社内コミュニケーションとは？　重要視されている理由や活性化のポイント、具体策を紹介

オフィスでの業務は完全に一人だけで行うことはほぼなく、他の従業員と協力して取り組むことがほとんどです。しかし、働き方の多様化によってテレワークを導入する企業が増えている昨今、同じ会社で働く従業員同士のコミュニケーションが減少傾向にあります。コミュニケーション不足は職場環境や業務遂行に悪影響を及ぼすことが懸念されるため、円滑なコミュニケーションを取れる職場環境が望ましいでしょう。

そこで本記事では、社内コミュニケーションの基本や重要視されている理由、活性化するためのポイントや具体策をご紹介します。

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社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは、日常的に社内で交わされる会話や情報共有、情報交換を指します。一対一の面談や複数名でのミーティング、メールでのやり取りなど、従業員同士でのさまざまなコミュニケーションが該当します。必ずしも業務中の従業員同士のやり取りに限ったものではなく、休憩中の雑談や社内イベントなども、社内コミュニケーションの一種です。

近年はテレワークが普及し、実際に顔を合わせてコミュニケーションを取る場面が減少しているため、チャットなどを使用したオンラインでのコミュニケーションも増えています。

業務中はもちろん、業務外でもコミュニケーションを取ることにより、社内や部署内での協力体制を築きやすくなり、仕事をする上で重要といえる「報連相（報告・連絡・相談）」がしやすい環境作りにも役立ちます。

社内コミュニケーションが重要視されている理由

社内で従業員同士がコミュニケーションを取ることはごく当然のこと、と考えている方は多いでしょうが、実際に十分な社内コミュニケーションが行われていない可能性が考えられます。社内コミュニケーションは円滑な業務遂行には欠かせないといわれる理由は、主に以下の2点です。

生産性の向上につながるため

従業員同士のコミュニケーションが不足していると、本来必要な連絡事項や情報共有が滞り、業務の遅れやミスにつながりかねません。一方、社内コミュニケーションが活発な会社は風通しが良く、チームワークも良好です。日頃から多くの情報を従業員間で共有できていることから、協力体制を築きやすくなります。

協力体制がしっかりしていれば、スムーズに情報を共有して課題や問題の解決をスピーディーに実施できます。他部署などとの連携もしやすくなるので、社内コミュニケーションが活発な環境は結果的に生産性向上につながるといえるでしょう。

従業員の定着につながるため

社内コミュニケーションが取れていない職場は、意見や相談をしにくく、仕事が進めにくくなるばかりか人間関係を悪化させてしまいます。その反対に、社内コミュニケーションが活発で風通しの良い職場は、何でも気兼ねなく話せて意見や相談がしやすいので、職場内での人間関係も良好にしてくれる効果が期待できます。

職場の人間関係はストレスの大きな要因に挙げられており、従業員の退職理由で多くの割合を占めているといわれます。社内コミュニケーションが良好な職場であれば、気軽に誰とでも話がしやすく人間関係のストレスも軽減されるため、従業員の定着につながるでしょう。

社内コミュニケーションが不足するのはなぜ？

社内コミュニケーションは、企業で働く従業員の職場環境の向上はもちろん、生産性の向上などの効果が期待できます。しかし、社内コミュニケーションが十分ではないオフィスも少なくありません。ではなぜ、社内コミュニケーションが不足してしまうのでしょうか。

多様な働き方の普及により交流が減っている

近年は、多様な働き方が増えています。特に新型コロナウイルス流行により人との接触を減らすために自宅で業務を行うテレワークが推進されたこともあり、現在もテレワークを継続している方も多いでしょう。その他にも時短勤務や時差勤務など、働き方の種類は以前よりも増えています。

多様な働き方が普及することは、働きやすさにつながります。しかし、従業員が全員オフィスに集まって働くという従来の働き方で起こっていた雑談や気軽な会話などの従業員同士の交流が減っているため、多様な働き方の普及は社内コミュニケーションが不足の要因となるのです。

コミュニケーションが取りにくい環境になっている

上記のように、多様な働き方が推進されている中で全ての従業員が一度に顔を合わせて働く機会が減っていることから、コミュニケーションが取りにくい環境となっていることも、社内コミュニケーションが不足する理由です。

テレワークであっても従業員と連絡を取りながら業務を進めていくことには変わりはないものの、他部署と関わる機会を得ることは難しいでしょう。ちょっとした雑談もできない環境となると、交流そのものが不足して人間関係が希薄になることによって社内コミュニケーションも希薄になってしまうといえます。

従業員同士がお互いをよく知らない

社内コミュニケーションが不足しているのは、在宅で働いている人だけではありません。オフィスに毎日通勤している場合でも、規模の大きい企業ではお互いのことをよく知らないということがあり得ます。積極的にコミュニケーションを取らず、顔見知り程度ということも多いでしょう。

業務で多忙なオフィスでは、同じ仕事をしていてもお互いについて知る機会が得られないと、コミュニケーションを取る機会も失われてしまいます。

個人のコミュニケーション能力に依存している

多様な働き方を一例として、異なる世代間での考え方など、企業内外での環境は変化しています。そのような状況で企業が社内コミュニケーションを個人のコミュニケーション能力に依存しているだけでは、変化に対応できないと考えられます。

従業員が積極的に交流を望んでいない、またはチャットツールやメールでのコミュニケーションを好む場合、個人のコミュニケーションのみに依存していると、社内コミュニケーション活性化が難しくなるでしょう。また、上司や部下とのやり取りがしづらい、相互理解できていないなどの問題も、個人に依存していては解決が難しい問題となります。

