採用管理システムとは？　導入が進む背景や解決できる課題、主な種類などを分かりやすく解説

採用業務では、求人媒体への掲載や応募者への連絡、面接の日程調整など、さまざまな対応が発生します。複数の採用手法を利用している場合、応募者情報が分散し、管理が煩雑になることも少なくありません。

こうした採用業務を効率化する手段が、採用管理システムです。本記事では、採用管理システムの概要や導入が進む背景、解決できる課題、主な種類などを分かりやすく解説します。

採用管理システムとは？

採用管理システムとは、企業の採用活動を支援するシステムです。求人情報や応募者の個人情報、選考状況などを一元管理できます。

主に管理できる情報や業務は、以下の通りです。

• 求人情報や求人媒体への掲載状況
• 応募者の氏名や経歴などの個人情報
• 書類選考や面接などの進捗
• 応募者との連絡履歴
• 面接官の予定や面接日程
• 面接官による評価や選考結果

採用管理システムは「ATS」と呼ばれることもあります。ATSは「Applicant Tracking System」の略です。Applicantは応募者、Trackingは追跡という意味です。

採用情報を1つのシステムに集約することで、担当者間の情報共有がしやすくなります。採用業務の効率化だけではなく、選考状況や採用活動の成果を可視化できる点も特長です。

採用管理システムの導入が進む背景

採用管理システムの導入が進んでいる背景には、人材不足や採用難、採用手法の多様化、採用活動の早期化、採用担当者の業務負担の増加などがあります。

背景にある課題を一つずつ見ていきましょう。

人材不足と採用難の深刻化

少子高齢化に伴い、企業の採用対象となる生産年齢人口は減少しています。総務省統計局の「人口推計」によると、2024年10月1日時点の15〜64歳人口は7,372万8,000人で、前年と比べ22万4,000人減少しました（※1）。

また厚生労働省の「一般職業紹介状況」によると、2026年7月の有効求人倍率は1.18倍です（※2）。求職者1人に対して1件を超える求人がある状況となっており、企業間で人材を獲得する競争が生じやすい環境にあります。

求職者より求人の方が多く、企業間の採用競争が続く中では、一人でも多くの有望な人材を確保するために、選考中の連絡の速さや丁寧さなど、応募者への対応にも他社との差別化が求められます。

※1　参考：総務省統計局.「結果の概要」.https://www.stat.go.jp/data/jinsui/2024np/pdf/2024gaiyou.pdf ,（参照2026-09-14）.

※2　参考：厚生労働省.「一般職業紹介状況（令和8年7月分）について」.https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_75707.html ,（2026-08-28）.

採用手法の多様化

近年は、求人媒体や人材紹介会社だけではなく、ダイレクトリクルーティングやSNS採用、リファラル採用、求人検索エンジンなど、採用手法が多様化しています。

採用チャネルが増えるほど、応募者情報や選考状況が複数のサービスに分散しやすくなります。各チャネルの情報を個別に確認したり、Excelへ転記したりする運用では、管理にかかる工数も増加してしまうでしょう。

そのため、複数の採用チャネルから得た応募者情報をまとめて管理できる仕組みの必要性が高まっているのです。

採用活動の早期化

新卒採用では、早い時期から選考が進んでいます。株式会社インディードリクルートパートナーズが運営する就職みらい研究所の「2027年卒学生 就職内定率調査」によると、2027年卒大学生の就職内定率は2026年2月1日時点で32.8％でした（※）。

卒業前年の2月時点ですでに約3人に1人が内定を獲得していることからも、企業には早い段階から応募者と接点を持ち、迅速に選考を進められる体制が求められています。

応募者への連絡や面接日程の調整に時間がかかると、他社の選考が先に進み、選考辞退につながる可能性もあります。そのため、採用活動のスピードを高める取り組みが重要です。

※参考：就職みらい研究所.「2027年卒学生 就職内定率調査（2026年6月1日時点）」.https://shushokumirai.recruit.co.jp/research_article/20260706001/ ,（2026-07-06）.

