入金催促のやり方を詳しく解説！　システムを使って解決する方法

入金催促は取引先からの入金が確認できない場合に、売掛金の支払いを促す業務です。企業が売掛金の回収率を上げるには、入金催促が欠かせません。

しかし、経理担当者にとって負担が掛かる業務であり、効率化できないかと悩む企業は多いでしょう。

本記事では、入金催促のやり方を詳しく解説します。システムを使った解決方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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入金催促とは？

入金催促は、企業が提供した製品やサービスの対価を徴収するために行う重要な業務です。請求書の支払いが遅れたり、不履行となったりした場合に、取引先に支払いを促す行為を指します。

催促の方法は、取引先との通常の連絡手段に合わせて選択します。例えば、普段メールで請求書を送付しているのであれば、最初の催促もメールで行うのが一般的です。FAXや文書での連絡が主な取引先には文書を送付し、電話での対応が可能な場合は口頭で確認します。それでも支払いに応じてもらえない場合に、正式な督促状や催促状を送付することになるでしょう。

ただし、催促は相手を急がせる行為でもあるため、文面には細心の注意が必要です。

催促と督促の違い

入金催促は、取引先などに対して支払いを促す行為です。似た言葉に「督促」がありますが、催促の方がより柔らかい印象を与えます。催促は金銭の支払い以外にも使われ、メールの返事を急かすなど日常的な場面でも用いられます。一方、督促は主に金銭の支払いを求める際に使用され、より緊急性が高く強制力も強いです。

一般的に、未払いがある場合はまず電話やメールで状況を確認し、支払いを催促します。それでも未払いが続く場合に督促を行うのが通常の流れです。

どちらも法的拘束力はありませんが、場面や状況に応じて使い分けることが大切です。催促は取引先への第一手段として、督促は役所や公的機関などの堅い場面で使われる傾向があります。

取引先から入金がない3つの理由

取引先から入金がない理由にはいくつかのパターンが考えられます。入金がない状況が長く続くと、自社の資金繰りに悪影響を及ぼしかねないため、状況を把握した上で適切に対処することが重要です。

ここでは、取引先から入金がない3つの理由を解説します。

• 請求書の内容・送付に関する誤り
• 取引先のミスや勘違い
• 意図的な未払い

請求書の内容・送付に関する誤り

入金催促が必要になる理由には、自社が送付した請求書の内容が誤っている可能性や、発行・送付できていない可能性が考えられます。

例えば、支払期日に誤りがある請求書が相手に届いていた場合、自社が予定する日程で入金が行われません。この場合、取引先には非がないと言えます。

また、経理担当者が取引を把握しておらず請求書が発行・送付されていない可能性や、誤って別の取引先に送付した可能性もあるでしょう。

取引先のミスや勘違い

入金がない理由の一つには、取引先のミス・支払い情報の勘違いも考えられます。自社側に不備がなく請求書が確実に届いている場合、取引先での請求書の取り扱いミスが原因である可能性が高いでしょう。例えば、請求書が経理担当に渡されていない、入金日を忘れてしまった、誤って請求書を廃棄したなどのケースが挙げられます。

一方で、支払期限や金額についての勘違いも未入金の要因です。契約書の管理不足による紛失や、簡易な覚書、口頭での約束しかない場合は特に、このような勘違いが起こりやすくなります。

これらの状況に直面した際は、冷静かつ迅速な対応が重要です。入金されていない事実を丁寧に伝え、入金可能な日程を確認するなど、前向きなコミュニケーションを心掛けましょう。

意図的な未払い

可能性としては高くないものの、取引先が意図して支払いに応じないケースもあります。意図的な未払いの原因は、資金繰りの悪化や貸し倒れなどです。

取引先が意図して支払いに応じない場合は、早急に入金催促しなければなりません。取引先が資金不足になり、倒産してしまっては手遅れになります。

また、入金催促だけでは事態が進展しない場合、催促状や督促状の送付も必要です。法的措置が必要な段階になると、経理担当者の負担がさらに大きくなるので注意しましょう。

入金催促の流れを3ステップで解説

支払期日を過ぎても取引先から入金がない場合は、入金催促が必要です。ここでは、入金催促の流れを3ステップで解説します。

1. 自社に誤りがないかを確認する
2. 入金確認ができないことを取引先に伝える
3. 催促状を作成・送付する

1. まずは自社に誤りがないかを確認する

取引先に入金催促を行う前に、まずは自社に誤りがないかを確認してください。自社に誤りがあるにもかかわらず、入金催促をすると相手に不快感を与えるので注意しましょう。

特に注意すべき点は請求書の宛先に誤りがないかです。宛先に誤りがあると、取引先に届かず請求書の存在すら知られていません。

宛先と併せて、請求書の送付忘れがないかも確認しましょう。また、取引先から請求書に関する問い合わせを受信していないかの確認も重要です。

2. 入金確認ができないことを取引先に伝える

自社側で請求書の発行・送付に誤りがないと確認できたら、入金確認ができないことを取引先に伝えます。入金催促を行う手段はメールや電話がよいでしょう。

多くの場合では、入金がない理由は支払期日の失念や請求書の紛失など単純なミスです。事実を伝えればすぐに対応してもらえるケースがほとんどなので、相手を威圧するような態度を取らないように注意してください。

