【2025年最新比較表あり】おすすめグループウェア比較15選！　失敗しない選び方

テレワークの普及による社内コミュニケーションの課題や、業務効率化の解決を目指すために、社内や部署ごとの連携や情報共有、各種申請・登録などを今よりもっとスムーズにしたいと考える企業担当者は多いのではないでしょうか？そんな時に役に立つのが「グループウェア」です。
ただ「グループウェア」とひと言でいってもその機能や価格などは様々です。

そこで今回は、数あるシステムの中から、おすすめのグループウェア10製品について、分かりやすくご紹介していきます。ぜひ導入時の参考にしてみてください。

グループウェアとは？

「グループウェア」とは組織内の情報共有や、社員同士のコミュニケーションを円滑にしたり、各種ファイル管理などバックオフィス業務も効率化するツールです。

具体的には、スケジュール管理や会議室などの設備予約、社内掲示板、ファイル共有、チャットなど様々な機能を兼ね備えているため、1つのツールで全てを管理することができます。これまで、ばらばらに行っていたあらゆる管理を1つにまとめることで社内の統制も図ることができ、情報のキャッチアップやコミュニケーションにも漏れがなくなり業務をスムーズに進めることが可能です。

関わる人数や部署が多くなればなるほど、必要な情報などを1つの場所に一元化し、すべての社員が同じ情報をリアルタイムで共有できることが大切です。それぞれ管理の仕方が部署ごとに違っており社内の統制が取れていない場合や、スケジュール管理・ファイル共有など各機能ごとに別のサービスを契約していて、契約管理や費用についても見直したいという場合にも、お勧めできるツールとなります。

グループウェアの活用方法

グループウェアの活用方法は多岐にわたります。最も基本的な使い方は、全社員のスケジュール管理です。個人の予定だけでなく、会議室や社用車などの設備予約も一元管理できるため、調整の手間が大幅に削減されます。また、社内ポータルや掲示板機能を使えば、重要な通達事項を全社に確実に周知できます。ワークフロー機能を活用すれば、従来紙ベースだった経費精算や稟議申請を電子化（ペーパーレス化）でき、承認プロセスの迅速化と透明化が図れます。さらに、ファイル共有機能で最新の資料を常に共有し、チャット機能でリアルタイムな意思疎通を行うことで、プロジェクトの進行速度も向上します。

グループウェアの種類

グループウェアは、提供形態によって大きく二つの種類に分類されます。

「クラウド（SaaS）型」のグループウェア

クラウド型は、サービス提供事業者が管理するサーバー上のソフトウェアを、インターネット経由で利用する形態です。自社でサーバーを構築・運用する必要がなく、初期費用を抑えて迅速に導入できるのが最大のメリットです。また、スマートフォンやタブレットからのアクセスも容易で、場所を選ばない働き方をサポートします。月額または年額の利用料金（サブスクリプション）が発生しますが、アップデートやメンテナンスは自動で行われるため、運用負荷が低い点も魅力です。

「オンプレミス型」のグループウェア

オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用する形態です。初期導入コストは高額になりがちですが、自社のセキュリティポリシーに合わせて厳格な管理ができ、既存の社内システムとの連携やカスタマイズの自由度が高いのが特徴です。運用保守は自社で行う必要がありますが、長期的なランニングコストはクラウド型より低くなる可能性もあります。どちらの形態が最適かは、企業のセキュリティ方針、予算、運用体制によって異なります。

グループウェアの選び方

自社に最適なグループウェアを選ぶためには、まず導入目的を明確にすることが不可欠です。

• 「情報共有のスピードを上げたい」
• 「申請業務を効率化したい」
• 「テレワーク環境を整備したい」

など、解決したい課題を具体化しましょう。

次に、その課題解決に必要な機能を洗い出します。多機能な製品ほど優れているわけではなく、使わない機能が多いとコストが無駄になるだけでなく、操作が複雑になり現場に定着しない恐れがあります。自社の業務フローに必要な機能が揃っているか、過不足がないかを見極めることが重要です。また、将来的な従業員数の増加や事業拡大も見据え、柔軟に拡張できるかも確認ポイントです。特に中小企業の場合は、現在の規模だけでなく、数年後の成長フェーズにも対応できるシステムを選ぶ視点が求められます。さらに、既存のシステムと連携できるかどうかも、業務全体の効率化に大きく影響します。これらの点を総合的に考慮し、複数の製品の無料トライアルを活用して、実際の操作感を試した上で決定することが失敗しない選び方の鍵となります。

