リファレンスチェックは中小企業にも必要？重要性やメリット、実施方法について解説

リファレンスチェックとは、採用候補者をよく知る人（推薦者）に問い合わせ、採用候補者の経歴や人となりを第三者の視点から調査することを指します。主に外資系企業で行われていますが、近年は採用のミスマッチを防止するため、中小企業でもリファレンスチェックを実施する例が見られるようになりました。

本記事では、中小企業こそリファレンスチェックを導入すべき理由や、リファレンスチェックを導入するメリットや実施するときのポイント、採用候補者にリファレンスチェックを拒否されたときの対応方法などについて解説していきます。中小企業の採用担当者の方はぜひチェックしてみてください。

また、おすすめのリファレンスチェックサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

【2024年最新比較表あり】おすすめのリファレンスチェックサービス比較13選

中小企業こそリファレンスチェックが重要な理由

リファレンスチェックは、採用候補者の人物像を把握するため、過去の上司や同僚など採用候補者と実際に働いたことのある第三者に問い合わせる調査です。採用面接とは別の視点から採用候補者の言動、人となり、仕事への姿勢などを把握できます。

リファレンスチェックは外資系企業の採用活動で広く行われているイメージがあるかもしれませんが、実は中小企業こそ導入を検討すべき調査です。

リファレンスチェックを正しく実施すれば、採用のミスマッチ（企業と採用候補者のイメージのズレ）を防止し、従業員の定着率を高めることができます。新入社員の離職率や慢性的な人手不足など、中小企業ならではの課題を解決することが可能です。

ここからは、中小企業こそリファレンスチェックを導入すべき理由を2点に分けて解説します。

• 中小企業ほど新入社員の3年以内離職率が高いため
• 中小企業ほど新入社員が離職したときの影響が大きいため

中小企業ほど新入社員の3年以内離職率が高いため

中小企業の課題に新入社員の定着率の低さが挙げられます。厚生労働省が公表しているデータによると、新入社員の就職後3年以内の離職率は事業所の規模が小さくなるほど上昇しています（※）。

新規学卒就職者の事業所規模別就職後3年以内離職率

事業所規模	高校卒業	大学卒業
5人未満	60.7％	54.1％
5～29人	51.3％	49.6％
30～99人	43.6％	40.6％
100～499人	36.7％	32.9％
500～999人	31.8％	30.7％
1,000人以上	26.6％	26.1％

※参考：厚生労働省. 「新規学卒就職者の離職状況（令和2年3月卒業者）を公表します」.（2024-1-20）.

中小企業の離職率が高い主な原因には、給与の低さ、労働環境、福利厚生の充実度、人間関係、将来の成長機会、キャリアパスへの不安など、さまざまなものが考えられます。新入社員の定着率を高めるには採用活動の段階でリファレンスチェックを実施し、自社にマッチしそうな人材かどうかを見極めることが大切です。

書類選考や採用面接だけでは、新入社員の人物像は深掘りしにくいです。リファレンスチェックを導入し、採用選考の精度を高めましょう。

中小企業ほど新入社員が離職したときの影響が大きいため

日本商工会議所の「人手不足の状況および多様な人材の活躍等に関する調査」によると、人手不足を実感する中小企業の割合は68.0%にのぼり、2015年の調査以来最大となりました。また人手不足の深刻度も上昇しており、中小企業の57.2%が人手不足によって事業運営に何らかの支障が生じていると回答しています（※）。

※参考：日本商工会議所. 「「人手不足の状況および多様な人材の活躍等に関する調査」 の集計結果について ～中小企業の７割近くが人手不足、8割強が仕事と育児の両立推進が必要と感じていると回答～」, （参照2024-1-20）.

中小企業ほど、新入社員が早期に離職したときの影響が大きいことがデータからも分かります。新入社員の早期離職を防ぐためにも、リファレンスチェックを導入し、自社で長く働いてくれそうな人材を見極めましょう。

中小企業がリファレンスチェックを導入するメリット

中小企業にとって、リファレンスチェックを導入するメリットは2つあります。

• 自社のカラーや組織文化に合う人材を集められる
• 倫理観やコンプライアンス意識のある人材を採用できる

自社のカラーや組織文化に合う人材を集められる

採用候補者の内面は、通常の書類選考や採用面接だけでは把握しきれないことが多いです。採用候補者の価値観について知るには、リファレンスチェックを実施し、採用候補者の人となりをよく知っている推薦者の話を聞くことが大切です。

