採用管理システムとは？　導入が進む背景や解決できる課題、主な種類などを分かりやすく解説

採用業務では、求人媒体への掲載や応募者への連絡、面接の日程調整など、さまざまな対応が発生します。複数の採用手法を利用している場合、応募者情報が分散し、管理が煩雑になることも少なくありません。

こうした採用業務を効率化する手段が、採用管理システムです。本記事では、採用管理システムの概要や導入が進む背景、解決できる課題、主な種類などを分かりやすく解説します。

採用管理システムとは？

採用管理システムとは、企業の採用活動を支援するシステムです。求人情報や応募者の個人情報、選考状況などを一元管理できます。

主に管理できる情報や業務は、以下の通りです。

• 求人情報や求人媒体への掲載状況
• 応募者の氏名や経歴などの個人情報
• 書類選考や面接などの進捗
• 応募者との連絡履歴
• 面接官の予定や面接日程
• 面接官による評価や選考結果

採用管理システムは「ATS」と呼ばれることもあります。ATSは「Applicant Tracking System」の略です。Applicantは応募者、Trackingは追跡という意味です。

採用情報を1つのシステムに集約することで、担当者間の情報共有がしやすくなります。採用業務の効率化だけではなく、選考状況や採用活動の成果を可視化できる点も特長です。

採用管理システムの導入が進む背景

採用管理システムが重視されている背景には、人材不足や採用競争の激化があります。人材を確保するためには、応募者へ丁寧かつ迅速に対応することが重要です。

厚生労働省によると、2026年4月の有効求人倍率は1.18倍でした（※）。有効求人倍率とは、公共職業安定所で扱う求職者1人に対して、何件の求人があるかを示す指標です。

有効求人倍率が1倍を上回っている場合、求職者数よりも求人数の方が多い状態を意味します。企業側から見ると、人材を採用しにくい状況だと考えられるでしょう。

また近年は、求人媒体や人材紹介だけではなく、以下のような採用手法を取り入れる企業もあります。

• ダイレクトリクルーティング
• SNS採用
• リファラル採用
• 自社採用サイト
• 採用イベントやオンライン説明会

採用経路が増えると、応募者情報や対応履歴が分散しやすくなります。連絡や日程調整などの業務も増えるため、採用担当者の負担が重くなりがちです。

そこで、採用に関する情報を集約し、業務を効率化・可視化する採用管理システムの導入が進んでいるのです。

※参考：厚生労働省.「一般職業紹介状況（令和8年4月分）について」.https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_73416.html ,（2026-05-29）.

採用管理システムの導入で解決できる課題

採用管理システムを導入すると、応募者情報や選考状況を1つの管理画面に集約できます。採用業務を個別のファイルやメールで管理している企業にとって、特に有効な手段です。

採用管理システムの導入により、以下のような課題を解決しやすくなります。

• 応募者情報が求人媒体やファイルごとに分散している
• 選考状況や対応履歴を把握しにくい
• 応募者への連絡に時間がかかる
• 面接日程の調整が煩雑になっている
• 担当者間で応募者情報を共有できていない
• 連絡漏れや対応の重複が発生している
• 採用活動の成果や課題を分析できていない

システムによっては、応募者への連絡や選考ステータスの変更を自動化できます。担当者は事務作業を減らし、面接や採用施策の改善に時間を使いやすくなるでしょう。

採用管理システムの主な種類

採用管理システムは、システムの導入形態や採用対象によって分類できます。それぞれの違いを理解し、自社の採用方針や運用体制に合うタイプを選ぶことが大切です。

導入形態別

採用管理システムは、導入形態によって以下の3種類に分けられます。

種類	概要	主な特長
クラウド型	インターネットを通じて、運営会社が提供するシステムを利用する形態	自社でサーバーを用意する必要がなく、比較的短期間で導入しやすい
オンプレミス型	自社のサーバーやネットワーク環境にシステムを構築する形態	自社のセキュリティ基準や業務フローに合わせて設計しやすい
ハイブリッド型	クラウド型とオンプレミス型を組み合わせて利用する形態	利便性を確保しながら、重要な情報を自社環境で管理できる

