ERPに受発注システムを組み込むメリットとデメリット

企業が事業を進めていくためには商品の受注や原材料の発注などが欠かせません。このような受発注業務が疎かになってしまうと、発注コストがかさむだけでなく、受注漏れなどにつながります。受発注業務のミスを軽減するのに有効なのが受発注システムです。受発注システムはERPに組み込むことも可能です。

本記事では、ERPや受発注システムについてやERPに受発注システムを組み込むメリット、デメリットなどを解説します。

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ERPとは

ERPとはEnterprise Resources Planningの略で統合基幹業務システムや基幹システムと訳されます。

企業には従業員（ヒト）だけでなく、モノ、データなどさまざまな資源を持っています。このような資源を効率的に活用するために用いられるシステムがERPです。具体的には次のような企業の根幹となる業務を統合します。

• 会計業務
• 人事業務
• 生産業務
• 物流業務
• 販売業務

ERPであればこれらの業務を一元管理が可能です。

ERPと基幹システムの違い

ERPに似たシステムとして、基幹システムが挙げられます。基幹システムとは、生産管理や人事管理など、企業の中核をなす情報システムのことです。ERPとの主な違いは、基幹システムが特定の業務に特化しているのに対し、ERPは複数の業務を統合している点です。そのため、基幹システムでは業務ごとにデータが管理されていますが、ERPでは各業務のデータが一つのシステムで一元管理されています。

受発注システムとは

受発注システムは、受注や発注といった業務を効率的に管理するためのシステムです。従来、受発注業務は電話やメール、FAXなどで行うことができますが、これらの方法では管理が複雑になり、発注や受注のタイミングを把握するのが難しくなります。

その点、受発注システムを活用すれば、注文の聞き漏れや注文書の記載漏れといったミスを防ぎ、業務の精度を向上させることが可能です。

ERPに備わっている主な機能

ERPには次のような機能が備わっているのが一般的です。

• 会計管理機能
• 販売管理機能
• 購買管理機能
• 生産管理機能
• 人事管理機能

ここではそれぞれの機能について解説します。

会計管理機能で自社の財務状況を把握できる

会計管理機能は自社の財務状況を把握するために欠かせない機能です。自社の売り上げやコストなどの情報を収集から分析して、自社がどのよな状況にあるのかを判断します。会計管理機能は損益計算書や貸借対照表などの財務諸表をスムーズに作成するためにも役立ちます。

販売管理機能はビジネスにおける意思決定をサポート

販売管理機能は顧客からの仕入れ状況や在庫、出荷状況など自社の製品やサービスなどの販売にまつわる情報を管理する機能です。また、販売管理機能は売り上げ実績と予算を比較できるため、ビジネスにおける意思決定をサポートしてくれます。

購買管理機能は発注状況をリアルタイムに把握可能

購買管理機能は、発注状況をリアルタイムで把握でき、部品や資源の確保に関する一連の流れを効率的に管理可能です。製品を製造するためには、これらの部品や資源を適切に確保することが重要ですが、購買管理機能を活用すれば、取引先への発注がスムーズに行えます。

リアルタイムで発注状況を管理できるため、納品の遅れや部材の不足など、問題があれば即座に確認できます。さらに、仕入れコストの管理ができるため、無駄な費用を削減することにもつながるでしょう。

生産管理機能は生産効率の最大化につながる

生産管理機能は、生産効率の最大化実現につながります。企業が製品を製造する際には、どのような工程で進めるかを計画することが重要です。この生産管理機能により、生産工程の立案や管理が可能となります。

具体的には、生産管理機能は部品の調達から製造に至るまで、全ての工程を管理可能です。この結果、効率的な生産やコストの最適化が達成されます。また、需要予測をもとに、適切な生産スケジュールの立案も行えるため、柔軟な対応が可能です。

人事管理機能で従業員の情報を一元管理できる

人事管理機能を活用することで、自社に在籍している従業員について次のような情報を一元管理できます。

• 基本情報
• 給与情報
• 契約情報
• 福利厚生
• 人事評価
• スキル　など

人事管理機能によって従業員の勤怠情報も管理できるため、給与計算の負担を軽減可能です。さらに、従業員のスキルやキャリアを管理できるので、それぞれの能力に応じた人員配置が可能になります。

ERPに受発注システムを組み込むメリット

ERPに受発注システムを組み込むことで期待できるメリットは次のとおりです。

• 全体の業務効率向上
• 資源の有効活用
• 2025年の崖への対応

ここではERPに受発注システムを組み込むメリットを解説します。

全体の業務効率向上

ERPに受発注システムを組み込むことで、他の管理システムと連動できるため、全体の業務効率化が期待できます。受発注システムは、受発注漏れなどのリスクを軽減する効果がありますが、単体で使用する場合、販売管理や生産管理といった他のシステムとの連携が取れません。そのため、各管理システムの情報を手動で取りまとめる必要があります。

