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更新日:2024/06/06 

公務員採用でもリファレンスチェックが実施される?メリットや流れ注意点など詳しく解説

公務員採用でもリファレンスチェックが実施される?メリットや流れ注意点など詳しく解説

【監修】株式会社ジオコード マーケティング責任者
渡辺 友馬

近年では採用可否を決める判断材料として、リファレンスチェックが注目を集めています。リファレンスチェックの実施で採用後のミスマッチが防止でき、効率的かつ精度の高い採用活動を行うことが可能です。一般企業で取り入れられる機会が増えているリファレンスチェックは公務員採用でも実施されているのか、気になる人もいるかもしれません。


本記事では公務員採用でもリファレンスチェックが実施されるのか、公務員採用で実施するメリットやデメリットなどについて解説します。公務員や一般企業の採用でリファレンスチェックを実施する際の注意点、拒否された場合の対処法なども併せてご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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また、おすすめのリファレンスチェックサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

リファレンスチェックとは?

まずはリファレンスチェックとはどのようなものなのか、以下の内容についてご紹介します。より詳しく知りたい方は以下記事もご覧ください。


※関連記事:「リファレンスチェックとは?やり方と内容を解説【2024年1月更新】

  • リファレンスチェックで把握できること
  • リファレンスチェックが注目されている背景
  • リファレンスチェックを依頼する相手
  • リファレンスチェックの方法

リファレンスチェックで把握できること

リファレンスチェックの実施で主に把握できることは、以下の通りです。

  • 勤務態度
  • 能力やスキル、実績
  • 周囲から見た採用候補者の長所や短所
  • 経歴や職歴に偽りがないか

リファレンスチェックで前職の上司や同僚に話を聞けば、採用候補者の普段の勤務態度が確認できます。採用候補者の能力やスキル、今までの実績などと併せて考えれば、採用後の仕事ぶりをある程度予想できるでしょう。またリファレンスチェックでは、周囲から見た客観的な採用候補者の長所や短所も把握できます。採用候補者が申告する経歴や職歴に偽りがないかどうかも確認可能です。

リファレンスチェックが注目されている背景

リファレンスチェックが注目されている背景には、企業における転職数の増加や少子高齢化による働き手不足などがあります。人材獲得が困難な状況で従業員の退職が多いと、採用コストが増えてしまいます。従業員の退職を増やさないためにも、リファレンスチェックによって採用後のミスマッチを防ぎ、長期間働いてもらえる従業員を雇用できるようにしましょう。

リファレンスチェックを依頼する相手

リファレンスチェックを依頼する相手(推薦者)として一般的なのは、採用候補者の現職の上司や同僚、部下などです。現職の上司なら部下を評価する立場であるため、普段から採用候補者の長所や短所に注目して見ている可能性が高いでしょう。


また現職の同僚や部下を推薦者にすれば、上司からは見えていない候補者の一面を伝えてもらえることもあります。ただし採用候補者の現職の部下にリファレンスチェックを依頼すると、推薦者である部下が採用候補者に忖度した回答をする場合もゼロではありません。


現職の関係者にリファレンスチェックを依頼するのが難しい場合は、前職の関係者にリファレンスを依頼することも選択肢の一つです。他には採用候補者の取引先やクライアントなどにリファレンスチェックを依頼するケースもあります。

リファレンスチェックの方法

リファレンスチェックの方法には、電話やメール、書類での確認、専用のWebツールの利用、対面など、さまざまな種類があります。


電話でヒアリングする方法の他に実際に会ってインタビューすることもあれば、オンライン上で専用のWebツールを使ってリファレンスチェックを完結させることも珍しくありません。電話でリファレンスチェックを実施する場合は、あらかじめ自社の電話番号を推薦者に伝えておけばスムーズです。書類のやり取りでリファレンスチェックを行う場合は、質問を分かりやすく簡潔にまとめておく必要があります。

公務員採用でもリファレンスチェックは実施される?

公務員採用でもリファレンスチェックは実施される?