それぞれ、導入にかかる費用や期間、保守の方法などが異なります。導入・運用負担を抑えたい場合はクラウド型が向いている一方で、厳格なセキュリティ要件がある場合はオンプレミス型やハイブリッド型も選択肢です。

なお、応募者の個人情報を扱うため、費用や機能だけではなく、データの保存場所や保守体制も確認しましょう。

採用対象別

採用管理システムは、採用対象によっても分類できます。新卒採用と中途採用、アルバイト採用などでは、採用期間や選考方法、必要な機能が異なるためです。主な種類と特長は、以下の通りです。

種類	概要
新卒採用・中途採用の両方に強いタイプ	複数の採用区分を一元管理できる 年間を通じて新卒採用と中途採用を行う企業に向いている
新卒採用に強いタイプ	説明会やインターンシップ、複数回の面接など、長期にわたる選考を管理しやすい
中途採用に強いタイプ	求人媒体や人材紹介会社との連携、候補者ごとの選考進捗の管理に対応している
アルバイト採用・派遣採用に強いタイプ	多数の応募者や複数店舗・拠点の採用状況をまとめて管理しやすい

採用対象に合わないシステムを選ぶと、必要な機能が不足する可能性があります。現在の採用活動に加えて、今後の採用計画も踏まえて選びましょう。

採用管理システムを利用するメリット・デメリット

採用管理システムには、業務効率化や情報共有を進められるメリットがあります。一方、導入費用や運用方法などには注意が必要です。

主なメリットは、以下の通りです。

• 応募者情報や選考状況を一元管理できる
• 担当者間で情報を共有しやすくなる
• 応募者への連絡や日程調整を効率化できる
• 連絡漏れや二重対応を防ぎやすくなる
• 応募数や採用率などを分析できる
• 採用担当者の業務負担を軽減できる

一方、以下のようなデメリットもあります。

• 初期費用や月額料金が発生する
• 操作方法を習得する必要がある
• 現在の採用フローを見直す場合がある
• システムによっては必要な機能が不足している
• 求人媒体や既存システムと連携できないことがある

導入後に活用されない事態を防ぐため、目的や運用ルールを事前に整理しましょう。なお、採用管理システムを利用するメリット・デメリットを詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

採用管理システムを選ぶ際のポイント

採用管理システムを選ぶ際は、機能の多さや料金だけで判断しないことが大切です。自社の採用対象や業務上の課題を整理し、必要な条件を明確にしましょう。

主な比較ポイントは、以下の通りです。

• 新卒・中途・アルバイトなどの採用対象に合っているか
• 利用中の求人媒体と連携できるか
• 応募者への連絡や日程調整を効率化できるか
• 担当者や面接官が操作しやすいか
• 初期費用や月額料金が予算に合っているか
• 必要な分析・レポート機能があるか
• セキュリティ対策が講じられているか
• 導入支援や運用サポートを受けられるか

無料トライアルやデモがある場合は、実際の操作性も確認してください。複数のサービスを同じ条件で比較すると、違いを把握しやすくなります。複数のサービスを手軽に比較したい方は、以下の記事を参考にしてください。

【2026年最新比較表あり】おすすめ採用管理システム(ATS) 比較18選！各担当者に魅力を聞いてみた

まとめ

採用管理システムは、求人情報や応募者情報、選考状況などを一元管理できるシステムです。採用経路が増え、管理業務が煩雑になっている企業では、業務負担の軽減に役立ちます。

ただし、システムごとに対応する採用対象や求人媒体、機能、料金は異なるため、まずは自社が抱えている採用課題と、効率化したい業務を明確にしましょう。

気になる採用管理システムが見つかったら、複数のサービス資料を取り寄せて比較することが大切です。機能やサポート体制を確認し、自社の採用フローに取り入れやすいサービスを選んでください。