【2025年最新比較表あり】社内コミュニケーションツールの種類は？それぞれの特徴や選ぶ際のポイントも解説

社内コミュニケーションのツールには、さまざまな種類があります。近年、働き方の多様化やテレワークの推進、デジタルツールの普及により、さまざまな機能を持つ社内コミュニケーションツールが活用されるようになりました。社員同士のつながりや業務へのモチベーションを高め、毎日の業務を円滑に行うためにも、自社の導入目的に合ったツールの選定を行いましょう。

本記事では、社内コミュニケーションツールの種類を知りたい方に向けて、具体的なツール7種類と、ツール選定の際のポイントを説明します。社内コミュニケーションツールを導入する前に企業内でやっておきたいことも紹介するので、本記事を読んで、社内コミュニケーションツールの効果的な導入を実現させましょう。

【2025年最新比較表あり】社内コミュニケーションツール比較11選！　導入するメリットや比較ポイントについて解説

社内コミュニケーションツールの種類

社内コミュニケーションツールとは、社内で従業員が情報や意思の伝達に利用するツールです。このツールには、チャットや通話だけではなく、ファイルの共有やタスク管理などさまざまな機能があります。社内コミュニケーションツールの主な機能と概要をまとめた表は以下の通りです。

機能名	概要
チャット（グループチャット）機能	メッセージの送付や、グループを作成して複数のメンバーで同時に会話ができます。
通話（オンライン会議）機能	音声やビデオ通話、オンライン会議などができる機能です。
ファイル共有機能	PDFなど、業務で使用するファイルを簡単に添付して送付したり、保管したりできる機能です。
タスク管理機能	オンライン上で仕事の進捗確認や依頼、タスク管理ができます。

これらの機能を持つ具体的な社内のコミュニケーションツールの種類を、以下に7つ紹介します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、短いメッセージのやり取りができるツールです。

業務上、文章で要件を伝える代表的なツールに、Eメールがあります。Eメールの送付は定型の挨拶文を使用する必要があり、フォーマルな印象が強いでしょう。

しかし、ビジネスチャットなら、役職や部門に関係なく、簡単な挨拶のみで本題に入りやすいのが特徴です。カジュアルな文章で気軽にメッセージの送受信ができるので、従業員間のコミュニケーションの活性化が期待できます。

また、ビジネスチャットはパソコンやスマートフォンからも利用が可能なため、リアルタイムでスピード感のあるやり取りができるのも特徴です。

他にも、ビジネスチャットの絵文字やスタンプ機能を活用すれば、相手のメッセージにスタンプで反応するなど、感情を反映した親近感のあるコミュニケーションが可能になります。このように、ビジネスチャットを活用すると、従業員間の心理的な距離が縮まりやすく、コミュニケーションが活性化しやすいでしょう。

社内SNS

社内SNSは、従業員が自由に投稿や閲覧を行えるツールです。

一般的なSNSは、同じような趣味趣向を持つ人が、オンライン上でつながったり交流したりするツールとして知られています。このSNSの機能を、企業内のコミュニケーションに限定して活用したものが社内SNSです。

社内SNSは、投稿を通じて情報共有ができるだけではなく、共有範囲を設定して一部のグループやチームに限定した共有を行うことも可能です。スマートフォンからの閲覧も可能なので、どこに居ても簡単に最新情報をチェックできます。

また、社内SNSはフラットでカジュアルなコミュニケーションが取りやすいことも特徴です。そのため、グループの心理的な距離を縮めたり、カジュアルに伝達事項を伝えたりしたい場合に活用すると良いでしょう。

グループウェア

グループウェアは、社内のグループやチームのコミュニケーション促進を目的としたツールです。

掲示板やファイル共有、スケジュールやToDo管理、ビデオ会議、チャット機能など、グループウェアはさまざまな機能を備えています。そのため、ツールを一本化したい企業におすすめです。また、ツール上で書類の申請や承認などがスピーディーに行えるので、テレワークで勤務する従業員が多い企業の業務効率化にも役立つでしょう。

社内Wikiツール

社内Wikiツールとは、「社内版ウィキペディア」とも呼ばれ、業務に必要なナレッジを共有したり蓄積したりできるツールです。

社内Wikiを活用すると、業務マニュアルや企画書、要件定義書などの文書作成を簡単に行うことができます。また、作成した文書は簡単に保存や呼び出し、社内共有ができるため便利です。このツールを活用すれば、分散している社内のナレッジを一元化して蓄積できるので、業務の属人化を防止できるでしょう。

Web会議ツール

Web会議ツールは、オンラインでの会議をより簡単に行えるツールです。

Web会議ツールを活用すれば、文字や音声だけでは伝わりにくい内容も、相手の反応や表情を確認しながら伝えられます。また、相手と画面共有をしながら会議を進められるので、より効果的なコミュニケーションが可能です。さらに、Web会議は画面や音声の録画も可能なため、会議の欠席者への連絡や、議事録の作成もよりスムーズに行えるでしょう。

