オンライン秘書を導入するメリット・デメリット9選！　サービスを選ぶ際のポイントも紹介

オンライン秘書は、「やるべきことが多過ぎて手が回らない」「事務ができる人材を見つけたいけれどなかなか良い人材に出会えない」といった課題を解決してくれるサービスです。多くの企業で導入されているオンライン秘書ですが、導入するとどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

本記事ではオンライン秘書の概要やオンライン秘書を導入するメリット・デメリット、サービスを選ぶ際のポイントについてまとめました。オンライン秘書を導入して自社の課題を解決するには、どのようなデメリットがあるかを把握した上で、活用方法を検討することが大切です。オンライン秘書の導入を検討している企業の担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、インターネットを介したやりとりを通じて、秘書業務や一般・営業事務、バックオフィス業務などを代行してもらえるサービスを指します。オンラインアシスタントや事務代行とも呼ばれており、オンラインで対応できるさまざまな業務を社員の代わりに行ってくれるのが特徴です。

リモートワークの普及や働き方改革により、アウトソーシングの活用を行う企業が増えたことで、オンライン秘書のニーズは年々高まっています。また時間に縛られずにスキルを生かした働き方をしたい人や副業をする人が増え、オンライン秘書に登録する人材も増加傾向にあります。

オンライン秘書を導入するメリット

オンライン秘書を導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。5つのメリットをご紹介します。

1.コア業務に集中できる

オンライン秘書を導入するメリットの一つは、コア業務に集中できることです。

ノンコア業務は企業が事業を運営する上で必要不可欠な業務ですが、売上には直結しません。売上を作るにはコア業務に注力する必要がありますが、ノンコア業務に時間と労力を取られてしまってコア業務に集中できず、悪循環が起きている企業も少なくないでしょう。

オンライン秘書を導入すれば、ノンコア業務をオンライン秘書に任せられるので、社員がコア業務に専念できるようになります。業務が効率的に行えるようになり、生産性がアップするため、事業拡大を目指すことも可能です。

2.コスト削減につながる

コスト削減につながることも、オンライン秘書を導入するメリットの一つです。

ノンコア業務などに手が回らず、新たな人材の採用を検討している方もいるでしょう。しかし人材を雇用するとなると、月々の給与に加えて、社会保険料、福利厚生費などの人件費が固定費としてかかってきます。それに加えて、採用活動や研修、設備などにもコストがかかってしまうでしょう。

オンライン秘書を導入すると業務内容や業務量に応じた外注費は発生しますが、前述した人件費などは発生しません。人材を雇用すると閑散期であっても人件費がかかりますが、オンライン秘書なら繁忙期だけ利用することもできるので、大幅なコスト削減が目指せます。

3.採用や育成の必要がない

採用や育成の必要がないことも、オンライン秘書を導入するメリットです。

オンライン秘書を依頼すると、依頼した業務内容に必要な能力を身に付けているスタッフを手配してもらえます。依頼から業務開始までの期間はサービスによって異なりますが、スタッフの準備が整えば、即戦力としてすぐに業務に取り掛かってもらうことも可能です。

人材を雇用する場合、採用活動のための準備から始まり、選考、入社手続き、研修などに多くの時間や労力がかかります。オンライン秘書の場合はその必要がないため、担当者の負担を軽減できるでしょう。

サービスにもよりますが、オンライン秘書に登録しているスタッフには、大手企業での勤務経験や特定の業種での経験がある人材が多いです。登録審査に厳格な基準を設けているサービスを選べば、高度な専門知識を持ったスタッフを手配してもらうことも可能です。

4.さまざまな業務を依頼できる

さまざまな業務を依頼できることも、オンライン秘書の大きなメリットです。

秘書という名称が付いていますが、オンライン秘書に依頼できる業務は秘書業務だけではありません。サービスによって対応できる業務や強みとする業務は異なりますが、一般的には以下のような業務に対応しています。

秘書業務	スケジュール管理 出張・宿泊予約 翻訳 メール対応
経理業務	売上管理 経費精算 会計ソフト入力 請求書・見積書などの作成
人事・総務業務	求人票・求人広告の作成 応募者への対応 面接・選考日程の調整 勤怠管理 入社・退社手続き
一般・営業事務	書類・資料作成 データ入力 アポ取り 書類内容の確認
マーケティング業務	SNS運用 リサーチ データ収集・整理 メルマガ作成
Web関連業務	Webサイト更新 画像・動画制作 コーディング