採用担当者の業務負担の増加

採用手法の多様化に加えて、複数の求人を同時に募集したり、応募者数や採用拠点が増えたりすると、採用担当者が管理しなければならない情報も増加します。

紙やExcel、メールを中心とした管理では、応募者情報の転記や面接日程の調整、選考状況の更新・共有、採用データの集計などに多くの工数がかかります。採用担当者がこうした事務作業に追われると、面接や採用施策の改善といった業務に十分な時間を割けないこともあるでしょう。

特に中小企業など、採用担当者が人事・労務・総務などの業務を兼任している場合は、採用活動に多くの時間を割かれることで、給与計算や勤怠管理、入退社手続き、社内対応など、他の業務にも影響が及ぶ恐れがあります。そのため限られた人員で採用活動を進める企業ほど、定型業務を効率化し、採用担当者の負担を軽減できる仕組みづくりが急務です。

採用管理システムを導入すると何が変わる？

ここでは、採用管理システムの導入によって、採用担当者と面接官の作業がどのように変わるのかを、具体的に見ていきましょう。

採用担当者（人事）の作業フローの変化

採用管理システムを導入すると、採用担当者が個別に行っていた情報の集約や連絡、進捗管理などを、一つのシステム上で行えるようになります。

業務	導入前	導入後
応募受付・情報管理	求人媒体や人材紹介会社ごとに応募を確認し、応募者情報や履歴書などをExcelへ転記・集約する	応募者情報や選考状況をシステム上で一元管理する。 求人媒体との連携に対応している場合は、応募情報を自動で取り込めるようになる
応募者への連絡	応募者ごとにメールを作成し、面接案内やリマインドなどを個別に送信する	テンプレートや自動送信機能などを活用し、応募者への連絡を効率化する
面接日程の調整	応募者と面接官それぞれの予定を確認し、メールなどで日程を調整する	カレンダー連携や日程調整機能により、空き時間の確認や候補日の提示などを効率化する
選考進捗の管理	Excelなどを更新し、応募者ごとの選考状況を確認する	選考ステータスをシステム上で確認し、対応が必要な応募者を把握する
採用状況の分析	応募数や選考結果などを手作業で集計し、資料を作成する	システム上に蓄積されたデータを基に、選考通過率や応募経路別の状況などを確認する

このように採用担当者が行っていた転記や確認、連絡といった作業を減らせるため、面接や採用施策の検討など、より重要度の高い業務に時間を充てやすくなります。

従業員（面接官など）の作業フローの変化

採用管理システムは、採用担当者だけではなく、面接や選考に参加する従業員の業務効率化にも役立ちます。

業務	導入前	導入後
応募者情報の確認	採用担当者からメールや紙などで共有された履歴書や応募書類を確認する	システム上で応募者情報やこれまでの選考内容などを確認する
面接日程の調整	採用担当者から候補日を提示されるたびに、自身の予定を確認して返信する	カレンダー連携などに対応している場合は、空き時間を基に日程を調整しやすくなる
面接後の評価	評価シートやメールなどで採用担当者へ結果を共有する	システム上で評価やコメントを入力し、採用担当者や関係者と共有する
選考情報の共有	過去の評価や選考状況を確認するために、採用担当者へ問い合わせる場合がある	システム上に集約された選考履歴や評価を確認し、評価基準の統一に役立つ

応募者に関する情報を一カ所に集約することで、面接官も必要な情報を確認しやすくなります。また、評価やコメントをシステム上で共有できれば、採用担当者が情報を回収・集約する手間も減らせるでしょう。

採用管理システムの導入で解決できる課題

採用管理システムを導入すると、応募者情報や選考状況を1つの管理画面に集約できます。採用業務を個別のファイルやメールで管理している企業にとって、特に有効な手段です。

採用管理システムの導入により、以下のような課題を解決しやすくなります。

• 応募者情報が求人媒体やファイルごとに分散している
• 選考状況や対応履歴を把握しにくい
• 応募者への連絡に時間がかかる
• 面接日程の調整が煩雑になっている
• 担当者間で応募者情報を共有できていない
• 連絡漏れや対応の重複が発生している
• 採用活動の成果や課題を分析できていない

