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更新日:2024/07/09 

応募者管理とは? 管理方法やシステムを導入す

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

応募者の管理は、個人情報から面接の進捗、評価など多数の情報を適切に扱う必要があります。

そのため、求人募集から応募者の管理、選考、内定までを一括管理できる応募者管理システム(採用管理システム)を利用すると、採用業務の効率化が期待できます。しかしどのようなシステムなのか分からないため、導入を迷っている担当者様もいるでしょう。

この記事では、応募者管理の特徴やフロー、ポイントや管理方法などをわかりやすく解説します。

採用管理システムを利用するメリットや利用する際の注意点についても説明します。採用業務の効率化を図るためにも、複数社のサービスを比較検討して、自社に合った採用管理システムを選ぶことが大切です。導入を検討中の採用者様は最後まで読んで検討してください。

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応募者管理とは?

応募者管理とは、新卒や中途、パート・アルバイト、派遣など新規の人材を募集する際に、応募した求職者の情報を管理する業務のことです。応募者の個人情報から、面接の進捗、評価などの選考管理などで幅広い情報を適切に漏れなく管理する必要があります。

応募者の人数が少ないのであれば書類ベースでの管理も可能ですが、多くなればその分情報が複雑になるため、管理者の負担が増幅します。

また採用業務にあたっては、採用計画から採用チャネルの選択から応募受付、選考管理のほか内定や内定者フォローなども必要です。とにかくコミュニケーションが多く、手間のかかる業務ばかりです。以下で詳しく解説します。

応募者管理の採用フロー

採用業務の内容は非常に幅広く、多岐に渡ります。一般的な採用フローは以下のとおりです。

  1. 母集団形成
  2. 採用計画の作成
  3. 採用媒体や人材紹介会社の選択
  4. 求人票の作成・公開
  5. 応募受付
  6. 応募者・選考管理(書類選考・面談)
  7. 内定
  8. 内定者フォロー
  9. 今後の改善に向けた効果検証 など

採用業務は社外・社内を問わず、多くの人と頻繁に連絡や会話を行う必要があります。その上で何か進捗があれば、応募者それぞれの情報を更新しなければなりません。

業務量過多による作業効率の低下を招く可能性があるほどの激務ですが、情報管理に抜かりがないよう徹底して気を付けなければなりません。

従来の採用フローを見直すには、かなりの時間や手間が必要です。しかしシステムやツールを導入することで業務を自動化したり、分析したりすることで効率化を図れる可能性があります。

採用にかかる業務の負担を減らせば、母集団形成や採用計画の見直しなど、重要な業務により時間を割けるため、採用担当者の負担を大きく減らしつつ採用の質を向上させられるでしょう。

応募者管理は何を管理するのか?

応募者管理は、採用に関する多くの情報を管理する業務です。詳しく解説します。

管理内容業務内容
採用チャネル求職者にアプローチするための方法や手段のことです。どのような経路からの応募だったのかなど、採用後の分析にも活用します。求人サイトオウンドメディアハローワークなどの公的機関転職エージェントダイレクトスカウトリファラル採用 など
応募者の個人情報応募者に関する個人的な情報を適切に管理します。氏名年齢住所連絡先 など
希望職種・配属先面接や選考の際の参考に希望職種や配属先の情報をヒアリングして管理します。
選考の進捗どの程度選考が進んでいるのか、面接の担当者・内容など、選考の進捗状況に関する情報を扱います。定説に管理すれば、人事部以外の社員が面接などの採用活動に加わる場合もあるため、これまでの状況を確認しやすくなります。
評価内定・不合格通知・選考中など応募者の評価に関する情報を扱います。

応募者数が少なく、小規模な募集であれば書類ベースでの管理が可能です。しかし応募者数が多く、規模も大きい募集となると応募者の管理が難しくなるでしょう。

複雑な情報を一元管理でき、情報の共有もしやすくなるため、ツールやシステムを活用するのがおすすめです。

採用形態別・応募者管理のポイント

新卒・中途・パート・アルバイト・派遣などのように採用形態が変わると、求める人材やターゲット層が変わります。採用形態によって求人方法やフロー、スピード感やスパンなども異なるため、応募者を管理する際や採用活動にあたって重視するポイントにも変化が出てきます。

