オンライン秘書に依頼できる業務内容・活用事例！　利用するのに向いている企業とは？

オンライン秘書は、必要に応じて業務代行を依頼することで、人材不足を改善し、業務効率化や生産性向上を目指せるサービスです。オンライン秘書には、具体的にどのような業務を依頼できるのでしょうか。

本記事ではオンライン秘書の概要や依頼できる業務内容と活用事例、利用をおすすめする理由、利用が適している企業をご紹介します。オンライン秘書と聞いて「秘書業務を依頼できるのかな？」とイメージする方も多いかもしれませんが、オンライン秘書に依頼できる業務は多岐にわたります。ぜひ本記事を参考にして、自社で有効活用できそうかどうかを判断してみてください。

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オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、オンライン上で行えるさまざまな業務を専門知識やスキルを持ったスタッフに代行してもらえるサービスのことです。

オンライン秘書という名称ですが、対応可能なのは秘書業務だけではなく、社内で発生するさまざまなノンコア業務に対応してくれます。オンライン秘書サービスには、大手企業での勤務経験がある人材や、高い専門性を持つ人材が登録している傾向にあり、必要に応じて業務代行を依頼できるのが特徴です。

オンライン秘書の業務内容と活用事例

ではオンライン秘書に依頼できる業務は、具体的にどのような業務があるのでしょうか。

オンライン秘書サービスによっても対応している業務は異なりますが、ここからは一般的にオンライン秘書が対応可能な業務内容と活用事例をご紹介します。

秘書業務

オンライン秘書サービスが対応している代表的な業務内容の一つが秘書業務です。オンライン秘書と呼ばれるだけあって、サービスのほとんどが秘書業務に対応しています。

秘書の仕事には、日々さまざまな予定に追われる企業の役員などがスムーズに業務を行えるようにスケジュールの調整を行い、ダブルブッキングやスケジュールの抜けがないように、適切な管理をする能力が求められます。また担当する役員などが業務を遂行する上で発生する雑務も、秘書の重要な仕事です。

秘書業務におけるオンライン秘書の活用事例には、以下のようなものがあります。

• スケジュール・アポイントメント調整
• スケジュール管理
• 出張のホテルや航空券予約
• 会食の予約
• 議事録やその他資料の作成
• メール対応・管理
• 通訳・翻訳　など

一般・営業事務

オンライン秘書は、一般・営業事務の業務も担当します。

一般事務の仕事は、社内の各部署で円滑に業務が行えるようにサポートするのが仕事です。営業事務は営業部でスムーズに営業活動が行えるようにサポートを行います。

一般・営業事務におけるオンライン秘書の活用事例は、以下の通りです。

• 書類作成
• 資料作成
• メール対応
• データ入力
• 受発注管理
• 在庫管理
• 顧客管理
• アポイントメント取得
• 書類内容の確認　など

人事業務

オンライン秘書は人事業務にも対応可能です。人事業務では、採用活動や人材育成に関するさまざまなサポートを行います。

人事業務におけるオンライン秘書の活用事例は、以下の通りです。

• 求人媒体への申し込み
• 求人票・求人広告の作成
• スカウトメールの送付
• 応募者対応
• 面接・選考日程の調整
• 人事記録管理
• セミナー・研修会場予約
• セミナー・研修資料作成
• 人事評価のフォーマット作成　など

総務業務

オンライン秘書は総務業務にも対応できます。総務業務では、企業が円滑に事業を運営できるように、総務部の社員のバックアップを行います。

総務業務におけるオンライン秘書の活用事例は、以下の通りです。

• データ入力
• データ管理
• メール対応
• 名刺作成・発注
• 備品手配
• 備品管理
• 社内報作成
• 資料作成　など

経理業務

オンライン秘書サービスの多くは経理業務にも対応しています。

経理業務は専門的な知識が求められるケースも多いですが、オンライン秘書には企業の経理部での経験を持つ人材も多いです。経理や会計に特化したオンライン秘書サービスもあります。