特に中小企業は従業員が少ないため、従業員一人ひとりの価値観が組織の雰囲気に大きく影響します。リファレンスチェックを実施することで、自社のカラーに合う人材かどうか、組織内でパフォーマンスを発揮できる人材かどうかを事前に判断できます。

倫理観やコンプライアンス意識のある人材を採用できる

また中小企業だからこそ重視したい、ビジネスパーソンとしての倫理観やコンプライアンス意識を調査できるのもリファレンスチェックのメリットです。SNSが普及した今、中小企業といえどコンプライアンスに配慮した事業運営が必要不可欠になりました。例えば、従業員の不用意な発言がきっかけとなりSNS上で炎上し、企業イメージを落とす可能性もあります。

リファレンスチェックには、採用候補者が職場やSNS上で不適切な言動をしていないか、過去に反社会勢力との関わりがないかなど、自社にとってマイナス要因となり得るもののチェック（ネガティブチェック）の役割もあります。

事業規模が小さく、従業員一人ひとりの行動の影響が大きい中小企業だからこそ、リファレンスチェックを通じてコンプライアンス意識の高い人材を採用しましょう。

中小企業がリファレンスチェックを実施するときのポイント

中小企業の採用活動においてリファレンスチェックの効果を高めるため、以下の2つのポイントを意識しましょう。

• 採用候補者と業務上の関係が深い推薦者を選ぶ
• 事前に質問する項目を絞っておく
• リファレンスチェックサービスを導入する

採用候補者と業務上の関係が深い推薦者を選ぶ

リファレンスチェックによくある懸念の一つが、採用候補者があらかじめ推薦者と示し合わせて、自身に有利な内容に仕向けているのではないか、というものです。特に採用候補者と業務上の関係が希薄でプライベートな関わりしかない推薦者を選ぶと、リファレンスチェックの信頼性が低下します。

リファレンスチェックを実施する際には、採用候補者の直属の上司や参加していたプロジェクトの上長など、業務上の関わりが密接な推薦者を指定することが大切です。採用候補者と推薦者の業務上のつながりが深いほど、リファレンスチェックで客観的な評価を得られる可能性も高くなります。

事前に質問する項目を絞っておく

リファレンスチェックでは、推薦者に電話でのインタビューやWebサービスによるアンケートなどを実施し、採用候補者についてのフィードバックを得ます。例えば、電話インタビューの場合、推薦者一人当たりのヒアリング時間の目安は一般的に20～30分ほどと、時間的な余裕はあまりありません。

限られた時間で核心に迫った回答を引き出すため、事前に質問する項目を絞っておくようにしましょう。リファレンスチェックでよく質問される項目には、業務遂行能力に関するもの、職場内でのコミュニケーションに関するもの、チームワークや人となりに関するものなど、さまざまな種類があります。

全ての質問を確認することは難しいため、自社の採用活動においてどうしても聞きたい項目を洗い出してからリファレンスチェックを実施しましょう。

中小企業がリファレンスチェックを実施するときの注意点

初めてリファレンスチェックを導入する中小企業の採用担当者の方は、以下に挙げる3つの点に注意してください。

• リファレンスチェックで質問できない項目もある
• 事前に採用候補者の同意を得る必要がある
• なるべく最終面接前のタイミングで実施する

リファレンスチェックで質問できない項目もある

リファレンスチェックを実施するときの1つ目の注意点は、採用候補者に質問できない項目もあるという点です。厚生労働省は公正な採用選考を行うため、採用選考時に配慮すべき事項をいくつか定めています。例えば、以下の項目を質問することは就職差別につながる恐れがあるとして、採用選考に含めないように求めています（※）。

採用選考時に配慮すべき事項	詳細
本人に責任のない事項の把握	本籍・出生地に関すること家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近隣の施設など）生活環境・家庭環境などに関すること
本来自由であるべき事項（思想・信条にかかわること）の把握	宗教に関すること支持政党に関すること人生観、生活信条などに関すること尊敬する人物に関すること思想に関すること労働組合（加入状況や活動歴など）、学生運動などの社会運動に関すること購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

※参考：厚生労働省. 「公正な採用選考の基本」.（参照2024-1-20）.