おすすめのグループウェア一覧

ここからおすすめのグループウェア10製品の特徴などについて、それぞれご紹介します。

ご紹介する項目としては、サービスの特徴、主な機能、連携サービスなど。
気になる費用面では、「無料トライアルの有無」や「初期費用」「基本使用料」「ユーザー利用料」などについてまとめています。

なお、各項目で公式サイトに情報が掲載されていないものは、他サイトに情報が明記してあった場合においても正確性を考慮して「未掲載」と記載しています。

サイボウズ Office

68,000社以上の導入実績を誇る中小企業向け簡単らくらくグループウェアツールです。
スケジュール共有や会議室予約、掲示板、ファイル共有、ワークフローなど充実した機能を標準で利用でき、企業や組織内の情報共有やコミュニケーションを支援します。
提供形態はクラウド版、パッケージ版の2種類があり、ニーズにあわせて購入方法や契約形態を選ぶことが可能です。製造・卸小売・建設・宿泊・不動産・情報通信・官公庁・サービス・運輸運送・医療介護などさまざまな業界で導入されています。

特徴

• 社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供！
• パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応！
• 気軽に始められる手頃な価格！

費用

• 無料トライアル有無：〇
• 初期費用：0円
• 構築費用：非掲載
• サポート費用: 非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • スタンダードコース：500円/月/ユーザー
  • プレミアムコース：800円/月/ユーザー
    ※契約はどちらも5ユーザーから可能

機能

• スケジュール管理
• 施設予約
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• ワークフロー
• アドレス帳、ユーザー名簿
• 電子メール
• モバイルデバイス対応
• 組織情報の管理
• アクセス権限の設定
• ユーザーアカウントの一時停止
• ログ管理
• 申請処理
• 決裁、承認処理
• 決裁、承認の通知
• 申請書、決裁書の保管
• 申請書、決裁書の検索
• 申請書フォーム作成
• ファイルのインポート
• 認証基盤連携
• 他のシステムへのエクスポート
• マルチデバイス対応
• 予定の登録／編集
• チーム内でのコラボレーション
• タスクの登録／編集
• 表示のカスタマイズ
  

運営会社	サイボウズ株式会社
URL	https://office.cybozu.co.jp/

J-MOTTOグループウェア

400万ユーザー以上が利用する株式会社ネオジャパン開発のグループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」を容量をおさえて安価にご提供するクラウド型グループウェアサービスです。
ビジネスに役立つ25種類のアプリケーションを標準搭載しており、導入してすぐに最大の効果を発揮します。Web勤怠やGoogleカレンダー連携等、様々な追加オプションサービスもあり。
中小企業を中心に約4,000社、14万人にご利用しています。
初期費用0円、1人あたり月額165円と低価格での提供を実現、使いやすさや画面の見やすさにこだわっているので、パソコンが苦手な方や初めてグループウェアを導入する際も安心です。

特徴

• 1人当たり150円～の低コスト！
• 直感的にわかる画面と使いやすい機能！
• 専門知識がなくても安心。充実のサポート！

費用

• 無料トライアル有無：◯
• 初期費用：非掲載
• 構築費用：非掲載
• サポート費用：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • ライトプラン：20,000円/年（※10ユーザー・100MBまで）
  • スタンダードプラン：30,000円/年 or 3,000円/月（※20ユーザー・200MBまで）
    ※超過料金（10ユーザー毎）：1,200円/月（※ディスク容量50MB付）
    ※超過料金（50MB毎）：600円/月（※ディスク容量の追加のみ）

