ペーパーレス会議システムとは？　主な機能やメリット・デメリット、選び方を解説

ペーパーレス会議システムは、コストの削減や業務の効率化を目指せるシステムです。オンライン会議も実施しやすくなるため、企業全体における利便性の向上にも役立てられるでしょう。

本記事では、ペーパーレス会議システムの概要や導入するメリットを紹介します。システムの選び方も紹介しているので、導入を検討中の方は併せて参考にしてください。

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ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、資料を電子化して会議を行うシステムです。クラウドなどに電子化した資料を保存しておき、パソコンをはじめとするデジタル機器で資料をチェックしながら会議を行います。

従来の会議では資料を紙に印刷し、参加者全員に配布するといった手間が発生していました。ペーパーレス会議システムを活用すると紙に印刷する必要がなくなる他、資料共有をスムーズにできるため効率よく会議を進められます。

ペーパーレス会議システムの主な機能

ここからは、ペーパーレス会議システムの主な機能を紹介します。各機能の特徴をチェックし、自社の効率化を目指しましょう。

会議の準備に役立つ機能

ペーパーレス会議システムには、会議の準備に役立つ機能が搭載されています。例えば会議に使用する資料をシステムにアップロードすると、参加者が閲覧できる機能です。参加者全員に配布する手間を省け、効率よく会議の準備を進められます。また通知機能を活用すると、資料がアップロードされた旨や会議についての情報を自動で知らせることも可能です。関係各所に連絡する必要がなくなり、他の業務に時間を使えます。

会議の円滑な進行に役立つ機能

ペーパーレス会議システムには、会議を円滑に進行する機能もあります。外部Web会議ツールと連携できるシステムであればオンラインでの会議も可能となり、遠方にいる方とも話し合いの場を設けられます。通話やチャット機能があれば一つの会議場に集まる必要もなく、それぞれの場所から会議に参加できます。

他には、会議上で採決を行う際はアンケート機能を活用するのもおすすめです。その場で集計されるため、すぐに結果を知りたい場合にも役立ちます。発信者の画面を共有できる機能を活用すると、資料を提示しながら解説することも可能です。

資料閲覧・操作機能

資料閲覧・操作機能では、2つの資料を横並びにできます。一度に二つの資料を確認できると比較や検討、修正箇所を把握しやすいです。また書記モードが搭載されているペーパーレス会議システムであれば、発信者の操作に影響されることなく自由にメモを取ることも可能です。

他にも、オフラインでも利用できるシステムであれば、インターネット環境がない場所でも迅速に資料をチェックできます。キーワード検索機能があると、欲しい資料をスムーズに探し出せます。

情報漏えい防止機能

ペーパーレス会議システムでは、情報漏えい防止機能も重要です。資料の閲覧や印刷、保存などに制限を設けておくと情報が外部に漏れにくくなります。指紋認証や顔認証などを設定しておけば、担当者以外がアクセスすることも困難です。特に企業の重要情報を扱う会議では、情報漏えい防止機能が役立つでしょう。

ペーパーレス会議システムのメリット

ここからは、ペーパーレス会議システムを活用するメリットを紹介します。導入することで得られるメリットを確認した上で、活用を検討するのがおすすめです。

紙やインクなどのコストを削減できる

ペーパーレス会議システムを導入すると資料を電子化できるため、紙やインクなどのコストを削減できます。特に会議の回数が多い企業が会議のたびに資料を印刷していると、膨大なコストがかかっているはずです。資料を電子化できれば紙やインクが不要になる上、資料を保管する場所やファイリングにかかる費用なども削減できます。

会議準備の手間を減らせる

ペーパーレス会議システムを活用すれば、会議に関する準備の手間を省けます。従来の会議では必要な資料を準備して印刷し、参加者1人ずつに配らなければいけません。ペーパーレス会議システムであれば、資料をアップロードするだけで参加者全員が資料を閲覧できるため準備にかかる手間や時間を大幅に削減できます。不要になった資料を廃棄する手間やコストも削減でき、効率よく会議を開けます。

オンラインでの会議が可能になる

ペーパーレス会議システムを活用すると、オンラインでの会議が可能です。会議で必要な資料が電子化されているため、パソコンやタブレットといった端末があれば、どこでも資料を確認できます。Web会議に対応しているシステムであれば、インターネット上でつながることができ、遠方にいる方との会議も可能です。従ってペーパーレス会議システムはリモートワークを導入している企業や、グループ企業との会議が多い方にもおすすめです。

スムーズに会議を進行できる

ペーパーレス会議システムは、スムーズな会議進行にも役立ちます。例えばキーワード検索機能を活用すると必要な資料をスムーズに手元に用意できるため、会議の進行を止めることなく話し合いを進められます。また資料の修正や共有、差し替えも迅速にでき、資料を再配布する手間も省けるでしょう。スムーズに会議を進行できれば、他の業務への影響も抑えられます。

情報漏えいの防止につながる

ペーパーレス会議システムを導入すると、情報漏えいの防止につながります。資料を紙に印刷した場合、管理不足による紛失や情報漏えいのリスクが高まります。ペーパーレス会議システムであれば資料を電子化することによって管理しやすくなる他、閲覧制限などを設けると情報が外部に流出しにくくなるでしょう。

ペーパーレス会議システムのデメリット

次に、ペーパーレス会議システムを導入する際のデメリットを解説します。事前にデメリットを把握しておき、それらを理解した上で導入を検討しましょう。

紙と比べて資料が読みにくい場合がある

ペーパーレス会議システムは、紙と比較すると視認性が低くなる場合があります。例えば小さな画面で資料をチェックするとき、文字の大きさによっては読みにくいと感じる方がいます。何枚も資料を確認したいときや資料同士を比較したい場合も、チェックしにくいと思う方がいるかもしれません。特に紙の資料をチェックするのに慣れている方は、不便さを感じやすいでしょう。

