オンライン秘書を導入する前に確認すべきポイント5選！　注意点についても紹介

社内のさまざまなノンコア業務を代行してくれるオンライン秘書は、業務効率化や生産性の向上を図りながらコスト削減が期待できるサービスとして、今注目のサービスです。ただし効果的に活用するには、導入前にいくつか確認しておきたいポイントがあります。具体的にどのようなポイントを押さえておけば良いのでしょうか。

本記事ではオンライン秘書の概要や導入前に確認したいポイント、導入する際の注意点などをまとめました。オンライン秘書の導入後に後悔しないために、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、インターネットを経由して秘書業務やバックオフィス業務などのノンコア業務を代行してもらえるサービスのことです。オンラインアシスタントや事務代行とも呼ばれ、サービスを提供する会社も続々と増えています。

依頼できる業務内容はサービスによって異なりますが、幅広い業務を依頼できるサービスが多いです。オンライン秘書を必要に応じて利用することで、これまで社員がノンコア業務にかけていた時間や手間を削減できるため、社内全体の業務効率化や生産性向上が目指せます。

オンライン秘書の導入前に確認したいポイント

オンライン秘書を導入するには、導入前にいくつか確認しておきたいポイントがあります。これからご紹介する5つのポイントを押さえておきましょう。

1.どのような業務を依頼できるのか

オンライン秘書を導入する前には、どのような業務を依頼できるのかを確認しましょう。

前述した通り、オンライン秘書はサービスによって対応可能な業務が異なります。一般的に対応している業務は以下の通りです。

秘書業務	スケジュール調整・管理 出張予約 メール対応 問い合わせ対応 翻訳
経理業務	会計ソフト入力 売上管理 経費管理 請求書・見積書作成
人事・総務業務	求人広告作成 応募者対応 面接日程の調整 入社・退社手続き 勤怠管理
一般・営業事務	書類作成 資料作成 データ入力 アポイントメント取得
マーケティング業務	メルマガ作成 SNS運用 リサーチ データ収集
Web関連業務	Webサイト更新 画像制作・編集 動画制作・編集 コーディング Webデザイン

各種専門スキルを持った人材を業務内容に合わせて手配してくれるサービスから、特定業務に強みを持つサービスなど、サービスごとの特色があるため、導入する前にどのような業務が依頼可能かを調べておくことが大切です。また自社が今現在依頼したい業務内容だけでなく、今後依頼する可能性がある業務内容を踏まえてサービス選びをしておけば、将来依頼したい業務が増えた際に利用するサービスを変更する必要がありません。

サービスによっては無料トライアルを提供しているものもあるので、採用されているスタッフが業務を遂行できるスキルを持っているかを確かめてみるのもおすすめです。

2.適正価格で依頼できるか

オンライン秘書を導入する前には、適正料金で依頼できるかも確認しましょう。

オンライン秘書の利用料金はサービスによって異なりますが、相場は以下のようになっています。

• 月額制：5～20万円程度（1時間当たり2,000～5,000円程度）
• 従量制：電話対応 約200円 / 件、メール対応 約150円 / 件

適正価格で依頼するためには、上記の相場を大きく下回ったり上回ったりしていない適正価格のサービスを選ぶと良いでしょう。相場を大きく下回る場合、対応できる業務が限定的になる可能性があります。対応できる業務内容が幅広いのに相場を大きく下回る料金の場合、対応品質が期待できないかもしれません。

また料金を比較する際は、1時間当たりの料金を算出して比較するのがおすすめです。10時間◯万円、60時間◯万円のように月の稼働時間で料金が決まっているプランもあり、一見安く見えても単に稼働時間が短いだけの場合も多いです。1時間当たりの料金を算出して比較すれば、妥当な料金かどうかを判断しやすくなります。

ただしサービスによって対応内容やスタッフの専門性、対応品質なども異なるので、料金の安さだけでサービスを選ぶのではなく、他の要素も比較して、総合的に自社に合ったサービスを選ぶようにしましょう。

3.セキュリティ対策が万全か

万全なセキュリティ対策が講じられているかも、オンライン秘書を導入する前に押さえておきたいポイントです。

オンライン秘書に依頼する業務の中には、自社の機密情報や従業員・顧客などの個人情報が含まれていることもあります。またオンライン秘書は、インターネットを活用したやり取りが基本になるので、セキュリティ対策は必須です。

セキュリティ対策が十分にできていないサービスに依頼すると、情報漏えいのリスクがあるため、どのようなセキュリティ対策を行っているかを契約前に必ず確認しておきましょう。Pマーク（プライバシーマーク）やISMS認証（情報セキュリティマネジメントシステム認証）などを取得しているサービスは、一定のセキュリティレベルを満たしている証拠です。

またスタッフと秘密保持契約を交わしているかどうかを確認することも、人為的な情報漏えいのリスクを軽減するためには欠かせません。

4.土日祝・深夜にも業務依頼できるか

土日祝・深夜にも業務依頼ができるかどうかも、オンライン秘書導入前に確認しておきましょう。

企業によっては、土日祝や深夜の対応が必要になるケースもあるはずです。オンライン秘書サービスの中には、24時間365日対応のものもあります。土日祝や深夜の対応が必要になる場合は、必ず対応時間を確認しておきましょう。