機能

• スケジュール管理
• 施設予約
• ポータルの作成、表示
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• ワークフロー
• 電子会議室
• アドレス帳、ユーザー名簿
• 電子メール
• 組織情報の管理
• アクセス権限の設定
• 社外アクセス管理
• ユーザーアカウントの一時停止

連携サービス

• Office365
• Google Workspace
• HENNGE One
  

運営会社	リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
URL	https://www.j-motto.co.jp/00000000/service/groupware/

Qast

社内知恵袋/社内wikiのハイブリッド型ナレッジ共有ツールで、社内の情報やナレッジを一元化し、すぐに検索することができます。
わからないことを気軽に質問でき、全員が参照できるようにすることで同様の質問を削減します。
自動タグ付やナレッジ経営に必要な分析ダッシュボード、全ユーザーのスキルを可視化するユーザープロフィール等を備えており、様々な業界で利用できるクラウドサービスです。
大手企業からスタートアップ企業まで幅広く利用頂いており、操作性に優れています。
最近では特に非IT企業に多数導入がされており、導入社数が3,500社を突破しました。

特徴

• 業種や職種を問わず、直感的に操作できるシンプルなUI！
• Q&Aとwiki機能で貯まるナレッジ！
• 経験豊富なナレッジコンサルタント支援！

費用

• 無料トライアル有無：◯
• 初期費用：非掲載
• 構築費用：非掲載
• サポート費用：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：非掲載

機能

• ポータルの作成、表示
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• 電子会議室
• モバイルデバイス対応
• アクセス権限の設定
• 社外アクセス管理
• ユーザーアカウントの一時停止
• ファイル共有
• ドキュメントコラボレーション
• 検索
• 他システムとの連携

連携サービス

• Slack
• Chatwork
• Teams
  

運営会社	any株式会社
URL	https://qast.jp/

Garoon

国内外6,600社310万人に導入されている中堅・大規模組織向けグループウェアです。
数万人規模でも安心して利用できる高いスケーラビリティと使いやすさを両立。全社の情報共有基盤としての役割はもちろん、部門や拠点間の垣根を越えたコミュニケーションを促進し、チームの力を最大限に引き出します。多言語・タイムゾーン対応で企業の国際化を強力にサポートします。
また、導入はクラウド版、パッケージ版、LGWAN-ASP版の幅広い形式から選ぶことができます。

特徴

• 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する！
• 管理者の負担を軽減できるシステム管理！
• プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品！

費用

• 無料トライアル有無：〇
• 初期費用：0円
• 構築費用：非掲載
• サポート費用：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • ～300ユーザー：845円/月/ユーザー
  • 301～1000ユーザー：800円/月/ユーザー
  • 1001ユーザー以上は別途問い合わせ

機能

• 申請処理
• 決裁、承認処理
• 決裁、承認の通知
• 申請書、決裁書の保管
• 申請書、決裁書の検索
• 申請書、決裁書の共有
• 申請書フォーム作成
• ファイルのインポート
• 入力項目の権限設定
• 閲覧、編集権限の設定
• 認証基盤連携
• データベース連携
• 他のシステムへのエクスポート
• API連携
• マルチデバイス対応

連携サービス

• kintone
• Microsoft 365
• V-CUBEミーティング
• Cyber mail
• X-point Cloud
• コラボフロー
• Agile Works
• Create!Webフロー
• MAJORE FLOW Z KEIHI
• MAJORE FLOW Z FORM
• MAJORE FLOW Z TIME
• direct
• AI-FAQボット
• SmartRooms
• kincone
• 人事労務freee
• ホットプロファイル
• HITO-Link
• LDAP Manager
• GMO トラストログイン
• HENNGE One
• Arcstar Universal One
• CData Drivers
• ASTERIA Warp
• IceWall SSO
  

運営会社	サイボウズ株式会社
URL	https://garoon.cybozu.co.jp/

Knowledge Suite

ユーザー数無制限で利用できる簡単シンプルで使いやすいクラウド型オールインワンビジネスアプリケーションです。スケジュール管理やワークフロー、ファイル共有といったグループウェアの機能だけでなく、営業支援SFAや顧客管理CRMといったビジネスに必要なアプリケーションが最初から搭載されています。名刺管理については「GRIDY 名刺CRM」や「GRIDY オンライン名刺」を使用することができます。営業工数を削減したり、オンラインビジネスの場面で手軽に活用することができます。

