オフィスコンビニにセキュリティ対策は必要？　導入時に実践したい5つの対策を解説

従業員にリフレッシュをもたらすオフィスコンビニは、従業員満足度の向上やコミュニケーション活性化などに貢献します。しかし導入を検討する方の中には「セキュリティ面は大丈夫なの？」と不安に思われる方もいらっしゃるでしょう。

オフィスコンビニは無人運用で、商品の補充や管理などを外部業者が行うことから、オフィスコンビニの導入により、従来のオフィス環境とは異なるセキュリティリスクにさらされる可能性があります。

しかし適切な対策を講じれば、リスクを最小限に抑えることが可能です。本記事では、オフィスコンビニ導入時に実践すべき5つのセキュリティ対策を解説します。導入手順も紹介するので、これから導入しようと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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オフィスコンビニを導入するならセキュリティ対策は必須

オフィスコンビニを導入する際は、セキュリティリスクが高まるため、社外向け・社内向けともに対策が必須です。

オフィスコンビニは商品補充などのために外部の業者が定期的にオフィスへ出入りするので、情報の持ち出しや盗難などの被害に遭うかもしれません。故意でなくても、業務上の会話が聞こえてしまう可能性もあります。顧客情報をはじめ、機密性の高い情報を扱う部署の近くに、オフィスコンビニを設けないようにしましょう。

また、従業員による売上金・商品の盗難のリスクもあります。キャッシュレス決済のみに絞るなど、不正利用されないよう対策が必要です。

オフィスコンビニ導入時に行うべきセキュリティ対策5選

オフィスコンビニを導入する際は、社外・社内どちらにもセキュリティ対策を行う必要があります。行うべき5つの対策を紹介します。

1.人目のつく場所に設置する

オフィスコンビニは、従業員の往来が多い場所や座席から見える位置など、人目のつく場所に設置しましょう。

商品補充・管理に外部の業者が出入りするため、人目につかない場所に設置すると、情報の持ち出しや盗難など怪しい行動に気付きにくくなります。これは、社内の人間が不正利用することの防止にもつながるので、必ず誰かが見ているような場所に設置しましょう。

また、オフィスの奥に設置しないことも大切。オフィス内の深くまで外部の人間が立ち入ることができれば、故意か否かにかかわらず、機密情報が漏えいしやすくなります。出入口付近に設置する・機密情報を扱う部署から遠ざけるなど工夫しましょう。

2.利用ルールを作成して周知する

オフィスコンビニは無人運用のため、しだいにルールが曖昧になって私物化される恐れもあるので、あらかじめ利用ルールを作成して周知しておきましょう。

例えば、商品用の冷蔵庫・冷凍庫に私物の飲料やお菓子などを入れると、他従業員が誤って飲食してしまいトラブルに発展するかもしれません。従業員同士のトラブルや食中毒などを避けるためにも、私物の保管は禁止するなどルールを設けましょう。

また、1日当たりの最大購入数を決めておくのもおすすめです。オフィスコンビニは、商品の補充頻度が低いため、購入頻度が高い人がいると、すぐに在庫切れを起こしてしまいがちです。ルールを決めておけば、在庫切れ・利用頻度の不平等さを防止できます。

什器にルールを明記しておく、社内メールで共有するなど、周知を徹底しましょう。

3.料金未払い時のペナルティを設ける

オフィスコンビニは無人運用のため、支払い金額を誤魔化したり支払い忘れたりと、故意か否かを問わず料金未払いが起こりやすくなっています。未払い時のペナルティを設けておくことで、従業員の不正利用の防止につながります。

例えば、未払い者に対して「一定期間の利用停止」「未払い金額に応じた追加料金の請求」「給与から天引き」などが考えられるでしょう。ペナルティを明確に規定しておくことで、全従業員が正しく利用してくれやすくなります。