状況に応じて幅広い業務を依頼したいと考えている場合は、対応している業務範囲が広いサービスを選んでおくと良いでしょう。

5.退職した場合のリスクを考えなくてよい

退職した場合のリスクを考える必要がないことも、オンライン秘書を導入するメリットです。

人材を雇用した場合、いくら採用や育成に労力やコストをかけても、離職してしまう可能性があります。退職者の業務を補うために人材を雇用しても、なかなか人材が定着せず、頭を悩ませている企業も少なくないでしょう。

しかしオンライン秘書ならこのような心配は不要です。業務を依頼しているオンライン秘書が稼働できなくなってしまうケースはありますが、その場合はサービス側でしっかり引き継ぎを行い、業務を遂行できる人材を手配してくれるため、業務に支障が出る恐れもありません。

オンライン秘書を導入するデメリット

オンライン秘書の導入にはさまざまなメリットがありますが、デメリットも存在しています。オンライン秘書を導入する上で把握しておきたい4つのデメリットを見ていきましょう。

1.オフラインの業務を依頼できない

オンライン秘書を導入するデメリットの一つは、オフラインの業務を依頼できないことです。

オンライン秘書の名前の通り、オンライン秘書が対応できるのは基本的にインターネットを介して行える業務のみです。オフィスではさまざまな雑務も発生しますが、書類整理や発送手配、対面で通訳など、オフラインでの作業が必要となる業務は依頼できません。

ただしオンライン秘書サービスの中には、書類整理や発送手配などに対応しているサービスもあります。オフラインでの業務も依頼したい場合は、サービスを選ぶ際にオフラインでの対応が可能かどうかも確認しておきましょう。

2.直接コミュニケーションを取れない

直接コミュニケーションを取れないことも、オンライン秘書のデメリットです。

オンライン秘書とのやりとりは、基本的にチャットツールになります。文字だけで意思疎通をしなければならない場面が多いため、慣れていない方は戸惑ってしまうこともあるでしょう。できるだけ簡潔かつ具体的にメッセージを送るように意識し、オンライン秘書からも質問や提案が行いやすい雰囲気作りを心掛けることも大切です。文字だけでは伝わりづらい場合は、Web会議ツールを使ったビデオ通話を取り入れると良いでしょう。

特に社内のルールや業界のルールが浸透していない初期の段階では、認識違いが生まれやすい傾向にあります。業務開始前にしっかりと情報共有を行い、どのような業務をどのような目的で依頼したいかを伝えておくことが大切です。

ただしチャットツールを使用したコミュニケーションは、一概にデメリットとは言えません。やりとりが正確にデータとして残せるので、言った言わないのトラブルは避けやすいというメリットもあります。

3.事前にオンライン秘書のスキルを把握しにくい

事前にオンライン秘書のスキルを把握しにくいことも、デメリットの一つです。

自社で人材を雇う場合は、面接や選考を通してその人材の人となりやスキル、対応の良し悪しなどが判断できます。一方、オンライン秘書の場合、業務経験があり、一定のスキルを有しているスタッフが手配されますが、その人材がどの程度のスキルを有しているかを事前に把握するのは難しいです。

サービスを選ぶ際は、採用にどのような基準を設けているのか、研修・育成制度が充実しているのかなどを確認し、実際に利用した企業の口コミなども参考にしてみてください。またサービスの中には無料トライアルを提供しているものもあるので、実際に利用してオンライン秘書の質を確認するのも一つの方法です。

基本的に多くのサービスでは、業務内容に応じて必要なスキルを持ったオンライン秘書を手配してくれます。過度に心配をする必要はありませんが、サービスを導入してオンライン秘書のスキルや対応に問題がある場合は、サービスの責任者に相談するようにしましょう。

4.自社にノウハウが蓄積されない

自社にノウハウが蓄積されないことも、オンライン秘書を導入するデメリットです。

オンライン秘書に依頼した業務に関しては、社内でスキルや知識が育ちにくい傾向にあります。今後もオンライン秘書に依頼し続けるのであれば問題ありませんが、いずれ自社で賄おうと考えている場合、ノウハウが蓄積されていないと、業務が滞ってしまう可能性があるでしょう。