ファイル共有・管理ツール

ファイル共有・管理ツールは、業務に必要なPDFなどのファイルを簡単に共有したり管理したりできるツールです。

従来の方法では、これらのファイルはEメールに添付して送付していました。しかし、ファイル共有・管理ツールを使用すれば、ドラッグとドロップだけで簡単にファイルの添付を行えます。

また、オンラインストレージと併用すれば、容量の大きなファイルも簡単に保存できます。自動バックアップ機能を備えたストレージなら、ファイルデータの消失や損傷、災害時のデータ保管場所なども考慮した安全なデータの管理が可能になるでしょう。

タスク共有・管理ツール

タスク共有・管理ツールは、チームや個人が受け持っている業務内容や進捗管理を一元管理できるツールです。

このツールを使用すれば、テレワークで勤務している従業員の進捗管理も容易に行えます。オンライン上で業務の指示を行ったり、タスクの効果的な管理を行ったりできるので、企業の効率的な業務遂行を可能にできるでしょう。

社内コミュニケーションツールを選ぶ際のポイント

社内コミュニケーションツールには、さまざまな特徴を持つものがあります。ここでは、企業に導入する社内コミュニケーションツールを選定する際のポイントを5つ紹介します。

導入の目的に沿っているか

社内コミュニケーションツールを導入する際に確認したいポイントの一つは、企業の導入目的に沿っているかどうかです。

ツールを選定する際は、ツールの導入が必要な理由や、解決したい課題をまとめた導入目的を明らかにしておきましょう。さまざまな特徴や機能を持つツールから、自社に合うものを選定するのは困難です。しかし、導入目的があれば、比較・検討するポイントが明確になり、企業の課題解決に貢献しやすいシステムの選定が可能でしょう。

必要な機能がそろっているか

必要な機能がそろっているかどうかも、社内コミュニケーションツール導入の際に確認したいポイントの一つです。

ツールに必要な機能がそろっているかを確認するには、あらかじめ業務遂行に必要な機能をまとめておきましょう。例えば、従業員の間でファイルの送付や共有が多い職場なら、ファイルの共有・管理機能が充実したツールを選定するなどです。このように、ツールを選定する際は、従業員の実務に即した機能がそろっているものを選びましょう。

誰にでも使いやすいか

社内の誰もが使用しやすいことも、社内コミュニケーションツールの選定の際に意識したいポイントの一つです。

社内コミュニケーションを実際に使用するのは、現場で働いている従業員です。そのため、従業員のITリテラシーが異なる場合や、年齢層が幅広い場合などは、シンプルで使いやすい仕様のツール選定が大切です。企業内で業務へのツール活用を定着させるには、誰が使っても分かりやすいものを選ぶようにしましょう。

スマートフォンに対応しているか

社内コミュニケーションツールを選定する際は、スマートフォンに対応しているかどうかも確認しておきたいポイントの一つです。

近年普及しているテレワークや、働き方の多様化に伴い、従業員が時間や場所を選ばずに働ける環境の整備を行うことも大切です。そのため、パソコンだけではなく、スマートフォンからも利用できる社内コミュニケーションツールを選定しましょう。

スマートフォンに対応しているツールだと、出先や遠隔地で勤務している従業員もスピーディーな情報の確認や対応が可能になります。また、スマートフォンからいつでも情報を確認できるので、連絡漏れなどのミスが減り、業務の効率化にもつながりやすくなるでしょう。

トライアル版を利用できるか

トライアル版を利用できるかどうかも、社内コミュニケーションツールを選定する際に確認しておきたいポイントです。

ツールの機能が似ていても、サービスの詳細や料金体系などはベンダーによって異なります。そのため、気になるツールがあれば、トライアル版を利用して、サービスの比較や検討を行うのがおすすめです。トライアル版があれば一定期間無料で利用して、実際に業務を行う従業員の使用感やフィードバックを反映した慎重なサービス選定を行いましょう。

十分なセキュリティ対策がされているか

十分なセキュリティ対策がされているかどうかも、社内コミュニケーションツール選定の際にチェックしておきたい項目の一つです。

社内では、個人情報など秘匿性の高い情報を扱うことも多くあるので、十分なセキュリティ対策を行っているツールを選ぶと安心です。例えば、二段階認証で不正ログインを防ぐ仕組みを採用していたり、適切に運営されているデータセンターにサーバーが設置されていたりするなどです。

十分なセキュリティ対策がされていないと、情報漏えいなどが起こり、企業の社会的な信頼を失いかねません。そのため、ツール選定の際は、企業が扱う情報の秘匿性に合わせたセキュリティ対策を行っているか確認するようにしましょう。

