社内コミュニケーション改善のための具体的な施策と導入のコツ

「社内でのコミュニケーションがうまくいっていない」という課題を抱えている企業では、業務のスムーズな進行が妨げられたり、ミスにつながったりしがちです。そもそも、円滑に業務を進めるためにコミュニケーションが重要視されていない企業の場合、社内コミュニケーションの改善が必要であることに気付いていないことが少なくありません。

社内コミュニケーションを改善することによってさまざまなメリットが期待でき、職場環境がより良くなる可能性があります。この記事では、社内コミュニケーション改善のための具体的な施策や導入のコツを紹介します。

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社内のコミュニケーションがうまくいかない原因

社内のコミュニケーションがうまくいかない原因にはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、原因となる5つの問題点を紹介します。自社に該当する原因はないかを考えてみましょう。

コミュニケーションの重要性が理解されていない

従業員同士の会話や交流そのものが軽視されているなど、コミュニケーションの重要性が理解されていないことが原因の場合があります。会話をすること自体が無駄話であると感じられている空気感があったり、仕事をさぼっていると認識されていたりすると、積極的にコミュニケーションを取る雰囲気にはなりにくいでしょう。

また、上司が部下に一方通行で指示を出すだけ、という状態が一般化している職場では、部下から上司に話しかけにくく、会話は少なくなってしまいます。

人間関係に問題がある

部署の縦割り意識が強いと、他の部署との交流や連携が取りにくくなります。また、職場の人間関係がうまくいっていない場合は、情報共有や意見交換が円滑に進まず、情報の共有漏れや認識違いなどで誤解が生じる可能性があります。

人間関係に問題がある従業員同士は、当事者同士での解決が難しいため、人事など第三者がサポートして解決を目指しましょう。人間関係に問題を抱えた状態を放置しておけば、他の問題にも発展しかねません。

ネガティブな話題が多い

ミスを指摘したり意見を否定したりするなど、ネガティブな話題が多いと活発なコミュニケーションは期待できなくなります。言われる方はストレスに感じるため、なるべく発言を控えて言われないようにしようとする心理が働くからです。

ミスが起きたら指摘する必要はありますが、それだけでは終わらせず、ねぎらいの言葉を添えたり改善点を伝えたりすることが大切です。同じことでも言い方によって印象は変わるため、ポジティブな雰囲気になるよう、お互いを認め合う言葉選びを心がけましょう。

交流の機会が少ない

リモートワークで従業員同士が顔を合わせる機会が少ない場合や、上司から部下への一方通行の指示のみで終始している場合は、交流や会話が生まれやすい雰囲気にはなりにくいでしょう。

共通の話題があれば、自然な会話は生まれやすくなります。ランチ会やイベントを開催して、従業員同士が顔を合わせる機会を作ったり、社内報や社内SNSを利用して共通の話題を作ったりするなどの工夫が必要です。

情報共有の手段に問題がある

チームや部署によって異なるコミュニケーションツールを使っている場合は、部署内、チーム内で縦の情報共有はできても、他部署や他チームと横の情報共有がうまくいきません。

また、ITに不慣れな従業員が多い場合は、コミュニケーションツールを導入しても十分に活用されないケースが想定されます。情報共有手段が統一されていないと、情報が散在してしまい、ミスにつながることもあるでしょう。

社内コミュニケーションを改善するメリット

社内コミュニケーションを改善することによって、さまざまなメリットがあります。従業員の意識改革を行うためにも、社内コミュニケーションのメリットを周知させることが必要です。ここでは、社内コミュニケーションを改善する4つのメリットを詳しく紹介します。

生産性が向上する

社内コミュニケーションを改善すると、生産性が向上することがメリットです。担当者同士や部署間でのコミュニケーションが活発になると、スムーズな連携が実現でき、業務のムラや無駄が起こりにくくなります。トラブルが発生しそうな状況になった場合も、早めに対処したりフォローしたりできるようになり、結果としてミスを未然に防ぐことができるでしょう。

また、他の従業員とコミュニケーションを取ることで、自分では考えつかなかったようなアイデアやひらめきが得られ、自身の業務がスムーズに進みやすくなります。

従業員のエンゲージメントが向上する

コミュニケーションが活発にできるようになれば、従業員のエンゲージメントは向上します。従業員が職場に自分の居場所があると感じることができ、チームや職場に貢献できていることを実感できれば、モチベーションも高まるでしょう。積極的に発言や提案をするようになるなど、主体的に業務に取り組むようになり、問題解決能力も高まります。結果としてチームや職場全体の業務効率も上がるでしょう。

離職率が低下する

社内コミュニケーションの改善は、離職率の低下にもつながります。互いに感謝したり認め合ったりできるような職場だと、従業員同士の信頼関係ができて居心地が良いと感じられるでしょう。従業員のエンゲージメントが高いと、職場環境や仕事に対する満足度が上がり、「ここで働きたい」という感情が自然と湧いてきて、仕事に向かう姿勢も積極的になります。また、人間関係の悩みが起こりにくくなるため、離職を考える人も減少するでしょう。