リファレンスチェックの質問内容を考えるときは上記厚生労働省の指針を参考にしつつ、採用候補者の権利を尊重しながらリファレンスチェックを行うことが大切です。

事前に採用候補者の同意を得る必要がある

2つ目の注意点は、リファレンスチェックの実施に当たって、事前に採用候補者の同意を得る必要がある点です。リファレンスの内容には、採用候補者の個人情報も含まれます。個人情報保護の観点から、リファレンスチェックの実施を事前に公表し、個人情報の取り扱いについて採用候補者に同意を得なければなりません。

一般的に一次面接の際に公表するケースが多いようです。一次面接を受けた採用候補者全員にリファレンスチェックの目的や内容について説明しておくと、スムーズに採用活動を進めることができます。

なるべく最終面接前のタイミングで実施する

3つ目の注意点は、リファレンスチェックを実施するタイミングです。採用企業の方針にもよりますが、リファレンスチェックは最終面接前後のタイミングで実施することが一般的です。リファレンスチェックを最終面接前に実施すると、推薦者から得たフィードバックを持って最終面接に臨めます。

なお、内定後にリファレンスチェックを行う企業もありますが、もしリファレンスチェックの結果が悪かったとしても基本的には内定を取り消せないことが多いです。そのためリファレンスチェックを実施する際には、内定を出す前に行うのがよいでしょう。

※関連記事：「リファレンスチェックは最終面接前にすべき？適切なタイミングや実施の流れを解説」

リファレンスチェックは最終面接前にすべき？適切なタイミングや実施の流れを解説

リファレンスチェックを拒否されたときの対応方法

リファレンスチェックは、企業の採用活動ではまだまだ一般的ではありません。特に中小企業の求職者には、リファレンスチェックの存在をまったく知らない人もいます。採用候補者によっては、リファレンスチェックにネガティブなイメージを抱き、リファレンスの提供を拒否するかもしれません。

まずはリファレンスチェックの目的が採用候補者の粗探しではなく、採用候補者がどのような人なのか理解を深めるためのポジティブな調査であることを伝えて、相手の理解を求めましょう。またリファレンスチェックで得た情報は採用活動でしか利用しないことをきちんと伝えると、採用候補者の不安を軽減できる可能性があります。

それでもリファレンスチェックを拒否される場合は、以下の方法を検討してみてください。

• 現職の上司や同僚だけではなく、前職の上司や同僚によるリファレンスチェックを認める（転職活動をしていることが、採用候補者の現在の勤務先に分からないようにする）
• 職場の上司や同僚ではなく、深く関わりのあった取引先の担当者によるリファレンスチェックを認める（採用候補者の職場での人間関係を考慮する）
• リファレンスチェック用のWebサービスを導入し、セキュリティ面での安全性を説明する
• リファレンスチェックは行わず、書類選考や面接のみで採用候補者を評価する

※関連記事：「リファレンスチェックを拒否されたら不採用とする？断られる理由や対処方法・注意点を詳しく解説」

リファレンスチェックを拒否されたら不採用とする？断られる理由や対処方法・注意点を詳しく解説

中小企業こそリファレンスチェックを導入し、採用ミスマッチを減らそう

リファレンスチェックを導入すれば、中小企業が抱えるさまざまな採用課題の解決につながります。例えば、リファレンスチェックを通じて採用のミスマッチを減らすことで、新入社員が入社した後の定着率を改善可能です。また自社の組織文化に馴染む人材かどうかや、コンプライアンスを遵守できる人材かどうかも確認できます。

リファレンスチェックは長期的な採用活動の成功率を高めるため、従業員が離職した際に影響が大きくなりやすい中小企業でこそ実施するのがおすすめです。リファレンスチェックの質をより高めるため、リファレンスを依頼する推薦者には、採用候補者と業務上の関わりが深い人物を選んでもらうようにしましょう。

なおリファレンスチェックを電話で行う場合、インタビュー時間は限られているため一度に多くの質問をすることはできません。限られた時間で自社にマッチする人材を見極めるため、事前にアンケート項目を絞っておくことが大切です。Webサービスを使用して効率的にリファレンスチェックを行うのもよいでしょう。

リファレンスチェックを導入し、中小企業の離職率や採用のミスマッチといった課題を解決していきましょう。

また、おすすめのリファレンスチェックサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

【2024年最新比較表あり】おすすめのリファレンスチェックサービス比較13選