【人事担当者必見】リファレンスチェックとは？　実施するメリットや流れ、質問内容について解説

近年、中途採用でリファレンスチェックを実施する企業が増えてきています。しかし「リファレンスチェック」という言葉は耳にしたことがあるものの、具体的な内容は知らない、実際にどのような効果が見込めるのか分からない、という方も多いのではないでしょうか。

本記事では、リファレンスチェックの概要や実施するメリット、主な流れなどについて詳しく解説します。企業の人事・採用担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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リファレンスチェックとは？

リファレンスチェックとは、採用候補者（求職者）の人柄や勤務態度、スキルなどについて、採用を行う企業が候補者の現職・前職の上司や同僚（推薦者）に確認をする調査のことです。主に中途採用において行われ、実際に候補者と一緒に働いたことのある第三者からの評価を把握できます。

リファレンスチェックは、候補者に無断で行うことはできません。必ず候補者と推薦者の同意を得た上で実施します。企業によっても異なりますが、候補者の現職または前職の上司や同僚2～3名に依頼をするケースが多いです。

バックグラウンドチェック（前職調査）との違い

リファレンスチェックと似た言葉に「バックグラウンドチェック（前職調査）」がありますが、リファレンスチェックとバックグラウンドチェックは、それぞれ目的や調査内容が異なります。

バックグラウンドチェックは、候補者の応募書類に虚偽や間違った情報がないかを確認することが目的の調査です。一般的には、第三者の調査機関（専門会社）が候補者の職歴や学歴、不祥事・金銭トラブルの有無、SNSでの問題投稿の有無などを調査します。どちらかというと、候補者のネガティブチェックに使われることが多いです。

リファレンスチェックは、主に候補者の人物像やスキルなどを調査して採用のミスマッチを防ぐことが目的の調査です。企業によっても異なりますが、一般的には採用企業の担当者が調査を行います。バックグラウンドチェックとの違いの一つには、候補者のネガティブな面だけではなく、ポジティブな面を確認することが多い点が挙げられます。

どれくらいの企業が実施している？　リファレンスチェックの実施率

日本では、どのくらいの企業がリファレンスチェックを実施しているのでしょうか。2021年に人材紹介会社のエンワールド・ジャパンが実施した調査では、以下のような結果となっています（※）。

	リファレンスチェックを実施している企業の割合	リファレンスチェックを実施していない企業の割合	リファレンスチェックを実施しているか分からないと回答した企業の割合
全体	41％	52％	7％
外資系企業	58％	39％	3％
日系企業	23％	66％	11％

上記のデータを見ると、外資系企業では半数以上がリファレンスチェックを実施していることが分かります。また「リファレンスチェックによって得られた情報が採用判断に影響している」という企業は、約7割でした。詳細は以下の通りです。

	リファレンスチェックが採用の判断に大きく影響している企業の割合	リファレンスチェックが採用の判断に少し影響している企業の割合	リファレンスチェックが採用の判断にほとんど影響しない企業の割合	リファレンスチェックが採用の判断に全く影響しない企業の割合
全体	26％	42％	27％	3％
外資系企業	23％	39％	33％	4％
日系企業	33％	48％	12％	－

上記のデータから、リファレンスチェックが採用の判断に役立っている企業が多いということが分かります。

※PR TIMES.「【中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査】実施率は外資系企業 58%、日系企業23％　7割が「採用判断に影響」」.（2021-03-10）

リファレンスチェックのメリット

リファレンスチェックを実施する、主なメリットをご紹介します。

書類や面接だけでは分からない候補者の人柄や働き方を把握できる

リファレンスチェックを実施すれば、書類や面接だけでは分からない、候補者の人柄や働き方、能力などを知ることができます。上司・同僚・部下といったさまざまな立場の第三者から見た候補者の人物像が明らかになる点は、リファレンスチェックの大きなメリットの一つです。候補者本人も気づいていない、長所や短所を知ることができるかもしれません。

候補者情報の事実確認ができる

候補者の人柄や勤務態度だけではなく、履歴書や職務経歴書に記載されている候補者情報を事実確認できる点が、リファレンスチェックのメリットの一つです。現職や前職の在籍期間や勤務状況などを一緒に働いていた第三者にヒアリングすれば、バックグラウンドチェックに類似した内容を確認できます。

その他にも、書類や面接時に候補者から伝えられていたことに間違いがないか、誇張がないかといったことの裏付けを取ることも可能です。

入社後のミスマッチを防げる

書類選考や面接では問題がなかったとしても、入社後に候補者と企業間でミスマッチが生じてしまうことがあります。ミスマッチが生じると、早々に退職されてしまう、候補者や既存社員のモチベーションが低下するといった、さまざまなリスクにつながるでしょう。