特徴

• 名刺管理と顧客台帳が連携。手入力なしで顧客情報が最新に更新！
• 簡単3ステップで取込み完了。有益な顧客データを蓄積・管理！
• エラー文字のみ国内オペレーターの目視補正で極めて安心、安全！

費用

• 無料トライアル有無：◯
• 初期費用：0円
• 構築費用：非掲載
• サポート費用:：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • SFAスタンダード：5,000円 / 月
  • グループウェア：10,000円 / 月
  • SFAプロフェッショナル：80,000円 / 月

機能

• 名刺情報の取り込み
• 項目の分類
• 登録情報の名寄せ
• 付加情報の追加
• キーワード検索
• モバイルデバイス対応
• 顧客管理
• アクセス権限の設定
• メールの一斉配信

連携サービス

• 他システム/アプリ
  

運営会社	ナレッジスイート株式会社
URL	https://ksj.co.jp/knowledgesuite/

OfficeView

オフィスにおける情報共有を「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」をコンセプトに、スケジュール管理、会議室や備品などの施設予約、ドキュメント管理など、グループウェアに望まれる様々な機能を「パーツ」として揃え、これらの「パーツ」を直感的な操作で簡単に利用することができるグループウェアです。
多機能でありながら、必要なパーツ(機能)だけを購入、使用可能であるためコスト削減にもつながります。まさにオフィスの望みをかなえるグループウェアです。

特徴

• 必要なパーツだけを選んで使える！
• シンプルな操作で情報共有できる！
• 部署ベースのアクセス権限付与が可能！

費用

• 無料トライアル有無：非掲載
• 初期費用：非掲載
• 構築費用：非掲載
• サポート費用：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：非掲載

機能

• スケジュール管理
• 施設予約
• ポータルの作成、表示
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• ワークフロー
• アドレス帳、ユーザー名簿
• 電子メール
• モバイルデバイス対応
• 組織情報の管理
• アクセス権限の設定
• 社外アクセス管理
• ユーザーアカウントの一時停止
• ログ管理
  

運営会社	株式会社Knowlbo
URL	https://www.tcs.co.jp/service/product/officeview/

GroupSession

端末を選ばず利用できるクラウド型グループウェアで、業務を効率化する様々な機能を必要最低限のコストで利用できます。
利用できる機能はスケジュール管理や施設予約、チャットやWebメールなどのメッセージ機能のほか、稟議やファイル管理など多岐に渡ります。クラウド上で利用できるのでメンテナンスの手間なく様々な機能を最新の状態で使えて、毎日数回バックアップが行われるので、万が一の事態があっても被害は最小限に抑えられます。組織規模や用途に合わせて無料版、クラウド型byCloud、エンタープライズZIONから選ぶことができます。

特徴

• ユーザ数無制限、無料で機能充実！
• 日本人が日本企業向けに作ったグループウェア！
• 便利なオプション製品・サービスが充実！

費用

• 無料トライアル有無：〇
• 初期費用：非掲載
• 構築費用：非掲載
• サポート費用：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • 無料版：0円
  • byCloudスマートプラン：300円/月/ユーザー（※ユーザ数5〜300人）
  • ZION：853円/年/ユーザー（※ユーザー数1,500人利用）
    ※ZIONは3年利用の場合、また初年度は導入費用込で2,400,000円

機能

• スケジュール管理
• 施設予約
• ポータルの作成、表示
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• ワークフロー
• アドレス帳、ユーザー名簿
• 電子メール
• モバイルデバイス対応
• 組織情報の管理
• アクセス権限の設定
• 社外アクセス管理
• ユーザーアカウントの一時停止
• ログ管理
  