情報共有の機会が増える

コミュニケーションが活発化すると、情報共有の機会が増えます。現在抱えている課題やノウハウなど、さまざまな情報が共有されるようになれば、業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。

情報共有をすることによって、問題解決のためのヒントや新しいアイデアも生まれやすくなります。特定の人材ばかりに業務が集中してしまう属人化や、その人が休んだり退職したりすると業務が進められなくなるブラックボックス化の回避にもつながるでしょう。

社内コミュニケーションを改善する具体的な方法

社内コミュニケーションに課題を抱えている企業では、コミュニケーションの活性化を目指してどのように対処していけばよいのでしょうか。ここからは、社内コミュニケーションを改善する具体的な施策を8つ紹介します。

1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で定期的に実施するミーティングのことです。業務の進捗具合や課題を共有する他に、部下の個人的な悩みを聞く機会でもあります。人間関係の悩みはデリケートな話題なので、他の人が聞いているところでは話しにくいこともあるでしょう。そもそも、人が大勢いるところで発言することが苦手な人もいます。上司と2人きりで話ができる場が設けられていれば、普段はなかなか言えない部下の本音が聞けるかもしれません。

社内イベントの開催

社員旅行やスポーツイベントなど、部署や役職の垣根を越えて、従業員同士が交流できるようなイベントを開催してみるのも一つの手です。イベントでは、普段仕事をしているときとは違った顔が見られるため、お互いにリラックスして会話ができたり親睦が深められたりするでしょう。イベントを通して、従業員同士の信頼関係や一体感が築けるかもしれません。

ただし、イベントは強制参加にせず、従業員が自主的に参加を希望したくなるような楽しい内容にしましょう。

社内報の配布

企業の母体が大きくなればなるほど、経営陣の考え方が全従業員に浸透しにくく、従業員同士の横のつながりも希薄になりがちです。社内報は企業理念や経営戦略など、経営側から全従業員に対して伝えたいことを発信できます。

社内報は、送り手と受け手の双方向のコミュニケーションができるわけではありませんが、情報共有の手段としては有益です。社内報に各部署の業務内容や業績を載せることで、自分の所属部署以外の部署に対する理解も深められるでしょう。

ランチタイムの活用

ランチタイムは、仕事をしている人にとっては、緊張がほぐれてリラックスできる時間帯です。部署内でランチ会を開催すれば、仕事の話だけでなくプライベートな話など、カジュアルに話ができる時間になるでしょう。

また、普段あまり関わりのない人と一緒にランチをするシャッフル形式のランチ会を開催すれば、部署の垣根を超えて、さまざまな人と交流するきっかけが生まれるかもしれません。

フリーアドレス制の導入

フリーアドレス制とは、座る席を固定化するのではなく、その日の気分や業務の内容に応じて座る席を決めていく方法です。自分の隣に座る人が日々異なるため、部署や職種を超えてさまざまな人と自然な交流が生まれ、新鮮な気持ちで業務に取り組むことができます。

ただし、誰がどこに座っているかが分かりにくくなるため、社内コミュニケーションツールを利用して、必要なときにはすぐに連絡が取れるシステムを作っていくことが大切です。

社内SNSの導入

社内SNSでは、社内報のように社内で共有したい話題を手軽に発信できます。社内報よりもっとカジュアルに利用できることがポイントです。部署単位、グループ単位など、小さいまとまりの中で利用することもできます。導入する際は、どのような内容を送信するのか、投稿頻度はどれくらいにするのか、ルールを明確にしておきましょう。

サンクスカードの導入

サンクスカードは、従業員同士が感謝の気持ちをメッセージとして贈り合うものです。サンクスカードは紙の場合もありますし、デジタルの場合もあります。

サンクスカードを贈り合うことで、誰かの役に立っていること、自分が認められていることを実感できるため、モチベーションアップに効果的です。お互いに感謝の気持ちを伝え合う環境が整えば、職場の雰囲気が良くなり、明るくポジティブな空気が流れます。

社内コミュニケーションツールの導入

仕事中に相手に声をかけると、相手は仕事の手を止めなければならず、相手の時間を奪ってしまうと感じ、尋ねたいことがあっても声かけをためらう人も少なからずいるでしょう。

ビジネスチャットなどの社内コミュニケーションツールを利用した連絡なら、各自の都合の良い時間にメッセージを読んだり返信したりすることが可能です。文章もメールより短文で済むため、手軽にメッセージを送れます。また、口頭で会話する場合と異なり、記録が残る点もメリットです。

社内コミュニケーションを改善する際のコツ

社内コミュニケーションの不十分さが課題となっている企業がコミュニケーションを活発化させるためには、どのようなポイントを押さえておけばよいのでしょうか。コミュニケーションの改善を成功に導くための6つのポイントを紹介します。

