ペーパーレス会議システムのクラウド型・オンプレミス型ではどちらを選ぶべき？　特長やタイプも解説！

ペーパーレス会議システムは、紙の資料をデジタル化し、会議の準備や進行の効率化、資料管理の手間やコストの軽減などを支援してくれるシステムです。ペーパーレス会議システムの提供形態は大きく分けてクラウド型とオンプレミス型に分けられますが、導入する際はどちらを選べば良いのでしょうか。

本記事ではペーパーレス会議システムの概要やシステムを使ってできること、クラウド型・オンプレミス型ペーパーレス会議システムの特長などを解説します。同じペーパーレス会議システムでもクラウド型かオンプレミス型かで特長や強みが異なります。導入するペーパーレス会議システム選びに迷っている方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

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ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、会議で使用する紙の資料をデジタル化するシステムのことです。

紙の資料をデジタル化することで、資料作成にかかるコストや手間を削減し、オフライン会議・オンライン会議の進行をスムーズに進めることができます。また物理的に資料を管理する必要がなくなる上、必要なときに必要な資料を簡単に検索することが可能です。資料の紛失や盗難のリスクもなくなるため、情報漏えいのリスクも軽減できるでしょう。

近年、企業にも環境への配慮が求められるようになりました。環境への配慮への取り組みの一環として、紙の資料を減らせるペーパーレス会議システムを導入する企業も増えてきています。

ペーパーレス会議システムでできること

ペーパーレス会議システムによって搭載されている機能は異なりますが、多くのシステムには、会議準備から会議の進行、資料管理、セキュリティ強化などに役立つさまざまな機能が搭載されています。ここからは、ペーパーレス会議システムでできることをご紹介します。

会議の準備

ペーパーレス会議システムを活用すると、手間や時間を削減しながら会議の準備が進められるようになります。

会議を行うためには作成した資料を配布しなければなりません。これまで紙に印刷して参加者に配布していた資料も、ペーパーレス会議システムを活用すれば、システムにアップロードするだけで、各参加者のデバイスから閲覧できるようになります。会議ごとに資料を一カ所にまとめて整理できるシステムもあるので、会議の際には必要な資料をすぐに取り出すことが可能です。

またシステムの中には、会議の開催や関連する業務連絡、資料の更新などを通知する機能を搭載したものもあります。

会議の運営・コミュニケーションの補助

ペーパーレス会議システムを活用すると、円滑な会議の運営やコミュニケーションの補助もできるようになります。

ペーパーレス会議システムは、発表者と参加者の画面の切り替えができる機能や、参加者のデバイスに発表者が見ている画面を同期する機能、画面の分割機能などを備えたものが多いです。見てもらいたい資料を参加者の画面に示せるので、会議への理解を深めやすくなり、進行がスムーズに行えるようになります。リアルタイムでの同時編集ができるシステムなら、議論を重ねながら資料をアップデートできるため、議論が活発になりやすいです。システム上でアンケートを実施・集計できるシステムは、円滑な意思決定に役立てられるでしょう。

またシステムによってはWeb会議機能や通話機能、チャット機能などを搭載しているものもあります。URLやパスコードを発行することにより、ユーザー登録を行っていないゲストを招待できるシステムもあるので、外部の参加者がいる場合にも手間なく参加を促せます。

資料の閲覧

ペーパーレス会議システムを活用すると、資料の閲覧も効率的に行えるようになります。

多くのシステムは資料の並列や固定表示にも対応しています。会議中はさまざまな資料に目を通さなければならないことも多いですが、ペーパーレス会議システムを利用すれば、資料の比較を行いながらも、重要な資料を固定表示できるため、混乱を防ぎながら資料の閲覧が行えます。

またキーワードでの資料検索や、一括ダウンロードが可能なシステム、付箋機能を搭載したシステムなどもあるので、会議後の資料閲覧や資料管理にも手間がかかりません。オフラインで閲覧できる機能を搭載したシステムなら、インターネット環境がない出先などでも資料を活用できます。

情報漏えいの防止

ペーパーレス会議システムを利用すると、情報漏えいの防止のための対策も講じやすいです。

前述した通り、デジタル化した資料は紛失や盗難のリスクが少ないため、情報漏えいを防ぎやすい傾向にあります。ただし、誰でもアクセスやダウンロードができる状態にあると、デジタル化しても情報漏えいが起こってしまうかもしれません。

多くのペーパーレス会議システムは、資料ごとや参加者ごとに閲覧や印刷、保存などの権限設定や、ID・パスワードや指紋認証などの認証システムに対応しているので、不正アクセスを防止しやすいです。会議が終了すると資料をすぐに削除する設定が行えるシステムを選べば、情報漏えい防止のための対策をさらに強化できるでしょう。

暗号化に対応しているシステムも多いため、外部からの不正アクセスによる情報漏えいへの対策も行えます。

ペーパーレス会議システムの提供形態は2つ

ペーパーレス会議システムの提供形態には、クラウド型とオンプレミス型の2つがあります。

クラウド型とは、インターネットにアクセスしてシステムを利用する方法です。システムを提供するベンダーのデータセンターにサーバーを設置して使うので、自社でサーバーを用意する必要がありません。

一方オンプレミス型とは、自社サーバーにシステムをインストールし、社内ネットワークやVPN接続を介して、システムを利用する方法です。社内ネットワークで利用するため、クラウド型と比較するとセキュリティに強い傾向にあります。

