社内コミュニケーションにおける課題とは？課題解決方法やツール導入時の注意点も紹介

企業が抱える課題の一つに、社内コミュニケーションの活性化があります。社内コミュニケーションが活発な企業は、効率的な業務遂行の実現や離職率の抑制などのメリットを享受しやすい傾向にあります。より良い企業環境を整えたいなら、自社の課題にアプローチできる社内コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。

本記事では、企業に社内コミュニケーションツールの導入を検討している方に向けて、社内コミュニケーションの課題と特定方法、ツールの活用方法などを説明します。社内コミュニケーションツールの選定の仕方や、導入時の注意点も合わせて説明するので、本記事を読んで自社に合ったツールの選定を行い、効果的な導入につなげましょう。

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社内コミュニケーションにおける課題とは？

社内コミュニケーションに関する課題には、さまざまなものがあります。ここでは、企業が経験しやすい課題を3つ紹介します。

スムーズに連携が取れない

従業員間でスムーズに連携が取れないことは、社内コミュニケーションの課題の一つです。

社内コミュニケーションが不足すると、部署やチームの近しい相手以外とのやり取りが希薄になり、情報共有が行われにくくなります。その結果、業務に必要な情報が不足したり共有されなかったりして、業務効率の低下を招きます。

他にも、社内コミュニケーションが不足すると、部署やチーム間で競合や対立の関係が生まれやすく、協力した業務遂行への意識が低下するケースもあるでしょう。「他部署の業務に関わりたくない」など、社内にネガティブな雰囲気が蔓延する可能性もあります。このような状況では、従業員間で必要な支援を受けられず、業務の遂行に必要な情報やノウハウが不足して業務効率を著しく低下させてしまうでしょう。

意思決定に時間がかかる

意思決定に時間がかかることも、社内コミュニケーションが十分でない企業が持つ課題の一つです。

社内コミュニケーションが不足していると、会議やミーティングの効率が悪くなり、意思決定に時間がかかってしまいます。その結果、本来なら簡単な意見交換で解決できていた問題も解決できず、無駄な時間を費やしてしまう可能性が高くなるでしょう。このように、社内コミュニケーションが不足すると、会議やミーティングに必要な情報が滞りやすくなり、企業の意思決定スピードを低下させる要因となります。

自由な意見が出にくい

社内で自由に意見を言いにくい雰囲気になることも、社内コミュニケーションの大きな課題です。

社内コミュニケーションが不足すると、上司と部下の関係がぎこちなくなりがちです。その結果、遠慮や不安からお互いの意見を口にできず、信頼関係の構築が難しくなるでしょう。信頼関係が構築されていないまま業務を進めると、部下が持つ悩みを上司に共有できず業務に影響が出たり、人材育成に影響を及ぼしたりする可能性が高まります。

革新的なアイデアは、自由な雑談や何気ない発言から生まれることも多くあります。そのため、発言しにくい雰囲気を持つ企業では新しいアイデアの創出が難しく、従業員の業務モチベーションの低下や、ストレス、離職にもつながる可能性があるでしょう。

社内コミュニケーションの課題を特定する方法

社内コミュニケーションの課題を特定する方法には、主に以下の3つがあります。ここでは、それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。

従業員にアンケートを行う

社内コミュニケーションの課題を特定する方法の一つは、従業員へのアンケート調査です。

現場の声を拾い上げるには、従業員を対象にして匿名のアンケート調査を実施してみましょう。匿名のアンケートなら、普段言いにくい本音や悩みを引き出しやすく、企業の課題解決につながりやすくなります。

また、アンケートを実施する際は、選択式の質問だけではなく、自由記述欄を設けることもポイントです。自由な記述によって具体的な課題を特定できれば、社内コミュニケーションの向上に向けた対策がしやすくなるでしょう。

意見箱を設置する

意見箱の設置も、社内コミュニケーションの課題を特定するために有効な方法の一つです。

具体的な期間を設定して行うアンケートと異なり、意見箱の設置は従業員のタイミングで意見を投書できます。また、アンケートの設問に当てはまらない課題なども自由に記述できるため、より幅広い現場の声を拾い上げられる可能性が高くなります。

退職理由を集計・分析する

社内コミュニケーションの課題の特定には、退職理由の集計・分析も大切です。

社内コミュニケーション不足に起因する課題を特定するには、退職者の離職理由の分析も有効です。退職理由の分析から、自社に足りていない部分を把握すれば、従業員の定着や離職者の削減に役立つアイデアを得やすいでしょう。離職理由を分析できたら、具体的な改善方法を見付け、対策につなげていきましょう。

