人事管理システム導入するべき！メリットや選定ポイントについて解説

人事管理システムの導入は、現代企業にとって戦略的な重要性を持つ取り組みです。人材データの活用、DX推進、法規制対応といった経営課題の解決に貢献しますが、その導入プロセスには多くの課題が伴います。特に、人事評価システム導入を検討する決裁者や人事部の方々は、システムの選定、コスト、セキュリティ、運用定着など、多岐にわたる懸念をお持ちのことでしょう。

本記事では、導入時に直面しがちな課題とその実践的な解決策、そして失敗しないための選定ポイントや成功へのステップを、要点を絞って解説します。情報資産である人事データを守り、活用するための羅針盤として、本稿が皆様のプロジェクト推進の一助となれば幸いです。

【2025年最新比較表あり】おすすめ採用管理システム(ATS) 比較18選！ 特徴や機能を一覧で紹介

人事管理システム導入は必要？導入の背景や目的の再確認

人事管理システムは本当に必要なのか――そう疑問に感じる企業担当者もいるかもしれません。しかし、労務管理の複雑化や法改正への対応、テレワークの普及など、現代のビジネス環境では効率的な人事運用が求められています。まずは、導入の目的と得られるメリットをあらためて確認してみましょう。

人事管理システムを導入する背景

企業が人事管理システムの導入を急ぐ背景には、無視できない時代の要請があります。単なる業務効率化ツールではなく、企業の競争力と持続可能性を高めるための戦略的基盤として、その価値が再認識されています。

人材データの戦略的活用

従業員のスキル、経験、評価といった情報は、分析・活用してこそ価値を生む情報資産です。しかし、多くの場合、これらのデータは分散・埋没しています。人事管理システムは、データを一元管理・可視化し、データに基づいた客観的な人事施策（適材適所配置、効果的な育成、タレントマネジメント、サクセッションプラン等）を可能にします。これにより、人的資本の価値を最大化し、競争優位を築きます。

DX推進と業務効率化

労働力不足が課題となる中、生産性向上は必須です。人事部門の定型業務（入退社手続き、勤怠管理、給与計算連携等）は、システムによる自動化・標準化で大幅に効率化できます。これにより、人事担当者は、より戦略的なコア業務（人材育成、組織開発等）に注力できるようになります。

法改正への迅速・正確な対応

働き方改革関連法、個人情報保護法など、人事労務関連の法規制は複雑化しています。システム導入は、最新の法令に準拠した運用を助け、コンプライアンスリスクを低減します。特にクラウド型は、法改正への追随が早いというメリットがあります。リモートワークなど多様化する働き方への対応も容易になります。

人事管理システムを導入する目的

導入の主な目的としては、業務効率化、コスト削減、データ活用による戦略的人事の実現、コンプライアンス強化、従業員エンゲージメント向上などが挙げられます。これらを達成することで、人事部門の生産性向上、ミスの削減、迅速な意思決定、適材適所の人材配置、従業員満足度向上といったメリットが期待できます。自社の課題と照らし合わせ、導入目的を明確にすることが成功の第一歩です。

人事管理システムの導入前の課題

人事管理システムの導入検討初期において、多くの企業が「最適なシステムの選定」と「コスト・ROI（投資対効果）」という2つの大きな壁に直面します。ここで的確な判断を下すことが、プロジェクト成功の鍵を握ります。

課題1：自社に合うシステムが多すぎて選べない

市場には多様なシステムが存在し、その豊富さが逆に選定を困難にしています。

• 機能の洪水: どの機能が本当に必要か見極めが難しい。
• 専門用語の壁: IT知識がないと理解が困難。
• 比較軸の混乱: 各社アピール点が異なり、何を基準に比較すべきか不明確。
• 情報収集の負荷: 多数のベンダー情報を比較検討するのは大変。