しかし、ERPに受発注システムを統合することで、情報の一元管理が可能となり、業務全体のスムーズな進行が実現可能です。例えば、製品が受注された際には、ERP内の販売管理システムに自動的に売り上げ実績として反映され、業務が効率よく進むことになります。

資源の有効活用

ERPに受発注システムを組み込むことで資源の有効活用にもつながります。個々のシステムが連携されていない場合、情報の所在がバラバラで必要なデータをすぐに参照できません。一方、ERPであれば受発注だけでなく、生産状況や人事の情報までも一元管理可能です。そのため、自社が抱えているデータを経営資源として有効活用でき、円滑な経営判断を実現できます。

2025年の崖への対応

従来の受発注システムをERPに組み込むことで2025年の崖への対応も可能になります。2025年の崖とは、経済産業省が発表した『DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～』で用いられた言葉です（※）。

受発注システムを含む従来の業務システムは技術の老朽化やブラックボックス化などによって、メンテナンスできる人材が限定されてしまう、新しい機能に対応できないなどのデメリットにつながりかねません。このような既存システムが残存することによる経済的損失が2025年に増加するとされています。そのため、2025年の崖と呼ばれています。

2025年の崖に対応する上でも、古い受発注システムをERPに組み込むことが有効です。

※参考：経済産業省.「DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」.
https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/digital_transformation/pdf/20180907_01.pdf ,（2018-09-07）.

ERPに受発注システムを組み込むデメリット

ERPに受発注システムを組み込むデメリットは次のとおりです。

• コストが発生する
• 自社の状況に合ったシステム選定に時間がかかる恐れがある

ここではそれぞれのデメリットを詳しく解説します。

コストが発生する

ERPを導入するには一定のコストが必要です。システムそのものの導入コストだけでなく、導入後の保守・管理費用なども発生します。また、ERPを実際に操作する従業員に対する教育コストが発生する可能性もあります。

ERPにかかるコストはどのようなシステムを導入するかによって異なるため、どれだけの費用対効果が得られるかを洗い出しましょう。

自社の状況に合ったシステム選定に時間がかかる恐れがある

ERPのシステムは数多くあるため、自社の状況に合ったシステムを選定するのに時間がかかる恐れがあります。企業の規模や業種により、適切なERPシステムは異なるため、単に人気があるから、または多くの企業が使用しているからといって、必ずしも自社に合ったシステムとは限りません。

自社に最適なシステムを構築するためには、システムのカスタマイズが可能かどうかを確認することが重要です。カスタマイズの範囲は、提供形態によって異なります。最も自由度が高いのはゼロからシステムを構築するフルスクラッチ型であり、その後にオンプレミス型、プライベートクラウド型、パブリッククラウド型と続き、各型によってカスタマイズの自由度には違いがあります。

ERPに受発注システムを組み込むにはデータ移行の難易度を考慮する

すでに利用している受発注システムをERPに組み込むにはデータ移行が必要です。データ移行は難易度が高いため、次のようなポイントを押さえておきましょう。

• クラウド型のERPを選択する
• グループ会社がある場合は全社で統一する

クラウド型のERPを選択する

受発注システムにERPを組み込むのであれば、クラウド型のERPを選択するのがおすすめです。ERPには次のとおりクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。

• クラウド型：クラウドサービスとして提供されているERP
• オンプレミス型：社内に設置したサーバーにERPをインストールする

クラウド型の場合、オンプレミス型よりも導入費用を抑えられるだけでなく、保守・管理にかかる手間も削減可能です。クラウド型であれば保守・運用管理は提供元であるベンダーが担う上に、ERPシステムが自動更新されるため、最新のシステムを利用可能です。

グループ会社がある場合は全社で統一する

子会社やグループ会社がある場合、全てのデータをグループ会社全体で統一するのがポイントです。もし、本社で使用している基幹システムの変更が難しいのであれば、2層ERPの利用がおすすめです。2層ERPとは本社が用いているERPを親、グループ会社では子にあたるERPを使用する取り組みを指します。2層ERPを利用することでグループ全体をカバーしたERPを導入可能です。

ERPに受発注システムを組み込んで業務の効率化につなげよう

ERPとは統合基幹業務システムや基幹システムと訳され、会計業務や人事業務、生産業務などの機能が備わっています。ERPに受発注システムを組み込むことで、全体の業務効率向上や資源の有効活用、2025年の崖への対応といったメリットにつながります。一方、導入にあたってはコストが発生する、システム選定に時間がかかる恐れがあるなどのデメリットにも注意しましょう。すでに利用している受発注システムをERPに組み込むには、データ移行の難易度や運用コストの削減を目指すのであれば、クラウド型ERPの選定がおすすめです。クラウド型は保守をベンダーが担うため、自社の負担を軽減できます。

受発注システムの導入や見直しを検討している場合は、さまざまな受発注システムを比較検討し選択しましょう。

【2025年最新比較表あり】おすすめの受発注システム11選を徹底比較！導入のメリット・デメリット、選ぶポイントを解説

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