一般企業で実施されることが多いリファレンスチェックですが、公務員採用でも実施されるケースがあります。公務員の間で不祥事が起こると、公務員全体への市民や国民からの信頼が低下します。そのため公務員の採用では一般企業よりも、さらにシビアに採用候補者を見極めなければなりません。


リファレンスチェックの実施によって候補者のスキルや能力などの仕事の部分だけでなく、人となりや人物像などが分かります。事前にしっかりとリファレンスチェックを行うことで、採用後に不祥事が起こるリスクを減らせるでしょう。不祥事のリスクが高い場合ほど、リファレンスチェックは重要な施策と考えられます。


なお、推薦者が一般職の国家公務員である場合、国家公務員法によって他の職員や元職員の情報提供が禁止されているので、リファレンスチェックを拒否される可能性がある点を認識しておきましょう。

公務員採用でリファレンスチェックを実施するメリットは?

公務員採用でリファレンスチェックを実施するメリットはさまざまです。ここからは採用側、候補者側に分けてメリットをご紹介します。

【採用側】公務員採用でリファレンスチェックを実施するメリット

公務員採用でリファレンスチェックを実施する採用側の主なメリットは、以下の通りです。

  • 経歴の偽りを見抜ける
  • 採用後のミスマッチを防げる
  • 候補者の客観的な評価ができる

リファレンスチェックによって、採用候補者が申告する経歴の偽りを見抜けます。採用選考時に申告される経歴は自己申告なので、実際とは異なる可能性がゼロとは言い切れません。採用候補者の役職や学歴、表彰歴などが申告と合っているか、リファレンスチェックで確認できます。


採用後のミスマッチを防げる点も、リファレンスチェックを実施する大きなメリットです。採用候補者の現職でのスキルや能力、勤務態度などが把握でき、採用後の働きぶりを想像できるでしょう。またリファレンスチェックを実施すれば、採用候補者の客観的な評価を確認可能です。


書類選考と面接のみで採用候補者を評価すると、採用担当者の主観が反映されやすくなります。リファレンスチェックによって採用候補者と働いたことのある第三者から意見をもらえれば、より公平な基準で採用の判断ができるでしょう。

【候補者側】公務員採用でリファレンスチェックを実施するメリット

採用側だけでなく候補者側にも公務員採用でリファレンスチェックを実施するメリットがあります。候補者側の主なメリットは以下の通りです。

  • 採用候補者が自分では伝えきれない強みを企業側に伝えられる
  • 採用候補者自身の特性が業務内容と合っているかを確認できる

採用選考において、採用候補者は自身の強みをアピールする必要がありますが、中には自己アピールが苦手だと言う人もいるでしょう。たとえ実際の能力やスキルが高くても、自己申告ができなければ採用側には伝わりません。リファレンスチェックが実施されれば推薦者から採用側に応募者の強みを伝えてもらえます。


またリファレンスチェックによって、採用候補者自身の特性が業務内容と合っているかを確認可能です。リファレンスチェックでは採用候補者の業務上の能力や勤務態度だけでなく、人柄や周囲との接し方まで確認します。採用側が候補者のパーソナリティを把握していれば、業務や職場環境がマッチするかを採用前に判断できます。リファレンスチェックで採用後のミスマッチを防げれば、採用側と候補者のいずれにとってもメリットになるでしょう。

公務員採用でリファレンスチェックを実施する流れ

公務員採用でリファレンスチェックを実施する主な流れは以下の通りです。

  • 1. 候補者から同意を得る
  • 2. 推薦者にリファレンスチェックの実施を依頼する
  • 3. リファレンスチェックを実施する

それぞれ詳しく解説します。

1. 候補者から同意を得る

リファレンスチェックを実施するにあたって、まずは採用候補者から同意を得る必要があります。採用候補者にリファレンスチェックを実施する旨を説明し、実施して問題ないか同意を求めましょう。リファレンスチェックを採用候補者の同意なしに実施すると、個人情報保護法の違反と見なされる可能性があります。個人情報保護法では本人の同意を得ず、第三者による個人情報の提供を禁止しています。

推薦者にリファレンスチェックの実施を依頼する

次に推薦者にリファレンスチェックの実施を依頼しましょう。


採用候補者に推薦者と連絡を取ってもらい、リファレンスチェックを行うスケジュールを調整をします。あらかじめ推薦者にリファレンスチェックの方法を共有しておくと実施当日に進行がスムーズになるでしょう。