また、入金催促を行った事実を証拠として残したいなら、文面が残るメールを利用するのがおすすめです。

3. 催促状を作成・送付する

メールや電話で入金確認ができない旨を伝えても、取引先が応じてくれないことがあります。その場合は、催促状を作成・送付してください。催促状を作成する際は、自社が入金催促を行った日や支払期日を明確に記載します。

催促状を送付することで、「急いで対応してほしい」旨を伝えられます。ただし、催促状に法的拘束力はない点には注意しましょう。

入金催促を行うタイミング

入金催促は場合によっては取引先に悪い印象を与えかねない業務であるため、いつ行うべきかタイミングに悩む担当者は多いでしょう。

支払期日を過ぎても入金を確認できない場合は、支払期日から3日～1週間を目安に連絡を取るのが一般的です。

1度目の催促で支払いがある場合は、単純なミスが原因で支払遅延が起きたと考えられます。取引先との今後の関係を考慮して、丁寧な姿勢で入金に対応してもらえるように促しましょう。

入金催促を行っても対応がない場合は、最終確認として2度目の催促を行います。未入金の事実を伝え、最終の支払期日を記載した書面を送付してください。

入金催促を行っても支払いがない場合の対処法

メールや電話で入金催促を行い、催促状を送付しても取引先に対応してもらえないケースもあります。稀なケースですが、実際に直面する際に備えて入金催促後に支払いがない場合の対処法を把握しておきましょう。

• 督促状を作成・送付する
• 法的措置を取る

督促状を作成・送付する

入金がなく催促状を送付しても対応してもらえない場合は、督促状を作成・送付してください。

催促状と同じく、督促状も取引先に支払いを要求するための書面です。督促状の内容は催促状と基本的に同じであり、入金確認ができない旨と最終的な支払期日を記載します。

催促状と異なるのは、督促状の方が強い意味合いを持つ点です。ただし、督促状にも法的拘束力はありません。

督促状を送付する際は、書面の内容や受取日時を残せる内容証明を活用するのがおすすめです。法的措置を取ることも考慮して、書面を送付した証拠を残しておきましょう。

法的措置を取る

督促状を送付しても応じてもらえない場合、そのまま代金を回収できない可能性があります。督促状には法的拘束力がないため、最終手段として法的措置を取らなければなりません。

法的措置の具体的な例は以下の通りです。

• 支払督促
• 少額訴訟
• 民事調停
• 強制執行

支払督促は裁判所が発行することで法的拘束力があり、督促状では応じなかった取引先が支払いを行うケースがあります。

ただし、支払督促に対して取引先が意義を申し立てると、訴訟に発展する可能性があります。訴訟を行う場合は、事態の収束までに手間や労力が掛かることを覚えておきましょう。

入金催促を行う際の4つのポイント

取引先からの入金が確認できない場合、入金催促を行わなければなりません。ただし、取引先にも事情があるので、丁寧な対応を心掛けてください。

• 取引先を一方的に追求しない
• 相手を不快にさせない言葉遣いを心掛ける
• 請求情報を改めて記載する
• 行き違いを考慮してお詫びの言葉を添える

取引先を一方的に追求しない

入金催促を行う際は、取引先を一方的に追求しないことが重要です。

意図して入金に応じないケースは例外として、多くの未入金は単純ミスが原因で発生しています。つまり、自社に対して悪意があるわけではなく、仕方なく起こってしまったものです。

そのため、一度の支払遅延で取引先を一方的に追求すると、良好な関係を維持できなくなる可能性があります。

入金催促ではあくまでも確認をお願いするスタンスを取り、相手を威圧しないように心掛けましょう。

相手を不快にさせない言葉遣いを心掛ける

相手を不快にさせない言葉遣いを心掛けることも、入金催促を行う際のポイントです。

支払期日に入金確認ができないからと言って、取引先の担当者を責めるような言動を取ってはいけません。威圧的な態度で入金催促を行えば、相手に不快感を与えてしまいます。

特に文章だけでやり取りするメールでの入金催促は要注意です。「支払いが遅れている」と直接的な表現をするより、「入金が確認できておりません」と柔らかな印象の言葉遣いを選びましょう。