【解決のヒント】

1. 目的と要件を明確に:
   • 導入目的（何を解決したいか）を具体化する。
   • 現状業務を分析し、システム化する範囲と必須機能を洗い出し、優先順位をつける。これが選定の軸となります。
2. 効率的な情報収集と比較:
   • ベンダー情報に加え、第三者の比較サイトやレビューも参考にする。
   • 無料トライアルやデモで操作性を確認。現場担当者の意見も重要です。
   • 事前に定めた機能要件に加え、費用、サポート、セキュリティ、拡張性などを多角的に評価する（評価シート活用も有効）。

課題2：導入・運用コストと費用対効果（ROI）への懸念

システムの導入には初期費用と継続的な運用コストがかかります。予算内で収まるか、投資に見合う効果が得られるかは、決裁者にとって最大の関心事です。

• 初期費用の高さ: 特にオンプレミス型や大規模カスタマイズは高額になりがち。
• ランニングコストの不透明性: クラウド型の従量課金など、将来コストが見えにくい場合がある。
• 隠れたコスト: システム連携、オプション、サポート等で想定外費用が発生するリスク。
• ROIの算出困難: 業務効率化などの効果を金額換算しにくい。

【解決のヒント】

1. コストの徹底把握と比較:
   • 各社の料金体系（初期、月額/年額、オプション、サポート等）を詳細に確認する。
   • 複数ベンダーから見積もりを取得し、サービス範囲を含めて比較。隠れたコストがないか確認する。
2. ROIの試算と可視化:
   • 導入による具体的な効果（人件費削減、採用コスト削減等）を定量的に試算する。
   • 試算に基づきROI（投資回収期間含む）を算出し、導入の妥当性を明確に示す。
3. コスト抑制策の検討:
   • 初期投資を抑えるならクラウド型やスモールスタート可能なプランを検討する。
   • 標準機能での運用を基本とし、カスタマイズは最小限に。
   • IT導入補助金などの活用可能性を調査する。

これらの初期課題に計画的に対処することが、プロジェクトを軌道に乗せるために不可欠です。

人事管理システム導入後の課題

人事管理システムの選定とコスト問題に目処が立っても、導入後の運用フェーズには更なる課題が潜んでいます。ここでは「運用定着」「データ移行」「セキュリティ」という、プロジェクトの成否を分ける3つの重要な課題とその克服策を解説します。

課題1：システムが現場で活用されず、定着しない

導入したシステムが「使われない」状態は避けなければなりません。操作への抵抗感やメリット不浸透が原因で、システムが形骸化するリスクがあります。

• 変化への抵抗: 新しいツール習得への負担感や、従来のやり方への固執。
• 使いにくさ: 直感的でないインターフェース、分かりにくいマニュアル。
• 目的・メリットの共有不足: なぜ導入したのか、従業員への利点が伝わっていない。
• サポート不足: 不明点やトラブル時に相談しにくい環境。

【解決のヒント】

1. 丁寧なコミュニケーション:
   • 導入目的とメリットを経営層や人事部から繰り返し説明する。トップメッセージも有効。
   • 選定段階から現場の意見を反映させ、当事者意識を醸成する。
2. 操作性重視と十分な教育:
   • 選定時に直感的で使いやすいUIを重視する。トライアルで確認。
   • 導入時には十分なトレーニング（研修、マニュアル、動画等）を実施する。
3. 手厚いサポート体制:
   • 社内ヘルプデスクやパワーユーザーを設置し、質問に迅速に対応。
   • ベンダーの導入・運用サポート内容を確認し、活用する。
4. 段階的導入:
   • 可能ならスモールスタートし、成功体験を積み重ねながら展開する。

課題2：既存データの移行が困難・不正確

旧システムやExcelからのデータ移行は、正確性と効率性が求められる複雑な作業です。

• データの散在・不統一: 形式や項目名がバラバラ。
• データ品質の問題: 欠損、重複、表記揺れ（データクレンジング必須）。
• 移行工数の増大: データ量が多いと手作業では膨大な時間がかかる。
• システム連携の障壁: 他システムとのデータ連携がうまくいかない。