3. リファレンスチェックを実施する

推薦者と事前に調整した日程で、リファレンスチェックを実施します。リファレンスチェックにおいて確認したい内容は洗い出しておき、当日に聞き漏らさないよう準備しておきましょう。リファレンスチェックの時間は限られているため、推薦者と話をしているうちに時間がオーバーしてしまわないよう、時間配分に注意してください。


リファレンスチェックを行った後、推薦者からヒアリングした内容は整理して要点をまとめ、採用側全体で共有できる形にします。リファレンスチェックで得られた情報を分かりやすく言語化しておくことで、万が一採用担当者が変わる場合もスムーズに引き継ぎできるでしょう。

公務員や一般企業の採用でリファレンスチェックを実施する際の注意点

リファレンスチェックを実施する際の注意点は、公務員の採用であっても一般企業の採用であっても基本的には同様です。リファレンスチェック実施における主な注意点は以下の通りです。

  • 候補者がリファレンスチェックを拒否したら実施できない
  • 複数の推薦者をピックアップしてもらう
  • 質問内容に注意する

それぞれ詳しく解説します。

候補者がリファレンスチェックを拒否したら実施できない

採用候補者にリファレンスチェックの同意を求めても、拒否されてしまう場合があります。候補者がリファレンスチェックを拒否すれば、実施できません。前述したように同意なく候補者の個人情報を収集すると、個人情報保護法の違反と見なされる可能性があるからです。


また既に内定を出しているなら、リファレンスチェックの拒否を理由に内定を取り消すこともできないと認識しておきましょう。内定通知を出した時点で企業と採用候補者の間には労働契約が成立します。内定の取り消しは解雇に該当し、簡単に実行できるものではありません。同様にリファレンスチェックの結果を理由に内定を取り消すことも難しいでしょう。

複数の推薦者をピックアップしてもらう

リファレンスチェックを実施する際は、採用候補者に複数の推薦者を紹介してもらうのがおすすめです。たとえ採用候補者がリファレンスチェックに同意していても、依頼先の推薦者から回答を拒否される場合があります。推薦者を複数人ピックアップしてもらうことで、誰にも依頼できずにリファレンスチェックを実施できないという事態が起こる可能性が低くなるでしょう。


また推薦者にできるだけリファレンスチェックを引き受けてもらうには、なるべく回答に負担がかからない方法を用意する必要があります。電話やビデオチャット、対面などで実施する場合はその分、推薦者の予定を調整してもらう必要があるため、忙しい推薦者には拒否されてしまうかもしれません。


例えばオンライン上で完結するリファレンスチェックのWebサービスなどを活用すれば、推薦者の都合の良い時間に回答できるため、引き受けてもらいやすいでしょう。リファレンスチェックに特化した、さまざまなオンラインツールやサービスがあるので検討してみてください。

質問内容に注意する

リファレンスチェックでは、推薦者に質問する内容に関して注意が必要です。厚生労働省では公正な採用選考の基準を定めており、本人に責任のない事項や本来自由であるべき事項に関して採用選考で尋ねると、就職差別につながるとされています。リファレンスチェックの質問としてふさわしくない内容の例は以下の通りです(※)。

【本人に責任のない事項】

  • 本籍・出生地
  • 家族事情
  • 住宅状況
  • 生活環境・家庭環境

【本来自由であるべき事項】

  • 宗教
  • 支持政党
  • 人生観・生活信条
  • 尊敬する人物
  • 思想
  • 労働組合に関する情報・社会運動に関すること
  • 購読新聞・雑誌・愛読書

上記に関する内容をリファレンスチェックで尋ねるのは避けましょう。


※参考:厚生労働省. 「公正な採用選考の基本」.(参照2024-1-20).

