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更新日:2024/06/18 

バックグラウンドチェックとは

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

企業にとって従業員は大切な資産です。しかし、新たに従業員を採用したことでトラブルや業務効率低下につながる恐れがあります。例えば、新たに採用した従業員が自分の職歴やスキルを偽っていた場合、期待したスキルが発揮できず部署の業務効率が低下する可能性があります。このようなリスクを回避するために用いられるのがバックグラウンドチェックです。

本記事では、バックグラウンドチェックの概要や求められる理由などを解説します。

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バックグラウンドチェックとは、採用候補者の職歴などを確認すること

バックグラウンドチェックとは、自社が採用を予定している候補者の学歴や、職歴の虚偽、反社会的勢力との関係などを確認する取り組みのことです。採用調査や雇用調査とも呼ばれています。なお、バックグラウンドチェックの対象となるのは一般的に中途採用者です。

バックグラウンドチェックが求められる2つの理由

バックグラウンドチェックが求められる理由は主に次の2つです。

  • 採用候補者が自社にリスクをもたらさないかを確認するため
  • 正しい経歴を把握するため

採用候補者が自社にリスクをもたらさないかを確認するため

バックグラウンドチェックが求められる理由の一つが、自社にもたらされるリスクを回避するためです。暴力団構成員や暴力団準構成員などの反社会的勢力と関係がある候補者を採用すると、入社後に何らかのトラブルが発生しかねません。

例えば自治体では、暴力団排除条例を設けています(※)。暴力団排除条例とは、暴力団との関係遮断を掲げるものです。条例に反して反社会的勢力と関係を持つ候補者を採用した場合、コンプライアンス違反となります。

なお、反社会的勢力について政府は次のように定義しています。

“暴力、威力と詐欺的手法を駆使して経済的利益を追求する集団又は個人”

※出典:法務省「企業が反社会的勢力による被害を防止するための指針」.“(1) 反社会的勢力による被害を防止するための基本的な考え方”.https://www.moj.go.jp/content/000061957.pdf ,(参照2024-05-30).

※参考:一般財団法人 地方自治研究機構.「暴力団排除条例」.“【暴力団排除条例とは】”.http://www.rilg.or.jp/htdocs/img/reiki/123_bouryokudan.htm/ ,(参照2024-05-30).

正しい経歴を把握するため

一般的に従業員を採用する際は、候補者から履歴書や職務経歴書を提出してもらいます。履歴書、職務経歴書は候補者が自身で作成していることから、場合によっては虚偽の記載があるかもしれません。

バックグラウンドチェックを実施することで、候補者の履歴、職務経歴に虚偽がないかを確認できます。またバックグラウンドチェックによって正確な経歴を把握できれば、採用時の公平性を保ちやすくなります。

バックグラウンドチェックにおける主なチェック項目

バックグラウンドチェックでチェックするのは次のような項目です。

  • 学歴・職歴に虚偽がないか
  • 反社会的勢力との関わりがないか
  • 犯罪歴がないか
  • 民事訴訟歴・破産履歴がないか
  • インターネット・SNSで不適切な発言がないか

学歴・職歴に虚偽がないか

バックグラウンドチェックでは候補者が学歴や職歴を偽っていないかを確認します。

まず学歴を確認する際は、候補者が卒業した学校の卒業証書を持参してもらいましょう。職歴は候補者の前職の源泉徴収票を提出してもらって確認します。あわせて、前職の上司などに連絡を取り、当時の候補者の勤務態度を確認することもあるようです。また、候補者の申告している資格について確認する際は、証明書を提出してもらうとよいでしょう。