社内コミュニケーションを活性化させるためのポイント

社内コミュニケーションを活性化させるには、従業員個人での取り組みだけでは不十分です。以下で解説する3つのポイントを押さえて、実行する必要があります。

特定の部署だけでなく社内全体で取り組む

社内コミュニケーションを活性化させるには、一部の部署のみよりも社内全体で取り組むべきです。規模の大きな企業では、業務内容が異なり、業務上で関わりがない部署とはまったくコミュニケーションを取る機会がないことも多いでしょう。

部署ごとに異なる取り組みをしてしまうと部署間の隔たりが生まれやすく、部署内のみでコミュニケーションを取れるようになったとしても、他部署との交流が希薄であっては部署間でのコミュニケーションがうまく取れなくなることがあります。

このような理由から、社内コミュニケーション活性化は社内全体で取り組むことをおすすめします。

従業員がお互いを知る機会を設ける

同じオフィスで働いていても、自分が所属する部署内でのやり取りで完結する業務の場合はなかなか他部署との交流が生まれません。同じ部署内でも、担当する業務が異なる人とは話す機会が乏しく、顔を合わせることも少なくなるため、どうしても限られた人と関わるのみになりがちです。業務上関わりがある人でも、必要最低限の交流しか取らないと、周囲にどのような人がいるのか、分からないまま仕事をしているケースもあり得ます。

業務を遂行する上で問題がなかったとしても、必要以上の関わりを持たなかったり他部署との接点がなかったりすると、社内コミュニケーションも乏しくなってしまいます。

そのような場合は、まず従業員間でお互いを知る機会を作るところから始めてみましょう。少しのきっかけから交流が生まれ、コミュニケーションが活性化することが期待できます。

従業員の意見を聞いて改善点を探す

社内コミュニケーションの活性化に取り組む際は、施策を実施する側が一方的に改善を試みるのではなく、従業員の意見を取り込みましょう。従業員の意見を聞かずに施策を進めてしまうと、従業員からの反発や不満を招く恐れがあるからです。

社内で業務を行う当事者である従業員の意見は、社内コミュニケーション改善のための重要なポイントとなります。従業員から意見を募り、その内容から改善点を探してみましょう。

社内コミュニケーションを活性化させる具体策

社内のコミュニケーション活性化させるには何をすればいいのか、具体的な方法が分からない方も多いでしょう。そこで前述したポイントを踏まえて、新たな制度やツールを導入してみましょう。

フリーアドレスを導入する

フリーアドレスとはオフィス内の席を固定せず、従業員が好きな場所で仕事ができるスタイルです。フリーアドレスを導入して自由な場所で仕事ができる環境になると、これまで関わりがなかった、または少なかった従業員と顔を合わせる機会が増えるので、自然に交流が増えることが期待できます。

気分に応じて仕事をする場所を変えられるのでリフレッシュ効果を得られ、新たな気持ちで仕事に向き合えることからモチベーションアップ効果も期待できるでしょう。

1on1やWeb会議を定期的に行う

上司と部下が一対一でミーティングを行う「1on1」、社内コミュニケーションを活性化させる方法の一つです。部下の悩みや相談を聞いてフィードバックすることで、能力を引き出せる1on1は、上司と部下間のコミュニケーションの時間の確保にも役立つでしょう。

オフィスを離れて業務を行うテレワーク導入オフィスでは、従業員同士の交流が乏しくなりがちです。そこでWeb会議を定期的に開催すると、オンライン上ではありますが顔を合わせる機会を作れて、コミュニケーションを取る時間が取れます。

社内でイベントを開催する

社内でのイベントは、従業員が集まって交流を深める機会となります。基本的に業務外で行われるものなので、社内で行う親睦会の他、スポーツ大会やサークル活動などが該当します。

部署に関係なく社内でイベントを行うことで、普段の業務では関わることがない人とのつながりが生まれて、交流を持つきっかけが生まれるでしょう。

社内報を作成する

社内報とは、社内の出来事や連絡事項などを従業員やその家族へ発信するものです。発信方法は紙ベースの新聞や冊子に加えて、社内SNSやメルマガ、動画を利用する方法があります。

大企業では、他の部署で何が行われているのか、どのような仕事をしているのかを把握していないことが少なくありません。そこで社内報で社内全体の情報を発信し、関わりがない部署や従業員への関心を持ってもらうことが社内コミュニケーション活性化に役立ちます。

効果的な社内コミュニケーションツールを取り入れる

社内コミュニケーションを活性化するには、ここまでご紹介した複数の方法で効果が期待できますが、専用に社内コミュニケーションツールを導入すると、より効果的にコミュニケーションを取る機会を増やして職場環境の改善につなげられます。

社内コミュニケーション活性化に役立つ専用ツールはさまざまな種類がありますが、主にオンライン上で使用するのが特徴です。従業員同士が交流できるチャットや音声・ビデオ通話、業務や情報の共有などの機能を備えているのが一般的です。さらに感謝の気持ちを示せるサンクスカード、在籍状況をチェックできるアクティビティログなどの機能を搭載している場合もあります。

一般的な社内コミュニケーションツールは複数の機能を搭載しているので、一つのツールを導入すればさまざまな機能を使用できるのが特徴です。また、スマートフォンに対応しているツールなら、外出先でも手軽に使用できます。ツールを選ぶ際は、社内のコミュニケーション活性化にどのような機能を求めているか、搭載されている機能の種類をチェックして選びましょう。

まとめ

社内コミュニケーションの活性化は、業務を円滑に進めるために必要というだけではなく、従業員にとっては職場環境の改善にもつながる重要なポイントです。働きやすい職場づくりや従業員の定着にも有効な手段となるため、今回ご紹介した方法やツールを活用して、社内コミュニケーションの活性化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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