例えば新卒採用であれば、学生に自社を知ってもらうための「母集団形成」から始めなければなりません。また連絡手段はメールや電話よりもLINEの使用が多くなるなど、連絡手段も異なるといったポイントが挙げられます。

中途採用の場合、複数のエージェントとやりとりが発生するため、情報を上手に集約できるかどうかがポイントです。複数の求人媒体と連携できるとよいでしょう。

アルバイトの場合、さまざまな求人媒体で応募することが考えられ、内定に繋げるためにもスピーディーな対応が求められます。求人媒体と連携できるシステムを利用すれば対応の遅れや漏れの防止を期待できるでしょう。

主な応募者管理の方法

応募者を管理する主な方法を3つ解説します。採用に関する業務の効率化を図れるよう、自社に合った方法の導入を検討してみてください。

Excelやスプレッドシート

Excelやスプレッドシートを活用して応募者管理をする方法があります。Excelやスプレッドシートであれば、コストがかからないため導入しやすいというメリットがあります。他にもグラフの作成や、データの分析がしやすいという点も魅力です。

活用には、無料のテンプレートをカスタマイズして活用する方法と、1から自作する方法の2種類があります。

無料テンプレートのダウンロードをすると、すぐにシートを活用でき、手間や時間をかけずに手軽に情報を管理することが可能です。一方自作であれば、自社に必要な項目だけをカスタマイズしたシートを作成・活用できるため、必要な情報を見つけやすくなります。

しかし情報が更新されるたびに、都度入力をしなければならないため、更新漏れが起きてしまうリスクがあります。データ量が多くなってしまうと動作が重たくなってしまったり、Excelでは複数人が同時編集が難しいため、一人ずつ編集をしなければならなかったりするデメリットも発生します。

小規模な企業であれば問題なく使用できますが、大規模企業やこれから展開していく予定の企業であれば長期的に活用するのは難しい方法でしょう。

採用代行サービス(PRO)

採用代行サービスとは、採用に関する一部または多くの業務を外部の業者に代行してもらうサービスのことです。「採用アウトソーシング」「採用代行サービス」「RPO(Recruitment Process Outsourcing)」などとも呼ばれています。新卒の正社員募集のみならず、アルバイト・パートなどの採用形態でも代行可能です。

採用業務の代行依頼ができると、社内の採用担当は他の重要度が高い業務に専念できるというメリットがあります。また採用代行サービスは採用に関する知識と経験が豊富なので、採用について的確なアドバイスをしてもらうことも可能です。採用に関するノウハウが自社に不足している場合や人材不足の場合も即任せられるのも魅力です。

一方で情報共有までにタイムラグが発生したり、共有不足による認識のズレや採用した人材のミスマッチが起きたりする点には注意が必要です。自社と応募者の間に外部企業を挟むことにより、応募者や内定者の声を直接聞くことができず、関係性を構築しにくいこともデメリットとして挙げられます。

採用管理システム

採用管理システムとは、応募者に関するあらゆるデータを管理する仕組みのことです。「ATS:Applicant Tracking System / 応募者追跡システム」や「応募者管理システム」「選考管理システム」とも呼ばれます。

採用活動は大規模になればなるほど取り扱う情報や業務が複雑になり、採用担当者の負担が大きくなってしまいます。情報流出リスクもあがり、作業効率の低下を招くこともあるでしょう。

採用管理システムを導入すると、採用に関する情報や業務を一元管理できるため、業務の自動化・効率化を図ることが可能です。具体的には応募者の履歴書・職務経歴など応募者に関する情報や採用計画、応募受付・日程調整などをシステムで管理できます。