将来的に自社で賄うことを考えている特定の業務があるのなら、その業務以外をオンライン秘書に依頼することで、ノウハウを蓄積しながら、ノンコア業務の負担を軽減できます。オンライン秘書に依頼できる業務には、それほど専門的な知識を必要としない業務も多いです。自社で行うべき業務とオンライン秘書に依頼しても問題のない業務を、しっかりと検討してみてください。

またオンライン秘書と協力して業務を進めれば、専門スキルを持った人材の手を借りつつ、自社にノウハウを蓄積できる可能性もあります。ノウハウを蓄積させたい場合は、業務の進め方も検討してみると良いでしょう。

オンライン秘書を選ぶ際のポイント

オンライン秘書のニーズの高まりとともに、オンライン秘書サービスの種類も増えてきました。自社に合ったオンライン秘書を選ぶためのポイントをご紹介します。

セキュリティ対策が万全か

オンライン秘書を選ぶ際は、セキュリティ対策が万全かどうかを確認しましょう。

基本的にオンライン秘書は全てのやりとりがインターネットを経由して行われるため、セキュリティ対策が万全でないと情報漏えいのリスクが高くなってしまいます。コンピューターウィルスやマルウェアといったサイバー攻撃に対して、どのような策を講じているかを必ず確認しましょう。

また人為的な情報漏えいを避けるために、登録しているスタッフに個人情報の取り扱いに関する研修を実施しているか、秘密保持契約を交わしているかなども、併せて確認しておきたいポイントです。

料金体系・契約期間がニーズを満たしているか

料金体系・契約期間がニーズに満たしているかも、オンライン秘書を選ぶ際に押さえておきたいポイントです。

オンライン秘書は大きく分けて月額制と従量制がありますが、月額制といってもプラン内容はサービスによって大きく異なります。月額制の場合、稼働時間に対して料金が決まっているため、自社が対応してもらいたい業務量に見合った稼働時間が確保できるかを確認しましょう。

異なるサービスの料金を比較する際は、1時間当たりの料金を計算して比較すると良いでしょう。ただし料金だけで選んでしまうと業務や対応の質が期待にそぐわないことがあるので、総合的に見て妥当な料金のサービスを選ぶことが大切です。

またサービスによっては、契約期間に縛りがあるものがあります。特にスポットでの利用を考えている場合は、契約期間が定められていないかを必ず確認しましょう。

急な依頼にも対応してもらえるか

オンライン秘書を選ぶ際は、急な依頼にも対応してもらえるかを確認しておきましょう。

オンライン秘書に依頼する業務によっては、突発的な案件が発生して業務量が急に増えてしまうこともあるはずです。緊急事態に対応可能かどうかを確認しておくと、突発的に依頼したい業務が発生した際にも、慌てずに依頼できます。

緊急対応が可能なサービスの場合、緊急時はどこに連絡すれば良いのかも確認しておきましょう。加えて、夜間や土日祝の対応が可能かどうかも確認しておくとより安心です。

豊富な実績があるか

豊富な実績があるかどうかも、オンライン秘書を選ぶ際に重視したいポイントの一つです。

豊富な実績があり、多くの企業で利用されているオンライン秘書は、信頼できるオンライン秘書の可能性が高いです。実績の豊富さに加え、継続率の高さ、口コミも確認しておきましょう。

また同業他社で実績があるかどうかも確認しておきたいポイントです。同業他社で実績があれば、業界のルールに精通している可能性が高いので、業務が円滑に進めやすくなります。

まとめ

本記事でご紹介した通り、オンライン秘書には豊富なメリットがある反面、デメリットもあります。導入してコストを抑えながら業務効率を高めるためには、デメリットをどのようにカバーしながらオンライン秘書を活用するかを、導入前にしっかりと検討することが大切です。オンライン秘書を選ぶ際のポイントも参考にして、自社に合ったオンライン秘書を選びましょう。


オンライン秘書といってもサービスによって特徴や強み、料金プランなどは異なります。こちらのページではおすすめのオンライン秘書10選を比較してご紹介しているので、サービス選びの参考にしてみてください。

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