現状の課題を洗い出す

社内コミュニケーションを改善するには、現状のコミュニケーションのどこに課題があるのかを洗い出すところから始めます。コミュニケーション不足だと感じられるのはどのような場面なのか、何が原因でコミュニケーション不足が起きているのかを明確にしましょう。その上で、課題を解決するためには、何をどうすべきなのかを考えていきます。改善点は何かを明らかにすることで、コミュニケーションの改善をする目的も明確になっていくでしょう。

従業員に周知する

社内コミュニケーションの改善を行う際には、従業員に周知させることが大切です。社内コミュニケーションを活性化させたい目的とともに、どのような施策を行うのかを伝えます。社内メールや社内報を利用して、全従業員と情報を共有することがポイントです。

コミュニケーションを改善することで、従業員にとってどのようなメリットがあるのかを具体的に伝えると、従業員はより自分のこととして捉えられるようになるでしょう。

上司から話しかける

社内コミュニケーションを改善するには、上の立場にある人が積極的に部下とのコミュニケーションを心がけることが大切です。部下が上司に話しかけたいと思っても、忙しそうにしている姿を見て、話かけることをためらってしまうケースは少なくありません。部下とのコミュニケーションが不十分だと感じられる場合は、上司から率先して話しかけることにより、部下は気にかけてもらえていると感じられて安心するでしょう。

個人の適性に合わせる

コミュニケーションを活性化させたいからといって、むやみに話しかければよいというものではありません。人それぞれ性格は異なり、中には性格的に内向的で話しかけられることや人と話すことが苦手な人もいます。強制的に会話をさせるような強引な施策を進めると、新たな取り組みがストレスとなって、離職を考えるかもしれません。十把一絡げな施策ではなく、従業員それぞれの個性や考えに合わせた取り組みが必要とされます。

積極的に自己開示する

コミュニケーションを取る際に、相手に質問ばかりしていると尋問のようになってしまいます。人間関係を円滑にするためには、積極的に自分のことも話しましょう。相手のことを聞きだす前に自分のことを話すと、相手も自分のことを話しやすくなります。話題は好きな食べ物や出身地など、当たり障りのない内容から始めると良いでしょう。自分の人となりが分かってもらえると、相手は親近感を抱いてくれるかもしれません。

ポジティブな言葉を使う

職場では、ネガティブな言葉ではなく、ポジティブな言葉を使うよう心がけましょう。ネガティブな言葉は相手を傷付けるだけでなく、職場の雰囲気も暗くなってしまいます。仕事上でミスがあったときは指摘せざるを得ませんが、「次からはこのようにして」と伝えることで、相手はミスを修正して前向きに進んでいけるでしょう。成果をほめること、ねぎらいの言葉をかけるなど、相手の気持ちに寄り添った言葉がけも大切です。

社内コミュニケーションツールを導入する際のコツ

社内コミュニケーションツールを導入する際は、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。自社に合う社内コミュニケーションツールの選び方を紹介します。

導入目的を明確にする

社内コミュニケーションツールを選ぶ際は、導入目的を明確にすることが大切です。社内コミュニケーションツールといってもさまざまなタイプのものがあります。自社で抱えているコミュニケーションの課題は何なのかを明確にし、どうなりたいのかを検討しましょう。

目的に合わせたツールを選ばなければ、せっかく導入したツールを使いきれない、思ったほど成果が出せないというケースも想定できます。ツールの導入前にしっかりと検討する必要があります。

扱いやすいものを選ぶ

導入する社内コミュニケーションツールは、扱いやすいものを選ぶことがポイントです。従業員全員がITに強い企業ばかりではないでしょう。一部の人達だけが使いこなせて便利になったと感じるものではなく、全従業員がストレスなく使いこなせるツールでなければ意味がありません。ITにあまり精通していなくても使いやすいツールかを導入前によく検討しましょう。導入後は管理職が率先してツールを利用し、全社へ浸透させていくことも大切です。

リアルなコミュニケーションも重視する

社内コミュニケーションツールを利用することで、利便性が向上し、業務効率が上がるなどメリットはたくさんあります。しかし、ツールを利用したやり取りは、用件のみのシンプルなコミュニケーションになりがちです。そのため、やり取りがツール頼りになると、社内コミュニケーションが再び減っていってしまうかもしれません。

対面での何気ない会話から相手との関係性が良好になることもあるため、対面でコミュニケーションを取る機会も積極的に作りましょう。

まとめ

社内コミュニケーションがうまくいっていないと、職場の風通しが悪くなったり連絡事項が行き渡らなかったりするなど、業務の進行が妨げられることが多々あります。結果としてミスの発生や離職率の高まりなど、企業にとって思わしくない状況になる場合があるでしょう。社内コミュニケーションを改善することで、業務効率が上がり従業員エンゲージメントが高まるなどのメリットが期待できます。

社内コミュニケーションツールを導入する際は、自社の課題を解決できるものを選ぶことが大切です。さまざまな社内コミュニケーションツールの特徴をまとめた以下の記事を参考に選んでみてはいかがでしょうか。

https://next-sfa.jp/journal/internal-communication/internal-communication-tools-comparison/

【2024年最新比較表あり】社内コミュニケーションツール比較11選！　導入するメリットや比較ポイントについて解説