またシステムによっては、応募者への連絡を自動化できるものや、LINEと連携しているものもあり、コミュニケーションの負担が大きく減らせます。

ただしシステムによって特徴や強みがそれぞれ異なるため、自社の採用活動や補いたい業務に合ったものを適切に選ぶと大きな効果が得られるでしょう。

応募者管理を採用管理システムで行う会社が増えている背景

応募者管理を採用管理システムを用いて行う企業が増加しています。背景として書類やExcel・スプレッドシートによる管理では、採用担当者の負担が大きすぎることが挙げられます。

採用力強化のための分析や改善には時間がかかります。求人募集や応募受付・日程調整、進捗管理といったノンコア業務に追われてしまい、採用力強化にかける時間の確保が難しければ採用力が低い状態が続いてしまう事態にもなりかねません。

採用力が高まらないことによる、人材不足を避けるためにも採用管理システムを導入し、ノンコア業務の効率化を図る企業が増えているのです。

他にもSNSを採用活動に取り入れる企業が増えていることも、システム導入の理由の一つです。

SNSを活用することによって、就職・転職を検討している顕在層以外の潜在層にもアプローチが可能です。しかしSNSを活用することで、応募者情報の管理にかかる業務がさらに煩雑になってしまっているのです。

採用管理システムを活用することで、複雑な採用業務や応募者情報を適切にローリスクで管理できるため採用管理システムを導入する企業が増えているのです。

応募管理システム基本機能

応募者管理(採用管理システム)の基本機能は、段階別に以下の4つに分別できます。

  1. 集客機能
  2. 求人管理機能
  3. 応募者管理機能
  4. 選考管理機能

特に負担を軽減したい業務やステップに合わせた機能を備えたシステムの導入がおすすめです。それぞれの機能を解説するので、自社の課題と照らし合わせて検討してみてください。

集客機能

集客管理として効果的な機能にオウンドメディアの採用ページ作成機能があります。社員インタビューや動画なども活用して、自社が訴求したいコンテンツを作成できるのが特徴です。既存社員のリアルな声を届けられるため、入社後のミスマッチを防止できるでしょう。

各求人媒体や人材紹介に頼りすぎず、自社採用ページで募集をかけられれば、広告費や紹介料などが節約でき、コスト削減にもつながります。

適切な採用ブランディングの構築がしやすいため、自社の企業理念や目標に共感した人材からの応募数増加が期待できます。自社が求める人材からの応募が多く集まれば、採用活動の効率化を図ることにもつながります。

また主要な求人媒体に自動連携できる機能が備わっていれば、求人票を作成するだけで自動的に掲載することも可能です。求人媒体ごとに蓄積された採用データを適切に分析できれば、自社に合った求人媒体の選定や採用計画の見直しも可能になります。

求人管理機能

求人管理機能では、求人票の作成や求人媒体へ掲載している求人案件の管理が可能です。

連携している求人媒体に応募があれば、自動で応募者情報をシステムに移行できるため、手動で登録し直す業務が不要です。入力漏れやミスの発生を防止できるため、修正や追記といった余計な手間がかかりません。

また複数の異なる部署・ポジションの求人案件を公開しており、情報量が多くなる場合でも情報を一元管理することで、業務の煩雑化を阻止できるでしょう。

使用するシステムによっては、複数の求人媒体にある応募者情報を一括管理でき、業務の効率化が可能です。求人媒体ごとに管理者を設置しなくてもよいため、情報の共有がしやすくなり、連絡漏れが発生するリスクも抑えられます。

なかには、求人媒体と自社の採用ページをまとめて管理できるシステムもあるので、求職者へのアプローチ方法に合わせて選んでみてください。

応募者管理機能

応募者管理機能は、応募者の履歴書やポートフォリオなど、応募者に関する複雑な情報を一元管理できる機能です。履歴書のような個人情報を書類で共有する場合、情報が流出しないようとても慎重に取り扱う必要があります。しかし応募者管理機能を活用すれば、閲覧できる人物を制限できるようになるため、書類と比べて安全に管理することが可能です。

