較検討します。単に価格の安さだけで選ぶのではなく、長期的な視点で課題解決や業務改善にどれだけ貢献するかという費用対効果を総合的に判断することが重要です。業務コスト削減効果やリスク低減効果を定量的に見積もる視点が求められます。

これらのポイントを多角的に検討し、複数のシステムを比較評価することで、自社にとって最適な契約管理システムを選定することができます。

まとめ

本記事では、契約管理の定義、重要性、具体的な業務内容、課題、体制構築ステップ、システム導入のメリット、そしてシステム選定のポイントについて解説しました。適切な契約管理は、リスクを低減し、コンプライアンスを遵守し、業務を効率化するだけでなく、データを活用した経営判断にも貢献する、企業経営の根幹です。

多くの企業が抱える属人化、検索困難、期限見落とし、非効率といった課題を解決し、契約管理を戦略的なプロセスへと進化させる上で、契約管理システムの導入は非常に有効な手段となります。一元管理、検索性向上、自動化、内部統制強化といったメリットは計り知れません。

自社の契約管理の現状と課題を正確に把握し、本記事で紹介した体制構築やシステム選定のポイントを参考に、最適な管理方法を検討・実践していくことが、企業の持続的な成長と競争力強化のために不可欠です。未来を見据えた契約管理への取り組みは、必ずや企業価値向上に繋がるでしょう。

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