ペナルティは従業員に周知することで抑止力になるので、社内メールで共有したり掲示板に貼っておいたりと、社内に浸透するよう努めましょう。

4.キャッシュレス決済にする

キャッシュレス決済にすることで、現金の盗難や料金未払いなどを防止しやすくなります。オフィスコンビニの中には、集金箱に現金を入れて商品を取り出すスタイルもあります。代金や釣銭用の現金をオフィス内に置くことになるので、どうしても窃盗のリスクが拭えません。

QRコード決済や交通系ICカード決済などのキャッシュレス決済を採用すれば、現金を置く必要がなくなり、盗難・紛失などのリスクがなくなります。売上管理を自動で行ってくれるので、管理の負担も軽減されます。

また、支払代金を誤魔化せなくなるので、料金未払いの防止も可能です。

5.オフィスコンビニの管理者を決めておく

オフィスコンビニの管理者を決めて、問題なく運用されているかチェックする体制を整えましょう。明確に管理者が決まっていないと、利用ルールの作成や周知・料金未払い時のペナルティ作成・周知などが徹底して行えず、十分な効果を発揮しないでしょう。

複数部署でオフィスコンビニを導入する場合は、部署ごとに管理者を立てるのも一つの手です。

オフィスコンビニを導入する手順

オフィスコンビニを導入する手順は、大きく4ステップです。どのように導入を進めていくのか、順に説明します。

委託先へ問い合わせる

気になるオフィスコンビニサービスが見つかったら、電話もしくはサイトから問い合わせます。どのようなラインナップや商品数にするか、利用プランなどを担当者と相談して決めます。商品の補充頻度や代金回収方法、故障時の対応なども要確認です。

そのため事前に自社のニーズを明確にするため、導入目的や利用人数、希望する商品ラインナップ、設置スペースなどの基本情報を整理しておきましょう。

サービスによっては無料トライアルを実施しているケースもあるので、まずは使用感を試してみるのもおすすめです。

オフィスコンビニの設置場所を準備する

オフィスコンビニの冷蔵庫や什器を設置する場所を準備します。設置場所は面積はもちろん、従業員の動線・セキュリティを考慮して選定しましょう。休憩室や給湯室の近くなどアクセスしやすい場所で、人目のつく出入口の近くが理想的です。

商品の搬入・補充があっても、従業員の動線を妨げない位置かどうかも大切です。例えば通路を防いでしまうようであれば、日常業務の妨げになることに加え、災害時に避難が難しくなってしまいます。

また、冷蔵庫・冷凍庫などを利用する場合は、電源を確保できるかも重要です。

商品を補充する

サービスが決まり設置場所も確保できたら、商品を補充してもらいます。基本的にはオフィスコンビニ業者が行ってくれるので、自社の従業員が商品を陳列する必要はありません。

実際に商品が並ぶことで「こんな商品も欲しい」「これはいらないかも」と要望・意見が上がってくれば、オフィスコンビニ業者に伝えておきましょう。

また、どのくらいの量がいつ届くのかや、商品ごとに配達頻度が違うのかなども、確認しておきましょう。

ルールを周知してから利用を開始する

準備が整ったら、ルールを周知して利用を開始しましょう。私物の保管禁止・1日当たりの最大購入数をなどの利用ルールや、料金未払い時のペナルティなどを周知します。全従業員が気持ちよく利用できるように、管理者が責任を持って社内に浸透させることが大切です。

ルールは文書化し、オフィス内の目立つ場所に掲示し、社内メールやイントラネットでも共有します。必要に応じて、利用開始後も定期的にルールの確認や更新を行いましょう。

まとめ

オフィスコンビニを導入すると、補充・管理のために外部スタッフが出入りするようになるため、機密情報の漏えいや盗難などのセキュリティリスクが高まります。同時に現金支払いの場合は、社内での未払い・盗難リスクも発生します。

こうしたセキュリティリスクの対策として、人目につく場所への設置や利用ルール・ペナルティの作成、キャッシュレス決済の導入などが効果的です。

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