公務員採用でリファレンスチェックを拒否された場合の対処法

公務員採用でリファレンスチェックを拒否された場合の対処法

公務員採用でリファレンスチェックを拒否された場合の対処法は、以下の通りです。

  • 別の推薦者に依頼する
  • リファレンスチェックのタイミングを変更する
  • ツールの活用を検討する

それぞれについて詳しく解説します。

別の推薦者に依頼する

公務員採用でリファレンスチェックを依頼した推薦者から回答を拒否された場合は、別の推薦者を探しましょう。推薦者の条件を緩和すれば、別の推薦者を見つけやすくなります。推薦者は現職の業務関係者が望ましいですが、難しければ前職の業務関係者、取引先やクライアント、大学時代の知人と対象を広げましょう。


前述した通り、採用候補者にはにあらかじめ複数の推薦者をピックアップしてもらうことで、1人に拒否されても改めて推薦者を指定してもらう手間が省けます。

リファレンスチェックのタイミングを変更する

公務員採用でリファレンスチェックを拒否された場合でも、タイミングを変更すれば実施が可能になるケースがあります。


採用候補者の事情によっては、リファレンスチェックの推薦者を見つけるのが難しいこともあります。例えば、現職から引き留めにあっている場合、現職の上司や同僚が用候補者の転職活動に非協力的でリファレンスチェックを頼める人がいない可能性もあるでしょう。もし採用候補者が現職で引き留めにあっている場合、退職確定後や内定承諾後ならリファレンスチェックを実施しやすくなる場合もあります。時期を見計らってリファレンスチェックの依頼をするのも一つの方法です。

ツールの活用を検討する

「時間がかかる」「忙しい」と推薦者からリファレンスチェックを拒否される場合、リファレンスチェック専用ツールを検討してみてください。前述した通り、専用ツールであれば都合の良いタイミングで回答できるので効率的にリファレンスチェックを行えるでしょう。推薦者にとって回答の手間が軽減されることで、リファレンスチェックを引き受けてもらえる可能性が高まります。リファレンスチェックツールの中には、オンラインのアンケートを実施できるものや多言語に対応しているものなどもあるので、自社のニーズに合ったものを選びましょう。


またリファレンスチェックツールを導入すれば推薦者から拒否されにくくなるだけでなく、採用担当者の業務負担も軽減できます。リファレンスチェックをスムーズに依頼できるようになり、回答内容の整理や要点のピックアップも手間がかからなくなるでしょう。

以下記事ではおすすめツールを紹介していますので、自社のニーズに合ったリファレンスチェックツールを探してみてください。


※関連記事:「【2024年版】リファレンスチェックサービス比較10選

【事例】公務員でリファレンスチェックを行うケースとは?

ここからは、公務員でリファレンスチェックを行うケースとしていくつかの事例をご紹介します。

  • 事例1. 税関
  • 事例2. 米軍基地

事例1. 税関

税関の採用でリファレンスチェックが行われるケースがあります。税関における業務の例は、空港や海港での密輸を取り締まる業務、国際郵便物の輸出入通関に関係する業務などです。税関での係長級の選考では書類選考と筆記試験、面接が行われます。


書類選考では履歴書や作文を提出し、書類選考に合格すると筆記試験(小論文)および面接試験に進みます。面接受験者に対しては必要に応じて、ファレンスチェックが実施される場合があるでしょう。

事例2. 米軍基地

米軍基地の採用(事務職)でリファレンスチェックが行われたケースもあります。ただし、リファレンスチェックを行っているかは基地によっても異なります。横須賀基地で実施されたケースでは、書類選考の合格者に対して面接前後にリファレンスチェックが行われたそうです。

まとめ

リファレンスチェックは一般企業で実施される機会が多いですが、公務員採用で実施しても多くのメリットがあります。リファレンスチェックによって採用候補者の経歴や職歴の裏付けが取れる他、現職や前職での能力やスキル、勤務態度、人柄などを客観的に把握することが可能です。

またリファレンスチェックを採用候補者や推薦者に拒否されてしまった場合でも、適切な対処を行えば実施できる場合があります。例えば推薦者が手軽に回答できるよう方法を工夫したり、実施のタイミングをずらしたりすることでリファレンスチェックを実施できる可能性を高められます。リファレンスチェックは採用側、候補者側の双方にメリットがあるため、公務員採用でもできる限りの実施できるように検討してみましょう。

また、おすすめのリファレンスチェックサービスの比較は、以下の記事で詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。


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