経理業務におけるオンライン秘書の活用事例は、以下の通りです。

• 請求書作成
• 見積書作成
• 事業計画書作成
• 経費精算
• 入金管理
• 売上管理
• 会計ソフト入力　など

マーケティング業務

マーケティング業務に対応可能なオンライン秘書サービスも多いです。

マーケティング業務も専門知識が求められる業務が多くありますが、オンライン秘書なら、実績豊富で高度なスキルを持つスタッフを手配してもらえます。

マーケティング業務におけるオンライン秘書の活用事例は、以下の通りです。

• SNS運用
• 広告運用
• 画像・動画制作
• 市場調査
• 競合調査
• データ分析　など

オウンドメディアの運用・管理

オウンドメディアの運用・管理に対応しているオンライン秘書サービスもあります。

オウンドメディアの運用・管理には、プログラミング知識やSEO知識、Webマーケティングに関する知識が必要です。集客やブランディングを目的に、オウンドメディアを運用する企業は増えています。社内にスキルや知識のある人材が確保できない企業でも、オンライン秘書を活用すれば、自社のオウンドメディアを持つことも可能です。

オウンドメディアの運用・管理におけるオンライン秘書の活用事例には、以下のようなものがあります。

• ディレクション
• 構成作成
• 記事作成
• 校正
• 記事編集
• Webデザイン　など

オンライン秘書を利用するのがおすすめな理由

ここからはオンライン秘書の利用をおすすめする3つの理由をご紹介します。

自分の業務に注力できる

オンライン秘書の利用をおすすめする理由の一つは、社員それぞれが自分の業務に注力できるからです。

企業では、日々さまざまな業務が発生します。多数のノンコア業務をこなさなくてはならず、コア業務に集中できずにいる方もいるでしょう。ノンコア業務に手を取られてしまっていては、売上に直結するコア業務が回らなくなってしまい、業績にも影響が出てしまいます。しかし売上に直結しないとはいえ、ノンコア業務は事業運営には欠かせない業務なので、おろそかにはできません。

そこでオンライン秘書を導入すれば、メール対応や書類作成、データ入力といったノンコア業務をオンライン秘書に任せられます。今までノンコア業務に欠けていた時間や労力をコア業務にかけられるようになるので、業務効率が向上しやすいです。

部署や社内全体の業務効率化が実現すれば、生産性もアップするでしょう。また社員にかかっていた負担が軽減されて、慢性的な長時間勤務を強いられる状況が改善されるため、モチベーションの向上にもつながります。

育成の手間がかからない

育成の手間がかからないことも、オンライン秘書の利用をおすすめする理由の一つです。

前述した通り、オンライン秘書サービスに登録しているスタッフには、経験豊富な人材や専門性の高い優秀な人材がそろっています。そのため、自社で人材を育成する必要がありません。スキルの高さや知識の豊富さは個人差がありますが、依頼した業務内容に合わせて最適な人材をアサインしてもらえるので、人材を育成することなくスムーズに業務を進めてもらえます。

人材育成には多くの労力と時間、コストが必要です。特に専門性が高い優秀な人材を育てるには、相当な労力や時間が必要になります。しかしオンライン秘書を利用すれば、労力や時間、コストを軽減しながら、すぐに専門性の高い人材に仕事が依頼できるため、今まで人材育成にかけていた時間をその他の業務に費やすことが可能です。

また人材を育成しても退職してしまうと再度採用や人材育成に手間やコストがかかりますが、オンライン秘書ならその心配も必要ありません。

幅広い業務内容を委託できる

幅広い業務を委託できることも、オンライン秘書の利用をおすすめする理由です。

前述した通り、オンライン秘書は幅広い業務に対応できます。ノンコア業務の多くをカバーしているため、ニーズに合わせて業務を委託することが可能です。スポットでの業務対応が可能なオンライン秘書サービスもあるので、繁忙期や緊急事態など、必要に応じて業務代行してもらうこともできます。

また長期的に利用する場合でも、業務量に応じて最適なプランを選べば、自社で人材を雇用するよりもコストを抑えつつ業務支援を受けることが可能です。設定された稼働時間内であれば複数の業務を同時に依頼できるサービスもあるため、柔軟に対応してもらいながら業務効率化を目指せます。

