更新日：2025/01/09　

ペーパーレス会議システムの導入方法とは？　選ぶ際に気を付けるべきポイントも紹介！

【監修】株式会社ジオコード　管理部長
小島伸介

株式会社ジオコード入社後、Web広告・制作・SEOなどの事業責任者を歴任。
上場準備から上場まで対応した経験を生かし、サービス品質の改善を統括する品質管理課を立ち上げ。その後、総務人事・経理財務・情報システム部門を管掌する管理部長に就任。

ペーパーレス会議システムは、紙の資料を使用しない会議の円滑化をサポートしてくれるシステムです。自社にペーパーレス会議システムを導入する場合、どのような点を意識すればスムーズな導入が目指せるのでしょうか。

本記事ではペーパーレス会議システムの概要や導入方法、システム選びのポイントをご紹介します。ペーパーレス会議システムの導入を検討している方は、本記事を参考にして、システムの導入を成功させましょう。

【比較】おすすめのペーパーレス会議システム一覧

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サービス名称	特長	費用	主な機能	無料トライアル
スマートセッション	直感的に操作できる画面と機能で誰でも使いやすい国際規格ISMSとISMSクラウドセキュリティの認証を取得しているから安心小規模運用から大規模運用まで幅広く対応できる豊富な機能	初期費用50,000円～月額30,000円～	・ページ同期・メモ機能・行固定・列固定表示・マルチデバイス対応・アップローダーツール　など	有
ConforMeeting	柔軟な権限設定で会議資料の不正アクセスを防ぐ個人作業モードで先読み・メモ書きができるから紙資料のような感覚で会議できる会議資料の登録・差し替えが簡単だから管理者の負担が少ない	月額30,000円～	・ユーザ認証・資料共有・個人作業・手書き・キーボード入力・ユーザ情報管理　など	有
letaria	予約・スケジュール作成をしなくてもすぐに会議を始められる常設会議室共有された資料を各参加者が自分のペースでページをめくって閲覧できる NTTグループが提供しているサービスだからセキュリティ面も安心	月額5,000円～	・ミーティング準備・映像モード・資料モード・リアクション・選べるチャット　など	有
スマートAIボード	画面に直接書き込めるAI搭載のインタラクティブホワイトボード書き込んだ画面をPDF化してスムーズに共有できるパソコンだけでなくスマートフォン・タブレットからも簡単に資料を共有できる	要お問い合わせ	・ホワイトボード機能・プロジェクター機能　など	要お問い合わせ
moreNOTE	利用実績5,000件以上！　官公庁や自治体でも使われているペーパーレスシステムカレンダーからのアクセスで過去や未来の会議資料も簡単に探し出せる削減できた紙のコストを数値で見られるからペーパーレス化の効果を実感できる	初期費用36,000円～ライセンス費用月額1,200円～ディスク費用月額1,200円～	・資料のアップロード・フォルダビュー・カレンダービュー・手書き・ユーザー管理・グループ管理・IP アクセス制限　など	有
SmartDiscussion	端末の調達から運用サポートまでワンストップ企業・官公庁向けや従業員規模ごとなど豊富なメニューでニーズに合ったサービスを選択できる	初期費用20,000円～月額20,000円～	・会議準備・資料閲覧機能・会議（画面同期）・システム管理・セキュリティ　など	有
ECO Meeting	大学やJA、金融、医療で多く利用されているペーパーレス会議システムクラウド版とオンプレミス版を希望に合わせて選択可能デバイスやサーバーの各セキュリティ機能が充実しているから安心	初期費用50,000円～アカウント費用月額1,000円～	・見開き表示・複数資料比較・マーカー・テキストメモ（付箋）・マルチデバイス・多要素認証機能　など	有
MetaMoJi Share	プレゼンテーションからブレインストーミングまで多様な会議に対応可能レーザーポインター機能で資料には残さずに参加者へ重要なポイントを伝えられる会議中でも資料を追加できるから万が一抜け漏れがあっても安心	初期費用100,000円年額12,000円～	・共有・プライベートメモ・発表者機能・レーザーポインター・会議中の資料追加　など	有
Handbook	業界・業種を問わず1,600件以上の利用実績、数々のNo.1受賞歴を持つモバイル端末向けシステム資料の作成、活用、フィードバックの収集、分析の四つの機能を搭載タッチ操作だから誰でも直感的に使いやすい	月額25,000円～	・アカウント切り替え・アクセスコードによる配信管理・壁紙設定・ブックのソート・アンケート　など	有
ABookBiz	コンテンツを一元管理できるドキュメント共有アプリドキュメントの暗号化、ユーザー・端末認証など充実のセキュリティ対策写真・動画の挿入やリンクの設置などの編集をノーコードで簡単にできる	要お問い合わせ	・ドキュメント管理・ノーコード編集・ID/PW認証・閲覧ログ集計・リンク表示　など	有
TIMO Meeting	アジェンダの登録から議事録の共有までをワンストップで管理できる AI搭載で文字起こしや要約機能により議事録を効率良く作成できる会議での決定事項をその場でTodo登録、リマインド機能で抜け漏れを防ぐ	要お問い合わせ	・会議体作成・アジェンダ登録・申請・コメント・AI文字起こし・議事録作成・展開　など	有
VISITS forms	社内外の意見収集から相互フィードバック、結果の可視化までをオンラインで完結できる企業変革ツール従業員個人の経験やノウハウを収集・蓄積して組織の課題解決に生かせる大学や企業など300社以上の導入実績あり	要お問い合わせ	・ランキング表示・統計グラフ・AI要約機能　など	有
ConforMeeting/e	役員会議での利用を想定したペーパーレス役員会議システムワンタッチ・ワン操作で誰でも簡単に画面を同期できる資料の登録、切り替えなど会議事務局の負担を軽減する機能が豊富	月額30,000円～	・ユーザ認証・資料共有・個人作業・手書き・キーボード入力・ユーザ情報管理　など	有

