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更新日:2024/06/18 

採用時の身元調査(身元調査)とは?必要な理由や違法性、実施方法を解説

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

候補者のミスマッチや入社後のトラブルを防止したいなら、採用時に身元調査を実施するのがおすすめです。身元調査といっても、事前に候補者本人の同意を得れば違法性はありません。方法は自社で行うだけでなく、リファレンスチェックサービスによる効率化も可能です。

本記事では、採用時の身元調査とは何か、行う理由や違法性、確認できる項目、身元調査のやり方やポイントを紹介します。

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採用時の身元調査(身上調査・身辺調査)とは候補者の背景や経歴を調べること

身元調査(身上調査・身辺調査)とは、特定の個人の経歴や活動内容、交友関係などを調べることです。結婚時や不倫・金銭問題・ストーカーなどのトラブル解決時、賃貸物件への入居時など、さまざまな場面で行われることがあります。

ビジネスシーンでは、採用時に候補者の過去の経歴や人間関係、犯罪歴などを確認する他、取引先が反社会的団体と関係がないか確認する目的で行われることもあります。

なお、採用活動で行う調査の中にはリファレンスチェックとバックグラウンドチェックがあり、身元調査はどちらの意味でも使われることがあるため、それぞれ目的や方法、違いを確認しましょう。

リファレンスチェックとの違い

リファレンスチェック(Reference check)とは、前職の上司や同僚に候補者の経歴やスキル、仕事ぶり、人間性などを確認するものです。転職採用者を対象に、採用後のミスマッチを防ぐ目的で行われます。

実施時は候補者本人の同意を得る他、バックグラウンドチェックのように犯罪歴などを調べるものではないため、違法性はありません。実施は採用企業、またはリファレンスチェックサービス会社です。

身元調査は用途が広く、本人の同意の有無にかかわらず実施できます。ただし、個人情報保護の問題もあり「採用時の身元調査」というときは、リファレンスチェックを意味するケースが多いでしょう。

バックグラウンドチェックとの違い

バックグラウンドチェック(Background check)とは、候補者の過去の経歴やスキルに偽りがないか、金銭トラブルや犯罪歴がないか、反社会的勢力との関わりがないかなどを調べるものです。リファレンスチェックとは異なり、候補者のリスクを事前に確認する目的で行われます。

バックグラウンドチェックも基本的には候補者の同意を得てから行うものの、最近では収集する情報の性質から、個人情報保護法に抵触する恐れがあり減少傾向にあります。従来まで身元調査といえばバックグラウンドチェックのイメージが強かったでしょう。

採用時に身元調査を行う理由

採用時に身元調査を行う理由は、採用活動に客観性を持たせられる他、採用後のミスマッチやトラブルを避けるためです。また、業界や職種によっては、身元調査が必須となっていることもあります。

採用活動に客観性を取り入れるため

身元調査では、前職の上司や同僚、または信用機関の報告など、候補者に対する客観的な意見を聴取できます。従来の日本の採用活動では、履歴書や面接など、本人の主観的な意見以外に候補者の経歴や人間性を確認する方法はありません。さらに、採用担当者により、候補者に対する印象は異なるため、採用活動に客観的な意見が取り入れづらい状況です。

身元調査を実施すれば、実際に働いたことがある第三者に客観的な意見を聞けるため、候補者に対するより多面的な評価が可能です。さらに、事前情報を基により踏み込んだ面接を実施できるメリットもあります。

採用後のミスマッチを防ぐため

身元調査の中でも、前職の関係者に候補者の仕事ぶりや人間性を確認する方法は、採用後のミスマッチ防止に役立ちます。

仕事をする上でスキルや経歴は十分であったとしても、社風や働き方が合わなければ早期離職につながる恐れがあります。しかし、過去に一緒に働いたことがある関係者に候補者の働き方などを聞いておけば、どのような人物かある程度把握が可能です。相性を見極めるだけでなく、候補者が働きやすい環境の準備にも役立ちます。

採用後のリスクを軽減するため

身元調査は候補者の職歴や経歴に偽りがないか、確認も可能です。信用機関に依頼するタイプの身元調査であれば、犯罪歴なども知ることができます。

職務経歴書に書かれている経歴が大幅に異なっていたり、前職を懲戒解雇されていたりするような人物であれば、入社後にトラブルが発生する恐れも否めません。身元調査は、企業をリスクから守る役割もあります。

職業上身元調査が必要なため

警察官や自衛官など、人々の安全や財産などを守る職業の中には、身元調査が必要とされているものもあります。これは、候補者本人、または家族に問題があるときのリスクが大きいためです。ただし、身元調査が合否に関係があるかどうかは明らかにされていません。

身元調査に違法性はある?