応募者情報が重複していないかチェックができる機能も便利です。過去の応募者と同一だと思わしき応募があれば自動で抽出してくれるため、過去の応募者ファイルや履歴を遡って確認する必要がありません。店舗ごとに募集している企業でも応募者情報を一元管理できるため、店舗ごとに過去の応募者を確認する手間を省くことが可能です。

また応募を受け付けた際や、対応の遅れが生じた際に通知してくれる機能を搭載したシステムもあります。応募者へのスピーディーな対応や対応漏れ防止が期待できるため、通知機能の有無を確認しておくと良いでしょう。

選考管理機能

選考管理機能は、応募者の選考状況を一元管理できるため、選考に関する業務の効率化を図れます。書類選考や面談といった選考状況や採用担当者のスケジュールが把握しやすくなるため、選考の日程調整がスムーズになります。

また応募者と連絡ができる機能と連携している場合、スムーズなやり取りや連絡漏れの防止が可能です。新卒やアルバイトなど、学生とのやり取りはLINEで行われることも多いので、採用形態やターゲットとする応募者層によってはLINEと連携できるシステムの導入を検討もおすすめです。

適性検査の結果や、応募者の評価を他の担当者と共有できるシステムもあります。特に評価をあやふやにせず、数値として他の社員にも共有することで、応募者への評価を偏らせないことが可能になります。

また他の機能と連携することで、求人媒体ごとの選考通過率・内定率まで算出できます。算出結果を基に、募集する求人媒体や採用計画の見直しにも活用可能なのが魅力です。

応募者管理システムを導入するメリットと注意点

応募者管理システムを導入するのであれば、導入後のメリットはもちろん、導入する際に気を付けるべき注意点まで把握しておくことも重要です。

自社にぴったりのシステムを導入するためにも、メリットや注意点を理解して、比較検討しましょう。

システムを導入するメリット

応募者管理システムを自社に導入することで期待できるメリットや効果をまとめると、以下のようなリストになります。

  • 採用業務を効率化できる  
  • 情報の更新漏れなどの人的ミス削減に繋がる
  • セキュリティを強化できる
  • 応募者情報や選考進捗を一元管理できる
  • 採用活動を可視化・分析できる

採用業務の効率化は、応募者管理システムを導入して得られる大きなメリットです。ノンコア業務を自動化できるため、分析や改善などより重要度の高い業務に時間を割けるようになります。

書類やExcel・スプレッドシートでの管理となると、選考が進むにつれ情報を手動で更新しなくてはなりません。しかし応募者管理システムなら自動で情報を更新してくれるため、更新漏れのような人的ミスを防止することが可能です。

セキュリティ面でも有効で、閲覧者に制限をかけられるため、リスクを軽減できます。

応募者に関する情報や選考の進捗状況も一元管理・共有できるため、採用担当者や応募者とのスムーズな日程調整や連絡が可能になります。応募者の情報が必要になった際も、確認しやすく、余計な手間を省けるのもメリットです。

さらに採用活動を可視化・分析しやすくなるため、人材のミスマッチを防止し、より良い人材の確保がしやすくなります。採用計画を見直し、改善することで採用活動のコストパフォーマンス向上にもつながるでしょう。

システムを導入する際の注意点

応募者管理システムを導入する際にチェックしておきたいリスクや注意点は、以下のとおりです。

  • システムを使いこなすまでに時間がかかる
  • ランニングコストが負担になる場合がある
  • 使用中のシステム・求人媒体と連携できないことがある

一般的に企業では、複数の担当者や部署が関わって採用活動を進めていきます。多くの人が応募者管理システムを使用する機会が増えれば、使い方が浸透するまでに時間がかかることもあります。操作のしやすさや、導入後のサポートサービスが充実しているかも確認しておくと良いでしょう。

