ペーパーレス会議とは？行うメリット・デメリットやシステムを使った導入について解説

ペーパーレス会議は、正しく運営すると、コストの削減や業務効率化など多くのメリットが期待できます。そのため、近年では多くの企業がペーパーレス会議の導入を進めています。しかし、導入に当たって「効果的な導入方法が分からない」や「メリットだけでなくデメリットも知っておきたい」といった方も少なくないでしょう。

本記事では、ペーパーレス会議システムの導入を検討している方に向けて、ペーパーレス会議を行うメリットやデメリット、スムーズに進めるためのシステムなどを紹介します。ペーパーレス会議システムの導入を成功させるポイントも併せて紹介するので、本記事を読んで企業のより良いシステム構築を目指しましょう。

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ペーパーレス会議とは？

ペーパーレス会議とは、紙を使用せずに進行する会議のことです。

具体的には、これまで紙に印刷していた会議資料や書類などをデジタル化し、代わりにタブレットやノートパソコンなどを使用して資料の閲覧を行います。他にも、紙の代わりに、電子ホワイトボードや大型ディスプレイ、プロジェクターなどを使用するケースも少なくありません。

ペーパーレス会議を行うメリット

企業がペーパーレス会議を行うメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、具体的なメリットを5つ紹介します。

業務効率が上がる

ペーパーレス会議を行うメリットの1つ目は、業務効率が上がることです。

紙媒体を使用した会議で発生する事前・事後の作業には、以下のようなものが含まれます。

• 会議資料を印刷し、ホチキスなどでまとめる
• 会議資料に急な変更が生じた場合、必要に応じて差し替えを行う
• 会議の参加者全員へ配布する
• 会議終了後に、会議資料をファイリングしたりシュレッダー処理を行ったりするなど、適切な保管作業を行う

一方、ペーパーレス会議の際に発生する事前・事後の主な作業は以下の通りです。

• 会議資料をオンライン上で共有する
• 会議資料に急な変更が生じた場合、オンライン上で書き換えを行う

このように、紙媒体を使用すると、会議資料の差し替えが発生すると会議資料の準備を担当している従業員の業務を阻害してしまう恐れがあります。しかし、ペーパーレス会議を行うと、会議資料の再印刷や差し替え、配布、ファイリングなどの手間を省いて、効率の良い会議の運営が可能になるでしょう。

コストが削減できる

ペーパーレス会議を行うメリットの2つ目は、コストが削減できることです。

会議資料を印刷する場合、参加者が多ければ多いほど、紙やインクなどのコストが増加します。特にカラー印刷だと、ページ数に伴いコストが割高になるでしょう。

しかし、ペーパーレス会議なら会議資料をオンラインで閲覧できるため、印刷にかかるコストを省くことが可能です。

テレワークに対応しやすい

テレワークに対応しやすいことは、ペーパーレス会議を行うメリットの3つ目です。

近年、働き方改革が進んでいることを受け、テレワークを推奨している企業が増えてきました。そのため、遠隔地で勤務する従業員や取引先との打ち合わせが必要な際は、ペーパーレス会議を実施すればオンラインを経由して必要な会議資料を共有できます。

ペーパーレス会議は、テレワークに対応できる環境が整うだけでなく、従業員の移動時間や交通費を確実に削減しつつ、効果的な会議を実現できるでしょう。

会議前に資料を確認できる

ペーパーレス会議を行うメリットの4つ目は、会議前に資料を確認できることです。

会議資料を紙媒体で配布する場合、会議内容の機密性が高いと、事前の配布が難しくなります。その結果、会議直前や会議が始まってから資料に目を通すため、会議内容と並行しながら資料を理解する必要がありました。

しかし、機密性が高い会議資料でも、ペーパーレス会議のシステムを使ってデジタル共有すれば、機密性を保ちながら事前にアクセスすることが可能です。

その結果、資料を事前に理解できることで会議内容に集中できたり、より良いアイデアの創出につながったりするでしょう。

情報漏えいリスクを低減できる

情報漏えいリスクを低減できることは、ペーパーレス会議を行うメリットの5つ目です。

紙媒体の会議資料は、会議終了後、参加者が個々に管理をします。そのため、資料の置き忘れによる盗難や、機密情報の漏えい、シュレッダー処理忘れなど、多くのリスクが懸念されます。