身元調査の方法によっては、個人情報保護法などいくつかの法律に抵触する恐れがあります。また、内定を出した後、身元調査の結果を理由に取り消せば、解雇権濫用になることがあるため注意しましょう。

調査を実施する前に本人の同意を得る必要がある

身元調査を行う前に調査の目的の説明と、候補者本人の同意が必要です。無許可で身元調査を実施すれば個人情報保護法に抵触する恐れがあるため注意しましょう。

なお、個人情報とは「特定の個人を識別できる情報」を指し、住所・氏名・生年月日・顔写真・マイナンバーなどが該当します。採用活動では、企業は「個人情報取扱事業者」となり、個人情報を利用する目的を候補者に伝えなければいけません。

さらに、公開により差別や偏見につながる以下の情報は「要配慮個人情報」といい、取得するときは事前に本人の同意が必要です(※)。

  • 人種、信条、社会的身分
  • 病歴、犯罪の経歴、犯罪により被害を被った事実
  • 身体障害・知的障害・精神障害などの障害があること
  • 医師等により行われた健康診断その他の検査の結果
  • 保健指導、診療・調剤情報、
  • 本人を被疑者または被告人として逮捕等の刑事事件に関する手続が行われたこと
  • 非行・保護処分等の少年の保護事件に関する手続が行われたこと

※参考:政府広報オンライン.「「個人情報保護法」をわかりやすく解説 個人情報の取扱いルールとは?」.https://www.gov-online.go.jp/useful/article/201703/1.html,(2024-06-03).

職業差別につながる事柄は聴取しない

厚生労働省では就職差別につながる以下の事項は、採用選考時に聴取しないように求めています(※)。

  • 本籍・出生地に関すること
  • 住宅状況に関すること
  • 家族に関すること
  • 生活環境・家庭環境などに関すること
  • 宗教に関すること
  • 人生観・生活信条などに関すること
  • 思想に関すること
  • 購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
  • 支持政党に関することの把握
  • 尊敬する人物に関すること
  • 労働組合(加入状況や活動歴など)、学生運動などの社会運動に関すること

他に、現住所の略図を記載される、客観的必要性が認められない健康診断書を提出させるなども、就職差別につながる恐れがあるとしています。

※参考:厚生労働省.「採用選考時に配慮すべき事項」.https://kouseisaiyou.mhlw.go.jp/consider.html,(2024-06-03).

身元調査の結果で内定を取り消せば解雇権濫用になる

身元調査の結果を理由に内定を取り消せば、解雇権濫用になる恐れがあるため注意しましょう。過去の判例上、内定は労働契約の成立とみなされ、取り消しは解雇と同様の扱いとなるためです。

社員を解雇するためには、合理的理由と社会通念上の相当性が必要です(※)。(労働契約法第十六条)これらを満たさず解雇する場合「解雇権濫用」とみなされ、内定取り消しが無効となることもあります。

もし、身元調査の結果を採用に活かしたいなら、内定前に行うようにしましょう。なお、身元調査の結果、内定が取り消せる場合としては学歴や職歴、犯罪歴の隠ぺいのような重大な詐称が挙げられます。

※参考:厚生労働省.「労働契約法」.https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73aa9536,(2024-06-03).

身元調査で確認できる具体的な内容

身元調査で確認する内容は、業種・業界、役職、調査方法によっても異なります。ここでは転職などで一般的に調査する範囲を紹介します。

今までの勤務歴

勤務歴では、前職または前々職の以下の内容を確認します。

【確認内容】

  • 在職期間
  • 所属部署
  • 業務内容
  • 退職理由 など

今までの勤務歴では業務内容や在職期間、退職理由などを重点的に確認します。また、内容だけでなく、職務経歴書に書かれている内容と一致しているか、虚偽は含まれていないかの確認も重要です。

学歴や資格

学歴や資格は卒業証明書や資格証明書の提示を求めることで確認できます。学歴により基本給が変わるときなどは、履歴書の内容が詐称ではないか調査しましょう。

また、専門的な資格が必要な職業では、無資格だったり失効していたりする状態で働かせれば、罪に問われる恐れもあります。こちらも、資格証明書など客観的な証拠書類により確認しましょう。

スキル

学歴や資格とは別に、業務を行う上で必要なスキルを満たしているかも確認できます。具体的には、コミュニケーション能力やリーダーシップ、仕事への責任感、問題への対応力、業務のスピードなどです。これらの内容は、前職の関係者に聴取すると確認しやすいでしょう。

求められるスキルは、業種や立場、役職によっても異なります。一般的なスキルだけでなく、現場で必要になるスキルを確認しましょう。

勤務態度

能力やスキルがあっても、勤務態度に問題があれば他の従業員や会社とトラブルに発展する恐れがあります。前職の関係者に遅刻や欠勤、早退は多くなかったか、どの程度残業していたかなどを確認しましょう。勤務中にさぼる、他の社員に仕事を押し付けるなど、気になる点がないかも重要です。

人柄や人間性

人柄や人間性は書類や面接では確認しづらい項目のため、身元調査時に具体的に聴取したいポイントです。どのような人物か分かれば、企業文化と合致するか、配属先のチームに馴染めるかなどの判断もしやすくなります。