運営会社	日本トータルシステム株式会社
URL	https://groupsession.jp/index.html

SharePoint

日本マイクロソフト株式会社が提供するコラボレーションツールです。
高いセキュリティを保って組織内外のチームメンバーとの共同作業をWindows PC、Mac、モバイルデバイスのどれでも、セキュリティを維持しながら簡単に行うことができ、またアクティビティの履歴を追跡することができます。ポータルを構築してチームの情報共有スペースを作成することができたり、マルチプラットフォーム対応しているのでどこからでも情報にアクセスすることができます。
業界を問わず、20 万を超える組織と 1.9 億以上のユーザーが SharePoint をイントラネット、チーム サイト、コンテンツ管理に使用しています。

特徴

• シンプルな共有とシームレスな共同作業！
• 一人ひとりに合わせたニュースをWebとモバイル アプリでお届け！
• 強力な検索機能、ワンクリックで探しているものが見つかる！

費用

• 無料トライアル有無：非掲載
• 初期費用：非掲載
• 構築費用：非掲載
• サポート費用：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • SharePoint Online：540円/月/ユーザー
  • SharePoint Online：1,090円/月/ユーザー
  • Office 365 E3：2,500円/月/ユーザー

機能

• スケジュール管理
• 施設予約
• ポータルの作成、表示
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• ワークフロー
• 電子会議室
• アドレス帳、ユーザー名簿
• 電子メール
• モバイルデバイス対応
• 組織情報の管理
• アクセス権限の設定
• 社外アクセス管理
• ユーザーアカウントの一時停止
• ログ管理
  

運営会社	日本マイクロソフト株式会社
URL	https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/sharepoint/collaboration

アルファオフィス

社内の情報共有や企業間でのファイル共有を安全に利用できるグループウェアASPサービスです。
「グループウェア」、「ファイル共有/ドキュメント管理」、「ワークフロー」、「営業支援（SFA）」など、企業の日常業務に欠かせないソリューションを低価格で提供しています。
グループウェア機能を利用すれば、個人や他のメンバーのスケジュール、施設の利用状況、組織内に伝えたいメッセージ、特定の人に伝えたい伝言など、組織内にあるさまざまな情報を、毎日使うパソコン画面に整理されたかたちで表示して、社内の円滑なコミュニケーションが実現します。

特徴

• 得意先や自社工場とデータを共有するためのドキュメント管理機能搭載！
• 各利用者の設定機能を管理者が一括変更することができ一元管理で負荷を軽減！
• 1人あたり月額100円という低価格で導入可能！

費用

• 無料トライアル有無：〇
• 初期費用：10,000円
• 構築費用：非掲載
• サポート費用：非掲載
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • アルファオフィス　メガタイプ：1,000円/月（※10ユーザー・ディスク容量100MB）
  • アルファオフィス　ギガタイプ：10,000円/月（※10ユーザー・ディスク容量100GB）

機能

• スケジュール管理
• 施設予約
• ポータルの作成、表示
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• ワークフロー
• 電子会議室
• アドレス帳、ユーザー名簿
• 電子メール
• モバイルデバイス対応
• 組織情報の管理
• アクセス権限の設定
• 社外アクセス管理
• ユーザーアカウントの一時停止
• ログ管理
  

運営会社	株式会社大塚商会
URL	https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/groupware/alpha-office/

FlexBASE

FlexCRMから生まれた ずっと無料のグループウェアです。
スケジュール共有、ファイル共有、社内メッセージ、日報、ワークフロー等、有料グループウェアと同等のメニューが揃っています。また、ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作、スマートフォン対応など、今どきのユーザインタフェースを備えています。
他にも、FlexCRMや他のシステムと連携することで業務を改善したり、処理を自動化するなど、高度なご利用も可能。ユーザ数も無制限で少人数のチームから、1000人以上の企業様まで利用できます。

特徴

• ユーザ数は無制限、1GBまで無料で使える！
• 1GBを超えても 1ユーザあたり月額300円と低価格で使用可能！
• FlexCRMや他のシステムと連携でさらに高度な機能追加も！

費用

• 無料トライアル有無：〇
• 初期費用：0円
• 構築費用：0円
• サポート費用：0円
• 基本利用料／ユーザー利用料：
  • 無料プラン：0円（※1 GB / ワークスペース）
  • FlexCRM スタンダードプラン：1,200円/月/ユーザー