リファレンスチェックを行えば、候補者についてよく知る第三者への調査を基に、候補者の考え方や性質を詳しく把握できます。企業の理念や風土に合った人物かどうかも、より高い精度で判断できるでしょう。

候補者と一緒に働く上で相性の良い社員や悪い社員、注意点なども事前に調査できるので、候補者が入社後に早期活躍できる土台を作りやすくなります。

コーポレートガバナンスを強化できる

コーポレートガバナンスとは、企業の不正や不祥事を防ぎ、公平かつ透明性のある経営を行うための仕組みのことです。採用した人材が大きなトラブルを起こしてしまい、企業全体が顧客や世間からの信頼を失ってしまう可能性もゼロではありません。

リファレンスチェックを行い、第三者の客観的な視点で候補者のこれまでの働き方や人となりを把握することで、信頼できる人材なのかを判断しやすくなります。結果として、コーポレートガバナンスを強化でき、企業全体のリスクマネジメントにつながるでしょう。

リファレンスチェックは違法？

結論から述べると、リファレンスチェックは違法ではありません。しかし、実施に当たってはいくつか注意点があるので、事前にしっかり把握しておきましょう。

リファレンスチェックで得られる候補者・推薦者の情報は、個人情報に該当する可能性があります。個人情報を取得する場合、原則として事前に利用目的を明かし、対象者の同意を得なければなりません。リファレンスチェックでも、実施前に候補者と推薦者に内容の詳細を伝えて同意を得る必要があります。

個人情報を同意なく、第三者へ提供することもNGです。リファレンスチェックの際に、推薦者に候補者の個人情報を勝手に共有してはいけません。必ず候補者・推薦者の同意を得てから、リファレンスチェックを実施してください。

リファレンスチェックを実施するタイミング

リファレンスチェックのタイミングは、企業ごとに自由に決めて問題ありません。一般的には最終面接の前や、内定を出す前に実施する企業が多いです。ここからは、それぞれのタイミングでリファレンスチェックを実施するメリットをご紹介します。

最終面接の前

リファレンスチェックを実施するおすすめのタイミングは、最終面接の前です。最終面接の前にリファレンスチェックを行うことで、その結果を踏まえて面接に臨めます。面接の際には、推薦者から得た情報を基に気になったことを質問すれば、候補者の人柄や実績をより深く把握できるでしょう。

ただし、最終面接の前のタイミングでは、候補者は現職の企業に転職活動をしていることを明かしていないケースがほとんどです。リファレンスチェックを実施するには、推薦者となる現職の上司や同僚に転職する可能性があることを伝える必要があります。候補者によっては転職や退職の意向を伝えるのを嫌がり、リファレンスチェックを拒否される可能性があることは認識しておきましょう。

内定を出す前

最終面接が終わって内定を出す前も、リファレンスチェックを実施するのにおすすめのタイミングです。

リファレンスチェックを実施した結果、候補者を不採用にする場合もあるでしょう。しかし、内定を出した後のタイミングでは、基本的に不採用にすることはできません。内定取り消しが認められるのは、経歴詐称といった重大な理由がある場合に限られます。そのため、リファレンスチェックは内定を出す前に実施するのがよいでしょう。

内定前の段階では、候補者が現職の企業に転職や退職の話をしているケースも多く、リファレンスチェックをスムーズに進めやすいという点も、このタイミングでの実施をおすすめする理由の一つです。

リファレンスチェックの主な流れ

リファレンスチェックは、大きく以下の2パターンに分けることができます。

• 候補者に推薦者を紹介してもらうパターン
• 採用企業が推薦者を探すパターン

パターン別に、リファレンスチェックの主な流れについて見ていきましょう。

候補者に推薦者を紹介してもらう場合

候補者に推薦者を紹介してもらう場合のリファレンスチェックの主な流れは、以下の通りです。

主な流れ	概要
企業から候補者にリファレンスチェックについての説明をする	・企業が候補者に対してリファレンスチェックの概要や実施する目的、主な流れなどについて説明をする ・候補者から質問があった際には、丁寧に回答することが大切
候補者にリファレンスチェックの同意を得る	・リファレンスチェックでは、必ず候補者の同意が必要同意を得てから、次のステップに進む
候補者が推薦者を選定する	・企業が提示した推薦者の条件を基に、候補者が推薦者を選定する ・候補者は推薦者に対して、リファレンスチェックの概要や目的、流れについて説明する ・推薦者からの同意を得る
候補者が企業に推薦者の連絡先を伝える	・推薦者からの同意を得られたら、候補者は推薦者の連絡先を企業に伝える
企業は推薦者に連絡をして、リファレンスチェックの日程を決める	・企業が推薦者に連絡をして、リファレンスチェックの日程をすり合わせる ・実施形態（対面・電話・メール・Web上のリファレンスチェックサービスなど）についても伝える
企業はリファレンスチェックの実施日までにヒアリングする内容を決める	・企業はリファレンスチェックの実施日までに、推薦者にヒアリングする内容をまとめる ・採用に役立つ質問を用意しておくことが大切
リファレンスチェックの実施	・事前に決めた日時に、リファレンスチェックを実施する