前職の上司や同僚に確認するときは、コミュニケーションの取り方や、働き方など、具体的に質問してもよいでしょう。また、より詳細な印象を知りたいなら「一緒に仕事をしていたときに感じたこと」や「今後、一緒に働きたいか」などと質問するのも方法です。

職場でのトラブル

職場でのトラブルでは、同僚とのトラブルだけでなく、顧客と問題を起こしていないかどうかも確認します。前職でトラブルが多ければ、採用後も問題を起こす恐れがあるため注意しましょう。

身元調査は自社でできる?実施方法を解説

リファレンスチェックに近い身元調査であれば、自社、または専門会社に依頼して行います。一方、バックグラウンドチェックに近いのであれば、探偵や信用機関に依頼するのが一般的です。それぞれ特徴を解説します。

自社のみで行う

リファレンスチェックであれば、自社のみで行うことも可能です。一般的には採用候補者の同意を得た後、推薦者に対してヒアリングを行い、回答内容を採用担当者間で共有します。

自社で行うときの注意点としては、リファレンスチェックを行う前に個人情報保護法など、関連する法律を理解する必要がある点です。また、採用までの工数が多くなったり、専用の管理システムを導入したりするため、実施までに時間もコストも掛かってしまいます。

さらに、ノウハウがないと回答を得たのはよいものの、その内容を採用活動に役立てられない恐れもあります。

信用機関に依頼する

バックグラウンドチェックに近い身元調査は、探偵や信用機関に依頼し実施するのが一般的です。流れとしては、企業が候補者の同意を得た後、調査会社がバックグラウンドチェックを実施します。その内容をレポートにまとめ、採用企業に提出して完了です。

バックグラウンドチェックは海外や外資系企業では一般的ではあるものの、日本企業では浸透していません。さらに、最近では減少傾向にあるため、同意を求めても候補者から拒否される恐れがあるため注意しましょう。

リファレンスチェックサービスを利用する

リファレンスチェックサービスとは、リファレンスチェックを効率化できるサービスのことです。企業に代わりリファレンスチェックを実施する、候補者を分析した詳細なレポートを作成するなどの機能があります。身元調査の工数を減らせるだけでなく、候補者の人間性や働きぶりなども数値で見える化できるため、精度の高い採用活動が可能になれます。

注意点としては同じリファレンスチェックサービスでも、候補者理解に特化したものや、リスクヘッジを目的としたものなどいくつか種類がある点です。また、各会社のプランにより、導入費用や月額費用、利用できるサービスが異なるため、自社の目的に適したものを選ぶ必要があります。

身元調査を実施するときのポイント

身元調査の実施は早すぎても遅すぎても適切ではありません。また、第三者にヒアリングするときは、質問内容を事前に共有しておくとスムーズです。さらに、調査結果のみで合否を判定しないこともポイントです。

最終選考前など適切なタイミングで実施する

採用時の身元調査は最終選考の前など、適切なタイミングで実施しましょう。身元調査は通常の採用よりも多くの工程が生じます。採用の初期の段階で行えば、対象者が多くなる分採用コストもかさんでしまいます。かと言って、内定後では候補者の問題が発覚しても、簡単に取り消すことができません。そのため、ある程度候補者を絞った段階で実施するのがおすすめです。

候補者の理解が深まる質問内容を用意する

質問内容は「〇」「×」で応えられるものと、自由に回答できるものに分けるようにしましょう。例えば、無断欠勤の有無のように、具体的な回答を得たいものは2択にした方が、他の候補者と比較しやすくなります。一方、コミュニケーションの取り方や人柄など、テキストの方が分かりやすい回答内容もあります。質問内容を考えるのはもちろん、その質問を適切に分析できる回答方法を選びましょう。

第三者にヒアリングするなら事前に質問を共有する

第三者にヒアリングを実施するなら、事前に質問内容を共有しておくとスムーズです。特に、候補者の上司のように上の役職者であれば、対応できる時間が限られていることもあります。なお、面談が難しいときは、Webで質問に回答してもらうのも方法です。

身元調査の結果のみで合否を判定しない

学歴・職歴の詐称など明らかな問題点がない限り、身元調査の結果はあくまでも採用の判断材料の一つとして活用しましょう。理由として、第三者へのヒアリングは、必ずしも元上司や同僚が正しいことを言っているとは限らないためです。

候補者を立てるためにあえて業績を誇張していることもあれば、関係性が悪く必要以上に人柄を低評価するかもしれません。身元調査の結果も踏まえ、総合的な採用決定が大切です。

採用時に身元調査をするならリファレンスチェックサービスを活用しよう

採用時の身元調査は、候補者のミスマッチや入社後のトラブル防止のために行われます。実施する際は事前に候補者の同意を得ることで、法令に違反せず実施することが可能です。

採用時の身元調査には多くのメリットがある反面、実施するとなれば、手間もコストも掛かってしまいます。そのため、身元調査を効率化したいなら、リファレンスチェックサービスを導入するとよいでしょう。

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