社内コミュニケーションツールの導入事例12選！導入後の変化や得られた効果を紹介

社内コミュニケーションツールの選定を行う際、導入事例を知りたいと思ったことはありませんか。社内コミュニケーションツールは、企業活動をより円滑に進めるために欠かせないツールです。しかし、ツールの種類は多岐にわたり、自社に最適なものを選ぶのは簡単ではありません。ツールの導入後に満足いく結果を出すには、同業他社や規模の近い企業がどのようなツールを使っているのか、導入の目的や効果はどうだったのかを知り、参考にしましょう。

本記事では、社内コミュニケーションツールの必要性や、近年求められている背景、企業への導入事例12選を紹介します。社内コミュニケーションツールの選定に先立って、他の企業の導入体験を知りたい方は、本記事を読んで自社への導入に生かしましょう。

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そもそも社内コミュニケーションツールは必要？

そもそも、社内コミュニケーションツールは企業にとって必要なのでしょうか。

社内コミュニケーションツールとは、企業内の業務に関する情報共有や、従業員間のコミュニケーションを円滑に行うためのソフトウェアやプラットフォームを指します。業務の遂行に大切な「報告・連絡・相談」のコミュニケーションを効果的にサポートできるなど、ツールを導入するメリットはさまざまです。

社内コミュニケーションツールが求められる背景

近年、社内コミュニケーションツールが求められる背景には、どのような理由があるのでしょうか。

まず、従来の電話やEメールを使ったコミュニケーションから、より効率的で双方向性の高いツールへの移行が進んでいることが挙げられます。電話では同時に多くの人とコミュニケーションを取ることが難しく、Eメールではリアルタイムでの迅速なやり取りが困難です。そのため、より手軽に多人数と情報共有ができるチャットなどの機能を持つ社内コミュニケーションツールへのニーズが高まっています。

次に、テレワークの普及も大きな要因の一つです。コロナ禍や、現代の多様化する働き方に対応すべく、多くの企業がテレワークを導入しました。しかし、テレワークは対面のコミュニケーションが取りにくく、従業員間の連携が難しくなる課題があります。そこで、カジュアルで迅速なコミュニケーションを可能にし、場所や時間に捉われにくい社内コミュニケーションツールが課題解決の方法として広まりました。

このように、社内コミュニケーションツールは、時代の変化に伴う新しい働き方に対応するツールとして認知が広まっています。

社内コミュニケーションツールの導入で得られる効果

企業が社内コミュニケーションツールを導入すると、企業にさまざまなメリットや効果をもたらしてくれます。主な効果は以下の通りです。

業務の効率化

ツールを導入すると、従業員同士の連絡手段が統一できるので、コミュニケーションにかかる時間やコストを効率的に削減できます。Eメールや電話、対面の打ち合わせの機能を一元化して一つのツールで管理できるので、生産性の向上にもつながります。

社内全体での情報共有

ツールを導入すると、社内の役職や部署、チームなどの垣根を越えて、情報の伝達や共有がスムーズに行えるようになります。また、全従業員が同じ情報を共有できるので、企業の意思決定のスピードアップにもつながりやすいでしょう。

業務の進捗管理の見える化

社内で統一したツールを活用すると、各業務の進捗状況を視覚的に整理しやすくなり、業務進捗の見える化が可能になります。その結果、問題のある業務を早期に発見しやすく、早急な改善やスケジュール変更が可能になるでしょう。

過去のやり取りの情報を迅速に呼び出せる

多くのツールには検索機能が搭載されており、キーワードを入力するだけで、必要な情報に素早くアクセスできます。そのため、業務担当者やメンバーの入れ替わりがあった際、過去の情報を引き継ぎやすく、業務の継続性を保ってくれます。

社内コミュニケーションの活性化

テレワーク勤務を行う従業員が気軽に相談しやすい環境を整えることができ、従業員同士の信頼関係の構築や、孤立感の解消、業務モチベーションの向上などにつながりやすいでしょう。また、テレワークでも社内の情報をリアルタイムで確認できるので、会社との一体感を保ちながら業務に取り組むことができます。

社内コミュニケーションツールの導入事例12選！

社内コミュニケーションツールを導入すると、どのような効果があるのでしょうか。ここでは、具体的な導入事例12選を紹介します。

1. 情報共有の質とスピードがアップ

導入事例の1つ目は、社内コミュニケーションツールを導入して、従業員の情報共有の質やスピードがアップし、業務効率化が図れたケースです。

ツールの導入前は、社内の業務連絡に個人がプライベートで使用しているメッセージアプリを使用していました。そのため、情報共有や必要な情報の閲覧がしにくい状況でした。

そこで、情報共有がしやすいツールを導入したところ、これまでメッセージアプリで管理していた情報の一元化を実現しています。また、ツール上で業務データを蓄積できるので、情報共有の質も飛躍的に向上しました。その結果、必要な情報にアクセスしやすい環境が整い、業務スピードがアップしたり、顧客対応サービスの均一化につながったりしたことも大きな成果です。