採用企業が推薦者を探す場合

採用企業が推薦者探す場合のリファレンスチェックの主な流れは、以下の通りです。

主な流れ	概要
企業から候補者にリファレンスチェックについての説明をする	・企業が候補者に対してリファレンスチェックの概要や実施する目的、主な流れなどについて説明をする
候補者にリファレンスチェックの同意を得る	・リファレンスチェックでは、必ず候補者の同意が必要
企業が推薦者を選定する	・候補者から同意を得られたら、企業が推薦者を選定する ・候補者の職務経歴にある現職もしくは前職の情報を基に適した推薦者を探す
企業が推薦者に連絡をして、リファレンスチェックの同意を得る	適した推薦者を見つけたら、企業から推薦者に連絡をする推薦者にリファレンスチェックの概要や目的を説明し、同意を得る
企業と推薦者間でリファレンスチェックの日程を決める	・リファレンスチェックを実施する日程を決める ・実施形態（対面・電話・メール・Web上のリファレンスチェックサービスなど）についても推薦者に伝える
企業はリファレンスチェックの実施日までにヒアリングする内容を決める	・企業はリファレンスチェックの ・実施日までに、推薦者にヒアリングする内容をまとめる採用に役立つ質問を用意しておくことが大切
リファレンスチェックの実施	・事前に決めた日時に、リファレンスチェックを実施する

リファレンスチェックでヒアリングする主な内容

リファレンスチェックでヒアリングする主な内容は、以下の通りです。

• 職務経歴
• 現職または前職の在籍期間
• 現職または前職の勤務態度
• 仕事に対する価値観・姿勢
• 人間関係
• 候補者の強み・弱み
• 業務スキル・実績・評価

企業が知りたいこと・深掘りしたいことに応じて、ヒアリング内容を決めましょう。なお、候補者の人種や信条、社会的身分、病歴といった、要配慮個人情報に該当する質問はできないので注意してください。

質問例

リファレンスチェックにおける具体的な質問例を、いくつかピックアップしてご紹介します。ヒアリング内容を考える際に、参考にしてみてください。

質問区分	質問例
勤務態度に関する質問	・○○さん（候補者）の勤務態度はどうでしたか ・○○さんは今まで遅刻や欠勤はありましたか。遅刻や欠勤があった場合、どのような理由でしたか ・セクハラやパワハラといった問題行動はありませんでしたか ・勤務態度で気になることや、トラブルはありましたか
仕事に対する価値観・姿勢に関する質問例	・○○さんのキャリアビジョンはどのようなものでしたか仕事に前向きに取り組んでいましたか仕事上の悩みは抱えていましたか ・○○さんは主体的でしたか。それとも受動的でしたか ・○○さんと一緒に働く上で注意する点はありますか
人間関係に関する質問例	・○○さんは周りとコミュニケーションを取る上で問題はありませんでしたか ・○○さんの苦手な人物はいましたか。いた場合はどのような人物でしたか ・○○さんと、また一緒に働きたいと思いますか
強み・弱みに関する質問例	・○○さんの長所・短所を教えてください ・○○さんが個人で働くときとチームで働くとき、どちらの方がより強みを発揮していましたか ・リーダーシップとメンバーシップ、どちらに優れていますか ・トラブルが発生したとき、どのように解決していましたか ・○○さんが今後、仕事上で改善すべき点は何だと思いますか
業務スキル・実績・評価に関する質問例	・○○さんが上げた大きな成果は何だと思いますか ・○○さんが仕事上で大きな成果を上げられた、または上げられなかった理由はなんだと思いますか ・○○さんは仕事で壁にぶつかったとき、どのように乗り越えていましたか ・○○さんのスキルが発揮できる環境はどのようなものでしょうか

リファレンスチェックを拒否されたらどうする？

繰り返しになりますが、リファレンスチェックを実施するには、候補者・推薦者の同意が必要です。しかし、以下に挙げるような理由で、候補者や推薦者からリファレンスチェックを拒否されてしまうこともあります。

• 候補者が転職活動をしていることを現職に伝えていない
• 候補者が現職で退職を引きとどめられている
• 候補者が適任者（推薦者）を見つけられない
• 推薦者が多忙でリファレンスチェックに対応できない

