受発注システムで業務改善を実現！　ミス削減と効率化で生産性を向上させる方法

電話やFAXによる受発注業務には、ヒューマンエラーや業務の属人化が起こりやすい、情報共有に時間がかかるといった課題があります。受発注システムの導入などにより業務改善を図ることで、業務効率化やコスト削減といった効果が期待できるでしょう。

本記事では、受発注業務の課題について触れた上で、業務改善に向けた具体的な方法と、受発注システム導入のメリット・デメリットについて詳しく解説します。

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受発注業務が抱えている5つの課題

受発注業務が抱えている課題は主に次のとおりです。

• ヒューマンエラーが発生しやすい
• テレワークに対応しにくい
• 業務が属人化している
• 営業部門の業務を圧迫している
• 進捗を他部署に共有しづらい

それぞれの課題について解説します。

ヒューマンエラーが発生しやすい

受発注業務が抱えている課題のひとつがヒューマンエラーの発生です。例えば電話やFAXなどで受発注のやり取りをしている場合、見間違いや聞き間違い、記載漏れなどのミスが起こりやすくなります。このようなミスにより誤った数量で受発注してしまうと、修正作業にも時間がかかってしまいます。

テレワークに対応しにくい

電話やFAXによる受発注業務は社内での対応が必要なことも多く、テレワークに対応しにくいという点も課題のひとつです。新型コロナウイルスの感染拡大を機にテレワークを導入する企業が増加しました。テレワークには従業員のワークライフバランス充実などのメリットがありますが、受発注業務が足かせになりテレワークに対応できないケースもあります。

業務が属人化している

受発注業務では、特定の担当者だけが取引先とやり取りをする「属人化」が起きやすいという課題もあります。例えば取引先とのやり取りを特定の従業員だけが対応しており、他の従業員は把握できていないケースなどが考えられます。このような状況では、担当者が不在の際に他の社員が対応できず、業務の遅延につながるでしょう。さらに、担当従業員が退職をした場合、ノウハウの消失につながる恐れもあります。

営業部門の業務を圧迫している

受発注業務が営業部門の業務を圧迫しているケースもあります。特に中小企業の場合、営業担当者が受発注業務も担っており、営業業務にじゅうぶん注力できないこともあるでしょう。担当者の業務量が増えることが、モチベーション低下につながる恐れもあります。特に受発注業務をアナログで管理している場合、担当者に負担がかかりやすいため注意が必要です。

進捗を他部署に共有しづらい

進捗を他部署に共有しづらいというのも、受発注業務が抱えている課題です。例えば紙やFAXで受発注業務を進めている場合、受発注があったタイミングで状況を把握できるのは書類やFAXを所有している部署のみです。他部署とリアルタイムで受発注状況を連携できないことが、全体の生産性の低下につながる恐れがあります。

受発注業務を改善する4つの方法

受発注業務を改善するには次のような方法を検討してみましょう。

• 業務の流れを見直す
• アウトソーシングを検討する
• OCRを導入する
• 受発注システムを導入する

ここではそれぞれの方法について解説します。

業務の流れを見直す

受発注業務の改善を図る方法のひとつが業務の流れの見直しです。受注、発注に関する業務の流れを洗い出して、無駄がないか、改善すべき点がないかを確認しましょう。例えば、FAXの発注書に記載ミスがないかのチェック体制が整備されていない場合、チェック体制を整えることでヒューマンエラーの防止につながります。また、受発注業務のマニュアルが古くなっていることがミスにつながっている可能性もあるため、マニュアルの見直しを図ることも効果的です。

アウトソーシングを検討する

外部化できる業務があれば、アウトソーシングも検討してみましょう。例えば受発注業務が営業担当者のリソースを多く割いているのであれば、アウトソーシングによって負担を軽減可能です。

ただし、アウトソーシングは受発注業務の負担を軽減できる一方で、ノウハウが自社に蓄積されない、コストがかかるといったデメリットもあります。デメリットについても理解した上で選択しましょう。

OCRを導入する

OCRの導入も受発注業務の改善に有効です。OCRとは光学文字認識技術の略で、画像データからテキストデータを自動認識して保存する技術です。例えばFAXで受発注のやり取りをしている場合、OCRによってテキストをデータ化することで、他のシステムへスムーズに連携できます。

ただし、OCRは乱雑な文字などが読み取れないため、最終的に人の目によるチェックが必要です。導入費用や維持費用も必要なため、事前に費用対効果を検討してから導入を検討するとよいでしょう。

