社内コミュニケーションの重要性とは？注目される背景やツール導入によるメリットも解説

社内コミュニケーションの重要性は年々増しています。近年多くの企業が導入を進めているテレワーク勤務など、多様化する働き方にうまく対応するには、社内コミュニケーションツールを活用した環境づくりが大切です。

本記事では、企業に社内コミュニケーションツールの導入を検討している方に向けて、近年社内コミュニケーションツールの重要性が高まっている理由と、ツールの導入によって得られるメリット、社内コミュニケーションが不足すると起きやすいことなどを具体的に説明します。社内コミュニケーションを活発にするツールの特徴も説明するので、本記事を読んで、自社のニーズに合ったツールの選定を行いましょう。

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社内コミュニケーションの重要性が高まっている背景

近年、社内コミュニケーションの重要性が高まっている背景には、どのような理由があるのでしょうか。ここでは社内コミュニケーションの重要性が高まっている主な理由を5つ紹介します。

立場を問わない交流が必要とされている

立場を問わない交流が必要とされていることは、社内コミュニケーションの重要性が高まっている理由の一つです。

近年、外国人労働者や中途採用者の増加やキャリアプランの多様化など、働く人の価値観や意識が変化しています。そのため、これまでのような画一的なマネジメントでは、従業員のモチベーション維持が難しくなってきました。

このような流れを受けて、従業員同士のコミュニーケーションだけではなく、上司と部下など、立場を問わないコミュニケーションを行うことが求められています。

働き方が多様化している

従業員の働き方が多様化していることも、社内コミュニケーションの重要性が高まっている理由の一つです。

かつて、企業の雇用形態は、正社員が中心でした。しかし、現在ではアルバイトやパート、派遣社員、契約社員など、さまざまな形態で働く人が増えています。この雇用形態の違いが、従業員同士の交流不足やコミュニケーションの妨げになることもあるでしょう。

円滑な業務遂行のためには、雇用形態の違いから生まれる心理的な垣根を超えて、コミュニケーションが取りやすい環境を整えることが必要不可欠です。働き方の多様化に合わせて、コミュニケーションのあり方も変えていく必要があるでしょう。

部門同士の連携が求められている

社内コミュニケーションの重要性が高まっている理由の一つには、部門同士の連携が求められていることもあります。

近年、ビジネスを取り巻く環境は急速に変化し、業務上発生する課題も複雑化しています。課題の内容によって、一つの部門だけではスムーズに解決できないことも多いでしょう。

そのため、企業が今まで以上の成果を得たり、課題をスムーズに解決したりするには、ITや営業、マーケティングなど、各部門の専門的な知識を取り入れる必要があります。このように、今後は垣根を超えた社内連携がますます重視されるでしょう。

対面コミュニケーションの機会が減っている

対面コミュニケーションの機会が減っていることも、社内コミュニケーションの重要性が高まっている理由の一つです。

近年、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークを導入する会社が飛躍的に増えています。テレワークの勤務が増えると必然的に出社回数が減るので、従業員同士の対面コミュニケーションの頻度が減少するでしょう。

社内コミュニケーションが減ると業務の情報共有がしにくく、思い込みや誤解などの弊害が生じる可能性も高くなります。業務に影響を及ぼしてしまうことも少なくありません。そのため、テレワーク勤務をしている従業員と対面コミュニケーションができる環境の整備も必要です。

職場の心理的安全性が求められている

社内コミュニケーションの重要性が高まっている理由の一つに、職場の心理的安全が求められていることも関係しています。

テレワークの広がりにより、これまでと同じようなコミュニケーションのやり方では、「職場の結束感」を感じにくいケースがあります。また、テレワーク勤務が続くと、心理的安全性を感じられず、心身の不調を訴える人も少なくありません。

心理的安全性とは、「チーム内で対人リスクがなく、安全な場所が共有された状態」のことです。そのため、どのような働き方の従業員に対しても、心理的安全性を確保できる工夫が求められています。企業はこれらの変化に適応し、従業員同士のコミュニケーションを活性化させる取り組みを進める必要があるでしょう。

社内コミュニケーションツールを導入することのメリット

社内コミュニケーションツールの導入によって生まれるメリットには、さまざまなものがあります。ここでは、ツール導入によって得られる7つのメリットを見ていきましょう。

スムーズにやりとりできるようになる

企業の従業員の間でスムーズなやり取りができるようになることは、社内コミュニケーションツールを導入するメリットの一つです。

ツールのチャット機能を活用すると、電話やEメールよりも気軽に相手とコミュニケーションが取れます。そのため、従業員間のやり取りがスムーズになったり、上司と部下の関係でもよりカジュアルなコミュニケーションが可能になるでしょう。

