受発注システムの導入から運用の流れ｜導入時のポイントについても解説

受注や発注を一元管理できる受発注システムの導入は、業務効率化とコスト削減を実現する重要な取り組みです。しかし、導入プロセスを誤ると業務に支障をきたす可能性もあるため、ポイントを押さえながら導入を進めることが重要です。

本記事では、受発注システムを効果的に導入するための具体的な流れやポイントを解説しています。また、受発注システムの選び方についても紹介します。

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受発注システムを導入する流れ

受発注システムを導入する際は、次のような流れで進んでいくことが一般的です。

• 受発注業務の流れを洗い出して計画を立てる
• 導入するシステムを選定する
• テスト運用を経て本稼働させる
• 導入の効果を測定する

受発注システムを導入することで、業務効率化やヒューマンエラー防止などの効果が期待できます。そのメリットを活かすためには、導入プロセスをしっかりと把握しておくことが重要です。

ここではそれぞれの流れについて詳しく解説します。

受発注業務の流れを洗い出して計画を立てる

受発注システムの導入前に、まず実際の業務がどのような流れで進んでいるのか、フローを洗い出しましょう。受発注業務の流れを洗い出すことで、二重で実施している作業がないか、特定の従業員のスキルに依存している作業がないかなど、自社が抱えている課題を見つけやすくなります。

自社が抱えている課題を見つけたら、受発注システムでどのように解消するのか目的を定めましょう。目的を定めることで、システム導入の効果が得られたかどうかを判断しやすくなります。

受発注システムを導入する目的を明確にしたら、移行計画を立てることも大切です。移行計画には次のような内容を盛り込みましょう。

• 運用体制の構築
• システムに切り替えるタイミング
• 外部システムとの連携

導入するシステムを選定する

受発注システムと一言で言っても数多くのシステムが発表されており、製品によって備わっている機能や仕様は異なります。システム選定時は受発注業務のどの部分をシステム化するのか、どのような外部システムと連携させるのかをなどを考慮し、自社の目的に応じたシステムを選定しましょう。

テスト運用を経て本稼働させる

自社で導入する受発注システムを選定したら、テスト運用を実施しましょう。本稼働時に現場にトラブルが起きないように、各機能が適切に使えるか、システム間で連携が取れているかなどを確認します。テスト運用からスムーズに本稼働させるために、事前にマニュアルを用意しておくことも効果的です。

導入の効果を測定する

受発注システムを導入した後は、どれだけ目的を達成できたのか、定期的に効果を測定しましょう。どれだけ改善できているのかを数字に基づいて測定し、改善を継続していくことがポイントです。

受発注システムを導入する際のポイント

受発注システムを導入する際は次のようなポイントを押さえておきましょう。

• 必要に応じて取引先の了解を得る
• 受発注システムごとのメリット・デメリットを把握しておく
• 外部システムと連携できるかを確認する
• 定着のためのトレーニングを実施する

システム導入時のポイントについて解説します。

必要に応じて取引先の了解を得る

受発注システムによっては、導入に際して取引先の了承が必要な場合があります。しかし、取引先側でもシステムの改修が必要になるようなケースでは、導入に消極的な反応を示されることもあるでしょう。その際は、取引先にシステム導入の利点をしっかりと伝えることが大切です。

具体的なメリットとしては、以下の点が挙げられます。

• ヒューマンエラー削減による受発注業務の効率化
• ペーパーレス化によるコスト削減

受発注システムごとのメリット・デメリットを把握しておく

受発注システムにはさまざまな種類があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。システム導入にあたっては、以下のように種類ごとのメリット、デメリットを把握しておきましょう。

受発注システムの種類	概要	メリット	デメリット
オンプレミス型	自社のサーバーで保守管理・運用を行う	・カスタマイズしやすい ・独自のセキュリティ対策を講じられる	・システムを作るのにコストと時間がかかる ・運用管理にリソースが必要になる
クラウド型	オンライン上の仮想サーバーを利用する	・導入コストを抑えられる ・スピーディに導入できる ・保守管理を提供元に依頼できる	・連携できるシステムやセキュリティ機能はシステムによって異なる
パッケージソフト型	市販のソフトウェアを利用する	・導入コストを抑えられる ・短期間で導入できる	・機能に制限がある ・業務フローの変更が必要になる可能性がある

外部システムと連携できるかを確認する

受発注システムを導入する際は、販売管理システムや生産管理システムといった外部システムと連携できるかを確認しておきましょう。外部システムと連携できない場合、データを二重登録する手間がかかってしまいます。

ただし、全てのデータを連携すると処理速度が遅くなる、情報漏洩のリスクが上がるといったデメリットもあります。事前に連携するデータの範囲や連携のタイミングなども取り決めておくとよいでしょう。

定着のためのトレーニングを実施する

受発注システムを定着させるためには、従業員に対してトレーニングを実施することも大切です。従業員を対象とした勉強会を開催し、システムの概要や操作方法を説明しましょう。

一般的に、受発注システムは導入してから定着するまでにある程度の時間が必要です。どれくらいの時間がかかるかを考慮して計画を立てることで、スムーズな導入につなげられるでしょう。

受発注システムの選び方

受発注システムを選ぶ際は次のようなポイントに着目しましょう。

• 業種に応じたシステムを選ぶ
• 取引先も導入しやすいシステムを選ぶ
• サポート体制が整ったシステムを選ぶ

それぞれのシステム選定ポイントについて解説します。

業種に応じたシステムを選ぶ

受発注システムは自社の業種に応じたものを選びましょう。受発注システムはECサイト向け、製造業向けなど、さまざまな業種に応じたものが発表されています。そのため、各受発注システムの導入実績を確認して、自社の業種に応じたシステムを選定しましょう。

取引先にも使いやすいシステムを選ぶ

先述のとおり、取引先も受発注システムの導入が必要なケースもあります。取引先が受発注システム導入に前向きになるように、取引先にも使いやすいシステムを選びましょう。例えば利用コストが抑えられる、操作しやすいなどの特徴を持ったシステムを提案することで、取引先も導入に同意しやすくなるでしょう。

サポート体制が整ったシステムを選ぶ

サポート体制が整ったシステムを選ぶことも大切です。受発注システムにトラブルが発生すると取引先も負担をかけてしまうため、スピーディにトラブル対応してくれる体制を整えたシステムを選びましょう。システムによっては、取引先から寄せられるシステムについての問い合わせに対応してくれるケースもあります。問い合わせに対応してくれるシステムであれば、自社の負担を軽減可能です。

流れを把握してスムーズに受発注システムを導入しよう

受発注システムを導入する際は、受発注業務の流れを洗い出して計画を立てた上で、導入するシステムを選定しましょう。システム選定後はテスト運用を経て本稼働につなげます。

受発注システムを導入する際は、取引先の了解を得る、受発注システムごとのメリット・デメリットを把握する、外部システムと連携できるかを確認する、トレーニングを実施するなどのポイントを押さえておきましょう。

受発注システムの導入に悩んでいる方は、さまざまなサービスを比較検討しながら、自社の求める機能が入っているサービスを選ぶことをおすすめします。

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