【2025年最新比較表あり】ペーパーレス会議システムのおすすめ13選！導入のメリットや注意点、選び方を解説

この記事の目次はこちら

ペーパーレス会議システムとは？
ペーパーレス会議システムの導入方法
ペーパーレス会議システムを選ぶ際に気を付けたいポイント
まとめ

ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、会議で使用する紙の資料をデジタル化し、円滑なオンライン会議・オフライン会議の進行をサポートするシステムのことです。

ペーパーレス会議システムを導入すれば、紙の資料作成にかかっていたコストや手間を軽減できます。また資料管理もシステム上で行えるため、過去の資料の管理にかかるコストや手間も削減できる他、資料の検索性も向上するでしょう。会議の発言者・参加者が双方向から資料に書き込みができるので、スムーズに会議が進行しやすくなり、スピーディーな意思決定にも役立ちます。

閲覧制限をかけて保存したり、会議終了時にデータを端末から削除したりすることも可能になるため、情報漏えいを防ぎやすくなることも、ペーパーレス会議システムのメリットです。

ペーパーレス会議システムの導入方法

ペーパーレス会議システムは、どのようにして導入すれば良いのでしょうか。ペーパーレス会議システムの導入方法を順を追ってご紹介します。

自社で行われている会議の状況を洗い出す

ペーパーレス会議システムを導入するために、まず自社で行われている会議の状況を洗い出します。実施している全ての会議に関して、以下の要素を改めて確認しましょう。

会議の種類
実施頻度
参加者
資料の量
実施場所
進行方法

上記の要素を会議ごとに確認することで、ペーパーレス化に適している会議やペーパーレス会議システムの導入によって効率化が進めやすい会議が見極めやすくなります。

ペーパーレス会議システムの導入を成功させるには、いきなり全ての会議をペーパーレス化するのではなく、スモールスタートで進めていくことがポイントです。現在の状況を洗い出した上で、ペーパーレス化を進める会議をピックアップしましょう。

ペーパーレス会議システム導入後の目標を設定する

自社の会議の状況の洗い出しが終わったら、ペーパーレス会議システム導入後の目標設定を行いましょう。

ペーパーレス会議システムの導入を成功させるには、システムの導入によってどのような課題を解決したいのか、どのような状態を目指すのかを明確に決めておくことが大切です。例えば以下のような目標設定が行えます。

コストを削減する
準備や管理にかかる時間を削減する
会議進行を効率化させる
情報共有を円滑化させる
セキュリティを強化する
環境負荷を低減させる

ペーパーレス会議システムにはさまざまな種類があります。目標設定を行うことで、目標達成のために必要な機能が判断しやすくなるので、自社に合ったペーパーレス会議システム選びが行いやすくなるでしょう。

また明確かつ具体的な目標設定を行うと、導入後の効果測定が行いやすくなります。導入後は、定期的に目標の達成度を確認しながら必要に応じて改善を繰り返すことで、導入効果の最大化を目指すことが可能です。