企業理念やビジョンが浸透しやすくなる

企業理念やビジョンが浸透しやすくなることも、社内コミュニケーションツール導入によって得られるメリットの一つです。

ツールを導入すると、さまざまな形で企業理念やビジョンを浸透させる取り組みができます。例えば、ツールの機能を活用して、経営陣のメッセージを従業員に向けて定期的に発信するなどです。このような機会が増えると、従業員一人ひとりが、企業の目指す方向性を意識しながら働けるようになるでしょう。企業理念が浸透すると、組織の一体感を高めて企業の成長につなげやすいこともメリットです。

ノウハウやナレッジの共有・蓄積がしやすくなる

社内コミュニケーションツールの導入によって得られるメリットの一つには、ノウハウやナレッジの共有や蓄積がしやすくなることも挙げられます。

ツールを活用すると、従業員が持っている知見を企業全体で共有できるようになります。例えば、業務課題の効果的な解決方法や、イレギュラー業務への対応方法などです。このようなノウハウやナレッジをツール上で公開すると、同じ問題に直面した従業員が過去の事例を参考にして適切な対応ができます。

そのため、企業全体でツールを活用し、ノウハウやナレッジの蓄積を行えば、業務効率化や企業の持続的な成長に寄与しやすいでしょう。

ワークエンゲージメントを向上させられる

従業員のワークエンゲージメントを向上させられることも、社内コミュニケーションツールの導入によって得られるメリットです。

ツールを通じて従業員同士のコミュニケーションが活発になると、良好な人間関係が保ちやすくなります。上司や同僚と良好な関係が築けると、従業員の業務モチベーション向上にもつながりやすいでしょう。

また、ツール上で自分の意見を発信しやすい業務環境が整っていれば、従業員が積極的に企業運営に関われるなど、ワークエンゲージメントも向上しやすくなります。従業員のエンゲージメントが高い企業は、生産性や業績の向上なども期待できるでしょう。

従業員の主体性を高められる

社内コミュニケーションツールを導入すると、従業員の主体性を高められることもメリットの一つです。

ツールを導入すると、従業員がチャット上で自分の意見を表明しやすくなります。このように、日常的に従業員同士が発言する習慣が身に付くと、業務への主体的な行動につながります。従業員同士が主体的にコミュニケーションを取れるようになれば、お互いを認め合った良好な関係性を構築しやすくなるでしょう。

顧客満足度が向上しやすくなる

顧客満足度が向上しやすくなることも、社内コミュニケーションツールの導入によって得られるメリットの一つです。

ツール上で従業員間の情報共有が円滑に行われるようになると、顧客ニーズに沿った提案や、製品開発がスムーズに進められます。例えば、営業担当者と開発担当者の連携が深まり、より良い製品やサービスへのヒントになるなどです。また、ツールを介して顧客の声を共有できるので、課題解決に向けた議論も容易になります。このように、ツールを活用すると、企業全体で顧客満足度の向上に取り組む体制が整いやすいでしょう。

創造的なアイデアが生まれやすくなる

企業が社内コミュニケーションツールを導入して適切に運営すると、独創的なアイデアが生まれやすくなることもメリットの一つです。

企業の継続的なイノベーションを促すには、コミュニケーションの活性化が欠かせません。

そこで、ツールを活用して接点の少ない部署同士のコミュニケーションを促進すれば、新たな視点のアイデアが生まれやすくなります。多様な視点やバックグラウンドを持つ従業員同士がツール上で交流できるため、企業の未来につながるアイデアが生まれやすくなるでしょう。

社内コミュニケーションが不足するとどうなる？

社内コミュニケーションが不足すると、さまざまな不具合が起こりやすくなります。ここでは、社内コミュニケーション不足が引き起こす影響を3つ見ていきましょう。

連携不足によるミスが起こる

社内コミュニケーションが不足すると、連携不足によるミスが起こりやすくなります。

社内コミュニケーションが不足すると、情報共有が適切に行われず、業務で重大なミスを引き起こす可能性が高くなります。例えば、顧客からの問い合わせに対し、担当者や業務進捗が分からず対応が遅れるなどです。このような事態は、企業の信用を大きく損なう結果になりかねません。

このような事態を防いで業務を確実に遂行するには、企業の連携を高めて情報共有を適切に行う必要があります。

従業員のモチベーションが下がる

従業員のモチベーションが下がりやすくなることも、社内コミュニケーションの不足で起こりやすい現象です。

コミュニケーションが取れる機会が減少すると、従業員は孤立感を感じやすくなります。また、他部署との情報交換が減ると、新しい視点や知識を得る機会も失いやすいでしょう。その結果、仕事の幅を広げたくても相談できる相手がおらず、キャリア形成に支障が出たり、業務へのモチベーションが下がったりします。