なお、学歴や職歴が疑わしいなどの理由で候補者の母校や前職に問い合わせをする場合は、本人からの同意が必要です。

反社会的勢力との関わりがないか

またバックグラウンドチェックでは、採用を予定している候補者が反社会的勢力と関わっていないかを確認することもあります。具体的な方法は、以下のとおりです。

  • インターネットやメディアの情報を確認する
  • 新聞社のデータベースを確認する
  • 調査会社に依頼する

犯罪歴がないか

バックグラウンドチェックの一環として犯罪歴をチェックすることがあります。職業によっては犯罪歴があると就職が認められません。例えば警備員の場合は、禁錮以上の刑が執行され、5年が経過していない人は就職できません(※)。

犯罪歴は特に秘匿性の高いプライバシー情報なため、一般的に目にすることはないでしょう。そのため、インターネットやメディアで報道された情報を判断材料とします。

※参考:内閣官房・内閣府 総合サイト 地方創生.「警備業法の概要」.“警備員の制限(第14条第1項)”.https://www.chisou.go.jp/tiiki/kokusentoc_wg/h28/shouchou/161222_shiryou_s_4_2.pdf ,(参照2024-05-30).

民事訴訟歴・破産履歴がないか

バックグラウンドチェックでは、候補者の民事訴訟歴や破産履歴をチェックすることもあります。民事訴訟歴は裁判所で記録を閲覧可能です。しかし、記録のコピーは認められません。一方、破産履歴の有無は、図書館やインターネットで官報をチェックして確認しましょう。

なお、職業によっては破産履歴があると勤務できないものもあります。例えば、保険契約締結の代理もしくは媒介を担当する保険募集人の場合、自己破産手続中は勤務が認められません(※)。

参考:e-Gov法令検索.「保険業法」.“第二百七十九条”.https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=407AC0000000105 ,(2024-05-29).

インターネット・SNS調査で不適切な発言がないか

バックグラウンドチェックでは候補者がインターネットやSNSで不適切な発言をしていないかも確認します。インターネットやSNSで候補者の名前を検索することで、過去に不適切な発言がないかが確認可能です。

バックグラウンドチェックを実施する4つのステップ

バックグラウンドチェックは一般的に次のようなステップで行います。

  • 対象の候補者から実施の同意を得る
  • 調査内容や調査の進め方を決めて実施する
  • レポートにまとめる

1. 対象の候補者から実施の同意を得る

まずバックグラウンドチェックを実施するためには、対象の候補者の同意が必要です。バックグラウンドチェックでは個人情報を取り扱います。本人の同意を得ずに進めると個人情報保護法に違反しかねません。

なお、意図的に虚偽の情報を使って個人情報を取得することは認められていません(※)。候補者本人から同意を得る際は、「バックグラウンドチェックのために必要である」と伝えましょう。

※参考:個人情報保護委員会.「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」.“個人情報を取得する主体や利用目的等について、意図的に虚偽の情報を示して、本人から個人情報を取得する場合”.https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/#a2-16 ,(参照2024-05-30).

2. 調査内容や調査の進め方を決めて実施する

対象の候補者から同意を得たら、どのような項目をどのような方法で調査するかをまとめましょう。主なバックグラウンドチェックの方法は以下のとおりです。

  • 自社で進める方法
  • 調査会社に依頼する方法

自社でバックグラウンドチェックを進める方法

自社でバックグラウンドチェックを進める際はインターネットの情報や、前職への問い合わせなどで候補者の情報を確認します。自社でバックグラウンドチェックを進めれば、調査会社に依頼する費用はかかりません。しかし、バックグラウンドチェックを進めるためのリソースが必要です。例えば採用担当者がバックグラウンドチェックをするとなると、採用活動の進捗が遅れかねません。また、個人情報を取り扱うため、法令を遵守する必要があります。

調査会社に依頼する方法

バックグラウンドチェックを請け負っている調査会社に依頼した場合、知識やスキルを備えた調査員が調査を実施します。そのため、より精度の高い調査結果が得られる可能性があるでしょう。ただし、調査会社に依頼する方法はコストが発生します。