ここからは、候補者と推薦者にリファレンスチェックを拒否されてしまった場合の対処法をご紹介します。

リファレンスチェックのタイミングを変更する

「候補者が転職活動をしていることを現職に伝えていない」「推薦者が多忙でリファレンスチェックに対応できない」ということが理由でリファレンスチェックを拒否されてしまった場合は、実施タイミングを変更することを検討しましょう。

例えば、最終面接の前にリファレンスチェックの実施を予定していた場合は、内定を出す前に変更するなど、実施タイミングを後ろ倒しにする方法があります。ただし、前述した通り内定後まで引き延ばしてしまうと、リファレンスチェックでどのような結果だったとしても内定を取り消すことはできないのでご注意ください。

推薦者を変更する

「候補者と推薦者の関係性が悪い」「候補者が転職活動をしていることを知られたくない」「推薦者が忙しい」という理由でリファレンスチェックを拒否されてしまった場合は、推薦者を変更するのも一つの方法です。

候補者が現在勤めている企業の上司・同僚の中でリファレンスチェックを依頼できる人が見つからない場合は、以下に挙げる人も推薦者の対象にしましょう。

• 前職や前々職の上司・同僚
• 現職を退職している元上司・元同僚

対象範囲を広げることで、リファレンスチェックに同意してもらえる可能性が高まります。

リファレンスチェックツールを使用する

対面や電話などでリファレンスチェックを実施する場合、推薦者のスケジュールを押さえなければなりません。推薦者によっては「忙しくてまとまった時間を確保できない」という理由で、リファレンスチェックを拒否されてしまうこともあります。

リファレンスチェックツールを導入すれば、Webサイト上でリファレンスチェックを行える上に、特定の期間内であれば都合の良いタイミングで回答することができます。そのため忙しい人でも、対応してもらいやすくなるでしょう。

「back check」や「MiKiWaMe Point」など、回答率90％以上を誇るリファレンスチェックツールもあります。おすすめのリファレンスチェックツールを知りたい場合は、以下の記事をチェックしてみてください。

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企業がリファレンスチェックを実施する際に押さえておくべきポイント

ここからは、企業がリファレンスチェックを実施する際に押さえておくべきポイントをご紹介します。

就職差別につながる内容は聴取できない

リファレンスチェックでは、どのような内容でもヒアリングできるわけではありません。特に以下に挙げるような、本人の適性や能力と関係のない内容は質問してはいけません。

• 本人に責任のない事柄：本籍や出生地、住宅環境、家庭環境、家族の職業など
• 本来自由であるべき事柄：思想、信条、宗教、支持政党、購読新聞、社会運動に関することなど

リファレンスチェックのみで合否を判断しない

リファレンスチェックで得られた情報は、候補者に関する客観的な意見・評価ではあるとはいえ、必ずしも正しいとは限りません。

例えば、候補者と良好な関係にある推薦者であれば、候補者の欠点をあえて伏せる可能性もあります。反対に候補者との関係性が良くない推薦者の場合は、マイナスの面を誇張する可能性もゼロではありません。

リファレンスチェックは、あくまでも選考を考える上での判断材料の一つとするのがよいでしょう。

実施には工数がかかる

リファレンスチェックを実施する際には、当然ですが採用担当者の工数がかかります。通常の選考フローに加えて、候補者や推薦者にリファレンスチェックの説明をしたり、ヒアリングの内容を考えたりしなければなりません。リファレンスチェックの実施を検討する際には、採用担当者の工数がどのくらいかかるのかシミュレーションをすることが大切です。

なるべく工数を抑えたい場合は、リファレンスチェックツールの導入を検討しましょう。リファレンスチェックツールによっては、候補者・推薦者へ説明して同意を得るところから、ヒアリング、ヒアリング結果のレポート作成までワンストップで対応でき、採用担当者の負担を減らすことができます。

各リファレンスチェックツールで特長や機能、費用などが異なるので、しっかりと比較検討した上で自社の目的に合ったものを導入しましょう。

リファレンスチェックを実施して、自社に合った人材を採用しよう

リファレンスチェックは、選考中の候補者の人柄や働きぶり、スキルなどを、候補者と一緒に働いたことのある第三者からヒアリングできる方法です。候補者について客観的な意見を聞くことができ、採用のミスマッチを防いだり、コーポレートガバナンスの強化につながったりと、さまざまなメリットがあります。

一方で、リファレンスチェックによって採用担当者の負担が増えてしまうという注意点もあるので、どの程度工数がかかるのかを事前にシミュレーションしておきましょう。なるべく負担を軽減したい場合は、リファレンスチェックツールの導入がおすすめです。一口にリファレンスチェックツールといっても、費用や特長などがそれぞれ異なるので、自社に合ったツールを探してみてください。

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