システムによっては、応募者への連絡や選考ステータスの変更を自動化できます。担当者は事務作業を減らし、面接や採用施策の改善に時間を使いやすくなるでしょう。

採用管理システムの主な種類

採用管理システムは、システムの導入形態や採用対象によって分類できます。それぞれの違いを理解し、自社の採用方針や運用体制に合うタイプを選ぶことが大切です。

導入形態別

採用管理システムは、導入形態によって以下の3種類に分けられます。

種類	概要	主な特長
クラウド型	インターネットを通じて、運営会社が提供するシステムを利用する形態	自社でサーバーを用意する必要がなく、比較的短期間で導入しやすい
オンプレミス型	自社のサーバーやネットワーク環境にシステムを構築する形態	自社のセキュリティ基準や業務フローに合わせて設計しやすい
ハイブリッド型	クラウド型とオンプレミス型を組み合わせて利用する形態	利便性を確保しながら、重要な情報を自社環境で管理できる

それぞれ、導入にかかる費用や期間、保守の方法などが異なります。導入・運用負担を抑えたい場合はクラウド型が向いている一方で、厳格なセキュリティ要件がある場合はオンプレミス型やハイブリッド型も選択肢です。

なお、応募者の個人情報を扱うため、費用や機能だけではなく、データの保存場所や保守体制も確認しましょう。

採用対象別

採用管理システムは、採用対象によっても分類できます。新卒採用と中途採用、アルバイト採用などでは、採用期間や選考方法、必要な機能が異なるためです。主な種類と特長は、以下の通りです。

種類	概要
新卒採用・中途採用の両方に強いタイプ	複数の採用区分を一元管理できる 年間を通じて新卒採用と中途採用を行う企業に向いている
新卒採用に強いタイプ	説明会やインターンシップ、複数回の面接など、長期にわたる選考を管理しやすい
中途採用に強いタイプ	求人媒体や人材紹介会社との連携、候補者ごとの選考進捗の管理に対応している
アルバイト採用・派遣採用に強いタイプ	多数の応募者や複数店舗・拠点の採用状況をまとめて管理しやすい

採用対象に合わないシステムを選ぶと、必要な機能が不足する可能性があります。現在の採用活動に加えて、今後の採用計画も踏まえて選びましょう。

採用管理システムと類似サービスとの違い

人事・採用業務を支援するサービスは、採用管理システムの他にも多くの種類があります。それぞれ対象とする業務や利用目的が異なるため、違いを理解した上で、自社にとって本当に必要なサービスを選びましょう。

主な類似サービスと相違点は以下の通りです。

サービス	主な利用目的	主な対象	カバーするフェーズ
採用管理システム（ATS）	・応募者情報や選考状況の一元管理 ・選考業務の効率化 ・採用活動の改善	採用担当者、面接官など	応募受付〜選考〜内定・承諾
人事管理システム（HRM）	・従業員情報の管理 ・勤怠・給与計算 ・社会保険などの人事・労務業務の効率化	人事・労務担当者	入社後〜退職
タレントマネジメントシステム	・従業員のスキルや評価の可視化 ・配置・育成 ・人材活用の適正化	人事担当者、管理職など	入社後の配置・育成・キャリア形成
求人媒体・求人サイト	・求人情報の公開 ・応募者との接点確保	採用担当者、求職者	応募前の集客

採用管理システムは、応募者情報や選考状況を管理し、採用業務を効率化することを主な目的としています。 一方、求人媒体・求人サイトは応募者を集めること、人事管理システムやタレントマネジメントシステムは主に入社後の従業員を管理・活用することが中心です。

そのため「応募者情報が複数の媒体やExcelに分散している」「面接日程の調整や選考状況の共有に時間がかかっている」「応募後の選考データを分析できていない」といった課題がある場合は、採用管理システムの導入が適しています。