ペーパーレス会議システムを導入する際は、二つの違いを把握し、自社に適した提供形態のシステムを選ぶようにしましょう。

クラウド型のペーパーレス会議システムの特長

ここからは、クラウド型のペーパーレス会議システムの3つの特徴をご紹介します。

初期費用・運用費用を安く抑えられる

クラウド型のペーパーレス会議システムの特長の一つは、初期費用・運用費用を安く抑えられることです。

前述した通り、クラウド型のペーパーレス会議システムは、自社でサーバーを用意する必要がありません。専用のハードウェアを購入しなくても導入できるため、自社サーバーを用意する必要があるオンプレミス型と比較すると、初期費用を抑えやすいです。サーバーを構築する手間がかからないので、専門知識を持った人材がいなくても導入でき、導入にかかる期間も抑えられます。

またシステムのアップデートやメンテナンスなどをベンダーに任せられるため、運用にかかるコストも抑えることが可能です。月々のシステム利用料は発生しますが、オンプレミス型と比較すると低コストで運用できるでしょう。

ストレージ容量の拡張が簡単にできる

ストレージ容量の拡張が簡単にできることも、クラウド型のペーパーレス会議システムの特長です。

システムの利用環境や状況によっては、導入後に必要なストレージ容量が変わってくることもあります。クラウド型のペーパーレス会議システムなら、柔軟にストレージ容量を拡張できるため、膨大な大容量ファイルを扱うことになっても、容量不足でシステムが十分に使えないという心配はありません。

同じシステムでも異なるストレージ容量のプランを用意しているものや、追加のたびにコストが発生するものがあります。

インターネットさえあればどこでも使える

インターネットさえあればどこでも使用できることも、クラウド型のペーパーレス会議システムの特長です。

インターネット経由で利用するクラウド型のペーパーレス会議システムは、インターネットが利用できる環境なら、どこからでもアクセスが可能です。出先や自宅からもアクセスできるため、出張が多い社員を抱えている企業や、リモートワークを導入している企業でも、システムを活用しやすいでしょう。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。

オンプレミス型のペーパーレス会議システムの特長

ここからは、オンプレミス型のペーパーレス会議システムの特長をご紹介します。

カスタマイズできる

オンプレミス型のペーパーレス会議システムの特長は、カスタマイズが可能なことです。

サーバーやハードウェアを自社で用意する必要のあるオンプレミス型のペーパーレス会議システムは、システムを自由にカスタマイズできます。その分、導入には時間がかかる傾向にあり、専門知識のある人材も必要になりますが、自社の求める仕様に合わせて最適なシステムを構築できるでしょう。

アクセス制限などのセキュリティに関する機能もカスタマイズできるため、セキュリティ対策をより徹底したい企業にもおすすめです。また将来的に機能の追加が必要になった場合も、オンプレミス型のペーパーレス会議システムなら柔軟に対応できます。

既存のソフトウェアと連携させられる

既存のソフトウェアと連携させられることも、オンプレミス型のペーパーレス会議システムの特長です。

クラウド型の場合、システムによっては既存のソフトウェアとの連携が難しいケースもあります。その場合、既存のソフトウェアと分けて運用しなければならないので、効率の良い運用ができません。

その点オンプレミス型なら、すでに導入しているWeb会議システムを連携させたり、蓄積したデータを有効活用したりすることが可能です。もちろん今後導入予定のソフトウェアと連携させて、システムを構築することもできます。

オフライン環境でも使える

オフライン環境でも使えることも、オンプレミス型のペーパーレス会議システムの特長です。

インターネット回線にトラブルが起きた場合、クラウド型はシステムにアクセスできなくなってしまいます。しかし、オフラインでも利用できるオンプレミス型なら、社内ネットワークを経由することで問題なく利用できるため、業務が滞ってしまう心配がありません。

また社内ネットワークに限定してシステムを構築すれば、インターネットに接続する必要なくシステムを利用できます。インターネットに潜むさまざまな脅威からシステムを守ることができるので、高度なセキュリティを維持できるでしょう。

クラウド型とオンプレミス型、どちらを選ぶべき？

クラウド型とオンプレミス型のペーパーレス会議システムは、どちらにも優れた点があるため、どちらを選ぶべきか迷ってしまう方も少なくありません。

自社に合ったペーパーレス会議システムを選ぶためには、自社がペーパーレス会議システムにどのようなものを求めているのかを明確にする必要があります。

出張先や自宅から会議に参加する社員が多く、会議の実施の利便性を高めたいなら、クラウド型のペーパーレス会議システムを選ぶのがおすすめです。オンプレミス型で社外からアクセスする場合、VPNといった専用回線を用意する必要があるので、社外からの利用のハードルが高い傾向にあります。導入や運用にかかるコストを抑えつつ、紙の資料にかかるコストや手間を削減したい場合も、クラウド型が適していると言えるでしょう。

一方、会議で機密資料を扱うことが多く、高度なセキュリティを求めている企業なら、オンプレミス型のペーパーレス会議システムがおすすめです。自社のニーズに合わせて、細部までカスタマイズしたシステムを導入したい場合も、オンプレミス型を選ぶと良いでしょう。

まとめ

会議の準備や進行、資料の管理を効率化できるペーパーレス会議システムは、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型に分けられます。クラウド型なら、導入や運用にかかるコストを抑えられる上、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。一方、オンプレミス型は、自社に合ったシステムを構築でき、オフライン環境でも利用が可能です。それぞれに優れた点があるため、ペーパーレス会議システムの提供形態を選ぶ際は、自社がシステム導入で何を求めているかを明確にした上で、自社に合った提供形態を選ぶようにしましょう。

こちらのページでは、おすすめのペーパーレス会議システム13選の特徴や機能を比較してご紹介しています。ペーパーレス会議システム導入のメリットや導入時の注意点、サービス選びのポイントなどもまとめていますので、導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。


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