しかし、ペーパーレス会議なら、デジタル化した資料に閲覧期間を設けたり、アクセスを制限したりする対策が可能です。他にも、会議資料のダウンロードを禁止すれば、セキュリティが管理されたオンラインでのみ閲覧可能なため、情報漏えいのリスクを抑えやすくなるでしょう。

ペーパーレス会議を行うデメリット

メリットの多いペーパーレス会議ですが、デメリットにはどのようなポイントがあるのでしょうか。ここでは、具体的なデメリットを5つ紹介します。

会議中にメモが取りにくい

ペーパーレス会議のデメリットの一つは、会議中にメモが取りにくいことです。

会議資料が紙媒体だと、書き込みが容易ですが、デジタル化された資料はメモが取りにくいのがネックです。そのため、会議資料のデジタル化を不便に感じる従業員も少なくないでしょう。

このデメリットを解消するには、専用の端末やタッチペンを使用するなど、手軽にメモを取れる仕組みを検討するのがおすすめです。近年、さまざまなツールが開発されているため、従業員に合わせた方法を検討すると良いでしょう。

デバイスの種類によって資料の視認性が悪くなる場合がある

デバイスの種類によって資料の視認性が悪くなることも、ペーパーレス会議のデメリットの一つです。

デジタル化された会議資料の視認性は、デバイスの種類や画面の大きさによって異なります。そのため、会議資料の図や数字など、細かい部分が見えにくくなる現象が起きかねません。

そのような状況を引き起こさないためにも、会議資料の作成者は、デバイスの種類に左右されない見やすい会議資料の作成を心掛けることが大切です。

複数の資料を一覧で見比べにくい

複数の会議資料を一覧で見比べにくいことも、ペーパーレス会議のデメリットの一つです。

紙媒体の会議資料は、複数枚をデスク上に広げて比較できます。しかし、デジタルの会議資料は画面の範囲が限られているため、一覧できないケースがあります。

そのため、複数の資料を見比べる必要がある会議では、サブのモニターを用意したり、一覧で見比べなくても理解しやすい資料作成を行ったりするなどの対策を行うと良いでしょう。

会議中に資料を自由に閲覧できない

会議中に資料を自由に閲覧できないことも、ペーパーレス会議のデメリットの一つです。

紙媒体の会議資料は、一人ひとりの理解度や会議の進み具合に合わせて遡った閲覧が可能です。しかし、デジタルの会議資料は、過去の資料に閲覧制限をかけるケースも多く、必要な時に自由に資料を閲覧できない不便さを感じる人もいるでしょう。

このようなデメリットに対応するには、資料を遡って閲覧できるシステムやツールの導入を検討すると良いでしょう。

一定以上のITリテラシーが必要

ペーパーレス会議のデメリットには、一定以上のITリテラシーが必要なことも含まれます。

会議の参加者のITリテラシーが低いと、会議中に資料の閲覧ができなかったり、都度問い合わせが起こって会議が頻繁に中断してしまったりする恐れがあります。そのため、ペーパーレス会議の導入を進めるには、参加する誰もが一定のITリテラシーを持ち、デジタル化された資料の取り扱いに慣れている必要があるでしょう。

スムーズなペーパーレス会議を行うためにも、マニュアルの作成やITリテラシーを高める研修を設け、継続的な社員教育が行える企業環境の整備を行うと良いでしょう。

ペーパーレス会議をスムーズに始めるならシステムの導入がおすすめ

企業でペーパーレス会議の導入を検討しているなら、システムの導入がおすすめです。

ペーパーレス会議システムとは、紙媒体の会議資料を使用せずに、スムーズな会議の実施ができるように設計されたツールのことを指します。ペーパーレス会議を効率的に進行できる機能の活用や、情報漏えいのリスクを減らす対策なども行うことができます。