基本的にはオンライン秘書の名前の通り、オンライン秘書が対応してくれる業務はオンラインで行える業務のみです。しかしオンライン秘書サービスの中には、書類整理や発送手配などオフラインでの業務に対応しているサービスもあります。オンライン業務と併せてオフライン業務を依頼したい場合は、オフライン業務に対応可能なサービスかどうかも確認しておくと良いでしょう。

オンライン秘書の利用が適している企業

オンライン秘書は個人事業主から大手企業まで、幅広く利用されているサービスですが、特にどのような企業に適しているのでしょうか。オンライン秘書の利用が適している企業の特徴を3つご紹介します。

人手が足りていない

人手が足りていない企業は、オンライン秘書の利用が適している企業です。

慢性的に人手不足に陥っている企業の場合、社員が常に膨大な仕事に追われ、業務が回っていないケースも少なくありません。そのような状態で業績アップを目指すのは難しく、ミスも増えやすくなってしまいます。

人手が足りていない企業がオンライン秘書を導入すれば、ノンコア業務をオンライン秘書に依頼することが可能です。人材を雇用するには、採用活動から育成までかなりの時間とコストがかかります。しかしオンライン秘書を利用すれば、時間もコストも抑えつつ、迅速に業務支援を受けられるでしょう。

人手不足が解消して業務効率が改善すれば、企業としての成長も目指しやすくなります。

必要なときに必要なだけ業務を依頼したい

必要なときに必要なだけ業務を依頼したい企業も、オンライン秘書の利用が適している企業です。

繁忙期と閑散期がはっきりしている企業の場合、人材を雇用すると閑散期の人件費が無駄になってしまいやすいです。オンライン秘書であれば、繁忙期など労働力が必要な期間だけ業務代行を依頼できるため、コストが無駄になることがありません。

また前述した通り、サービスによってはスポットで業務を依頼することも可能です。短期間に集中して業務が増えてしまった場合も、オンライン秘書を利用すれば、社員の負担を軽減しながら円滑に業務が行えます。

ただしオンライン秘書サービスの中には、契約期間が決まっているものや、1カ月単位からしか利用できないものもあります。必要なときだけオンライン秘書に業務代行を依頼する場合は、契約期間やスポット対応の可否を確認して、自社に最適なサービスを選びましょう。

ノウハウがなくプロの手を借りたい

自社にノウハウがなく、プロの手を借りたい企業もオンライン秘書の利用が適している企業です。

どのような業務でも効率的に行うには、ノウハウが必要不可欠です。しかし売上に直結しないノンコア業務のノウハウ蓄積は、コア業務と比較すると後回しになりやすく、自社にノウハウがないまま業務を進めているケースも少なくありません。

オンライン秘書に依頼すると、豊富な経験や高いスキルを持つスタッフの仕事ぶりを近くで見ることができるため、ノウハウを学ぶ機会になります。オンライン秘書に業務を丸投げしてしまうとノウハウを学ぶことは難しくなりますが、社員とオンライン秘書が共同で業務を進めれば、社内でもノウハウを蓄積できるでしょう。

また近年SNS運用やオウンドメディアの運用は、企業のマーケティング戦略や営業戦略に欠かせないものとなってきました。しかしこれらの運用には知識やスキルが必要です。自社で知識やスキルのある人材を確保したり、育成したりするには時間もコストもかかってしまいます。

そのような場合でもオンライン秘書を利用すれば、スキルや知識を十分に持ったプロが業務を代行してくれるので、成果物の品質にも期待できるでしょう。専門的な業務を依頼したい場合は、在籍しているスタッフの経験値や導入事例、口コミなどを参考に、求める業務に対応できそうなサービスかどうかを見極めることも大切です。

まとめ

オンライン秘書に依頼できる業務範囲は幅広いため、状況に応じて必要な業務へのサポートを依頼することが可能です。ただしオンライン秘書サービスといってもさまざまなサービスがあり、サービスごとに対応している業務内容や得意とする業務は異なります。導入する際は、各サービスを比較し、依頼したい業務に対応してもらえるサービスを選びましょう。

こちらのページでは、おすすめのオンライン秘書サービス10選をご紹介しています。サービスごとに対応している業務内容もまとめていますので、オンライン秘書サービス選びにぜひご活用ください。

【2024年最新比較表あり】おすすめのオンライン秘書サービス10選！　メリットや選ぶ際のポイントを紹介