受発注システムを導入する

受発注システムを導入することも受発注業務の効率化につながります。受発注システムを導入することで、ペーパーレス化や作業の自動化が実現し、部署間での情報共有もスムーズになります。

ただし、システムによって搭載される機能が異なるため、導入前に自社に最適なシステムを比較検討することが重要です。無料トライアルなどを活用し、慎重に選定しましょう。

受発注システムを導入するメリット

受発注システムを導入することで、次のようなメリットが期待できます。

• ヒューマンエラーを防止できる
• 自社の基幹業務システムと連携できる
• コストを削減できる
• 24時間の受発注が可能

それぞれのメリットについてみていきましょう。

ヒューマンエラーを防止できる

受発注システムを導入するメリットのひとつがヒューマンエラーの防止です。先述のとおり、紙やFAXによる受発注方法には、発注漏れや二重発注などのエラーが発生しやすいというデメリットがあります。一方、受発注システムであれば、聞き漏れや記入漏れといった人的なミスを防止可能です。

自社の基幹業務システムと連携できる

受発注システムによっては、自社の基幹業務システムと連携できるものもあります。基幹業務システムとは、販売管理や在庫管理、生産管理、財務会計など企業運営の基本となる業務を一元管理するシステムです。

基幹業務システムと連携できる受発注システムを導入すれば、基幹システムへの転記作業も簡略化できるため、より効率的な作業を実現できます。

コストを削減できる

コスト削減も受発注システムのメリットです。FAXや書類で受発注業務を進めている場合、紙代や印刷代が必要です。また郵送している場合は封筒代や郵便代、書類をファイリングしているのであればファイル代などがかかってしまいます。

一方、受発注システムであればペーパーレス化を実現できるため、これらのコストを大幅に削減することが可能です。

24時間の受発注が可能

受発注システムはFAXや電話のように従業員を介す必要がないため、基本的に24時間365日発注が可能です。従来の受発注方法では営業時間内しか対応できないため、タイミングによっては販売機会損失につながっていました。一方、受発注システムは顧客の好きなタイミングで発注できるため、販売機会が増え、顧客満足度の向上にもつながります。

受発注システムを導入するデメリット

受発注システム導入にはメリットだけでなく、次のようなデメリットもあります。

• 導入コストがかかる
• 取引先の理解を得る
• 操作方法を従業員にレクチャーする必要がある

導入コストがかかる

受発注システムの導入には一定のコストが発生します。システム導入そのもののコストだけでなく、月額費用や維持費用も必要です。

導入コストは利用できる機能の数や種類によって異なるのが一般的です。また、どのような受発注システムであっても、自社に応じたシステムを開発しようとすると、費用が高額になる傾向にあります。

取引先の理解を得る

受発注システムを導入するには取引先から理解を得る必要があります。それまでFAXや電話で受発注を行っていた場合、事前に相談しないでシステムを導入すると、取引先とトラブルになりかねません。

中には受発注システムの導入のために既存のシステム改修が必要なケースもあるため、取引先によっては難色を示す可能性があります。取引先から受発注システム導入の同意を得るためには、システムによって業務負担が軽減されるメリットなどを伝えましょう。

操作方法を従業員にレクチャーする必要がある

受発注システムの導入後は、自社の従業員がスムーズに操作できるようになるため、詳細なマニュアルを用意し、従業員にレクチャーする必要があります。受発注システムを導入したからといって、すぐに使えるわけではないことに注意しましょう。特にデジタル化が進んでいない企業の場合、受発注システムを運用できるまでに時間がかかることがあります。

従業員が操作しやすいシステムを選ぶ

受発注システムの導入から運用までスムーズに進めるためには、操作性の高いシステムを選びましょう。簡単に操作できるシステムであれば、早めに従業員が操作に慣れる可能性があります。

また、導入後のサポートが整っているベンダーのシステムを選ぶのもポイントです。手厚いサポートが整っているベンダーであれば、操作方法などを丁寧にレクチャーしてもらえます。

受発注システムによって業務改善を図ろう

受発注業務はヒューマンエラーの多発や業務の属人化、営業部門の業務圧迫などさまざまな課題を抱えています。このような受発注業務が抱える課題を解消するのであれば、業務の流れを見直す、OCRを導入する、受発注システムを導入するなどが効果的です。特に受発注システムを導入することで、ヒューマンエラーを防止できる、自社の基幹業務システムと連携できる、コストを削減できるなどのメリットにつながります。一方、導入コストがかかる、取引先の理解を得るなどのデメリットがあります。

受発注システム導入で受発注業務を改善するのであれば、さまざまな受発注システムを比較検討した上で選びましょう。

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