ペーパーレス会議システムを試験導入する

目標設定を行ったら、ペーパーレス会議システムの試験導入を行います。

ペーパーレス会議システムの導入をスムーズに進めるには、小規模な会議から試験導入を行うことが重要です。実際にシステムを運用した上で、問題点や課題を見出しましょう。参加者の協力を得て、フィードバックをもらうことも大切です。その後、試験導入の結果を元に、自社の運用ルールを細かく定めていきます。

いきなり大規模な会議に導入すると混乱が生じやすく、導入が進めづらくなってしまいます。小規模な会議から導入することで、社員の理解を得やすくなるため、導入による混乱を最小限に抑えながら、スムーズな運用が目指すことができるでしょう。

システムの操作マニュアルやルールを周知する

試験導入を元に運用ルールを作成したら、社員に向けてシステムの操作マニュアルやルールを周知します。

全ての社員に対して、操作マニュアルやルールを配布しましょう。トレーニング研修を実施して、実際に操作してもらうのも一つの方法です。

また操作マニュアルや運用ルールだけでなく、ペーパーレス会議システム導入によるメリットも周知することが大切です。コスト削減や会議の効率化などが図れるペーパーレス会議システムですが、慣れないシステムに抵抗を感じてしまう社員もいるでしょう。特にデジタル媒体に慣れていない世代の社員の中には、導入に不安を感じる社員もいるかもしれません。メリットや具体的な運用ルールをしっかりと伝えることで、導入への理解を得やすくなります。

加えて、導入後も定期的にルールのアップデートやレビュー研修を実施することで、運用が最適化され、システムの定着を目指しやすくなります。

ペーパーレス会議システムを選ぶ際に気を付けたいポイント

ここからは、ペーパーレス会議システムを選ぶ際に気を付けたい4つのポイントをご紹介します。

同時接続人数の上限はどのくらいか

ペーパーレス会議システムを選ぶ際は、同時接続人数の上限を確認しましょう。

数名規模の会議の場合は、基本的にどのシステムでも対応できますが、100名以上などの大規模会議になると、対応が難しいシステムもあります。大規模な会議を行う企業の場合は、想定される参加人数をカバーすることが可能かどうかを確認しておくことが大切です。システムによっては、プランによって同時接続人数が変わってくるものもあります。

自社で求めている機能が備わっているか

自社で求めている機能が備わっているかどうかも、ペーパーレス会議システムを選ぶ際に確認しておきたいポイントです。

ペーパーレス会議システムによって、搭載されている機能は異なります。自社で実施する会議の性質や導入目的を踏まえて、必要な機能が備わっているかどうかを確認した上で、導入するシステムを決定しましょう。多機能なシステムが必ずしも優れているわけではなく、機能が多過ぎることで使いづらいと感じてしまうこともあります。

どの従業員でも操作できるか

ペーパーレス会議システムを導入する際は、どの従業員でも操作できるかどうかを確認することも大切です。

操作性が低く、使いづらいシステムを導入すると、運用しても従業員が使いこなせず、システムが定着しない可能性があります。直感的に操作できるか、紙と同じように資料を扱えるかなどを確認した上で、使いやすいシステムを選びましょう。スマートフォンから会議に参加する可能性もあるので、パソコンでの視認性に加えて、スマートフォンからの視認性も確認しておくことが大切です。

セキュリティ対策は万全か

万全なセキュリティ対策が講じられているかも、ペーパーレス会議システムを選ぶ際にチェックしておきましょう。

ペーパーレス会議システムは、サーバーを経由して資料を共有するため、セキュリティが十分ではないシステムでは情報漏えいや不正アクセスのリスクが高くなってしまいます。データの暗号化や2段階認証、ログ監視、アクセス権限設定などに対応しているシステムを選ぶと、セキュリティを強化できます。

まとめ

ペーパーレス会議システムを導入すれば、紙の資料にかかるコストを削減できるだけでなく、会議の進行の円滑化や会議資料の検索性向上も目指せます。導入する際はまず自社の会議状況を洗い出し、目標を設定した上で、小規模な会議から試験的に導入を進めましょう。

ペーパーレス会議システムにはさまざまな種類があり、同時接続可能人数や備わっている機能も異なります。こちらのページではおすすめのペーパーレス会議システムを比較してご紹介しているので、自社に合ったシステム選びにお役立てください。

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