またランニングコストが発生するため、負担にならないよう価格設定にも注意が必要です。費用と機能のバランスに納得ができるかどうかがポイントです。自社の採用課題を解決できる機能が備わっていて、余計な機能が多すぎないか確認しておけば、ランニングコストも負担に感じにくいでしょう。

すでに使っているシステムや求人媒体と連携できない場合は要注意です。連携ができなければ応募者情報や選考状況などを更新があるたびに手動で入力する必要があり、時間がかかってしまいます。現在使用しているシステムや求人媒体との連携ができるシステムを選ぶことで、作業の効率化が可能です。

応募者管理システムの選び方3選

応募者管理システムを選ぶ際は、自社に合っているかどうかで判断するのが重要です。自社に合っていないシステムだと効率化を図れず、採用担当者の負担が減ることは期待できません。すぐに採用力を高めることも難しいでしょう。

代表的な選び方とポイントを3つにまとめて紹介するので、導入前にチェックして比較、検討してみてください。

どの採用活動を効率化したいか

自社ではどのような採用活動(新卒・中途・アルバイト・パート・派遣など)を行うことが多く、どのような雇用形態(正社員・契約社員・業務委託など)を募り、効率化したいのかを確認しておくことが重要です。

例えばアルバイト採用に強いシステムを選べば、連携できる求人媒体の数が多く、複数の求人媒体に寄せられる応募者情報を一元管理できるため効率的かつ迅速な採用活動が実現できるでしょう。

新卒採用を効率的に行いたい場合は大量募集が可能で、適性検査や日程調整、メール、Web面談などをスムーズにできるシステムを選ぶと便利です。

中途採用・転職エージェントの管理に特化しているシステムもあり、採用活動や雇用形態に合わせた効率化が可能になります。

新卒・中途など複数の採用活動や雇用形態を統合したいのか、全て網羅させたいのか、どれかだけを強化させたいのかでシステムを選ぶ視点を持っておくことが大切です。

自社に合った応募者管理システムを導入できるよう、どの採用活動に重点をおくかをあらかじめ整理して決めておきましょう。

どの採用業務を効率化したいか

「応募者の母数をもっと増やしたい」「応募者管理業務を効率化して減らしたい」「採用課題を俯瞰して把握したい」など、採用活動のどの段階を改善して効率化させたいのかを把握し、会社が抱えている課題や目的を明確にすることが重要です。

採用担当者に負担がかかっている業務を明確にしないままシステムを導入してしまうと、うまく効率化を図れずに費用対効果が低い状態に陥ってしまうこともあります。業務ごとに優先順位を付けて、効率化したい業務を洗い出すのも良いでしょう。

一口に応募者管理システムと言っても、「集客に強いタイプ」や「選考状況の管理に強いタイプ」など特徴や強みはさまざま。採用課題が何か分からない場合は「可視化・分析に強いタイプ」を選ぶことで、自社の採用課題を把握できるようになります。

自社に必要な機能を絞るためにも、どの業務を改善したいのか決めておくと良いでしょう。

【操作性・サポートなど】優先事項を決める

その他の選び方として、優先させたい事項を明確にする方法もおすすめです。

操作しやすさやサポート体制の充実度、セキュリティの高さ、LINE・カレンダーのような連携している媒体など、何を優先したいか確認してから絞り込むことも大事です。

システムを利用する社員が多い場合は、操作性が良いものや導入後のサポート体制が充実しているシステムを選ぶと、社内に定着しやすくなります。

セキュリティの高さもシステムごとに異なるため、どのようなセキュリティシステムを導入しているのかを把握しておくのも大切です。

どのような媒体と連携ができるのかを確認するのも大切でしょう。システムによっては使用中の媒体と連携できないと、媒体に入力した内容を手作業で登録する必要が出てきたり、媒体自体の使用を検討し直したりするリスクがあります。

ランニングコストと合わせて優先事項を決めることで、費用対効果の向上が期待できるでしょう。

採用活動を効率化するためのコツ3選

「応募数が増えない」「応募者や社外(人材紹介サービスなど)とのコミュニケーションを効率化したい」「カレンダーの登録などの定型業務が多い」など、日々膨大な業務量に追われる採用担当者が抱える悩みは多いことでしょう。