なお近年は採用サイトの作成や求人媒体への掲載、人事システムとの連携など、従来の領域を越えた機能を備えるサービスもあります。実際に導入する際は、サービスの区分だけで判断せず、自社が解決したい課題と対応している機能の範囲を照らし合わせてみましょう。

採用管理システムを利用するメリット・デメリット

採用管理システムには、業務効率化や情報共有を進められるメリットがあります。一方、導入費用や運用方法などには注意が必要です。

主なメリットは、以下の通りです。

• 応募者情報や選考状況を一元管理できる
• 担当者間で情報を共有しやすくなる
• 応募者への連絡や日程調整を効率化できる
• 連絡漏れや二重対応を防ぎやすくなる
• 応募数や採用率などを分析できる
• 採用担当者の業務負担を軽減できる

一方、以下のようなデメリットもあります。

• 初期費用や月額料金が発生する
• 操作方法を習得する必要がある
• 現在の採用フローを見直す場合がある
• システムによっては必要な機能が不足している
• 求人媒体や既存システムと連携できないことがある

導入後に活用されない事態を防ぐため、目的や運用ルールを事前に整理しましょう。なお、採用管理システムを利用するメリット・デメリットを詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

採用管理システム（ATS）のメリット・デメリットとは？　新規導入・乗り換えを判断するチェックリスト付き

採用管理システムにかかる費用

採用管理システムを導入する際は、月額利用料だけではなく、初期費用やオプション費用などが発生する場合があります。料金体系はシステムによって異なるため、導入前後でどのような費用が発生する可能性があるのかを確認することが重要です。

主な費用は、以下の通りです。

費用の種類	主な内容
初期費用	システムの初期設定・構築、既存データの移行、導入時の研修・レクチャーなど
月額費用	基本ライセンス料、利用するアカウント数、応募者数・データ登録数、管理する求人案件数などに応じて発生する費用
オプション費用	求人媒体や外部ツールとの追加連携、AIなどの拡張機能、採用サイト・求人ページの制作など
運用支援費用	システムの活用支援、採用活動の改善提案、コンサルティングなど

このように採用管理システムは、利用人数や応募者数、必要な機能、外部サービスとの連携などによって、実際にかかる費用は変わります。そのため自社の採用規模や必要な機能を整理した上で、導入・運用にかかる総額をあらかじめ把握し、比較・検討しましょう。

採用管理システムの料金相場や費用の内訳について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

採用管理システムの費用を徹底解説！料金相場の比較からコスト削減のコツまで

採用管理システムを選ぶ際のポイント

採用管理システムを選ぶ際は、機能の多さや料金だけで判断しないことが大切です。自社の採用対象や業務上の課題を整理し、必要な条件を明確にしましょう。

主な比較ポイントは、以下の通りです。

• 新卒・中途・アルバイトなどの採用対象に合っているか
• 利用中の求人媒体と連携できるか
• 応募者への連絡や日程調整を効率化できるか
• 担当者や面接官が操作しやすいか
• 初期費用や月額料金が予算に合っているか
• 必要な分析・レポート機能があるか
• セキュリティ対策が講じられているか
• 導入支援や運用サポートを受けられるか

無料トライアルやデモがある場合は、実際の操作性も確認してください。複数のサービスを同じ条件で比較すると、違いを把握しやすくなります。複数のサービスを手軽に比較したい方は、以下の記事を参考にしてください。

【2026年最新比較表あり】おすすめ採用管理システム(ATS) 比較17選！各担当者に魅力を聞いてみた

まとめ

採用管理システムは、求人情報や応募者情報、選考状況などを一元管理できるシステムです。採用経路が増え、管理業務が煩雑になっている企業では、業務負担の軽減に役立ちます。

ただし、システムごとに対応する採用対象や求人媒体、機能、料金は異なるため、まずは自社が抱えている採用課題と、効率化したい業務を明確にしましょう。

気になる採用管理システムが見つかったら、複数のサービス資料を取り寄せて比較することが大切です。機能やサポート体制を確認し、自社の採用フローに取り入れやすいサービスを選んでください。