情報の検索精度が高いか

情報の検索精度が高いかどうかも、社内コミュニケーションツールを選定する際に確認しておきたい項目の一つです。

ツール上でやり取りしたメッセージや、会議で使用した資料内容を頻繁に参照したい場合、情報の検索精度が高いツールを選定しておくと良いでしょう。キーワードを入力するだけで必要なデータを素早く検索できれば、業務の効率化に役立ちます。また、情報の検索精度が高いと、社内でのナレッジ共有も活発化しやすいのでおすすめです。

社内コミュニケーションツールを導入する前にやるべきこと

企業が社内コミュニケーションツールを導入する前にやっておきたいことに、導入目的の明確化や資料のデータ化、ルール作成の3つがあります。ここでは、それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

導入目的を明確にしておく

社内コミュニケーションツールを導入する前に、導入目的を明確にしておくことが大切です。

前述の通り、社内コミュニケーションツールの導入目的が明確だと、ツールの選定がしやすくなります。導入目的に沿ったツールを活用し、その効果を引き出すには、従業員に導入の背景や目的を示しておくことも大切です。「なぜ今このツールが必要なのか」「どのような業務改善を目指すのか」などの具体的な方向性を示すことで、従業員の理解と協力を得やすくなるでしょう。

また、ツールの導入前は、社内アンケートなどを実施して、現場の声を集めることも効果的です。業務の現場にいる従業員から多角的な課題を引き出すことで、社内コミュニケーションツールの具体的な活用方法を見出すことができるでしょう。特に、部署や業務ごとに異なるニーズや課題を把握できれば、より実践的な導入計画を立てられます。

このように、社内コミュニケーションツールの導入に先立って、段階的な準備と丁寧な周知を行うことで、従業員の積極的なツールの活用や業務の効率化に役立てられるでしょう。

資料をデータ化しておく

社内コミュニケーションツールを導入する前に、関連資料のデータ化を行っておくこともおすすめです。

社内資料のデジタル化は、企業の業務効率化に効果的です。特に、ツールを導入する際は、業務や社内ルールに関する情報共有をスムーズに行うため、紙媒体で管理している資料のデータ化が求められます。

しかし、長年蓄積された紙媒体の資料を手作業でデジタル化するには、膨大な時間と労力を要します。必要に応じて、資料のデータ化支援ツールなどをうまく活用して作業を行うと良いでしょう。

また、既存の紙媒体の資料をデジタル化する際は、社内コミュニケーションツールの検索性を考慮したファイル名を付けたり、保存場所を分けたりしましょう。このような体系的な整理を行うことで、デジタル化後の資料活用がより効果的になります。

利用時のルールを作成しておく

社内コミュニケーションツールの導入前に、利用時のルールを作成しておくことも大切です。

社内コミュニケーションツールは業務効率を高める強力なツールですが、適切なルール設定がなければ、かえって従業員の業務負担を増やす可能性があります。例えば、秘匿性の高い情報の誤送信による情報セキュリティの問題です。ツール上で気軽にメッセージを送りやすいので、メッセージ送信前の確認手順や機密情報の取り扱い方針を明確にしておく必要があります。

また、社内コミュニケーションツールの種類によって、従業員が個人的に契約しているスマートフォンから連絡や情報の閲覧が可能なので、ワークライフバランスを損なう大きな要因となる可能性があります。そのため、ツールの導入前に、勤務時間外の連絡などのルールやマナーを決めて、緊急時の対応ルールを別途設けておくこともおすすめです。ツールを業務連絡にするのか、あるいは雑談も許容するのかなどのルールを設けることで、従業員が安心して活用できる環境を整えることができるでしょう。

ただし、過度に厳格なルール設定は、かえってツールの利用を妨げる可能性があるので、企業がルール作成を行う際は、従業員の意見を取り入れ、柔軟性のあるルールを作れるように心掛けましょう。

まとめ

本記事では、企業の業務効率化に欠かせない社内コミュニケーションツール7種類と、その選定ポイントを詳しく説明しました。ビジネスチャットや社内SNS、グループウェアなど、それぞれのツールには特徴があり、企業の課題やニーズに対応したツールの選択を行うことが重要です。

ツールの選定では、導入目的との整合性、必要機能の充実度、使いやすさ、セキュリティ対策など、複数の観点からの検討が必要となります。特に、スマートフォンに対応しているかや、トライアル版の有無は、実際の運用を意識した重要なチェックポイントとなるでしょう。

また、導入に際しては事前の準備も重要です。資料のデータ化や利用ルールの策定など、綿密な計画を立てることで、スムーズな導入と効果的な活用が可能になります。社内コミュニケーションの活性化は、業務効率の向上だけでなく、従業員のエンゲージメント向上や働きやすい環境づくりにも貢献します。社内コミュニケーションツールの導入を検討されている方は、こちらの記事の内容も参考にして、自社に最適なツールを選定し、効果的な導入を実現させましょう。

【2025年最新比較表あり】社内コミュニケーションツール比較11選！　導入するメリットや比較ポイントについて解説

【2025年最新比較表あり】社内コミュニケーションツール比較11選！　導入するメリットや比較ポイントについて解説