3. レポートにまとめる

バックグラウンドチェックを終えたら、調査結果をレポートにまとめます。自社でバックグラウンドチェックを実施した場合、レポート作成に人員と時間を割かなければなりません。一方、調査会社にバックグラウンドチェックを依頼した場合は、調査会社がまとめたレポートを確認することになります。

バックグラウンドチェックの実施前に押さえておきたいポイント

バックグラウンドチェックを実施するにあたっては次の2つのポイントを把握しておきましょう。

  • バックグラウンドチェック後の内定取り消しは認められにくい
  • バックグラウンドチェック実施は拒否される可能性がある

1. バックグラウンドチェック後の内定取り消しは認められにくい

バックグラウンドチェックの結果によっては、候補者の採用の取りやめを検討するかもしれません。しかし、すでに内定を通知している場合、バックグラウンドチェックによって内定取り消しは認められにくいでしょう。就労の有無の差こそあれど、内定者の立場は従業員と同等であると考えられています。そのため、バックグラウンドチェック後の内定取り消しに合理性がない場合、解雇権の濫用と見なされる恐れがあるでしょう(※)。

なお、バックグラウンドチェックによって候補者の経歴詐称などが発覚したのであれば、解雇の合理性を認められる可能性があります。しかし、内定取り消しによって候補者との間で大きなトラブルが生じる恐れもあるでしょう。このような事態を防ぐためには、内定通知前にバックグラウンドチェックを実施しておくことが大切です。

※参考:厚生労働省 茨城労働局.「採用内定取消は解雇?」.https://jsite.mhlw.go.jp/ibaraki-roudoukyoku/library/ibaraki-roudoukyoku/corner_soudan/qanda_1-09.pdf ,(参照2024-05-30).

2. バックグラウンドチェック実施は拒否される可能性がある

バックグラウンドチェックを実施するには、候補者の同意が必要です。しかし、候補者によってはバックグラウンドチェックを拒否する可能性があります。このような場合は、バックグラウンドチェックの実施理由について再度説明し、候補者が拒否する理由を確認しましょう。

なお、どれだけ説明しても拒否されるようであれば、候補者が経歴を詐称している恐れもあります。バックグラウンドチェックをかたくなに拒否する候補者や、拒否する理由に正当性がないと判断した候補者については、リスク回避のため、採用の見送りを検討しましょう。

リファレンスチェックをバックグラウンドチェックの代替とすることも可能

バックグラウンドチェックは候補者の犯罪歴、破産履歴など取り扱いが必要な個人情報を取り扱います。一方、リファレンスチェックであれば犯罪歴や破産履歴のような配慮が必要な個人情報は取り扱いません。リファレンスチェックは候補者の人物像、実績、スキルなどを一緒に勤務したことがある前職の上司や同僚などにヒアリングする方法です。バックグラウンドチェックのように犯罪歴や破産履歴などは確認しません。

リファレンスチェックを実施すれば候補者が募集している業務に合っているか、自社に合っているかを調査できるため、採用時のミスマッチの防止を期待できます。

リファレンスチェックもバックグラウンドチェックと同じく自社で進めることが可能です。なお人員を割きにくい場合は、外部のリファレンスチェックサービスを活用する方法がおすすめです。

さまざまなチェックによって候補者の調査を進めよう

バックグラウンドチェックとは採用候補者が学歴・職歴を詐称していないか、反社会的勢力との関わりがないかなどをチェックする取り組みです。バックグラウンドチェックは、候補者の採用によるリスクを避けたり、公平な採用を行うために正確な経歴を把握したりするために行います。

バックグラウンドチェックに対して、リファレンスチェックは候補者の人物像や実席、スキルなどを第三者の目を通じて調査する取り組みです。リファレンスチェックであれば採用ミスマッチの防止が期待できます。候補者が自社に合ったスキルを持っているか、自社の風土に合うかなどを確認するのであれば、リファレンスチェックを検討してみましょう。

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