2. 感謝を伝え合うことが社風に

2つ目の導入事例は、従業員同士が感謝を伝え合うことが社風になり、企業の年間目標達成にまでつながったケースです。

ツールの導入前は、従業員間のコミュニケーション不足の問題や、個人の成果を形式的にしか判断できない仕組みが大きな課題でした。

そこで、感謝を伝えて可視化できるツールを導入したところ、従業員同士のコミュニケーションや会社へのエンゲージメントを可視化でき、企業全体で共有できるようになっています。その結果、感謝を伝え合うことが社風として定着し、チームワークの活性化、企業の年間目標の達成、自己成長を感じやすい労働環境など、さまざまな変化を生んでいます。

3. タスク機能で業務の抜け漏れを防げるように

導入事例の3つ目は、タスク機能で業務の抜け漏れを防げるようになったことで、業務効率化が図れたケースです。

ツールの導入前は、業務上必要なデータを紙媒体やチャットなど異なる方法で管理していたため、必要な時に必要なデータへアクセスできず、業務の抜け漏れが発生していました。また、業務の忙しさから顧客への折り返し連絡が抜けるなど、機会損失につながっていたことも大きな課題でした。

そこで、タスク機能が充実しているツールを導入したところ、業務の抜け漏れを把握し、管理できる仕組みが整いました。ツールの予約投稿機能や、スマートフォンで撮った画像をファイル添付できる機能などを活用して、確実な情報伝達を行い、業務の抜け漏れを防止できています。

4. ペーパーレス化で稟議・申請がスムーズに

導入事例の4つ目は、社内コミュニケーションツールを活用して、ペーパーレス化で稟議や申請がスムーズにできるようになったケースです。

ツールを導入前は、従業員間で情報伝達がうまくできず、社内稟議が決済されるまでに時間がかかりすぎていました。また、経営陣と従業員の意思疎通が難しく、組織全体の風通しが悪かったことも大きな課題でした。

そこで、スマートフォンから気軽に利用でき、誰でも使いやすいツールを導入したところ、業務の情報共有がスムーズに変化しています。特に、これまで紙媒体で管理していた申請書などのデジタル化が進み、業務のペーパーレス化が実現したことは大きな変化です。そのため、社内稟議の申請から決済までの流れをシステム上で一元化できるようになりました。また、決済のスピードが向上したことも大きなメリットです。

5. 仕事とプライベートの公私混同を解消

導入事例の5つ目は、仕事とプライベートの公私混同を解消したケースです。

ツールの導入前は、感染症対策の観点から業務の担当者が細かくグループ分けされ、コミュニケーションが取りにくい状況でした。そのため、業務連携の連絡が取りにくく、従業員がプライベートのSNSツールを使って個人的な業務引き継ぎ連絡を行う公私混同が起きていたことが課題でした。

この課題を解決するために、まず、従業員が勤務時間にだけアクセスできるデバイスを活用した社内コミュニケーションツールの導入を行っています。また、業務の引き継ぎ内容や周知事項などの共有、参照ができるツールの活用も行いました。その結果、休みの日に他の従業員に連絡を取る必要がなくなり、公私混同を解消しています。

6. 連絡ツールの一本化で情報の分散を解消

企業内の連絡ツールの一本化を行い、情報の分散を解消したケースは導入事例の6つ目です。

ツールの導入前に企業が抱えていた課題に、全国にある支部ごとに連絡ツールが異なり、情報の分散や運用の手間がかかっていたことがあります。ツールが異なることで管理が難しく、新規社員の指導や退職に伴う引き継ぎなどの際に、これまでの業務履歴の参照や把握が困難でした。

そこで、社内コミュニケーションツールの導入を行い、全社的な連絡ツールの一本化を図ったところ、情報の一元化が可能になりました。ツールが統一されたため、本部と支部の情報連携もスムーズになり、新しい支部の立ち上げも容易になったことは大きな成果です。

7. 情報を探す手間が減り、ナレッジが浸透

導入事例の7つ目は、従業員が企業活動に必要な情報を探す手間が減り、ナレッジが浸透したケースです。

ツールの導入前は、業務ナレッジが分散し、情報の更新やメンテナンスなどが困難な課題を抱えていました。そのため、業務拡大に伴う新入社員への教育に手間がかかり、ナレッジの浸透が思うように進みませんでした。