このような状況を避けるためにも、社内コミュニケーションを活性化する仕組みの導入が必要でしょう。

ルール違反が横行しやすくなる

社内コミュニケーションが不足すると、ルール違反の横行も増えやすくなります。

組織内のコミュニケーションが希薄になると、従業員の帰属意識が低下しやすくなります。その結果、チームの一体感が感じられず、コンプライアンス意識の低下にもつながりかねません。

このような問題を防ぐには、経営陣や上司が率先して社内コミュニケーションの活性化に取り組む必要があります。従業員間で定期的な情報共有の場を設けるなど、従業員の連携を促進してチームの一体感を強められる仕組みづくりを行いましょう。

社内コミュニケーションを活発にするツールの特徴

社内コミュニケーションを活発にするツールの特徴には、どのようなポイントがあるのでしょうか。ここでは、ツールの主な特徴を5つ紹介します。

スマホとパソコンの両方で使える

スマートフォンとパソコンの両方で使えるツールは、社内コミュニケーションの活性化に役立つ存在です。

現代のビジネスシーンでは、場所を問わない柔軟な働き方が求められています。その働き方を叶えるためには、モバイルとデスクトップの両方に対応したツールを活用する必要があります。両方に対応していれば、外出先から素早く情報を確認したり、営業担当者とオフィスにいる従業員がスムーズな連携を取ったりして、スムーズに業務を進められるようになるでしょう。

また、ツールで共有された内容は自動で同期されるため、重要性の高い連絡を見逃すリスクも軽減され、より確実な社内コミュニケーションを実現しやすくなります。

グループ管理機能がある

グループ管理機能があるツールも、社内コミュニケーションの活性化におすすめです。

部署やプロジェクトのチームごとにグループ作成ができる管理機能は、業務効率を大きく向上させます。プロジェクトの規模に応じたサブグループの作成を行うことで、情報の整理がしやすく、進捗管理も容易になるでしょう。また、経営陣向けの機密性の高い情報と、従業員向けの一般的な情報を適切に区分けできることも大きな特徴です。

このように、グループ管理機能を活用すると、必要なメンバーと小規模なコミュニケーションや意思疎通が可能になります。

通話・ビデオ会議に対応している

社内コミュニケーションを活発にしたいなら、通話やビデオ会議に対応しているツールもおすすめです。

ツールには、文章だけでなく、音声やビデオでのコミュニケーションが可能なものも多くあります。音声やビデオは対面の会話に近い形でやり取りができるので、複雑な内容の説明や、感情を伴うコミュニケーションに適しているでしょう。また、画面共有機能を活用すれば、会議資料を閲覧しながら円滑に会議を進めることも可能です。

このように、状況に応じてコミュニケーションの方法を選択できるツールを活用すれば、社内コミュニケーションのさらなる活性化につながりやすいでしょう。

スタンプ機能がある

チャットにスタンプ機能が備わっているツールの導入も、社内コミュニケーションを活性化するきっかけになります。

スタンプを活用すると、文字だけでは伝わりにくい微妙なニュアンスや感情を表現でき、職場の雰囲気づくりに役立ちます。例えば、「了解しました」のメッセージに笑顔のスタンプを添えると、より親しみやすい雰囲気を演出できるなどです。上司とのコミュニケーションが苦手な若手社員などの心理的ハードルを下げる効果も期待できるでしょう。

このように、業務連絡の中でスタンプ機能を活用すれば、カジュアルなコミュニケーションを取りやすい環境が実現するでしょう。

タスク管理機能がある

タスク管理機能があるツールも、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

タスク管理機能を活用すると、顧客からの急な依頼をツール上で可視化し、迅速に共有できます。ツール上でタスクの内容や期限、時間、詳細なども細かく設定できるため、指示漏れやタスクの重複を防いだ対応も可能です。

このように、ツールを活用すると、タスク管理のコミュニケーションや処理状況の把握を円滑にしてくれるでしょう。

まとめ

近年、企業が社内コミュニケーションツールを導入する重要性が増しています。社内コミュニケーションツールを活用して、従業員間のコミュニケーション活性化とスムーズな業務遂行を行うためにも、企業に最適なツールの選定を行い、導入につなげましょう。

数多くある社内コミュニケーションツールの中から効率的な選定を行うには、無料体験サービスや資料請求を行うのがおすすめです。サービス内容の比較など詳細が知りたい方は、こちらの比較記事も参考にしてください。慎重にツールの選定を行えば、満足しやすいツールの導入に結び付くでしょう。


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