ビジネスフォンのままでもCTIは導入できる！導入方法や仕組みを解説

ビジネスフォンは便利だけど、「顧客管理システムと連携できたら…」とお悩みではありませんか？実は、既存のビジネスフォンにCTIシステムを導入するだけで、顧客情報表示や着信ポップアップなど、業務効率を大幅に改善できます。

本記事では、ビジネスフォンの基礎知識から、CTI導入の具体的な方法、さらにパソコンをビジネスフォン化する裏技まで、図解付きでわかりやすく解説します。

また、おすすめのCTIサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

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ビジネスフォンとは？ 家庭用電話との違い

ビジネスフォンとは、主装置（PBX）と専用の電話機を組み合わせて使う、企業向けの電話システムです。家庭用電話とは異なり、1つの電話番号（代表番号）にかかってきた着信を複数の電話機で受電・発信できます。さらに、内線通話、外線転送、保留、パーク保留、短縮ダイヤル、リダイヤルなど、オフィス業務に必須の電話機能を標準装備している点が特徴です。

なお、ビジネスフォンとPBX（電話交換機）は主な機能が似ているものの、同じものではありません。ビジネスフォンは接続できる電話機の台数が少ないため、小規模の事業所などで契約していることが多いでしょう。一方、PBXは数千代の電話機と接続でき、コンピュータなど接続できる周辺機器が多い点が特徴です。このため、コールセンターのように架電や入電の多い業種で利用することが多いでしょう。

既存のビジネスフォンでCTIを利用するときはCTIシステムを導入する

CTI（Computer Telephony Integration）とは、電話とコンピュータを連携させ、顧客情報の一元管理や着信ポップアップ、自動音声応答（IVR）などを可能にするシステムです。ビジネスフォンとCTIを連携することで、顧客対応の品質向上、オペレーターの負担軽減、さらには売上アップにも貢献します。

実は、既存のビジネスフォンでもCTIシステム（サーバー）を導入すれば連携は可能です。やり方はCTIサーバーに主装置とコンピュータをLAN接続するだけです。これにより、双方が連動するため、受話器を手に取りながらパソコンの画面で必要な情報を確認できるようになるなど、CTIの基本的な機能を使えるようになります。

手軽な方法はクラウド型CTIでのビジネスフォン活用

とはいえ「CTIシステムの導入には、手間もコストもかかるのでは？」と、不安に感じる方もいるでしょう。CTIシステムと一口にいっても、サーバーの利用方法には以下の2種類があり、それぞれ導入方法が異なります。

クラウド型

クラウド型CTIとは、インターネット経由でCTIシステムを利用できるサービスです。サーバー構築・運用の手間が不要なため、初期費用・ランニングコストを大幅に削減！最短即日導入も可能で、スピーディーに業務効率化を実現します。拡張性にも優れており、事業規模の変化にも柔軟に対応できます。ただし、オンプレミス型に比べると、カスタマイズ性は限定的です。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社でCTIシステムを構築し、社内にサーバーや通信回線を設置して運用する方法です。一からシステムを構築できるので自由度が高くなります。また、自社管理セキュリティ対策も施しやすい点が特徴です。しかし、導入コストは高額で、実際に運用するまでに時間もかかります。

以上の特徴から、手軽にCTIシステムを導入したい場合は、クラウド型のサーバーを選ぶのがおすすめです。なおクラウド型はカスタマイズ性が低いといっても、提供企業（ベンダー）も多く、選択できる仕組みもさまざまであるため、自社の状況に適したものを選ぶと良いでしょう。

IP電話もCTIの導入は可能

最近の企業では、企業用電話をビジネスフォンではなく、インターネット回線のIP電話のみとしているところもあるでしょう。IP電話であっても、CTIシステムを導入すれば、電話とコンピュータをつなげることが可能です。

やり方は、CTIサーバーをインターネットを介し、IP電話と社内LANのルーターに接続するだけです。

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パソコンをビジネスフォンとして使いたいならクラウドPBX

現在ビジネスフォンは導入していないものの、コンピュータでビジネスフォンと同様の仕組みを使いたいなら、クラウドPBXを導入してもよいでしょう。クラウドPBXとは、インターネット上のクラウド内に従来のPBXの仕組みを構築し、インターネットを介してビジネスフォンと同様の仕組みを利用できる方法です。

クラウドPBXなら、インターネットさえつながればパソコン・スマートフォン・タブレットなど、端末を問わず代表番号での受発信が可能です。また、端末を問わず内線電話が利用できるため、通話料の削減にも役立ちます。リモートワークを導入するときや、営業・出張が多い企業にも適した仕組みです。

ビジネスフォンとCTI連携で、電話業務を劇的に効率化！

ビジネスフォンやIP電話にCTIシステムを導入することで、顧客対応の質向上、オペレーターの負担軽減、そして売上アップを実現できます。特にクラウド型CTIなら、低コスト・短期間で導入でき、効果をすぐに実感できるでしょう。

CTIシステムは、提供会社によって料金プラン、機能、サポート体制が異なります。資料請求や無料トライアルを活用し、自社の課題解決に最適なCTIシステムを選びましょう！

また、おすすめのCTIサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

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