営業効率爆上げ！AI活用で変わる3つの必須機能と実践

AIを使うメリットはなんといっても業務が効率化されることですよね。
では営業が使うべきAI機能について解説していきます。

営業が使うべきAI機能3選

① 議事録機能

営業はアポが多く、アポで話した内容をまとめる議事録作成に時間を費やしてしまうのは大きな課題です。ある調査によると、平均して1日に1～2時間以上も議事録作成に時間がかかっているという報告もあります。AIの議事録機能は、この非効率な作業を劇的に改善することができます。AIを活用することで移動時間や次のアポまでのスキマ時間を有効活用できるようになり、営業担当者の負担軽減と生産性向上につながります。

② メール作成

営業活動において、顧客への丁寧なフォローアップや提案に必要なメール作成は、意外と時間を要する業務の1つです。定型的なテンプレートの利用も有効ですが、できれば顧客一人ひとりの状況やニーズに合わせたパーソナライズされた文章を送りたいものです。このような場面でAIを活用することで、顧客情報や過去のやり取りに基づいて、より個別最適化されたメール文案を迅速に作成でき、結果として顧客との関係強化や成約率向上に貢献します。また、表現のバリエーションを増やすことで、より魅力的なメールを作成することも期待できます。

③ 営業の評価やアドバイス

営業マネージャーにとって、メンバー1人ひとりの営業力を把握し、的確なアドバイスを行うことは、チーム全体の成果を最大化するために非常に重要です。しかし、メンバーの人数が多かったり、日々の業務に追われる中で、個々の活動を詳細に分析するのは大きな負担ですよね。そこでAIの分析機能を活用することで、客観的なデータに基づいて個人の得意な点や改善すべき点を明確に把握でき、マネージャーはより具体的で効果的なアドバイスができ、メンバーの営業力底上げに繋げることができます。AIによるデータに基づいた評価は、メンバーの納得感を高め、より主体的な改善を促す効果も期待できます。

営業におけるAI機能の活用例

では実際にAI機能を活用するとどのように業務が効率化されるのでしょうか。なんとなくのイメージしかわかない方も多いかと思います。そこでネクストSFAのAI機能を活用した例をご紹介します。

①議事録要約

「アポを行うときに録画ボタンをクリック！」準備はこれだけです。あとはアポが完了したら、録画または録音したデータをネクストSFAに取り込むだけです。これで議事録が自動で作成されるのでとても便利です。

また単純に業務が効率化されるだけではないのがAIのすごいところです。
ではAI商談レポートを使うことのメリットを具体的にご紹介します。

言った言わない問題の解消

自動作成のため、発言内容の漏れがなく、後々の「言った言わない」といった認識の齟齬を防ぐことができます。また、議事録の内容を上司や同僚、場合によっては顧客と迅速かつ正確に共有することも容易になります。

情報共有が楽になる

ツールによって使い方は異なりますが、ネクストSFAではアポが終わった後の簡単な操作だけでデータを取り込み、議事録を生成してくれるため、営業担当の負担は大幅に軽減されます。これにより、アポ直後のお礼メールに議事録の要約を添えて迅速に連絡したり、上司への報告もスムーズに行えるようになります。

メモを取らずに商談に集中できる

商談中にメモを取ることに気を取られ、顧客の話を聞き逃したり、重要なポイントを見落としてしまうといった経験はないでしょうか。ネクストSFAのAI商談レポートを使うと、アポを録画・録音しておけばボタン一つで自動的に議事録が生成されるため、商談中はメモを取る必要がなくなり、顧客との対話に集中し、より深い信頼関係を築くことに繋がります。

②商談分析

商談の内容を自動で分析してくれる機能で、アポの振り返りが簡単に行えるため営業ひとり1人のスキルアップやマネージャー業務の効率化が図れます。

フォーマットの統一

マネージャーの方はメンバーが作成した議事録を確認した際に、「読みにくい」「結局何が重要なのか分かりにくい」と感じたご経験はないでしょうか。議事録は作成者によって、把握した内容や着眼点が異なるため、その精度や書き方にどうしても差が生じてしまいます。これが、マネージャーが確認する際の読みにくさの一因と言えるでしょう。
ネクストSFAのAI商談レポートを活用すれば、商談を録画・録音したデータを取り込むだけで、全ての議事録が統一されたフォーマットで表示されます。これにより、マネージャーは確認したい項目だけに効率的に目を通せるようになり、大幅な時間短縮につながります。

客観的なデータによるアドバイス

AI商談レポートを活用すると、商談における重要なポイント、例えば「今後の流れが明確になっているか」「クロージングが明確に行われたか」「課題に対して適切な提案ができているか」といった点を自動で評価・出力します。さらに、過去の成功事例と比較分析し、次回のアポイントメントに向けて受注に繋がりやすくなるポイントなど、具体的なアドバイスも提供します。マネージャーは、経験則に加えてAIによる客観的なデータに基づいたアドバイスを行うことで、メンバーの納得感を高め、より積極的な改善を促すことができるでしょう。

AI活用する際の注意点

セキュリティ

AI営業支援ツールの中には、入力したプロンプト（指示文）を学習データとして活用する可能性があるものも存在するため、利用する際は個人情報や顧客の機密情報の管理に細心の注意を払う必要があります。実際に、韓国のサムスンでは、自社のエンジニアが誤って社内の機密コードを入力したことで、情報漏えいが発覚した事例もあります。そのため、信頼できるセキュリティ対策を講じているツールを選定し、社内での情報管理に関するガイドラインを明確化し、従業員への教育を徹底することが重要です。

導入コスト

高性能なAIツールを導入する場合、初期費用や月額利用料などのコストが発生することが一般的です。そのため、無料トライアル期間を積極的に活用し、実際に自社の業務で試しながら、費用対効果に見合う最適なAIツールを選定することが重要です。また、長期的な視点で見た場合の投資対効果をしっかりと検討することも大切です。

まとめ

AI技術の進化は、様々な業界で業務効率化に貢献しており、特に時間制約の厳しい営業職にとって、その恩恵は計り知れません。煩雑な議事録作成業務をAIに任せることで、営業担当者は顧客との対話に集中し、より質の高い商談に注力できます。さらに、AIは議事録の効率化だけに留まらず、内容の確認や分析、そして営業担当者への具体的なアドバイスにも活用できます。
もし、日々の議事録作成にお悩みを感じているなら、あるいはチーム全体の営業力強化に課題を感じているなら、AI搭載のネクストSFAの無料トライアルを活用してみてくださいね！

SFAは活用されてこそ意味がある