応募者管理システムを導入することで、自社が求める人材からの応募者数増加につながり、採用活動の効率化が期待できます。

採用活動の効率化を図るコツを3つ解説するので、参考にしてみてください。

システム導入で作業の自動化

採用システムを導入することで、メッセージの送信など定型的な業務の自動化ができます。

応募者や社外(人材紹介サービスなど)とのコミュニケーションを効率的に行えるようになるため、他の業務に専念しやすくなります。

応募受付時の返信や、選考結果通知に自動で返信できる機能などを備えているものなど、システムによって種類はさまざまです。自動で送信してくれるため、連絡漏れ防止にも役立つでしょう。

社内でのコミュニケーションも効率的に行うことが可能になり、応募者情報の共有や面接のフィードバックが自動化できる場合もあります。

またコミュニケーションの効率化以外にも、日程調整ツールでのスケジュール共有や、カレンダーへの自動登録など多彩な業務を自動化できれば、より一層効率化が図れます。ノンコア業務を自動化することで手作業による人的ミスの発生リスクも抑えることも可能です。ノンコア業務に充てていた手間や時間を省けるため、採用活動の分析ができるようになり、効率化が期待できるでしょう。

採用プロセスの課題分析と改善

採用業務フローを見直すことができれば、業務課題の発見と優先順位の決定がしやすくなります。

例えば「応募者数」と「内定辞退者数」に課題があるとします。この場合、「応募者数を増加させる」のか「内定辞退者数を減少させる」のか、どちらの課題が解決したい優先順位として高いのか、それぞれの数値をシミュレーションで出た数値と比較して決定できます。

いきなり全ての問題を解決するのではなく、課題を発見したら優先順位を付けて順番に解決することが効率化への近道となります。システム上に蓄積したデータを基に分析ができるため、活用してみるのもおすすめです。

また採用プロセスをオンライン化することも業務を効率化することにつながります。遠方に住む求職者にもアプローチしやすいため、多くの応募者を募ることが可能です。面談もオンライン上で可能になるため、移動時間や会場設定が不要になります。

採用業務の効率化を図るうえで、これらの採用プロセスの課題分析や改善は重要だといえます。

評価基準と軸の見直し

自社が求める人物像のブラッシュアップを行い、評価基準を明確化しておくことも重要です。

一般的に評価は面談の担当者に属人化していることが多く、複数人で評価をしてしまうと評価がバラバラになり、合否の判断に時間がかかってしまうケースもあります。

評価基準を明確化することで、他の社員が客観的な指標で担当者に関係なく評価できるようになり、結果的に効率化が図れます。面接評価シートのようなフォーマットを作成しておくことで、評価基準が統一しやすいです。評価基準を複雑にしてしまうと判断しにくくなってしまうため、できるだけ簡単な項目を設定するのがポイントです。

担当者間の認識や目標をブレさせないためにも、採用活動の軸となる型を作り、採用業務の効率化を図りましょう。

採用管理システム5選

多くの業務を抱える採用担当者の負担はとても大きいものです。応募者管理システム(採用管理システム)を導入することで、採用活動の業務を効率化できます。

ここではおすすめの採用管理システムを5社分ご紹介します。それぞれ特徴や費用などの比較ポイントについて記載するので、導入を検討中の方は参考にしながら、自社に合ったシステムを選んでみてさい。

まとめ:複数のサービスを比較し応募者管理の業務を効率化しよう

採用管理システムを導入することで、応募者管理に関する業務の効率化が可能です。採用パフォーマンスを向上するためにも、業務負担を減らしてみてはいかがでしょうか。

自社の改善したい業務を明確にしたうえで、各社のサービスの特徴・違いを把握し自社に合った採用管理システムを選べるようにしましょう。

もっと多くの採用管理システムを比較検討したい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。

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SFAは活用されてこそ意味がある

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