機能

• スケジュール管理
• 施設予約
• 掲示板、回覧板
• ファイル管理機能
• ワークフロー
• アドレス帳、ユーザー名簿
• モバイルデバイス対応
• 組織情報の管理
• アクセス権限の設定
• 社外アクセス管理

連携サービス

• FlexCRM
  

運営会社	ノイアンドコンピューティング株式会社
URL	https://flexbase.jp/index.html

グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアの導入は、企業に多くの恩恵をもたらす一方で、いくつかの課題や注意点も存在します。導入を成功させるためには、これらのメリットとデメリットを事前に正しく理解し、自社にとってのリスクを最小限に抑える対策を講じることが重要です。単に多機能なツールを導入するだけでは、期待した効果が得られないことも少なくありません。ここでは、グループウェアがもたらす代表的な利点と、導入時に直面しがちな欠点について、それぞれ具体的に解説していきます。自社の状況と照らし合わせながら、導入の是非を判断する材料としてください。

グループウェアのメリット

グループウェア導入の最大のメリットは、社内の情報共有が劇的に効率化されることです。スケジュール、タスク、資料、ノウハウといった情報が単一のプラットフォームに集約されるため、必要な情報へのアクセスが迅速になり、情報の属人化を防ぎます。また、ワークフロー機能による申請業務の電子化は、承認プロセスのスピードアップとペーパーレス化を実現し、管理コストの削減にも貢献します。さらに、チャットやWeb会議機能は、場所や時間にとらわれない柔軟なコミュニケーションを可能にし、テレワークの推進や意思決定の迅速化をサポートします。これらの効果が複合的に作用し、組織全体の生産性向上につながることが大きな利点です。

グループウェアのデメリット

一方、デメリットとしては、まず導入・運用コストが発生することが挙げられます。特に高機能な製品やオンプレミス型を選択した場合、初期費用や月額（年額）のライセンス費用が負担となる可能性があります。また、多機能であるがゆえに操作が複雑になり、従業員が使いこなせない、あるいは一部の機能しか利用されないというリスクもあります。ITリテラシーに差がある組織では、導入後の教育や定着化支援が不可欠です。さらに、既存の業務フローを新しいシステムに合わせる必要があるため、一時的に現場の混乱や抵抗を招く可能性も考慮しなければなりません。これらのデメリットを最小化するには、十分な導入準備と社内への丁寧な説明が求められます。

グループウェアの料金相場

グループウェアの料金相場は、提供形態や機能、サポート体制によって大きく変動します。

• 低価格帯（300円～800円）：スケジュール管理、掲示板、ファイル共有といった基本的な機能に絞られており、主に従業員100名以下の中小企業向けです。
• 中価格帯（800円～1,500円）：高機能なワークフロー、プロジェクト管理、充実したサポートが含まれ、中堅企業から大企業まで幅広く対応します。

無料プランを提供している製品もありますが、機能制限やユーザー数上限、広告表示などがあるため、本格的な業務利用には有料プランへの移行が前提となることが多いです。一方、オンプレミス型は、初期費用として数十万円から数百万円のライセンス費用や構築費用がかかりますが、月額のランニングコストは保守費用のみで済む場合があります。自社の予算と必要な機能、利用人数、将来的な拡張性を総合的に比較し、最適な料金プランを選ぶことが重要です。 

グループウェアを導入する際の注意点

グループウェアの導入を成功させるためには、いくつかの注意点があります。最も重要なのは、導入目的を曖昧にしないことです。「他社が導入しているから」といった理由ではなく、「申請業務の時間を半減させる」のように具体的な目標を設定し、それを全社で共有することが不可欠です。次に、現場の従業員の意見を聞かずに、経営層や情報システム部門だけで製品を選定しないことです。実際にツールを利用するのは現場の従業員であるため、操作性（UI/UX）が悪いと判断されれば、導入しても使われない「形骸化」のリスクが高まります。必ず無料トライアル期間を設け、主要な部門の代表者に操作感を試してもらうプロセスを踏むべきです。また、導入時の初期設定やデータ移行、従業員への教育計画を事前に策定しておくことも重要です。特に既存システムからの乗り換えの場合は、スムーズな移行を支援してくれるベンダーのサポート体制も確認しましょう。導入して終わりではなく、利用状況を定期的にモニタリングし、活用方法を改善していく運用体制を築くことが、長期的な成功の鍵となります。