そこで、ナレッジ機能の充実した社内コミュニケーションツールを導入したところ、効果的な情報管理が可能になり、検索時間が以前の6〜7割の時間で済むようになりました。また、ツールの活用でナレッジのメンテナンスや管理が容易になり、業務の引き継ぎにかかる人件費などのコストが約半分に削減できたことも大きな成果です。

8. 従業員の離職率が大幅に改善

導入事例の8つ目は、従業員の離職率が大幅に改善したケースです。

ツールの導入前は、社内のコミュニケーション方法が属人化しており、人材定着が難しく、従業員の離職率が高いことが大きな課題でした。

このような問題を解決するために、社内コミュニケーションツールを活用し、企業理念の「人を大切にする」を浸透させる施策を行いました。具体的には、ツールの機能を活用し、従業員を積極的に評価したり、多様なコミュニケーションを実施したりするなどです。その結果、ツール導入後10カ月で、離職者数が60%減少する成果を達成しています。

9. 情報格差がなくなりサービスの質が均一化

企業内の情報格差がなくなり、サービスの質が均一化したケースは、導入事例の9つ目です。

ツール導入前に企業が抱えていた課題に、情報共有の非効率さや、業務内容の共有漏れによるサービスの質の低下がありました。

そこで、情報共有が行いやすい社内コミュニケーションツールを導入したところ、従業員が日々の業務で生じる情報を効率的に共有できるようになりました。また、ツール内に顧客情報が蓄積され、素早く参照できる環境が整った結果、顧客に関する問い合わせ対応業務の質が飛躍的に向上しています。その結果顧客満足度が高まり、リピート率が倍になるなど、具体的な成果も出ています。

10. 理念の浸透により採用単価が半分に

導入事例の10個目は、企業の理念が浸透し、採用単価が半分まで減ったケースです。

ツールの導入前は、アルバイトだけではなく、正社員にも理念が浸透しにくかったことが企業の大きな悩みでした。

そこで、チームへの情報共有ができるツールを選定して、社長のメッセージや企業理念に関する社会的な取り組みなどを周知しやすい環境づくりを行いました。その結果、従業員の企業理念への理解が深まり、より前向きに業務に取り組めるような変化が生まれています。他にも、企業理念に賛同するアルバイトの正社員登用が増えたり、採用単価を半分まで抑えたりなどの具体的な効果も出ています。

11. 別職種同士での会話が増加

導入事例の11個目は、企業内で別職種同士の会話が増加したケースです。

ツール導入前の企業は、テレワークをしている従業員とのコミュニケーション不足を懸念していました。そのため、従業員が職種や働き方の垣根を超えてコミュニケーションを取ることで、企業活動を活性化させることが課題でした。

そこで、従業員のナレッジを投稿できるツールを導入し、ドキュメントへのリアクションやコメントを通じたコミュニケーションが生まれやすい環境づくりを強化しています。その結果、テレワークなど多様化する環境で働く従業員間のコミュニケーションがより促進されました。また、ツール上で職種が異なる従業員の交流や会話が増えていることも大きな変化です。

12. タイムラグや情報伝達漏れを解消

業務のタイムラグや、情報伝達漏れを解消できたのは、導入事例の12個目です。

ツール導入前は、トップダウンの情報共有のシステムだったので、タイムラグや伝達漏れが起きやすい環境でした。また、情報伝達の方法が確立されておらず、全国にある拠点同士や従業員同士の意思疎通が困難なことも大きな課題でした。

そこで、双方の情報伝達がしやすいツールを導入したところ、リアルタイムで業務の情報共有が可能になり、伝達漏れに関するトラブルの件数が減少しています。また、ツールの活用でトップダウンが緩和され、必要に応じて必要な人が情報を発信できる体制が整ったことも大きな成果です。

まとめ

社内コミュニケーションツールの導入事例には、ツールの機能を生かして企業が持つ問題解決を図った例が数多くあります。情報共有の非効率さや、コミュニケーション不足による生産性の低下など、ツールを適切に運用すれば、さまざまな課題の改善を図れます。

そのため、企業が導入する社内コミュニケーションツールを選定する際は、自社の導入目的や解決したい課題を明らかにしておくことが重要です。自社と同様の課題を抱えていた企業がどのようなツールを選び、どのように活用したのかを参考にすると、より効果的なツール選定につながるでしょう。

また、自社に最適なツールを見付けるには、信頼できる情報源から複数のツールの比較検討を行うことがおすすめです。こちらの比較記事を参考にしたり、気になるツールのベンダーに資料請求をしたりして、機能や価格、サポート体制などを詳しく確認しましょう。また、多くのツールで提供されている無料お試し体験などを活用すれば、実際の使用感や自社への適合性を確かめることができます。社内コミュニケーションツールは、企業のさまざまな課題解決に寄与します。自社に最適なツールの選定と適切な運用を行い、より良い職場環境を実現しましょう。

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