【解決のヒント】

1. 綿密な計画と準備:
   • 移行対象データを特定し、品質を確認。クレンジング計画を立て実施。
   • 移行手順、スケジュール、担当者を明確にした計画書を作成。
2. ツール・サポートの活用:
   • ベンダー提供のデータ移行ツールや移行支援サービスの利用を検討。
3. 段階的移行と検証:
   • リスク分散のため、可能なら段階的に移行。
   • 移行後、データが正確か、新旧で整合性が取れているかを入念にテスト・検証。
4. 連携の事前確認:
   • 他システムとの連携が必要な場合、API連携の仕様等を事前に確認。

課題3：セキュリティとコンプライアンスへの懸念

従業員の個人情報という機密性の高いデータを扱うため、情報漏洩や不正アクセスは絶対に避けなければなりません。

• 外部脅威: サイバー攻撃、マルウェア感染など。
• 内部脅威: 内部不正、操作ミス、設定ミスによる漏洩。
• コンプライアンス: 個人情報保護法などの法令遵守体制の不備。

【解決のヒント】

1. 堅牢なシステム機能:
   • データ暗号化（通信、保存）、不正アクセス対策（MFA、IDS/IPS等）は必須。
   • アクセス権限を詳細に設定・管理できる機能（RBAC）を確認。
2. 厳格な運用と内部統制:
   • アクセスログ、操作ログの適切な記録・保管・監査体制を構築。
   • 監視体制、インシデント対応計画を整備。
   • 社内セキュリティポリシーを策定・周知。
3. 継続的な従業員教育:
   • パスワード管理、不審メール対応など、セキュリティ研修を定期実施。
4. 信頼できるベンダー:
   • ISMS、プライバシーマーク、SOC報告書などの第三者認証取得状況を確認。

これらの導入後の課題への事前準備が、システム活用の成否を分けます。

失敗しない人事管理システムの選び方：比較・選定10のチェックポイント

人事管理システムの導入成功は、自社に最適なシステムを選定できるかにかかっています。機能や価格だけでなく、多角的な視点での比較検討が不可欠です。ここでは、決裁者や人事部が押さえるべき10のチェックポイントを解説します。

【選定の基本方針】

• 目的達成: 導入目的と必須要件を満たすか？
• 費用対効果: 予算内でROIが見込めるか？
• 運用実現: 運用定着、データ移行、セキュリティ課題に対応できるか？
• 将来性: 長期的に活用できるか？

【比較・選定10のチェックポイント】

1. 機能要件:

• 必須機能（従業員情報管理、勤怠、給与連携、人事評価、申請WF等）は標準搭載か？
• 人事評価機能は自社制度（MBO/OKR等）に適合するか？
• 柔軟性・設定容易性は？
• 必要な分析・レポート機能（人員構成、評価分布等）はあるか？

2. 費用対効果 (ROI):

• 初期費用とランニングコスト（月額/年額、従量課金等）は予算内か？
• オプション・追加費用を含めたトータルコストは？
• 想定される導入効果と比較したROIは妥当か？

3. 使いやすさ (UI/UX):

• 直感的な操作が可能か？
• 画面デザインは分かりやすいか？
• 従業員が使う機能（打刻、申請等）はシンプルか？
• モバイル対応は？
• 無料トライアル/デモで操作性を確認できるか？

4. サポート体制:

• 導入支援（設定、データ移行、トレーニング等）は充実しているか？
• 運用サポート（問い合わせ窓口、対応時間、FAQ等）は十分か？
• SLA（サービス品質保証）の内容は明確か？

5. セキュリティ対策:

• データ暗号化（通信、保存）は適切か？
• 不正アクセス対策（MFA、IDS/IPS等）は十分か？
• アクセス権限管理（RBAC）は詳細に設定可能か？
• ログ管理・監視体制は整備されているか？

6. 第三者認証:

• ISMS (ISO/IEC 27001)、プライバシーマーク、SOC報告書等の認証を取得しているか？

7. 提供形態:

• クラウド型かオンプレミス型か？
• 自社のインフラ、予算、運用体制に合っているか？

8. 拡張性:

• 将来の従業員数増加や機能追加に柔軟に対応できるか？
• システムのアップデートは容易か？

9. システム連携:

• 既存システム（給与計算、会計等）との連携は可能か？ API連携の仕様・実績は？

10. ベンダー信頼性:

• ベンダーの事業継続性、業界での実績、類似企業での導入事例はどうか？

これらのポイントに基づき、候補システムを客観的に評価・比較し、自社にとって最適なパートナーを選定することが重要です。

5. 人事管理システム導入を成功に導く8つの推進ステップ要約

人事管理システムの導入は、組織変革を伴うプロジェクトです。成功には計画的なアプローチと関係者の協力が不可欠です。ここでは、導入を成功させるための8つのステップの要点を解説します。

ステップ1：目的明確化と体制構築

• 目的・KPI設定: なぜ導入するのか、具体的な目標（KPI）を設定し、経営層含め全員で共有。
• 体制構築: プロジェクトオーナーを決め、人事・IT・利用部門代表等でチーム組成。役割分担と定例会議設定。

ステップ2：現状分析と要件定義

• 現状可視化: 現行業務プロセスを分析し、課題を抽出。
• 要件定義: システムに求める機能・性能・運用・セキュリティ要件を具体化。これが選定基準に。

ステップ3：システム選定とベンダー決定

• 比較検討: 要件に基づき候補システムを評価（機能、費用、サポート、セキュリティ等）。
• デモ・トライアル: 操作性を確認。
• ベンダー決定: 最適なシステムと信頼できるベンダーを選定し、契約。

ステップ4：導入計画策定と準備

• 全体計画: 詳細な導入スケジュール、体制、タスクを策定。
• 個別計画: データ移行、テスト、トレーニングの各計画を具体化。マニュアル作成も。

ステップ5：構築・設定とテスト

• 構築・設定: 要件定義に基づきシステムを設定・カスタマイズ。
• データ移行実施: 計画通りに移行し、正確性を検証。
• テスト実施: システム動作、データ精度、連携等を計画に基づき徹底検証。不具合修正と再テスト。

ステップ6：従業員トレーニングと導入告知

• トレーニング実施: 従業員に目的・メリット・操作方法を教育。マニュアル配布。
• 導入告知: 本稼働日、利用ルール、問い合わせ先などを全社告知。

ステップ7：本稼働と初期サポート

• 本稼働開始: 計画通りにスタート。
• 初期サポート: 稼働直後は手厚いサポート体制（ベンダー連携、社内ヘルプデスク）で迅速に対応。
• モニタリング: 稼働状況を注意深く監視。

ステップ8：効果測定と改善 (PDCA)

• 効果測定: 事前設定したKPIに基づき、導入効果を定量的・定性的に評価。
• 改善: 効果未達や新課題には原因分析し、運用見直しや改善策を実行。
• 継続: PDCAサイクルを回し、継続的にシステム価値を最大化。

これらのステップを着実に実行することが、導入プロジェクト成功の鍵です。

6. まとめ

本記事では、導入時の課題と解決策、システム選定の要点、そして成功への推進ステップを解説しました。

人事管理システム導入は、人材データの戦略的活用や業務効率化に不可欠ですが、システム選定、コスト、運用定着、データ移行、セキュリティといった多くの課題が伴います。これらの課題は、事前の認識と計画的な対策によって克服可能です。

導入成功の鍵は、明確な目的設定、慎重なシステム選定、計画的なプロジェクト推進、徹底した準備とコミュニケーション、そして継続的な改善にあります。

システム導入はゴールではなく、人事データを経営に活かし、組織全体のパフォーマンス向上に繋げるためのスタートです。本稿が、決裁者および人事部の皆様にとって、課題を乗り越え、戦略的人事を実現するための一助となれば幸いです。