従業員のITリテラシーが必要になる

ペーパーレス会議システムを利用する際は、従業員のITリテラシーが必須です。例えばITツールに慣れていない従業員がいる場合、資料の電子化に賛同してもらえない可能性があります。「使い方が分からない」「使いこなせるか不安だ」といった悩みを抱える従業員がいる場合は、必要に応じて研修やセミナーを開催してITリテラシーを向上させるとシステム導入を受け入れてもらいやすいでしょう。また従業員のITリテラシーを向上させれば、セキュリティ対策にもつながります。

ペーパーレス会議システムの選び方

最後に、ペーパーレス会議システムの選び方を紹介します。それぞれのポイントを抑えた上で、自社に合う最適なシステムを見つけてください。

操作のしやすさで選ぶ

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、操作性を確認しましょう。使いやすいペーパーレス会議システムを選ぶほど従業員に受け入れてもらいやすくなり、社内全体に浸透しやすいです。例えば複数の資料を同時に見られたり、資料に直接メモ書きできたりすると効率よく会議を進行できます。機能の充実度合いだけではなく操作性も確認し、従業員に活用されるシステムを見つけましょう。

必要な機能を備えているものを選ぶ

ペーパーレス会議システムは、必要な機能を備えているものを選びましょう。種類によって搭載されている機能は異なるため、自社にとって必要な機能を持つシステムを選ばなければいけません。例えばオンライン会議に対応しているものもあれば、Web会議ツールと連携できないものもあるでしょう。ペーパーレス会議システムを導入する際は、どのような機能が欲しいのかを明らかにしておき、その条件を満たしたシステムを選んでください。

ツール上で全て完結するものを選ぶ

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、ツール上で完結できるかをチェックしましょう。例えば資料に直接書き込みできないシステムを選んでしまうと、メモしておきたい事柄が生じたときのためにメモ用紙を別途用意しておかなければいけません。しかしメモ機能を搭載しているシステムを導入すれば、全てをツール上で完結できるため利便性が向上します。そのためペーパーレス会議システムを導入する際は会議前から終了後までを想定し、全ての出来事をツール上で完結できるかを確認しておくと効率的です。

スムーズに会議を進行できるツールを選ぶ

ペーパーレス会議システムを導入する際は、スムーズに会議を進行できるものを選びましょう。例えば発信者と参加者の画面切り替えをスムーズにできるシステムであれば、必要に応じた議論をしやすいです。その場に集まっていない方の表情も確認しやすくなり、スムーズに会議を進行できます。特に双方のコミュニケーションを大事にしながら会議を進めたい場合は、通話やチャット機能にも注目してより良い会議を開ける環境を構築しましょう。

資料の管理をしやすいものを選ぶ

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、資料の管理がしやすいかを確認しましょう。例えば二つの資料を並べられる機能があると、会議中であっても必要な情報を比較しやすいです。過去の資料も閲覧できるシステムであれば情報を検討でき、より討論しやすくなります。また検索機能があれば必要な資料を見つけやすく、情報を探す手間が省けるでしょう。ペーパーレス会議システムの導入によって資料を管理しやすくなると、従業員の負担を軽減できます。

セキュリティ対策をしているツールを選ぶ

ペーパーレス会議システムを導入する際は、セキュリティ対策をしているシステムを選びましょう。インターネット上で自社の機密情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全でなければ情報漏えいのリスクが高まります。例えば資料に閲覧制限を設けられたり、二要素認証があったりするとセキュリティ対策にも役立つでしょう。ペーパーレス会議システムを導入する前に、どのようなセキュリティ対策が用意されているかを確認し、安全に使用し続けられるシステムを選んでください。

リモート会議システムと連携できるものを選ぶ

ペーパーレス会議システムは、リモート会議システムと連携できるものがおすすめです。オンライン会議が実施できると、参加者の居場所に関係なく会議を開けるからです。特に緊急で会議を開かなければいけないときや、リモートワークを導入している企業には便利な機能といえるでしょう。

利用デバイスに対応しているものを選ぶ

ペーパーレス会議システムを導入する際は、対応デバイスを確認しましょう。システムの中には利用デバイスが制限されており、自社で利用予定のデバイスからアクセスできない可能性があります。特にリモートワークをはじめ、さまざまな場所からアクセスする可能性がある場合は、幅広いデバイスに対応しているものがおすすめです。利用環境によって会議に参加できないといったトラブルを防ぐためにも、事前に対応デバイスはチェックしておきましょう。

自社の予算に合った費用のものを選ぶ

ペーパーレス会議システムを導入する際は、自社の予算に合ったものを選びましょう。ペーパーレス会議システムは、同時接続や利用人数などによって異なる従量課金制が多いです。そのため自社の利用規模に合ったペーパーレス会議システムを選ぶと、無駄なコストを削減できます。また会議によって利用人数が変動するときや今後規模が広がる可能性がある場合は、拡張性のあるシステムを選ぶと利便性が向上しやすいでしょう。

まとめ

ペーパーレス会議システムとは、資料を電子化して会議を実施するシステムです。資料を紙に印刷する必要がなくなるため、手間やコストを削減しながら会議を開けます。オンライン上での会議も可能となり、どこにいても迅速な討論を行えます。今回紹介したペーパーレス会議システムの選び方を参考に、自社に最適なシステムを見つけてください。

なお、おすすめのペーパーレス会議システムについては以下の記事で詳しく解説しています。自社に合うペーパーレス会議システムをお探しの方は、併せて参考にしてください。

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