また基本的には平日の日中のみに依頼したい場合でも、業種や事業の特性によっては、緊急事態などイレギュラーな対応を依頼しなければならないケースもあるはずです。導入前に土日祝や深夜の対応が可能かどうか、どの程度の対応をしてくれるのかを確認しておけば、万一の際にも慌てずに済みます。

5.業務開始までの日数がどのくらいかかるか

オンライン秘書を導入する前には、業務開始までの日数がどのくらいかかるかも確認しておきましょう。

オンライン秘書を導入したいと考えている方の中には、「急な対応が必要な業務が出てきたのですぐに依頼したい」という方もいるはずです。このような場合、申し込みから業務開始までに時間がかかるサービスを選んでしまうと、せっかく導入しても業務対応が間に合わなくなる可能性があります。

オンライン秘書サービスによって、業務開始までにかかる時間は変わってくるので、必要なタイミングまでにスタッフを手配してもらえるかどうかを必ず確認するようにしましょう。

また最低契約期間が設けられているオンライン秘書サービスもあります。スポットでの依頼を検討している場合は、契約期間の縛りがないかどうかも併せて確認しておくと安心です。

5.同業他社での実績があるか

同業他社での実績があるかどうかも、オンライン秘書の導入前に確認しておきましょう。

同業他社での実績が十分にあるオンライン秘書サービスなら、業界特有のルールや習慣を理解している可能性が高いです。スムーズな対応が期待できるため、実績を確認しておきましょう。

また同業他社で実績があれば、自社で活用する際のイメージも湧きやすくなります。導入実績などを確認し、他社がどのように活用しているかも参考にしてみてください。

オンライン秘書を導入する際の注意点

オンライン秘書を導入する際に注意したい4つのポイントをご紹介します。

オンラインでできる業務しか依頼できない

オンライン秘書は、オンラインでできる業務しか依頼できないことを理解しておきましょう。

前述したように、オンライン秘書は秘書業務以外にもさまざま業務に対応してくれますが、ほとんどの場合、オンラインで行える業務に限定されています。ノンコア業務であってもオフラインの作業が必要な業務は依頼できないので、依頼したい業務を洗い出す際は注意してください。

ただし一部のサービスは、書類整理や手紙の執筆代行などオフラインの業務に対応しています。オフライン業務も依頼したい場合は、オフライン対応が可能かどうかも併せて確認しておきましょう。

連絡手段がオンラインのみになる

連絡手段がオンラインのみになることも、オンライン秘書を導入する際に注意しておきたいポイントです。

基本的にオンライン秘書とのコミュニケーションは、チャットツールを用いて行うことになります。対面と違って文字だけで簡潔に情報を伝える必要があるので、慣れるまでは不自由に感じてしまったり、ミスコミュニケーションが生まれたりしてしまうかもしれません。必要な情報をシンプルかつ具体的にまとめて、分かりやすく伝えるように意識するようにしましょう。

必要に応じてWeb会議を実施するのも、ミスコミュニケーションを防ぐ方法の一つです。またオンライン秘書から定期的に進捗を報告してもらうことで、大きなミスの発生を防ぎやすくなります。

デジタルツールの導入が必要になることもある

オンライン秘書を導入する際は、デジタルツールの導入が必要になるケースもあります。

オンライン秘書との情報共有は基本的に全てインターネットを介して行うので、チャットツールやWeb会議用のツールなどが必要です。すでに自社で導入している場合は、そのツールで対応してもらえる可能性もあります。ただし、ツールが指定になることもあるため、導入前にはどのようなツールが必要になるかを確認しておきましょう。

まだ社内でデジタルツールを活用していない場合はツールの導入が必須なので、必要経費として頭に入れておくことが大切です。

自社にノウハウが蓄積されない

オンライン秘書を導入する際は、自社にノウハウが蓄積されなくなることも理解しておきましょう。

オンライン秘書を活用すると業務効率化が図れますが、自社でスキルや知識が育たなくなります。オンライン秘書に依頼できる業務には、データ入力のようなそれほどノウハウを必要としないものもあれば、SNS運用などノウハウを必要とするものもあります。将来的には自社で賄うことを考えているのであれば、どのような業務のノウハウを蓄積させたいのかを検討した上で、オンライン秘書に依頼する業務範囲を決定することが大切です。

ただし、オンライン秘書と業務を共同で行えば、自社にないノウハウを蓄積できる可能性もあります。

まとめ

オンライン秘書は、社内の業務効率化を図れる便利なサービスですが、導入する際は複数のサービスから自社に合ったサービスを選び、どのように活用するかを検討する必要があります。導入する際はご紹介した導入前に確認したいポイントや導入の際の注意点を参考にして、しっかりとサービスの比較や運用方法の検討を行いましょう。

「どのようなサービスがあるのか見比べたい」「もっと詳しくオンライン秘書について知りたい」という方は、こちらのページもご参照ください。おすすめオンラインサービス10選の比較や、サービスを選ぶ際のポイントなどを詳しくご紹介しています。

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