ペーパーレス会議システムの主な機能

ペーパーレス会議システムの機能には、メリットをより強めてデメリットをカバーするものが多いのが特徴です。

導入するシステムによって異なりますが、一般的なペーパーレス会議システムで利用できる主な機能には、以下のようなものがあります。

機能名	具体的な内容
会議参加機能	会議に参加するメンバーや、参加の可否の管理が行える機能。
会議資料の権限付与と管理機能	会議で使う予定の資料にアクセス・閲覧できる権限の付与や、過去の会議で使用した資料の閲覧権限の管理ができる機能。
画面同期・並列表示機能	司会者の画面を参加者の画面を同期したり、画面分割を行って2画面を同時に映し出したりできる機能。
参加者が資料を閲覧できる機能	参加者一人ひとりが、資料を選んで閲覧できる機能。
メモ機能	参加者が資料に個人的なメモを残したり、全体で共有したい書き込みができる機能。
資料検索機能	保管されている資料の中から、キーワード検索で必要なデータを検索できる機能。
Web会議機能	システム上でWeb会議が行える機能。
会議資料の保管機能	過去の会議資料をデジタルで保管でき、権限があればいつでも閲覧できる機能。
過去資料の管理機能	過去の会議資料を安全に管理したり、保管する必要がないものを一斉削除したりできる機能。

ペーパーレス会議システムの導入を成功させるポイント

企業がペーパーレス会議システムの導入を成功させるには、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。ここでは、具体的に気を付けたいポイントを4つ紹介します。

小規模もしくは無料トライアルでシミュレーションしてみる

ペーパーレス会議システムの導入を成功させるポイントの一つは、小規模、または無料トライアルなどでシュミレーションを行って段階的に取り入れることです。

急に全社一律でペーパーレス会議に移行すると、操作に慣れていない従業員が混乱したり、不具合が生じたりする可能性があります。そのため、小規模な運用から始めて、徐々に移行を進めると良いでしょう。また、無料トライアルサービスを活用して、システム導入後の具体的な移行プランを作成しておくのもおすすめです。

紙以外のメモの取り方を検討する

紙以外のメモの取り方を検討するのも、ペーパーレス会議システムの導入を成功させるポイントの一つです。

ペーパーレス会議システムの中には、メモ機能が充実したものも多くあります。そのため、ペーパーレスシステムを導入する際は、自社に合ったメモ機能を持つシステムの導入も大切です。

導入コストと削減効果を比較する

ペーパーレス会議システムを導入する際は、導入コストと削減効果の比較も大切です。

ペーパーレス会議システムの導入には、初期費用がかかります。そのため、紙媒体の会議資料で行う会議と、システムを導入した後の会議のコスト比較を行い、コストメリットがあるのか判断しましょう。

コストメリットをより強めるには、完全ペーパーレス化を目指せるシステムの選定も大切です。会議がペーパーレスでも、議事録を紙に印刷している、など中途半端な状態では、印刷紙やインクの効果的なコスト削減は実現できません。せっかく導入費用を負担してシステムを導入するからには、完全ペーパーレス化を推進できるシステムを見極めることも大切です。

自社の導入目的に合わせて選定する

自社の導入目的に合ったシステムの選定も、ペーパーレス会議システムの導入を成功させるために不可欠です。

システムを選定する前に、導入目的を明確にしておきましょう。例えば、導入目的がコスト削減の場合と、テレワークの推進の場合では、システムを選定する際に比較したい機能が異なります。

システムの導入目的がクリアだと、さまざまなサービスの中から適切なものを選定しやすくなり、結果的にシステムの導入後に成功したと感じやすいでしょう。

まとめ

ペーパーレス会議は、現在多くの企業が取り入れている近代的な会議方法です。業務効率の向上や会議資料の準備にかかるコストの削減、働き方改革に伴うリモートワークに伴う遠隔会議への対応や、情報漏えいの効果的な対策など、企業がペーパーレス会議を導入するメリットは数多くあります。しかしその一方で、デジタル化に慣れていない従業員に対するサポートやITリテラシーの浸透など、ペーパーレス会議を導入するに当たって解決しておきたいポイントがあるのも現状です。

企業にペーパーレス会議を導入し、効果的な運用を行いたい方は、ペーパーレス会議システムの導入を検討しましょう。ペーパーレス会議システムは、サービスを提供している企業によってさまざまな特徴があります。自社の目的に合ったシステムを導入するには、ペーパーレス会議システムを提供してるサービスを比較して、納得できるシステムを選ぶようにしましょう。

ペーパーレス会議システムのサービスをより詳しく比較したい方は、こちらの記事も参考にしてください。導入前にしっかりと比較検討を行い、満足できるペーパーレス会議システムを導入しましょう。

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