社内コミュニケーションの課題解決にはツールの活用がおすすめ

効果的に社内コミュニケーションの課題解決を行うには、社内コミュニケーションツールの活用がおすすめです。

社内コミュニケーションツールには、通話やチャットに加え、スケジュール管理やタスク管理などができるツールもあります。他にも、ツールを介して従業員のモチベーションやエンゲージメントを高められる機能など、社内コミュニケーションの促進に役立つツールが多いのが特徴です。

ここでは、社内コミュニケーションツールを活用すると期待できる主なメリットを3つ紹介します。

連絡手段を一本化できる

社内コミュニケーションツールを活用すると、企業内の連絡手段を一本化できるのはメリットの一つです。

社内コミュニケーションツールを導入すると、基本的に従業員同士の連絡手段はツール上で行われることになります。個人間の連絡や部署やチーム間の連絡も容易にできるため、従来のコミュニケーションコストを削減し、業務効率化を図れます。

会社全体で情報共有がしやすくなる

会社全体で情報共有がしやすくなることも、社内コミュニケーションツールを活用するメリットの一つです。

社内コミュニケーションツールには、業務に必要なデータやノウハウを蓄積・管理できる機能も多く備わっています。そのため、役職や部署、勤務地などの垣根を超えた、リアルタイムの情報共有を可能にしてくれるでしょう。また、社内コミュニケーションツールを提供するベンダーの中には、厳格なセキュリティ対策を行っているものも多いので、秘匿性の高い情報の管理・共有が行えます。

このように、会社全体で業務に関する情報を共有しやすくなることで、業務の属人化を防ぎ、従業員の円滑な業務遂行をサポートしてくれることもメリットの一つです。

コミュニケーションが活性化する

社内コミュニケーションツールを活用すると、コミュニケーションの活性化が起きやすいこともメリットの一つです。

一般的に、従業員数の多い企業ほど、従業員間のコミュニケーションの課題を抱えやすい傾向にあります。また、テレワークを推進している企業は、遠隔地で勤務する従業員の孤独感や疎外感が課題になる場合もあるでしょう。

このような課題を持つ企業が社内コミュニケーションツールを導入すると、業務上の質問や悩みを相談しやすい環境が整います。特に、日々の業務連絡に活用するチャットは、Eメールのような堅苦しさを省き、迅速で気軽なコミュニケーションを可能にします。相手のメッセージに、絵文字やスタンプなどでカジュアルな反応を返すこともできるため、コミュニケーションの幅を広げ、活性化につなげやすいでしょう。

社内コミュニケーションツールの導入時の注意点

社内コミュニケーションツールを導入する際、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。ここでは、具体的な注意点を5つ紹介します。

対面コミュニケーションが不足しやすい

社内コミュニケーションツールの導入時に注意したいことの一つは、対面コミュニケーションが不足しやすい点です。

社内コミュニケーションツールを導入すると、今まで口頭で行っていた連絡や対面のやり取りをチャット上で行えます。しかし、文字だけのコミュニケーションは、対面のコミュニケーションに比べて意図が伝わりにくく、誤解が生じる可能性も高いでしょう。

このような状況を解決するには、必要に応じた音声通話機能の活用や、ビデオ会議など対面のやり取りを行うことが大切です。

操作を覚えてもらう必要がある

ツールの操作方法を覚えてもらう必要があることも、社内コミュニケーションツールの導入時に注意したいことの一つです。

ツールの導入時は、従業員に適切な指導を行う必要があります。指導をしないと、使い方が分からなかったり、既存の方法を好んだりして、現場でツール使用が浸透しない恐れがあります。

社内コミュニケーションツールを確実に業務に取り入れるには、ツールを本格的に導入する前に、十分な社内研修の実施や、マニュアルの整備をしておくことが大切です。ツールの導入範囲を狭くして、テスト的に一部の従業員に導入したり、従業員がツールに慣れるまでツール移行の猶予期間を設けたりするのも有効な対策です。

不必要なやり取りが増えやすい

不必要なやり取りが増えやすいことも、社内コミュニケーションツールの導入時に注意したいポイントの一つです。

特に、チャットは気軽にコミュニケーションが取りやすいので、業務と直接関係のないやり取りが発生するケースがあるでしょう。適度な雑談はコミュニケーションの活性化やアイデアの創出に役立ちますが、過度な雑談は業務効率の低下につながります。

業務効率の低下を防ぐには、ツールの導入時に適切な利用ルールを設定し、無駄なコミュニケーションを抑制しましょう。そのためには、従業員に対して定期的にツールの利用目的を周知したり、間違った使い方をしていないか確認したりする取り組みも大切です。