グループウェアに関するFAQ

グループウェアの導入を検討する際、多くの担当者様が共通の疑問や不安を抱えています。ここでは、比較検討の段階や導入プロセスでよく寄せられる質問（FAQ）をピックアップし、それらに対する一般的な回答を解説します。例えば、無料プランの活用範囲、導入にかかる期間、そしてクラウド型とオンプレミス型の具体的な違いなど、意思決定の助けとなる情報をまとめました。これらの回答を参考にすることで、自社の状況に照らし合わせた際の疑問点をクリアにし、より具体的な導入計画を進めることができるでしょう。

Q1. 無料（フリープラン）のグループウェアでも十分ですか？

無料のグループウェアは、コストをかけずに基本的な情報共有を試せる点が魅力です。数名程度の小規模なチームや、特定の機能（チャットやスケジュール共有のみ）だけを試したい場合には十分活用できるでしょう。しかし、多くの無料プランには、利用できるユーザー数の上限、ストレージ容量の制限、広告の表示、サポート体制の欠如といった制約があります。また、ワークフロー機能や詳細なアクセス権限管理など、企業活動に不可欠な機能が省かれていることがほとんどです。セキュリティ面での懸念もあるため、本格的な全社導入や機密情報を扱う業務には不向きです。まずは無料プランで操作感を試し、自社の要件を満たすためには有料プランが必要かどうかを判断するのが賢明です。

Q2. 導入までにどれくらいの期間がかかりますか？

導入にかかる期間は、選択する製品のタイプや企業の規模、準備状況によって大きく異なります。クラウド型グループウェアの場合、アカウントを発行して基本的な設定を行うだけなら、最短で即日～数日で利用開始が可能です。ただし、全社的に展開し、従業員が実際に使いこなせる状態にするには、初期設定、既存データの移行、従業員への操作説明会などを含め、1ヶ月から3ヶ月程度を見込むのが一般的です。一方、オンプレミス型の場合は、サーバーの調達・構築、システム設計、インストール、カスタマイズが必要になるため、要件定義から本格稼働までに半年から1年以上かかるケースも珍しくありません。スムーズな導入のためには、余裕を持ったスケジュール策定が重要です。

Q3. オンプレミス型とクラウド型はどちらが良いですか？

オンプレミス型とクラウド型のどちらが優れているかは、企業のIT方針、予算、セキュリティ要件によって異なります。クラウド型は、サーバー管理が不要で初期費用が安く、迅速に導入できる点が最大のメリットです。テレワークやマルチデバイス対応にも優れています。一方、オンプレミス型は、初期コストは高いものの、自社のセキュリティポリシーに合わせた厳格な運用が可能で、既存システムとの高度な連携や自由なカスタマイズが行える点が強みです。近年は、セキュリティと利便性を両立したクラウド型が主流ですが、特定の業種や厳格な情報管理が求められる大企業では、依然としてオンプレミス型が選択されることもあります。自社の優先順位を明確にして比較することが肝心です。

まとめ

いかがだったでしょうか？

「グループウェア」には各社から様々なサービスがリリースされており、金額も一定の機能までは、無料でずっと使用できるものから、初期費用だけで数百万円かかるプランまであります。
また、機能についてもバックオフィス業務効率化や、ファイル共有・掲示板など組織内の情報共有に留まるものもあれば、営業支援（SFA）の機能まで兼ね備えているものもあります。

まずは、自社でどんな機能が必要か予算はいくらくらいなのかなどを検討してから、各社サービスを比較していくと良いでしょう。無料トライアルがあるサービスもありますので、まずは試してみて使い勝手などを実際に確かめてみるのも良いでしょう。