請求情報を改めて記載する

取引先が請求書を紛失している場合があるので、入金催促の際には請求情報を改めて記載しましょう。

請求情報は金額だけでなく振込先や口座番号まで記載することで、請求書がなくてもスムーズな支払いが行えます。

取引先に非がある場合でも、相手のことを考えて配慮することが大切です。請求書を探す手間を省けるような心遣い行いましょう。

また、請求情報を改めて記載する場合は、支払期日が変更されいる旨も伝えるとよいでしょう。

行き違いを考慮してお詫びの言葉を添える

入金催促を行う際は、行き違いを考慮してお詫びの言葉を添えるようにしましょう。

取引先からの入金が遅れている場合、自社が入金催促を行う前に取引先からの入金がある可能性があります。取引先が送金手続きを済ませていても、入金が反映されるまでにタイムラグがあるからです。

タイムラグが原因となり、行き違いで入金催促をしてしまうかもしれません。相手が「支払ったのに催促された」と感じないよう、文末に行き違いに関するお詫びの言葉を添えるのがおすすめです。

請求業務の負担を軽減する3つの方法

入金催促は経理担当者にとって、負担になる業務です。取引先の未入金を事前に防げば、入金催促に対応する必要はありません。

ここでは、請求業務の負担を軽減する3つの方法を解説します。

• 請求業務のフローを見直す
• 与信管理を徹底する
• 請求業務にシステムを活用する

請求業務のフローを見直す

請求業務の負担を軽減するには、業務フローを見直してみましょう。

取引先の未入金が発生する理由には、経理担当者のミスも関係しています。取引先が多いほど業務が煩雑になりやすいので、業務の見直しが重要です。

例えば、請求書の発行・発送のやり方が人によって異なるなら、マニュアルの作成が必要になります。請求内容のミスを防ぐにはダブルチェックを行うべきです。

また、経理担当者の負担軽減が難しいようであれば、経理業務の外部委託も検討しましょう。

与信管理を徹底する

取引先の意図的な未払いを防ぎ入金催促の負担を軽減するには、与信管理を徹底しなければなりません。

与信管理は、取引先に支払い能力があるかを見極めるために必要です。信用力の低い取引先と契約すると、入金催促に手間や労力が掛かるだけでなく、自社に損失が出るかもしれません。

しかし、適切な与信管理ができていれば、取引先の未入金を未然に防げる可能性が高くなります。

与信管理のノウハウがない場合は、外部サービスの利用も検討しましょう。

請求業務にシステムを活用する

請求業務にシステムを活用することで、請求業務の負担軽減につながります。

システムを導入すれば、請求書の発行・送付の自動化が可能です。ヒューマンエラーによるミスを減らせるので、入金催促に割く時間も削減できます。

また、入金催促を自動で行ってくれるシステムもあるので、さまざまな請求業務の効率化を実現できるのが魅力です。

システムを導入するにはコストが掛かりますが、経理担当者が他の業務に集中できることを考えば、高い費用対効果が見込めるでしょう。

請求業務の負担を軽減するなら掛け払い決済サービスの導入がおすすめ

請求業務の負担を軽減したいなら、掛け払い決済サービスの導入がおすすめです。

掛け払い決済サービスでは、掛売りで発生する請求業務を代行してくれます。手間の掛かる請求書の発行・送付や入金消込などの業務で、時間を浪費する必要がありません。

取引先からの入金が確認できない場合は、催促・督促も代行してもらえます。経理担当者の負担を軽減して、業務効率化につなげられるのが魅力です。

また、100％の売掛保証が付くサービスであれば、督促業務を行ったにもかかわらず代金を回収できない事態を避けられます。

システムを活用して入金催促の負担を軽減しよう

入金催促は、企業が売掛金の回収率を上げるために欠かせない業務です。ただし、経理担当者にとっては気が重い業務であり、入金催促の頻度が高いと本来の業務を圧迫する可能性があります。

また、入金催促が必要なケースでは取引先に非があるとは言え、相手に配慮して丁寧な対応を心掛けなければなりません。

入金催促を効率良く実施したいなら、システムの活用がおすすめです。催促業務を自動化できるので、経理担当者は本来の業務に集中できます。

入金催促で悩んでいるなら、システムを活用して負担を軽減しましょう。

以下の記事では、入金催促を自動化できる「掛け払い決済サービス」を紹介しているので、ぜひご覧ください。

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