仕事にメリハリがなくなりやすい

社内コミュニケーションツールの導入時に注意したいことに、仕事にメリハリがなくなりやすいことも挙げられます。

社内コミュニケーションツールを導入すると、個人のスマートフォンを使ってチャット内容が確認できます。そのような状況では、休日や夜間、休暇中でもついメッセージを確認してしまい、仕事とプライベートの分離が難しくなるケースも少なくありません。従業員の中には「ツールの導入で適切な休息時間が確保しにくくなった」と感じる人もいるでしょう。

このようなトラブルを防止するには、チャットの送信時間などに関する社内運用のルールを定め、従業員に周知しておきましょう。適切な対策を行えば、従業員の仕事とプライベートのメリハリを付けて、ワークライフバランスを保ちやすくなります。

セキュリティ対策が必要

セキュリティ対策が必要なことも、社内コミュニケーションツールの導入時に注意したいことの一つです。

日々、チャット上では機密性の高い情報やファイルのやり取りが発生しています。企業の情報資産を守るには、ツール上の適切なセキュリティ対策も欠かせません。そのため、ツール選定の際は、厳格なセキュリティ対策を実行している安全性の高いものを選ぶようにしましょう。

また、ビジネスチャットの設定を活用し、参加者を限定したり権限を調整したりして、必要な人だけに情報が届くような設定にしておくことも重要です。ツールを選定する際は、このような設定が可能かどうか事前にチェックしておくと良いでしょう。

効果的な社内コミュニケーションツールの選び方

企業に合った効果的な社内コミュニケーションツールを選ぶには、どのようなポイントに注目すれば良いのでしょうか。ここでは、注目したいポイントを4つ紹介します。

セキュリティ対策がなされたツールを選ぶ

社内コミュニケーションツールを選ぶ際は、セキュリティ対策がしっかりしているかの確認が重要です。

セキュリティ対策を怠ると、個人情報や秘匿性の高い情報の漏えいなど、重大なリスクにつながります。このようなトラブルが起きると、企業の社会的な信頼を左右し、今後の企業活動にも大きな影響を及ぼします。そのため、ツールを選定する際は、安全性の高いものを選んでリスク回避につなげましょう。

ビデオ会議を併用する

社内コミュニケーションツールを選ぶ際は、ビデオ会議の機能が付いたものを選ぶと良いでしょう。

前述の通り、ツールを導入すると、対面のコミュニケーションが減少しがちになります。この問題を解消するには、ビデオ会議機能を併用した運営がおすすめです。ビデオ会議を活用すれば、遠隔地にいる従業員や、普段顔を見る機会のない別部門の従業員の表情を確認しながらコミュニケーションが取れます。また、チャットの文字のやり取りだけでは伝わりにくい内容も、ビデオ会議なら細かいニュアンスまで伝えることが可能でしょう。

ルールやガイドラインを設ける

社内コミュニケーションツールを導入する際は、ルールやガイドラインを設けることも重要です。

ルールを設けると、仕事とプライベートのメリハリを付けやすくなります。例えば、勤務時間外のチャット使用を控えるルールを設けると、従業員が適切な休息を取れるようになるなどです。

また、ガイドラインを設けることで、業務上の不必要なやり取りを抑制できます。業務に直接関係のない雑談を控えるように指導したり、情報共有の際に要点を簡潔にまとめるよう推奨したりすれば、効率的なコミュニケーションが実現するでしょう。

サポート体制を整える

社内コミュニケーションツールを導入する際は、事前にサポート体制を整えておくことが大切です。

特に、従業員の年齢層が幅広い職場だと、ツールの操作に不慣れな従業員も少なくありません。そのため、従業員のレベルに合わせた社内研修や勉強会を開催し、ツールを業務に活用するメリットや細かい操作方法などのトレーニングを行うとよいでしょう。

また、ツールの使用中にトラブルが発生した際に備えて、社内に質問の受け付け窓口を設けておくことも重要です。ITに詳しい担当者を配置して、トラブルにすぐに対応できる体制を整えておきましょう。

まとめ

社内コミュニケーションツールを活用する際は、自社が抱えている課題をきちんと把握し、課題解決を図れるツールの選定を行うことが大切です。一般的な社内コミュニケーションの課題には、スムーズな業務連携が取りにくいことや、業務の意思決定に時間が掛かること、自由な意見が出にくいことなどがあります。

社内コミュニケーションツールには、さまざまな機能に特化したサービスがあります。そのため、自社の従業員から業務上のコミュニケーションで感じる課題をヒアリングし、ツールの選定に役立てていくことが大切です。より効果的な社内コミュニケーションツールを選定するには、こちらの記事も参考にするのがおすすめです。無料体験サービスや、資料請求などを行い、慎重に選定しましょう。

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