ビジネスフォンのままでもCTIは導入できる！導入方法や仕組みを解説

主装置と専用の電話機を組み合わせた企業用電話のビジネスフォン。基本機能はそろっているものの、電話業務の効率化がしづらいと考える方も多いでしょう。実は既存のビジネスフォンでも、CTIシステムを導入し接続すれば、コンピュータと連携させることが可能です。

本記事では、ビジネスフォンの概要や、ビジネスフォンでCTIを導入する方法、コンピュータでビジネスフォンを利用する仕組みを解説します。

ビジネスフォンとは企業用の電話システムのこと

ビジネスフォンとは、主装置と専用の電話機を組み合わせて使う、企業用の電話システムのことです。家庭用電話とは異なり、ビジネスフォンでは、1つの電話番号にかかってきた着信に複数の電話機で受電でき、発信もできます。また、内線と外線の制御や保留、転送、リダイヤル機能など、業務上必要なさまざまな電話機能を使える点が特徴です。

なお、ビジネスフォンとPBX（電話交換機）は主な機能が似ているものの、同じものではありません。ビジネスフォンは接続できる電話機の台数が少ないため、小規模の事業所などで契約していることが多いでしょう。一方、PBXは数千代の電話機と接続でき、コンピュータなど接続できる周辺機器が多い点が特徴です。このため、コールセンターのように架電や入電の多い業種で利用することが多いでしょう。

既存のビジネスフォンでCTIを利用するときはCTIシステムを導入する

CTIとは電話とコンピュータを連動できる仕組みのことです。ビジネスフォンを利用していると、顧客情報をコンピュータで管理・確認して業務を効率化したいと思うこともあるでしょう。

実は、既存のビジネスフォンでもCTIシステム（サーバー）を導入すれば連携は可能です。やり方はCTIサーバーに主装置とコンピュータをLAN接続するだけです。これにより、双方が連動するため、受話器を手に取りながらパソコンの画面で必要な情報を確認できるようになるなど、CTIの基本的な機能を使えるようになります。

手軽な方法はクラウド型CTIでのビジネスフォン活用

とはいえ「CTIシステムの導入には、手間もコストもかかるのでは？」と、不安に感じる方もいるでしょう。CTIシステムと一口にいっても、サーバーの利用方法には以下の2種類があり、それぞれ導入方法が異なります。

クラウド型

クラウド型とは、CTIシステムを提供する企業のサーバーに、インターネットを介してアクセスし、システムを利用する方法です。自社で独自にCTIシステムを構築・運用する必要がないため、コストや手間を抑えられるだけでなく、導入までのスピードも早められます。ただし、カスタマイズ性は高くありません。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、自社でCTIシステムを構築し、社内にサーバーや通信回線を設置して運用する方法です。一からシステムを構築できるので自由度が高くなります。また、自社管理セキュリティ対策も施しやすい点が特徴です。しかし、導入コストは高額で、実際に運用するまでに時間もかかります。

以上の特徴から、手軽にCTIシステムを導入したい場合は、クラウド型のサーバーを選ぶのがおすすめです。なおクラウド型はカスタマイズ性が低いといっても、提供企業（ベンダー）も多く、選択できる仕組みもさまざまであるため、自社の状況に適したものを選ぶと良いでしょう。

IP電話もCTIの導入は可能

最近の企業では、企業用電話をビジネスフォンではなく、インターネット回線のIP電話のみとしているところもあるでしょう。IP電話であっても、CTIシステムを導入すれば、電話とコンピュータをつなげることが可能です。

やり方は、CTIサーバーをインターネットを介し、IP電話と社内LANのルーターに接続するだけです。

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パソコンをビジネスフォンとして使いたいならクラウドPBX

現在ビジネスフォンは導入していないものの、コンピュータでビジネスフォンと同様の仕組みを使いたいなら、クラウドPBXを導入してもよいでしょう。クラウドPBXとは、インターネット上のクラウド内に従来のPBXの仕組みを構築し、インターネットを介してビジネスフォンと同様の仕組みを利用できる方法です。

クラウドPBXなら、インターネットさえつながればパソコン・スマートフォン・タブレットなど、端末を問わず代表番号での受発信が可能です。また、端末を問わず内線電話が利用できるため、通話料の削減にも役立ちます。リモートワークを導入するときや、営業・出張が多い企業にも適した仕組みです。

ビジネスフォンでもCTIは利用できる

企業向け電話のビジネスフォンやIP電話であっても、CTIシステムを導入すればコンピュータ上で顧客情報の確認などができるようになります。またクラウド型CTIシステムであれば、手間もコストも抑えながら、電話業務の効率化や改善が可能です。

なおCTIシステムは提供する会社により、料金や基本機能・追加機能などにも違いがあるため、自社の業態や事業規模に適したものを導入するのがおすすめです。